Los sistemas integrados de gestión de la información

Autor: Ing. Raúl Palmero Berberena

Estrategia y dirección estratégica

02-07-2010

El presente artículo intenta una aproximación teórica a los Sistemas Integrados de Gestión de la Información Empresarial, para ello se parte de un breve bosquejo sobre el concepto y generalidades de las empresas y se reflexiona sobre la importancia de la información y su gestión como garantía del éxito.

También se valoran las principales definiciones, características y clasificaciones de los sistemas con especial énfasis en los sistemas de información. Se concluye con un análisis de las ventajas y desventajas del diseño e implantación de un Sistema Integrado de Gestión de la Información Empresarial.

INTRODUCCIÓN

La información es considerada, actualmente, un recurso que se encuentra al mismo nivel que los recursos financieros, materiales y humanos, que hasta el momento habían constituido los ejes sobre los que había girado la gestión empresarial. Si la teoría económica tradicional mantenía al capital, la tierra y el trabajo como elementos primarios de estudio, la información se ha convertido, ahora, en el cuarto recurso a gestionar. Muñoz Cañavate (2004).

Para la empresa la información ha adquirido, desde hace varios lustros, un papel esencial. Se le considera como un activo que es necesario gestionar, de tal manera que sin su presencia no se entiende una eficaz toma de decisiones. Así, el personal de cualquier empresa necesita información externa e interna para tomar decisiones y para poder planificar en el marco de sus estrategias y necesidades.

La gestión de la información es el proceso que se encarga de suministrar los recursos necesarios para la toma de decisiones, así como para mejorar los procesos, productos y servicios de la organización, y cobra especial importancia en las empresas con la aparición de la informática.

Frecuentemente se ha utilizado el término de sistema informático como sinónimo de sistema de información pero no en todos los casos la construcción de un sistema de información lleva aparejado el uso de tecnologías de la informática, aunque se asume que hoy en día cualquier sistema de información en el ámbito empresarial, por pequeño que sea, requiere de unos mínimos procesos informáticos.

Existe un estrecho vínculo entre la gestión de la información y diferentes funciones empresariales como son la generación y la aplicación de estrategias, el establecimiento de políticas, además del desarrollo de una cultura organizacional y social dirigida al uso racional, efectivo y eficiente de la información en función de los objetivos y metas de las empresas en materia de desempeño y de calidad.

Los sistemas de información, como parte esencial de la infraestructura para la gestión empresarial, suministran información e impulsan la generación del conocimiento para la búsqueda de soluciones a los problemas que enfrentan las organizaciones. Ahora bien, la dispersión de estos sistemas acarrea grandes desventajas a las organizaciones como pueden ser la mala utilización de los recursos, la mayor burocracia por la separación de los sistemas, la baja eficiencia en el control de los mismo por tener que incrementar el control administrativo de los trabajadores, la pérdida de motivación de los empleados debido a la confusión entre los distintos sistemas de gestión y por último, la dirección pierde la visión global sobre los clientes y los trabajadores.

Con el desarrollo de este trabajo se pretende fundamentar, desde el punto de vista teórico, la importancia de los Sistemas Integrados de Gestión de la Información; como estrategia para el éxito empresarial.

DESARROLLO

1. La empresa y sus generalidades.

Cuando se investiga en el mundo empresarial resulta muy importante conocer cuál es la definición de empresa para tener una idea clara acerca de sus características básicas, funciones, objetivos y elementos que la componen. La (tabla 1.1) incluye las principales definiciones encontradas en la literatura consultada.

Tabla 1.1. Definiciones de empresa.

Autor/Año	Concepto
Menguzzato y Renal (1989)	Sistema compuesto por un conjunto de elementos interdependientes relacionados en función de un fin u objetivo general que se fijará según cuál sea el sistema socioeconómico en el que la empresa desarrolla su actividad, y según cuales sean las aspiraciones de sus miembros (propietarios, directivos…). Además puede considerarse como un sistema abierto, pues las mismas deben estar conectadas e intercambiar con el entorno, para el logro de sus metas.
Ricardo Romero (2004)	Organismo formado por personas, bienes materiales, aspiraciones y realizaciones comunes para dar satisfacciones a su clientela"
Pallares, Romero y Herrera (2005)	Sistema dentro del cual una persona o grupo de personas desarrollan un conjunto de actividades encaminadas a la producción y/o distribución de bienes y/o servicios, enmarcados en un objeto social determinado.
Thompson (2006)	Organización social que realiza un conjunto de actividades y utiliza una gran variedad de recursos (financieros, materiales, tecnológicos y humanos) para lograr determinados objetivos, como la satisfacción de una necesidad o deseo, con la finalidad de lucrar o no; y que es construida a partir de conversaciones específicas basadas en compromisos mutuos entre las personas que la conforman.

Fuente: Elaboración propia.

Del análisis detallado de estas definiciones resulta posible resaltar algunos aspectos relevantes, los cuales se muestran en la figura 1.2, y que a criterio del autor de este trabajo definen el concepto de empresa.

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