Administración de los depósitos de las empresas

Autor: Ing. Edgardo García

Producción, procesos y operaciones

16-02-2010

Está claro que lo que importa es vender, pasa que para poder vender hay que producir, para producir se debe contar con los materiales que se guardan en los almacenes o depósitos de la organización.

Todo lo necesario para la producción está ampliamente desarrollado en todos y cada uno de sus elementos, abunda la innovación y el desarrollo. Está estudiado y desarrollado en gran escala, incluyendo software de alta calidad que emula el proceso normal de producción. Existen innumerables capacitaciones en cuanto a ventas. No esta tan implementada la capacitación en cuento a la administración de los almacenes o depósitos de las empresas.

Tareas de almacenes o depósitos

Todos los movimientos hacia adentro, hacia afuera de la empresa, así como los movimientos internos de los artículos en la empresa beben dejar registro documentado. Se trata algo necesario y suficiente para controlar.

Todo se controla para evitar irregularidades con el patrimonio de la empresa. Se trata de evitar sustracciones y por otro lado es necesario establecer orden para localizar inmediatamente el artículo que se busque.

Este orden comienza desde el mismo proyecto. Están clasificadas con criterio productivo y contable.

Tipos de almacenes o depósitos

Podemos separar los almacenes o depósitos en función de los elementos que cuidan como de:

1. Producto terminado (listo para la venta) Se entrega a clientes.

2. Bienes de cambio (Materiales utilizados para hacer el producto final) Se entrega a fábrica.

     A. Materia prima. Elemento con el cual se empieza a hacer el bien.
     B. Insumos. Elementos que se van agregando al bien en el proceso y permanecen en él.
     C. Auxiliares. Elementos que se va agregando al bien en el proceso pero que no permanecen en él.
     D. Repuestos. Componentes de los bienes de uso.

Los bienes de cambio se consumen y se deben reponer para poder seguir con la producción del producto final.

En la empresa debe existir un sistema “organizado” lógicamente que controle todo movimiento y registro de la documentación necesaria para la producción y contabilización.

Considerando que es conveniente que los distintos elementos sean tratados en distintos almacenes o depósitos y que la organización debe darse con carácter lógico podemos estableces algunas diferencias en la organización.

Diferencias

El tratamiento en sí de los distintos elementos dentro de los almacenes o depósitos no es distinto.

Puede ser conveniente separarlos en función del otorgamiento de las respectivas responsabilidades por sectores.

Está claro que en cada organización el sector contable es quien controla para lograr su tarea de administración y que uno de los factores fundamentales para la administración contable es el precio o costo de cada bien u operación.

En base a esto entonces podemos separar dando incluso nombres distintos a lo que es precio ajeno o propio.

1. El precio de los elementos comprados para entregar a fábrica está dado por el proveedor.

2. El precio del producto terminado depende de la empresa.

Podríamos decir entonces almacenes se encargan del cuidado de los productos comprados y guardados para ser utilizados en la empresa y, los depósitos se encargan del cuidado del producto terminado para ser vendido.

También hay una separación ya mencionada, en función de las limitaciones de las responsabilidades, cosa que en una organización no puede faltar.

1. Lo que se guarda en almacenes interesa a los responsables de la producción.

2. Lo que se guarda en los depósitos interesa a los responsables de las ventas.

Reitero: Está claro que el control contable de existencias y registro de movimientos de todos y cada uno de los almacenes o depósitos siempre estará dado por la administración y control contable propiamente dicha.

Ejemplo de aplicación

Veamos ejemplos de aplicación de una supuesta fábrica de autitos de plástico.

Los supuestos pueden ser tan sencillos como complicados. Puede ir desde una fábrica con máquinas inyectoras de plástico y matrices específicas patentadas, etc., etc. O, alguien que sabe cómo comprar las cosas necesarias para armarlos y guardarlos en el garaje de su casa durante un tiempo determinado.

Se parte de la premisa de haber logrado la venta y hay que fabricarlos a todos, no hay nada en los depósitos.

Se deberá revisar el programa de producción para ver que materiales son necesarios, en los almacenes. Con el tiempo necesario que permitan el aprovisionamiento.

