Planeación administrativa – Qué es, principios, características, importancia, elementos, tipos y fallas

La planeación administrativa es el proceso por el que se deciden los cursos de acción con los que las organizaciones alcanzarán sus objetivos, es un instrumento que les permite concebir qué hacer para llegar al fin deseado óptimamente, además de facilitarles su adaptación al cambio y el moldeado de su futuro.

A continuación, se explican los fundamentos de la planeación en administración. Se comienza por exponer qué es y se complementa el concepto con las definiciones de reconocidos autores de la teoría organizacional. Posteriormente, se plantean sus principios, características, objetivos, importancia y elementos constituyentes. Por último, se presentan los tipos más comunes y algunas de las razones por las cuales puede fallar. Nota: Vale la pena aclarar que no se tratará la planeación estratégica, que es uno de los tipos de planeación administrativa como se verá más adelante.

Pues bien, llegó el momento de sumergirte en el tema de la planeación administrativa y aprender sus fundamentos. ¡Adelante!

¿Qué es la planeación administrativa?

La planeación administrativa es la base del mecanismo de gestión de cualquier organización. Consiste en examinar sus circunstancias, fijar los objetivos por alcanzar, diseñar el curso de acción encaminado a lograrlos, verificar la efectividad de lo ejecutado y realizar los ajustes a que haya lugar para conseguir las metas proyectadas y actualizadas.

Así, el uso de la planeación como función administrativa faculta a las organizaciones para:

1. Hacer un diagnóstico amplio de su situación, tanto en el ámbito interno como en el externo.
2. Establecer a dónde quieren ir.
3. Determinar lo que deben hacer para llegar allí.
4. Indicar cómo hacerlo eficientemente, y…
5. Velar porque, en efecto, lleguen.

Entendida de esta manera, la planeación es una herramienta esencial que cimienta las bases del éxito de una organización, ya que provee a su administración de orientación, propósito y sentido. Una empresa que desconoce hacia dónde se dirige o por qué, no sabe qué camino tomar ni puede enfilar sus operaciones a la obtención de objetivos.

Se concibe la planeación, entonces, como la etapa del proceso administrativo que se lleva a cabo con el fin de alcanzar una futura situación deseada, haciendo el uso más eficiente, eficaz y efectivo de los recursos de los que dispone una organización. En consecuencia, no se trata de una función por la cual se toman decisiones futuras, sino de una que se ocupa del alcance futuro de las decisiones tomadas en el presente.

Enseguida, una imagen que ejemplifica el caso de una tienda de conveniencia cuya situación futura deseada es ser una gran tienda por departamentos y que sirve para ilustrar el concepto de planeación administrativa:

Concepto de planeación administrativa consistente en la formulación del estado futuro deseado para una organización en el corto, mediano y largo plazo.

Definición de planeación administrativa según autores

En la siguiente tabla, se pone de manifiesto el pensamiento de algunos de los principales referentes académicos de las últimas décadas en torno a su concepción de la planeación en administración:

¿Cuáles son los principios de la planeación administrativa?

Los principios de la planeación en administración son guías generales que sirven como marco de referencia para la elaboración de planes sólidos y equilibrados que conduzcan al logro de las metas organizacionales. Si bien no existe un consenso en la literatura acerca del número o cuáles son estos principios únicos, en esta publicación se presentan los propuestos por Reyes (pp. 245 – 248) por considerarse que son empleados con mayor frecuencia por los especialistas:

1. Precisión. A objetivos imprecisos, medios y acciones ineficaces. En otras palabras, en cuanta mayor precisión se haga en lo planeado, menor será el espacio para la improvisación, con lo cual se desaprovecharán menos recursos.
2. Flexibilidad. Como se trata de una función orientada al futuro, debe ser capaz de anticiparse a posibles eventualidades. Asimismo, al estar ligada al cambiante entorno organizacional ha de adaptarse a factores como la competencia y la alta velocidad del flujo de información. Los planes no son rígidos, por el contrario, son flexibles y están abiertos a nuevos aprendizajes, nuevas formas de hacer, modificaciones y reevaluaciones.
3. Unidad. Cada uno de los planes de las divisiones organizacionales, ventas, producción, finanzas, etc., estará coordinado con el plan administrativo general, de otra manera, cada área desconocería hacia dónde dirigir sus esfuerzos y no podría contribuir al logro de los objetivos comunes.
4. Consistencia. Amplificando el principio de unidad, el de consistencia busca la integración conjunta de recursos, funciones y actividades, de tal modo que interactúen efectivamente en función de las metas organizacionales.
5. Rentabilidad. La propuesta del plan ha de estar cuantificada de tal modo que se haga evidente que los resultados de emprenderlo serán mayores que los costos en que se incurra para ejecutarlo. Esto es así aún en los casos en los que se trate de organizaciones sin ánimo de lucro, ya que los beneficios sociales a los que apunta también deberán ser mayores que los gastos e insumos empleados.
6. Participación. La formulación de planes en grupos y equipos asegura que se contemplen los puntos de vista de quienes están directamente implicados en su ejecución y, en virtud de ella, se acentúan los demás principios. Por ejemplo, la perspectiva técnica permitirá un mayor grado de precisión en cuánto a las metas de producción, en tanto que incrementará la flexibilidad del plan para adelantarse a posibles contingencias del día a día de la planta. Se abre una brecha inconveniente cuando, al elaborar los planes, no se valoran los conceptos, conocimientos y experiencias de quienes conforman la empresa. Por ello, es recomendable promover que todos los miembros de la organización tengan la posibilidad de dar forma a los cursos de acción propuestos, lo cual tiende a incrementar la motivación y el compromiso.

