Técnicas de organización y coordinación en la empresa

Autor: Marco Antonio Herrera Morales

Estrategia y dirección estratégica

25-10-2012

El uso de una organización ha sido de vital importancia a lo largo de la existencia humana. Diseñar una estructura jerárquica permite la coordinación de los elementos que la conforman, consiente una eficaz toma de decisiones, establece responsabilidades y define los medios de comunicación.

A través de esta lectura se definirán antecedentes, propósitos y técnicas de organización y coordinación.

Organización y Coordinación

La empresa como una organización

Primeramente se define lo que es una empresa desde el punto de vista de una organización, y podemos decir lo siguiente:

“La empresa es una suma de diferentes componentes:

- Un objeto común,

- Un conjunto de personas y medios,

- Un esfuerzo combinado, y

- Un sistema de dependencias y relaciones que aseguren la coordinación” (Gil Estallo & Giner de la Fuente, 2007).

Así se puede definir a la empresa como un conjunto de elementos humanos y materiales que se conjugan para conseguir un fin, según un esquema determinado de relaciones y dependencias (organización) entre todos sus elementos.

Lourdes Münch en su obra “Fundamentos de Administración” nos menciona que desde tiempos inmemorables el ser humano ha estado consiente de que la obtención de la eficiencia solo se logra a través del orden y coordinación de los recursos que forman parte de un grupo social, en este caso: la empresa.

Antecedentes

En el segundo Libro del Éxodo en el Antiguo Testamento, Jehtró, suegro de Moisés, facilita en el capítulo XVlll el siguiente consejo:

“¿Por qué eres tú solo quien se sienta a juzgar?... No haces bien en eso. Con trabajo tan ímprobo te consumes, no solamente tú, sino también este pueblo que te rodea. Es empeño superior a tus fuerzas y no podrás sobrellevarlo tú solo… Sé tú representante del pueblo…, pero instrúyeles a los mandatos y leyes así como en el camino que deben seguir y las obras que deben practicar… Escoge de entre el pueblo hombres capaces…, íntegros, amantes de la verdad y enemigos de la avaricia… y constitúyelos en jefes… para que puedan juzgar al pueblo en todo tiempo. Y si ocurre alguna cosa grave, remítanla a ti, conduciendo ellos las de menor importancia; y así será para ti más llevadera la carga, compartiéndola con otros. Si esto hicieres…, podrás resistir y cuidar que se ejecuten los preceptos… (14-23)” (De Val Pardo, 1997)

Una vez que se estableció lo que se desea hacer es necesario determinar cómo hacerlo y esto solo es posible a través de la organización.

Organización

“En esta etapa se diseña la estructura que permite una óptima coordinación de los recursos y las actividades para alcanzar las metas establecidas en la planeación. Mediante la organización se determinan las funciones y responsabilidades y se establecen los métodos tendientes a la simplificación del trabajo. Al organizar es imprescindible aplicar los siguientes principios: del objetivo, de especialización, jerarquía, paridad de autoridad y responsabilidad, unidad de mando, difusión, tramo de control, coordinación y continuidad.” (Münch Galindo, 2006)

Organización se refiere a la estructura técnica de las relaciones, que debe darse entre las jerarquías, funciones y obligaciones individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia.” (Reyes Ponce, 2004)

“Organizar es el proceso de diseñar estructuras formales del trabajo en una empresa, por medio de la generación de una jerarquía de autoridad y una departamentalización por funciones, que establezca responsabilidades por áreas de trabajo.” (Hernández y Rodríguez, 2002)

Propósitos de la organización

De acuerdo a las definiciones mencionadas anteriormente, podemos encontrar propósitos tales como:

• Crear una estructura estable de trabajo.

Definir jerarquías y puestos de trabajo.

• Departamentalización por funciones.

• Determinar responsabilidades.

• Definir cauces de comunicación.

• Establecer métodos de simplificación del trabajo.

Es así como podemos decir que la organización tiene como propósito crear una estructura estable de trabajo que permite definir jerarquías y puestos, determinando la autoridad y responsabilidad de estos y estableciendo los cauces de comunicación, así como la simplificación del trabajo.

Principios de la organización

• Principio de división de trabajo

Este principio busca la especialización y perfeccionamiento de la persona en su puesto para producir más y mejor.

Henry Fayol utiliza una metáfora en la que asimila a la empresa con un cuerpo biológico. "La división del trabajo es de orden natural; se observa en el mundo animal, donde a medida que el ser es más perfecto posee más variedad de órganos encargados de funciones distintas. La división del trabajo tiene por finalidad producir más y mejor con el mismo esfuerzo.” (ManagersHelp)

• Principio de autoridad y responsabilidad.