Para el aprovisionamiento necesario (de materiales), se tiene lo que en la jerga se llama la lista de materiales necesarios, que está dada por la explosión de las formulas de construcción.

NOTA: se llama implosión a la construcción de las formulas. La cosa es que se sabe hacer la explosión o cálculo de necesidades unitarias.

Auto A

Usa

It.

Nombre

Cantidad unitaria

1

Rueda A

4

2

Eje A

2

3

Carrocería A

1

4

Chasis A

1

5

Tornillo A

4

Se hace los cálculos y da las necesidades de producción.

Auto A

Usa

Necesidades

It.

Nombre

Cantidad unitaria

1000

1

Rueda A

4

4000

2

Eje A

2

2000

3

Carrocería A

1

1000

4

Chasis A

1

1000

5

Tornillo A

4

4000

Verificada las existencias (en los depósitos) y, resultan las necesidades de compra.

Auto A

Usa

Necesidades

Existencias

A comprar

It.

Nombre

Cantidad unitaria

1000

   

1

Rueda A

4

4000

2000

2000

2

Eje A

2

2000

1000

1000

3

Carrocería  A

1

1000

400

600

4

Chasis A

1

1000

550

450

5

Tornillo A

4

4000

3000

1000

En esta tabla de datos se resalta la columna que destaca la importancia de los almacenes en la organización.

Con este tratado quiero dejar en claro que considero que realmente debe suministrar el dato necesario para calcular las necesidades de compra. El almacén justamente porque es el último de la línea.

Pero, pareciera que en las organizaciones no lo consideran por ser este el último eslabón y por ello poco importa lo que ellos pudieran aportar a la misma. Y, no es así.

Es de consideración hasta por los más encumbrados analistas y desarrolladores, pero no aun por muchos de los jerarcas de las organizaciones, así les va también.

En la realidad todo pasa por una planificación previa, (previa claro, sino, no sería planificación), pero en la realidad es como que se va de relevamiento en relevamiento (de lo hecho) y, los que deben organizar no aprenden y así seguimos.

Veamos ejemplos de falta de planificación en una empresa para poder interpretar mejor lo dicho anteriormente.

Esto puede ser tan simple como el ejemplo o tan complejo como se quiera, de una máquina completa o de una fábrica completa.

Si se tiene que hacer el mantenimiento “preventivo” de una máquina a la que se le debe cambiar el aceite, verificar el juego (holgura permitida) de engranajes, rodamientos, ejes, etc. Y de ser necesario, se cambia.

Pasa que esto tiene que hacerse en el menor tiempo posible porque hay que armar la máquina para poder seguir produciendo por que hay que vender.

Se desarma, se verifica y se busca lo que se considera necesario cambiar en el depósito o almacén de repuestos.

Pasa que algo que debería haber, que se creía que estaba, “realmente no hay en existencia en ese momento”.

Por supuesto que (lo atamos con alambre dice Copani) la solución de alguna manera se logra que la máquina entre en producción nuevamente. Por supuesto, luego, se sale a pedir para la próxima que le toque, anda a saber cuándo.

Existen sistemas que manejan todos estos esquemas de trabajo y que son útiles tanto para la fabricación de autitos (papel y lápiz para el muchacho trabajando en el garaje de su casa) como de autos (digamos la GM que tanto aplico y explicó conceptos de organización con Peter Drucker).

Estos sistemas se basan en la planificación. Se conoce como planificación de reposición de materiales solo que como es del inglés las siglas están al revés. En la jerga es conocido como MRP (Materiales Reposición Planificación), muchas empresas grandes poseen algún sistema, existen muchos, conozco varios, he trabajado con algunos de ellos, estudiándolos profundamente.

He tratado infructuosamente hacer valer conceptos gravitantes de las bondades de ellos en las organizaciones.

Pasa que: Y yendo a lo escrito en el tratado sobre los cuadros de la organización tengo que aclarar lo siguiente.

Todos estos movimientos de materiales, a los fines de la administración son realmente movimientos contables que deben registrarse en sus cuentas respectivas. Sale de una cuenta y entra en otra. Por supuesto el control está dado por los administradores de la economía, contadores, licenciados, etc. Que conocen los nombres usados como el MRP, pero es como que lo tocan de oído, no les interesa contar con ello en la estructura.

