Sistema de alerta temprana (EWS): Modelo mínimo para su implantación

Autor: Alejandro Valentín Andrés Gorri

Estrategia y dirección estratégica

10-08-2010

En los últimos meses algunos sectores parecen haber despertado del letargo en el cual se han visto sumergidos por la profunda crisis económica, y han comenzado a demandarnos servicios de Alerta Temprana que, de alguna manera les permita anticiparse a algunos acontecimientos vitales para el desarrollo de su negocio.

Los tiempos de despilfarro y abundancia son parte del pasado y ahora cualquier error o pérdida de oportunidad puede ser letal para un debilitado tejido empresarial que sufre, entre otras cosas, de anemia financiera con la consecuente dificultad para innovar con mínimo riesgo.

Estas empresas quieren evitar ser nuevamente sorprendidas por hechos que una vez revelados, las ha puesto en una situación de desventaja frente a competidores mejor preparados, obligándoles a reaccionar de forma improvisada y con limitadas posibilidades de éxito. A través de este cambio de actitud persiguen la anticipación, el estar un paso por delante en la batalla competitiva.

Por tanto, este post pretende introducir aquellos pasos necesarios para la implementación de un EWS que, considero inevitables para alcanzar un nivel mínimo de alertas fiables.

Un EWS se puede definir como un proceso de DETECCIÓN, IDENTIFICACIÓN E INTERPRETACIÓN DE SEÑALES DÉBILES Y AMBIGUAS de origen dispar que probablemente serán fuente de cambios en el entorno, y que su INTERRELACIÓN permite la proyección de futuras situaciones de riesgos u oportunidades, dependiendo de la posición competitiva de la empresa.

Aquí les dejo los primeros 2 de los 5 pasos para desarrollar un Modelo Mínimo de Alerta Temprana que potencie el valor generado por la actividad de Inteligencia de vuestra organización:

1. Enfoque y Priorización: identificar y definir el ENTORNO de Interés. En pocos años hemos pasado de la escasez a la abundancia de información, situación que dificulta la reflexión y la capacidad de discernir entre lo importante y lo irrelevante.

Salvo grandes empresas que cuenten con amplios recursos destinados a su Sistema de Alerta Temprana, la realidad para la mayoría de las Pymes es cuando mucho contar con un mini departamento dedicado en exclusiva a esta actividad. Por lo tanto, la efectividad de sus alertas dependerá de la capacidad de enfoque y priorización de escenarios y/o actividades a vigilar.

En este sentido, la Dirección tendría que definir cuál es o cuáles son los negocios estratégicos de la organización, o bien, en que negocios está planeando estar en el futuro próximo. La estructuración del Sistema de Alerta Temprana tendrá entonces, que hacerse para cada una de las UEN en los que actúa o actuará la empresa. Por ejemplo, si nuestra empresa es un laboratorio farmacéutico nuestros EWS se podrían estructurar para la UEN principal de medicamentos blockbusters, para la incipiente UEN de homeopatía y para una UEN potencial relacionada con medicamentos genéricos:

Priorización de las UEN a vigilar.

2. Identificación de Drivers.

Drivers. Por driver debe entenderse a la sumatoria de señales que indiquen una tendencia, impulso o movimiento que tiene o tendrá repercusiones en el Entorno (económico, social, tecnológico, político/legal, medioambiental y competitivo) de la UEN sobre la cual se ha estructurado el Sistema de Alerta Temprana.

Por ejemplo, podríamos señalar como drivers de la industria farmacéutica a:

• Driver 1 del Entorno Económico. Incremento del Flujo Exportador de Medicamentos: como consecuencia de las modificaciones de los Tipos de Cambio, de la apertura de mercados debido a la participación en Organizaciones Internacionales, o el aumento del número de empresas; hace que en los últimos años se haya experimentado un fuerte crecimiento en el flujo exportador de medicamentos.

• Driver 1 del Entorno Social. Tendencia creciente hacia la Automedicación: el desarrollo económico y las nuevas tecnologías influyen positivamente en el grado de información y poder negociador del cliente, quién está jugando un papel decisivo a la hora de la compra del medicamento.

• Driver n del Entorno Tecnológico…

Sin embargo, y dado que no toda la información afecta de la misma manera a la estrategia y/o planes de la empresa, es recomendable evitar el intentar estar alerta de todo, malgastando recursos en temas de escasa relevancia para el negocio.

La inexperiencia y la limitación de recursos técnicos y humanos obligan a que la priorización de sucesos y/o drivers sea entonces determinante, y para ello la Gerencia y/o Dirección debe discutir cuales son los aspectos estratégicos para la organización, es decir, los Factores Críticos a Vigilar (FCV).

Una Matriz Relacional entre Impacto y Probabilidad de Ocurrencia podría ser una herramienta idónea que ayudaría a determinar los drivers prioritarios a seguir mediante el Sistema de Alerta Temprana, así como la frecuencia y esfuerzo requerido para la acción de vigilancia. Así por ejemplo, la mayor parte de los recursos disponibles deberían centrarse en aquellos temas con alta probabilidad de ocurrencia en un espacio de tiempo reducido, y que de confirmarse tendrían un alto impacto en la organización y/o su sector de actividad.

Priorización de los Drivers de interés.