Antes de empezar a querer eliminar partes de algún proceso o mejorar, es necesario regresar a lo básico, esto es considerar que el entorno laboral es un todo y que cuenta:
1. El costo de oportunidad de entrega de materiales.
2. La calidad y cantidad de materiales a utilizar
3. La entrega correcta y oportuna de los mismos
4. La cuota de producción requerida por periodo de tiempo
5. La calidad de la misma
6. EL movimiento adecuado y almacenamiento de la producción
7. La planeación y entrega en cuanto se requiera.
8. El almacenamiento, rotación y entrega en la distribución.
9. La distribución adecuada y oportuna en el Punto de Venta.
Algo muy importante que no hay que evitar es releer a Deming, quien nos indica 14 puntos, como referencia al inicio no eran ni 10 puntos, Deming los fue ajustando en cuanto regreso a USA, donde se dio cuenta que la forma de pensar entre Japón y USA es completamente diferente. Esto también aplica para los países latinos.
Adicional a estos puntos el Dr. Deming nos menciona las Siete Enfermedades y los obstáculos para mejorar nuestros procesos, estos no están indicados en el presente resumen.
Los puntos que nos ofrece y un comentario del porque es necesario son:
1. Ser constante en mejorar los productos y los servicios.
Sugiere una nueva definición del papel que desempeña la compañía, en vez de hacer dinero, permanecer el negocio; el primero es un enfoque de corto plazo y el segundo de largo plazo. Para esto se requiere de innovación, investigación, constante mejoramiento y mantenimiento de sus activos y personal.
2. Adoptar la nueva filosofía como propia.
Los norteamericanos y latinos somos tolerantes frente a un trabajo deficiente y un servicio malo. Necesitamos una definición objetiva donde los errores y el negativismo son inadmisibles.
3. No depender más de la inspección masiva.
Además de ser una constante inútil y costosa, es mejor prevenir que reparar. Los productos defectuosos se desechan o se reprocesan como materia prima nuca se deben reparar. El pago del salario incluye el hacer bien las cosas, no debe permitirse hacer el trabajo defectuoso y luego corregirlo. La calidad se logra mediante el mejoramiento del proceso. SI se requiere mayor instrucción se deberá de realizar en forma programada y verificar que se entiende lo que se pide, no pedir sin especificar.
4. Acabar con la práctica de adjudicar contratos basados exclusivamente en el precio.
EL aceptar siempre esto conduce a suministros y servicios de baja calidad. Es mejor buscar mejorar la calidad de lo existente y reducir la cantidad de proveedores buscando una relación a largo plazo, honesta, abierta y en un ambiente de confianza.
5. Mejorar continuamente y por siempre el sistema de producción y servicio.
El mejoramiento no se logra con deseos ni a la primera. La gerencia tiene la obligación de buscar continuamente maneras de reducir desperdicio y de mejorar la calidad.
6. Instituir la capacitación en el trabajo.
Los trabajadores por costumbre aprenden de sus compañeros, lo que implica que si su maestro incurre en errores, estos son repetibles. Es necesario enfocarse en desarrollar y especificar las tareas para lograr un entrenamiento apropiado. No es suficiente con que el trabajador describa que hace pues se termina con instrucciones imposibles de entender. No puede el personal desempeñar un trabajo adecuado si no hay gente capacitada que le diga como hacerlo y esto se encuentre por escrito.
7. Instituir el liderazgo.
El trabajo de un supervisor nunca debe ser indicar en forma general que hacer o castigar a la gente, se debe de orientar y el supervisor debe ser el primero que tiene la obligación de saber como se hace el trabajo y conocer por medio de métodos objetivos quien requiere ayuda individual.
8. Desterrar el temor.
Mucho de nuestro personal teme hacer una pregunta o asumir una posición aun cuando no entiendan en que consiste el trabajo o si esta bien o mal. Nuestra forma de pensar nos indica que el que pregunta es tonto, entonces…nadie pregunta. La consecuencia es que nuestro personal continúa haciendo las cosas de manera incorrecta, o deja de hacerlas.
Las pérdidas económicas producidas por el temor son aterradoras. Para mejorar la calidad y la productividad es necesario que nuestra gente se sienta segura y confortable si pregunta o da una opinión.
9. Derribar las barreras que haya entre las áreas de staff.
Es común que están áreas compitan entre sí ó tengan metas que chocan entre sí. Casi nunca trabajan en equipo para poder resolver los problemas o prevenirlos. Y lo que es peor, las metas de un departamento pueden causarle problemas a otro. Es necesario tener metas claras y especificarlas desde el nivel más alto posible, de esa forma se reducen las fricciones al mínimo.
10. Eliminar los slogans, las exhortaciones y las metas para la fuerza laboral.
Esto nunca sirve para hacer un buen trabajo. Deje que la gente establezca sus propios slogans, de esa forma lo “compraran” y será de su equipo.
11. Eliminar las cuotas numéricas.
Esto es fácil de decir y difícil de hacer, decimos que somos un grupo, que nos apoyamos, etc., etc.; pero cada área tiene una meta numérica que se mueve según el poder de los grupos que lo componen. Las cuotas solo consideran la cantidad, nunca la calidad, lo que crea un punto de fricción. Esto es un indicador para aumentar los costos y bajar la calidad sin respetar los métodos. Para conservar su empleo una persona trata de cubrir una cuota a cualquier costo sin considerar el daño que le pueda hacer a la empresa.
12. Derribar las barreras que impiden el sentimiento de orgullo que produce un trabajo bien hecho.
La gente esta ansiosa por hacer un buen trabajo y se siente angustiada si no lo puede hacer. Sucede con mucha frecuencia que la actitud equivocada de algunos supervisores (mal orientados), los equipos defectuosos y los materiales deficientes constituyen un obstáculo. Estas barreras deben eliminarse en lo posible y la mejora viene de inmediato.
13. Establecer un riguroso programa de educación y reentrenamiento.
La gerencia y la fuerza laboral tendrán que ser entrenadas en el empleo de los nuevos métodos. Incluyendo el trabajo en equipo, técnicas estadísticas y habilidades de negociación y aceptación (sofskills).
14. Tomar medidas para lograr la transformación.
Se requiere la integración de un grupo de ejecutivos capaces de definir la misión que busca la calidad. Los trabajadores no están en condiciones de hacerlo por su propia cuenta, y tampoco los gerentes. Un número crítico de personas de la empresa deben entender y predicar los catorce puntos, conocer y difundir las Siete Enfermedades Mortales y los Obstáculos.
Fuente:
Como administrar con el Método Deming.
Autor: Mary Walton Editorial: Norma Bogotá, Colombia.