Teniendo los elementos, no se percibe una clara manifestación respecto al uso de estos elementos de planificación. Es decir, entiendo que no planifican a futuro porque no están preparados profesionalmente para ello.

Ellos están preparados para registrar cosas del pasado, cosas ya hechas.
Puedes haber estudiado MRP, pueden saber que quiere decir implosión / explosión pero no la aplican.

Pueden saber perfectamente que es Existencia utilizable / Existencia reservada / Existencia total. Pero…, a ellos les interesa solo esta última, la que por supuesto registran, que es lo que dice la contabilidad que hay en existencia en la correspondiente cuenta.

Pueden entender lo que significa gasto planificado o no planificado, pueden reconocer sus nombres en los sistemas como mantenimiento preventivo y/o mantenimiento correctivo pero no establecen claramente sus diferencias en los beneficios a la organización.

Para ellos es gasto a registrar en una cuenta y por lo tanto no bregan por su utilización masiva.

No le dan el crédito correspondiente, no los califican para su potencial uso. Y esto se trasmite a toda la organización.

Estos conceptos están estudiados y aplicados para lograr mucho más economía que lo que ellos creen que logran con el control pormenorizado de sus cuentas. Cosa que data de la época de “Leonardo Da Vinci”, cuando un colaborador suyo “Luca Pacioli” inventó el registro contable por partida doble.

No se percibe innovación en la administración dada por los economistas. La innovación está presente en otras disciplinas que interrelacionan en las empresas como ser la ingeniería. Pero lamentablemente a estas especialidades en las empresas actuales en Argentina solo se los considera meros idóneos para las tareas a las cuales deben abocarse. Y así andamos, y andaremos hasta que se den cuenta de la necesidad de organización y planificación en conjunto ya que una empresa es algo interdisciplinario.

Digo lo anterior para aclarar que los problemas en la organización no dependen del encargado de la administración de la economía. Es más, este es en realidad el último en aparecer en la lista de tareas, es el que debe registrar lo que se hizo.

Son necesarios cumplir con los pasos indicados por el muchacho que fabrica autitos.

Son necesarias las participaciones de:

1. El que sabe lo que va a ocupar para hacer su trabajo.

2. El que sabe lo que hay en existencia para poder indicar lo necesario a comprar.

3. El que sabe comprar en la forma y el momento adecuado.

Pasa que el que sabe lo que va a ocupar para hacer su trabajo está haciendo su trabajo porque su superior quiere que eso haga y no lo que en la organización se cree que le corresponde a otro, por lo tanto no lo va a sacar de eso.

En la actualidad se cree que el almacén tiene que tener todo y si no lo tiene se deberá encargar de hacerlo comprar en el menor tiempo posible.

Puede demostrarse que la planificación es para mejorar hasta su propio trabajo. Pero si no hay voluntad política de la empresa, todo vuelve a su carril de falta de organización.

En las empresas desorganizadas pasa que si se vendió y hay que producir se comienza a producir a los ponchazos con toda la artillería apuntando a hacer producir a las máquinas. Si todo va bien, gracias a Dios.

Pero si se rompe alguna máquina, que mala suerte. Atinan quizás a aprovechar el tiempo para hacerle de paso un mantenimiento que se haría también a los ponchazos por supuesto. Me hace acordar a los capataces de esclavos.

El encargado de producción con el chicote en la mano para producir más. En el caso que sea necesario, le presta el chicote al encargado de mantenimiento o reparación. El objetivo es ganarle al tiempo rogando poder hacerlo.

El encargado del almacén esperando que vengan a pedir algo que necesiten y rogando que haya para poder satisfacer las necesidades de sus clientes. Porque si no hay en almacén, este será el culpable de la demora y mientras no se pueda reponer el elemento necesario todo el peso de la culpa caerá en él y solo en él.

Así se trabaja en las empresas desorganizadas.

La demostración estar dada por la realidad de las empresas productivas organizadas, que ganan cada vez más mercado principalmente por su eficiencia y regularidad en las entregas.

Proceso de compras en una empresa desorganizada

Como vemos. El almacén no aparece en los planes de una empresa desorganizada.

Ing. Edgardo García - ingenieroedgardogarciaarrobalive.com.ar

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