De acuerdo a (Hernández y Rodríguez, 2002) la autoridad en la organización y en las estructuras, implica aspectos formales o legales, técnicos y morales. La verdadera autoridad es moral y psicológica, lo cual se conoce como liderazgo.

• Principio de primacía de la autoridad lineal sobre la asesora.

Para fines de organización, la autoridad se clasifica en:

- Lineal

- Staff (asesores)

- Normativa

El principio es que todo aquel que ostente algún nivel de autoridad es quien decide, por tener la responsabilidad de hacerlo.

• Principio de primacía de autoridad normativa.

La autoridad normativa está encargada de generar las normas de operación y dependen de una autoridad local.

• Principio de delegación.

Bien se conoce de sobra que “la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte”. Esto significa que los jefes deben permitir que su personal a cargo haga su trabajo y tomen decisiones libremente, teniendo en cuenta que ante cualquier error que cometa lo involucra a él.

• Principio de unidad de mando.

Cuando existen dos jefes existe fuga de responsabilidad. En este principio se indica que cada individuo de la organización debe ser responsable sólo frente a una autoridad y esta puede ser una persona, un comité o un consejo.

Hay que recordar que “quien a dos amos sirve con uno queda mal”.

• Principio de jerarquía o cadena de mando.

Anteriormente se mencionaba como Moisés tuvo que organizar al pueblo a través de una jerarquía, estableciendo los conductos para resolver problemas y facilitarse el trabajo.

Toda organización requiere una jerarquía, es decir, un sistema de niveles de mando.

• Principio de tramo de control.

A diferencia del principio de unidad de mando en donde una persona es responsable hacia una autoridad, en el principio de tramo de control se refiere al número de unidades, departamentos o personas que pueden ser supervisadas por una persona. Es importante señalar que entre más personas dependan de una, ejerce menos control y se hace más complicada la comunicación entre los miembros.

• Principio de equidad en carga de trabajo.

Cuando se organiza una empresa se debe equilibrar la carga de trabajo, de tal forma que todos los que conforman el equipo tengan, de acuerdo a sus niveles jerárquicos y capacidades: responsabilidades. Dichas responsabilidades deben llevarse a cabo durante una jornada laboral normal. Este principio además, permitirá establecer el sistema de pagos, buscando siempre la equidad en las remuneraciones.

Técnicas de Organización

Son herramientas necesarias que nos ayudan a formar una organización formal. Estas técnicas deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada organización.

A continuación se describen las principales técnicas.

Organigrama

“El organigrama representa la estructura de una organización; estructura significa… la disposición u ordenación de los órganos o cargos que componen una empresa” (Hernández Orozco, 2007)

“Representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ésta” (Münch Galindo, 2006)

De acuerdo con (Münch Galindo, 2006) nos menciona seis tipos de organización.

a. Lineal o militar

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b. Funcional o de Taylor

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c. Líneo funcional

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d. Staff

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e. Matricial

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f. Por comités

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Asimismo, los organigramas los podemos encontrar clasificados por su presentación en verticales, horizontales, mixtos y circulares (Scribd)

1. Organigrama vertical. Son los organigramas que encontramos comúnmente en las organizaciones. Presentan los niveles jerárquicos en orden vertical de arriba hacia abajo.

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2. Organigrama horizontal. Los niveles jerárquicos los encontramos ordenados en forma de columnas desplegadas de izquierda a derecha.

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3. Organigrama mixto. Conjuga el organigrama tipo vertical y el organigrama tipo horizontal para ampliar las posibilidades de graficación.

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4. Organigrama circular. Formado por un cuadro central en el que se coloca a la autoridad máxima, mientras que alrededor se trazan círculos concéntricos que constituyen un nivel de organización. En cada círculo se coloca a los jefes inmediatos y se les relaciona con líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad.

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Manuales

Son documentos detallados que contienen de forma ordenada y sistémica información acerca de la organización de la empresa.

Diagramas de procedimiento o de flujo (flujogramas)

Estas representaciones gráficas muestran la sucesión de pasos que conforman un procedimiento. Utilizan los siguientes símbolos:

Técnicas de organización y coordinación en la empresa

Una vez que se ha finalizado el diseño organizativo jerárquico basado en los principios de la organización, surge la necesidad de coordinar para armonizar los esfuerzos, independientemente de la estructura o modelo organizativo que se haya elegido. Al integrar la organización jerárquica y las actividades por departamento en un todo congruente es necesaria la coordinación.