Los principios de la planeación administrativa: precisión, flexibilidad, unidad, consistencia, rentabilidad y participación.

¿Cuáles son las características de la planeación en administración?

La planeación administrativa se funda en el compromiso de las personas que conforman la organización, en consecuencia, su participación es crucial para implementarla de manera satisfactoria. Además, se caracteriza principalmente por orientarse al futuro, encauzando las acciones y recursos de la organización hacia el logro de sus objetivos. Sin embargo, su naturaleza es más diversa, entre sus propiedades más significativas se encuentran las siguientes:

• Precedencia. Traza el marco de acción dentro del cual se ejecutan las demás funciones del proceso administrativo, específicamente, la organización, la dirección y el control.
• Ubicuidad. Es necesaria en cualquier tipo de organización, en todos los niveles de la administración, además, se emplea en cada una de las áreas funcionales de la organización.
• Permanencia. La planeación administrativa es una tarea interminable, dicho de otra manera, es una función en constante actualización y ajuste. De hecho, haber conseguido los objetivos en el pasado no garantiza que en el futuro también se conseguirán.
• Eficiencia. Una adecuada planeación administrativa influye positivamente en el desempeño de la empresa, en otras palabras, mejora el uso de los recursos, reduce costos y evita el desperdicio.
• Factibilidad. Los planes administrativos, ante todo, deben ser realizables, deben basarse en un análisis sólido de la realidad organizacional que la faculte para obtener sus metas.
• Verificabilidad. Al estar atada a la función de control, es imprescindible que lo planificado se pueda contrastar con lo que, en efecto, se consiguió y así poder modificar o corregir lo que sea necesario.

¿Por qué es importante la planeación administrativa y cuáles son sus objetivos?

La importancia de la planeación administrativa radica en que mediante su formalización se traza el camino por el que transita la empresa con rumbo a la situación futura deseada, por ello es la función raíz del proceso administrativo.

De acuerdo con Zabala (p. 24), existen tres motivaciones principales por las cuales se planifica en administración, a saber:

1. La preocupación por los resultados. Se desea conocer los resultados que se alcanzarán, cómo lograrlos y si se van a conseguir o no las metas.
2. La escasez de recursos. La dificultad de acceso a los recursos fomenta su mejor aprovechamiento, para lo cual resulta útil establecer de antemano y con precisión lo que se va a requerir.
3. La complejidad del trabajo. Se pretende proporcionar sencillez a las tareas, acciones y estructuras de tal manera que se establezcan procesos de trabajo sistematizados y enfocados en los fines organizacionales.

Si se aúnan estas razones, es posible inferir que, en resumen, los gerentes planifican para lograr la eficiencia en la organización y, a través de ella, cimentar su desarrollo sostenible, es decir, garantizar su sobrevivencia, competitividad y desempeño en el largo plazo.

Algunos de los objetivos que procura la planificación y que le confieren gran importancia como función en la gestión de organizaciones son:

