Un magnífico científico y divulgador, Stephen W. Hawking, expresó en uno de sus libros que cada fórmula incluida en sus libros provocaba que las ventas se redujeran a la mitad. Lo mismo ocurre cuando se explica una nueva tecnología o una nueva metodología. La mayoría de directivos, cuando se les muestra las mil y una prestaciones de una nueva filosofía de gestión (Lean Manufacturing, JIT, CRM, ERP, BI, etc) suelen mantener la atención durante los primeros 5 ó 6 segundos, para posteriormente entrar en un estado de catalepsia profunda. Les entiendo. El motivo reside en que existen demasiadas tecnologías, estándares, opciones y lenguajes para denominar una misma cosa.
Ciertamente, existen un sinfín de alternativas para elegir como gestionar la información en una empresa, pero ,al final, lo importante es qué decisiones tomamos mediante la información de la que disponemos. En síntesis, BI se centra en el suministro de información para la toma de decisiones, mientras que CPM pone de relieve las consecuencias de dichas decisiones.
Para explicar qué es BI y qué es CPM, es necesario conocer previamente unos breves antecedentes:
1. La problemática de los ERP’s ó Sistemas de Gestión
2. Qué es el Business Intelligence
3. Qué es el Corporate Performance Management
4. Qué usuarios necesitan BI & CPM
5. ¿Es BI & CPM una herramienta para grandes empresas?
6. ¿Quiere saber más?
La problemática de los ERP’s ó Sistemas de Gestión
La gran acogida que ha tenido los sistemas ERP durante los últimos años, ha ayudado a las empresas ha adquirir cierto volumen sin prescindir del control. No obstante, la sensación de muchos directivos es que estos programas no son adecuados para disponer de la información necesaria para tomar decisiones. Podemos extraer listados e incluso gráficos, pero llegar a la información que necesitamos, pero es extremadamente complicado y tedioso. Y si no me creen, pregúntenle al responsable de TI por una Cuenta de Resultados por Unidad de Negocio, por Cliente y por Producto. O peor todavía, pregunten al Director Financiero como se las ingenia para tenerla todos los meses y cuanto tiempo le requiere hacerlo.
Así mismo, la complejidad de los negocios implica que muchas empresas hayan adquirido distintas soluciones para resolver problemáticas específicas del sector como un Control de Presencia para controlar las horas que se trabaja en taller, Sistemas de CAD/CAM para desarrollar y escandallar productos, herramientas de control como los presupuestos y sistemas de retribución variables desarrollados en MS Excel y Dios sabe qué más.
El problema es, que estas islas de información y la enorme dispersión de datos, hace que cada vez sea más difícil ponerle orden y, por ende, cada vez es más complicado satisfacer las necesidades de información del directivo.
En definitiva, el ERP no es una herramienta para uso gerencial y directivo en general.
BI ó Business Intelligence
Los sistemas BI vienen a resolver muchos de los puntos débiles de los ERP’s:
1. Recoge información de diferentes fuentes. Da igual donde ubique la información y el formato en el que lo almacene. BI captura y almacena la información proveniente de cualquier origen de datos.
2. Pone orden en los Datos. Organiza todos los datos recabados, unifica criterios pues cada aplicación maneja sus propios maestros (por ejemplo, clientes y proveedores), jerarquiza los distintos conceptos (por ejemplo: Gama de Productos -> Familias de Producto –> Producto) y permite calcular indicadores tan agregados como sea necesario (desde la Facturación hasta el Beneficio Neto).
3. Todo ello, para visualizar los resultados en una serie de Cuadros de Control que permiten una enorme interactividad. La información es interactiva, podemos filtrar haciendo click sobre las casillas y bucear por los distintos indicadores a través de las distintas jerarquías (Ej. Quiero una matriz facturación/margen bruto por País –> Zona -> Provincia –>Cliente. También la quiero por Canal de Venta y por Producto).
Para más detalles sobre BI, lea el artículo “Qué soluciona el Business Intelligence y el Corporate Performace Management”. La teoría es sencilla, este artículo le explicará qué es el Business Intelligence desde la óptica de diferentes áreas directivas.
CPM ó Corporate Performace Management
CPM da un paso más, permitiendo la creación de Modelos de Gestión Avanzada. Mientras que BI nos permite observar lo que está ocurriendo en la empresa a todos los niveles organizativos partiendo de información histórica, CPM nos permite ligar las líneas estratégicas de una empresa a los planes de ejecución haciéndola llegar a los sistemas operacionales. En definitiva, traducir la estrategia en términos operativos.
Todo directivo sabe que mejorar los resultados no solo implica vender más, sino además controlar los costes, aplicar planes de mejora productiva, desarrollar planes de calidad y mejorar en aquellos aspectos que son importantes para el cliente (precio, calidad, servicio y atención post-venta). Es por lo tanto de vital importancia hacer llegar esta información a todos los niveles.
Por muy buena que sea una estrategia, hay que seguir -y añado perseguir- los resultados. Para ello, CPM aporta una serie de funcionalidades fundamentales:
1. permite establecer objetivos y seguir un procedimiento ordenado de aprobación de los mismos (work-flow).
2. facilita la comunicación de la estrategia y los objetivos subyacentes a todos los niveles organizativos.
3. asegura el correcto seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos de cada nivel organizativo.
4. facilita la comprensión de por qué determinadas cosas están sucediendo y proyecta los escenarios en los que nos podamos encontrar para vislumbrar amenazas y oportunidades.
5. y canaliza la información hacia cada responsable para que disponga de la información necesaria para sostener sus decisiones, simular su impacto y llevar el seguimiento de sus acciones.
Quiere más información sobre CPM, lea el artículo “Qué soluciona el Business Intelligence y el Corporate Performace Management”.
La teoría es sencilla, este artículo le explicará qué es el Corporate Performance Management desde la óptica de diferentes áreas directivas.
¿Qué usuarios necesitan BI y CPM?
Normalmente, el usuario de este tipo de aplicaciones suele ser el Director General y el Director Financiero. No obstante, muchos directivos de otros ámbitos como Producción, Compras, Calidad y Ventas no pueden ser ajenos al potencial de esta metodología. Es más, para maximizar los beneficios, entendemos que todo aquel que tome decisiones en la compañía, debería tener acceso -al menos limitado- a los datos que requiera para tomar las decisiones adecuadas a partir de la información necesaria.
¿Es BI y CPM una tecnología para grandes empresas?
BI y CPM no es una tecnología que usted no se pueda permitir. No es una tecnología para grandes empresas, es para grandes empresarios que quieran controlar su empresa, saber donde ganan dinero y donde lo están perdiendo, trasladar la forma de trabajar adecuada (best practices) a los diferentes departamentos y asegurar que se trabaja bajo un esquema de trabajo eficiente y eficaz enfocado en la esencia del negocio (core business).