Planeación de Proyectos. Un método eficaz para agregar valor a las organizaciones

Autor: Ernesto Millán Millán

Estrategia y dirección estratégica

24-11-2010

La planeación, lo opuesto a la improvisación, es un sistema eficaz de la gerencia de proyectos de construcción que permite definir el objetivo, el alcance y la estrategia para ejecutar obras técnica, económica, financiera y socialmente viables. Las organizaciones que entienden de su importancia y la aplican, obtienen beneficios que a todas luces compensan el esfuerzo y dedicación por ejercer esta labor, y como consecuencia logran la generación de valor para su gente y para las propias organizaciones.

Tres son los principales objetivos que un sistema de planeación eficaz busca alcanzar: 1) Determinar lo que se debe lograr, 2) Establecer la forma de alcanzarlo y 3) Servir de referencia para medir y controlar la evolución del proyecto.

Para determinar el primer objetivo se debe dar respuesta al siguiente interrogante: ¿Qué es lo que se quiere hacer ?. La respuesta es integración y alcance del proyecto. La primera define y coordina los elementos y procesos que deben ser considerados conforme al tipo de construcción que se desee realizar, la segunda determina el radio de acción o meta a la cual se quiere llegar.

El camino que lleva a la concreción del segundo objetivo de la planeación de proyectos, es la estrategia. Cuando se trata de definir la estrategia de un proyecto de construcción, es preciso dar respuesta a los siguientes interrogantes: ¿Quién lo hará?, ¿Cómo se debe hacer?, ¿En que momento?, ¿Con qué recursos?, ¿Cuánto costará?, ¿Qué riesgos se deben controlar?

La estrategia para la planificación de un proyecto debe contemplar todos los aspectos referidos a la organización, ejecución, control y divulgación del mismo, con el fin de enlazar las condiciones presentes con las condiciones futuras a las cuales queremos llegar. Aspectos legales, organizacionales, técnicos, comerciales, de adquisiciones y logística, de riesgos, financieros, de información, calidad y medio ambiente, conforman el marco integral de elementos necesarios para la implementación de una acertada planeación. En esta fase de la planeación es necesario generar indicadores o tenores de referencia y un plan de incentivos graduales por metas logradas.

El tercer y último objetivo de la planeación de proyectos es el sistema de referencia que a partir de ella se tiene para medir y controlar el curso de acción instituido. Con ello, es factible detectar desviaciones para poder aplicar las medidas correctivas del caso. Lo indicadores o tenores definidos en la estrategia, son pilares indispensables para el soporte y eficaz desarrollo de esta fase. Lo que no se puede medir, no se puede controlar.

La planeación es una de las formas sostenibles que tienen las empresas para generar valor. En estos términos, la planeación de proyectos arroja beneficios tangibles e intangibles. Lo tangible está representado por los ahorros que se obtienen cuando un proyecto se realiza bien planeado evitando los onerosos errores constructivos asociados a proyectos improvisados y ejecutados sobre la marcha. Otro de los grandes beneficios en este aspecto, se logra por la eficiencia que se alcanza en la ejecución ordenada de los procesos administrativos y operativos, y el conocimiento claro y preciso del camino a seguir para alcanzar los objetivos propuestos.

En lo intangible, el beneficio de la planeación es indirecto. Este beneficio está representado por las relaciones causa – efecto que derivan en agregados económicos, resultantes de una obra bien planeada. Los proyectos a los cuales se les dedica el suficiente tiempo y espacio para ser concebidos, terminan generando dividendos en imagen corporativa, la cual se traduce en satisfacción del cliente, esta satisfacción conlleva su fidelidad; la fidelidad del cliente representa para la organización mayores márgenes y como consecuencia mayores ingresos.

La planeación es requisito indispensable para pasar a la acción; constituye la piedra angular de la gerencia de proyectos. Con ella, el riesgo implícito de construir se minimiza y las posibilidades de éxito se maximizan. Planear no es una opción, es una obligación; es condición trascendental para la competividad y supervivencia de las organizaciones, que como la nuestra tienen grandes objetivos y promisorios horizontes por alcanzar. Por ello es preciso concientizarnos y realizar todos los esfuerzos y gestiones que sean necesarios para involucrar la planeación dentro de nuestra cultura corporativa, como un medio vital, luz y guía de nuestras acciones en cumplimiento de la ejecución de proyectos enfocados hacia el logro de nuestros objetivos corporativos de posicionamiento, crecimiento y desarrollo humano.