• Aportar orden. Una adecuada planeación previene la improvisación, lo cual, a su vez, repercute en mayor productividad y eficiencia, se hace evidente en, por ejemplo, el cumplimiento de cronogramas y la ejecución de actividades dentro del presupuesto.
• Favorecer la coordinación. La planeación administrativa estimula la armonía entre las diferentes áreas y departamentos de la organización, al proveerles de unidad, de tal manera que todas trabajan en pro de la meta por alcanzar.
• Reducir la incertidumbre. Al apoyarse en funciones como la previsión y la prospectiva, permite identificar posibles dificultades y así elaborar estrategias que permitan asimilarlas y sortearlas. Aun así, se ha de entender que ni la más cuidadosa planeación tiene 100 % de predictibilidad y que siempre es preferible otorgar cierto porcentaje de probabilidad a lo inesperado.
• Proporcionar sentido de dirección. Contar con objetivos claros y precisos incrementa la motivación de las personas en la organización, además, promueve el avance determinado hacia la consecución de estos.
• Racionalizar los recursos. La planeación administrativa ayuda a consolidar las metas por alcanzar, así impulsa la priorización de las actividades clave, con lo cual induce al uso eficiente de los limitados recursos organizacionales.
• Guiar la toma de decisiones. Las decisiones se tomarán respondiendo a preguntas como ¿cuáles son las metas organizacionales?, o ¿esta acción aproxima o aleja a la organización de su meta? De este modo se previenen las decisiones impulsivas basadas en presentimientos u otro tipo de artificios.
• Sentar las bases del control. Los objetivos del plan son los parámetros por medio de los cuales se evalúan los avances, de tal manera que las desviaciones detectadas permitan modificar el plan y emprender los correctivos necesarios para que el logro de la meta no se afecte.

En pocas palabras, de acuerdo con Bateman y Snell (p. 132), la importancia de la planeación administrativa estriba en que ofrece el marco de referencia, el enfoque y la dirección requeridos para una iniciativa significativa. Sin la planeación, cualquier mejora en la innovación, en la rapidez, en la calidad, en el servicio y en los costos de la organización será meramente accidental, si es que ocurre.

¿Cuáles son los elementos de la planeación administrativa?

La planeación administrativa cuenta con algunos elementos esenciales cuya correcta gestación y formulación aumenta sus posibilidades de éxito, aunque no lo garantiza. Son estos, pues:

• Objetivos. Representan los fines o resultados que se desean alcanzar. En cuanto a su efectividad, han de ser conocidos por cada integrante de la organización (consensuados, idealmente), deben ser priorizados y contar con el apoyo de la dirección. En adición, se sugiere, que cumplan con las características SMART, es decir, ser eSpecíficos, Medibles, Alcanzables (pero desafiantes), Relevantes y Temporalmente determinados.
• Políticas. Son declaraciones amplias originadas en el nivel corporativo que guían y orientan el pensamiento organizacional y la toma de decisiones en todos los niveles.
• Programas. Representan la relación entre las actividades que habrán de ejecutarse y los tiempos en que van a ser ejecutadas. Pueden plasmarse haciendo uso de herramientas tan simples como una agenda o tan complejas como algunas interfaces computarizadas de análisis de datos.
• Procedimientos. Constituyen una guía específica de acción. Es decir, detallan la forma precisa bajo la cual deben cumplirse ciertas actividades con el objetivo de que el trabajo se efectúe con eficacia.
• Proyectos. Esquemas temporales mediante los que se analiza la factibilidad de nuevas ideas o inversiones y se les proporciona de la estructura necesaria para llevarlas a la práctica.
• Reglas. Fijan límites y se erigen en un mecanismo de coordinación que unifica el comportamiento de los integrantes de la organización.
• Presupuestos. Útiles para cuantificar y asignar los recursos a las actividades específicas. Mediante su diseño y análisis se incrementan las probabilidades de mejorar la toma de decisiones. Además, son idóneos a la hora de controlar lo ejecutado.

¿Qué tipos de planeación se encuentran en administración?

La planeación administrativa es generalmente clasificada en tres tipos: (1) planeación estratégica, (2) planeación táctica y (3) planeación operativa.

Esta tipología está vinculada con el alcance de la planeación, en este caso la estratégica es la más amplia, comprendiendo a toda la organización y sus interacciones externas, la táctica es más acotada, abarca un área funcional y sus interacciones con las demás, mientras que la operacional incluye tareas, funciones o actividades específicas independientemente.

Asimismo, esta categorización corresponde con el nivel jerárquico de quien, se supone, formula el plan. O sea, la planeación estratégica es realizada por la dirección y se le denomina también planeación corporativa, la planeación táctica por los mandos medios, asimismo conocida como planeación de negocios y la planeación operativa por los empleados, además llamada planeación funcional.

También se relacionan con su extensión temporal, siendo la estratégica, la planeación de largo plazo, la táctica planeación de mediano plazo y la operativa planeación de corto plazo.

Igualmente, se establecen correspondencias de acuerdo con su nivel de detalle, así, la estratégica corresponde con el menos específico y es llamada planeación direccional, mientras que la táctica y la operacional son más detalladas y se les conoce como planeación específica.

Valga como ilustración de las diferentes clasificaciones y relaciones expresadas hasta aquí la siguiente imagen:

Tipos de planeación administrativa por su alcance, nivel jerárquico, extensión temporal y especificidad

Adicionalmente, la siguiente tabla permite apreciar los diferentes tipos y sus características:

¿Por qué falla la planeación administrativa?