Coordinación

“La coordinación es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a efecto de perseguir las metas de la organización con eficacia” (Stoner, Freeman, & Gilbert, 1996)

Así podemos decir que la coordinación es la sincronización de actividades, recursos y esfuerzos de una organización con el fin de lograr armonía, unidad, rapidez y eficacia en la consecución de objetivos definidos.

Mecanismos de coordinación

Estos mecanismos nos ayudan a unir la estructura organizacional. Mintzberg recoge seis mecanismos de coordinación (Gil Estallo & Giner de la Fuente, 2007):

Técnicas de organización y coordinación en la empresa

La adaptación mutua

Coordina el trabajo mediante el sencillo procedimiento de la comunicación informal. Es el único mecanismo que funciona bajo condiciones difíciles, dado que en estos casos el éxito de la empresa depende de la habilidad de los especialistas a adaptarse entre sí.

La supervisión directa

Consigue la coordinación cuando una persona se hace responsable del trabajo de los demás, es decir, dando instrucciones y controlando sus acciones. Surge cuando un cierto número de personas requieren trabajar juntas.

Normalización del trabajo o de los procesos

Se refiere a la especialización, la programación del contenido del trabajo y los procedimientos a seguir

Normalización de los outputs o de resultados

En este caso se especifica no lo que se quiere hacer, sino los resultados.

Normalización de las habilidades

En este caso lo que se estandariza es más al trabajador que el trabajo o los resultados. El trabajador adquiere conocimientos, habilidades o destrezas fuera de la organización para después aplicarlas en el trabajo.

Normalización de las reglas

Este mecanismo significa que los integrantes de una organización comparten una serie de creencias comunes, por lo tanto lograr coordinarse.

Estos mecanismos de coordinación mostrador por Mintzberg podrían considerarse como los elementos básicos de una estructura. “Y parece que mantienen un cierto orden; a medida que el trabajo organizacional se vuelve difícil y complejo, los medios de coordinación favorecidos parecen cambiar, de la adaptación mutua (el mecanismo más sencillo) a la supervisión directa, luego a la estandarización, preferentemente de los procesos de trabajo o de las normas, los resultados o de las habilidades, para al final regresar a la adaptación mutua” (El diario de un logístico).

Conclusión

A lo largo de este escrito pudimos observar que desde hace muchos años el hombre ya se había dado cuenta que la obtención de buenos resultados solo es posible a través de la organización y la coordinación entre sus elementos.

Es importante considerar que las reglas y procedimientos de la organización no son leyes, tal como nos dice (Münch Galindo, 2006), esto puede llevarnos a la burocratización, a la falta de atención a los clientes y a la parálisis de funciones y de decisiones.

Debe quedar claro que el propósito de la organización es simplificar el trabajo coordinando las funciones y recursos con los que se cuenta.

La organización no es una camisa de fuerza, es una guía para el comportamiento, toma de decisiones, responsabilidad y comunicación” (Hernández y Rodríguez, 2002).

Bibliografía

De Val Pardo, I. (1997). Organizar. Acción y efecto. Madrid: ESIC.

El diario de un logístico. (s.f.). Recuperado el 10 de 09 de 2012, de http://eldiariodeunlogistico.blogspot.mx/2010/07/henry-mintzberg-los-6-mecanismos-de.html 

Gil Estallo, M., & Giner de la Fuente, F. (2007). Cómo crear y hacer funcionar una empresa. Madrid: ESIC.

Hernández Orozco, C. (2007). Análisis Administrativo. Técnicas y métodos. Costa Rica: Euned.

Hernández y Rodríguez, S. (2002). Administración. Pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia. México: McGraw Hill.

ManagersHelp. (s.f.). Recuperado el 10 de 09 de 2012, de http://www.managershelp.com/division-del-trabajo.htm

Münch Galindo, L. (2006). Fundamentos de Administración. Casos y prácticas. México: Trillas.

Reyes Ponce, A. (2004). Administración de empresas. Teoría y práctica. México: Limusa.

Scribd. (s.f.). Recuperado el 10 de 09 de 2012, de http://es.scribd.com/doc/18735233/Tipos-de-organigramas.

Stoner, J. A., Freeman, R. E., & Gilbert, D. R. (1996). Administración. México: Prentice Hall.

Marco Antonio Herrera Morales - herrera.marco.1986arrobagmail.com

Licenciado en Sistemas Computacionales Administrativos por Universidad Veracruzana. Actualmente estudiando la Maestría en Ingeniería Administrativa por el Instituto Tecnológico de Orizaba.

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