Los antes mencionados principios que guían la planeación administrativa tienen como propósito, entre otros, evitar su ineficacia, aun así, algunas de las razones por las que se presentan procesos de planeación fallidos son:

• Conceder demasiada importancia a la planeación en sí misma. Poner al plan por encima del entorno, las personas, los procesos o los resultados, significa renunciar a llevar a cabo posibles acciones, no planificadas, que permitan enfrentar contratiempos o aprovechar oportunidades, de modo que se incurre en costos adicionales y se deja de obtener beneficios.
• Prever que el futuro será como el pasado. Los planes se basan en información del accionar pasado del negocio y su entorno, de este modo se perfilan tendencias y se construyen modelos del porvenir. Pero cuando esa fundamentación es demasiado rigurosa, puede impedir que se aprecien oportunidades o que se reconozcan amenazas. El caso Xerox PARC es un ejemplo de esto.
• Valorar más el resultado que el proceso. Se da cuando la meta se puntualiza correctamente, pero no el camino que lleva a ella. En otras palabras, la planeación administrativa cae en la trampa de creer que basta con fijar el rumbo y que cualquier camino conducirá a él. De ello resulta que el plan no refleja los pormenores de las acciones que llevarán al logro de los objetivos.
• Formalizar en exceso. Una planeación administrativa restrictiva que no deja espacio a las nuevas iniciativas, al pensamiento creativo ni a la agilidad operativa, puede instar a la inacción por miedo al error o a causa de la burocracia, además, difícilmente consiga la implicación de las personas en la organización. Mientras que una planificación progresiva alienta a los integrantes de la organización a pensar en el futuro de forma creativa, de tal manera que la innovación tenga los nutrientes necesarios para florecer.
• Limitar la planeación a hacer planes. Si la función planeación se limita a la mera formulación de documentos, entonces, se estará olvidando de que su verdadero propósito consiste en incidir intencionalmente, y de manera favorable, en el futuro de la organización y su entorno mediante decisiones tomadas en el presente que movilicen a la organización y sus integrantes a la acción.
• Dejar de un lado la incertidumbre. Olvidar que para planificar solo se cuenta con información incompleta es pretender que se puede leer el futuro sin margen de error y que cualesquiera que sean las acciones que se emprendan, siempre van a producir un resultado positivo. En este sentido, se restará capacidad de reacción ante posibles eventualidades, será mejor generar espacios en los que sean las probabilidades y no las certezas absolutas las que conduzcan la toma de decisiones.
• Ser víctima de su propio éxito. Obtener excelentes resultados durante un periodo prolongado de tiempo puede generar excesiva confianza en la organización hasta el punto de dormirse en sus laureles. En consecuencia, es factible que, por ejemplo, no se adelanten los análisis necesarios para una apropiada toma de decisiones, lo cual puede desencadenar en que la tendencia positiva se rompa.

En suma, la desatención de los principios genera contextos en los que se dificulta la acertada toma de decisiones. Asimismo, una posible estrechez de miras entorpece la toma de riesgos o precauciones en los momentos oportunos, dejando un lastre en el desempeño organizacional y en sus beneficios, sean estos de orden económico o social.

Referencias

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• Bateman, Thomas S. y Snell, Scott A. Administración. McGraw Hill, 2009.
• Griffin, Ricky W. y Eberd, Ronald J. Negocios, Pearson Educación, 2005.
• Hitt, Michael. A., Black, J. Stewart y Porter, Lyman. W. Administración. Pearson Educación, 2006.
• Koontz, Harold, Weihrich, Heinz y Cannice, Mark. Administración. Una perspectiva global y empresarial. McGraw Hill, 2012.
• Kurian, George T. The AMA Dictionary of Business and Management. AMACOM, 2013.
• Martínez fajardo, Carlos Eduardo. Administración de organizaciones. Unibiblos, 1999.
• Mintzberg, Henry. Managing. Grupo Editorial Norma, 2010.
• Planas Flores, Steve. Todo sobre la gestión de la empresa. Editorial De Vecchi. 2018.
• Reyes Ponce, Agustín. Administración moderna. Limusa, 2007.
• Robbins, Stephen P., Decenzo, David A. y Coulter, Mary. Fundamentos de administración. Pearson, 2013.
• Stoner, James A., Freeman, R. Edward y Gilbert Jr., Daniel R. Administración. Pearson, 1996.
• Zabala Salazar, Hernando. Planeación estratégica aplicada a cooperativas y demás formas asociativas y solidarias. Editorial UCC, 2005.