Optimización del gasto telefónico dentro de una empresa

Autor: José Luis Sarabia Mendoza

Otros conceptos de administración

30-01-2012

El análisis y optimización del gasto telefónico dentro de una empresa, sin importar su tamaño, otorga ventajas contra sus competidores, hace más eficiente el trabajo de los empleados, permite utilizar adecuadamente los recursos de comunicaciones, logra certidumbre en los presupuestos, proporciona información concisa a la dirección y hace más fácil la toma de decisiones para futuras expansiones o adecuaciones a las necesidades de la empresa.

Para lograr esto, es necesario considerar no solo las tarifas que pueden obtenerse de los distintos proveedores del servicio, a final de cuentas, llegara un punto en que el costo del “carrier” no permita reducir los precios que obtiene de él, por mas grande que sea el consumo o importancia de su empresa.

Otro factor importante es la confiabilidad del proveedor, de qué sirve un costo menor en las tarifas, si la comunicación no puede ser lograda el 100% de las veces, o la calidad de la misma requiere un mayor tiempo de comunicación, o el tiempo de respuesta a una falla en sus líneas sea muy grande, - aquí no hay mayor costo que el estar incomunicado.

Si su infraestructura de comunicaciones es pequeña, es posible detectar una falla en poco tiempo, cuando el tamaño de su empresa es nacional, esto se complica un poco; poder tomar acciones inmediatas contra estas fallas evita la congestión en sus comunicaciones y pago de servicios que no están siendo utilizados.

La cantidad de reportes a obtener basados en sus comunicaciones puede ser enorme, pero que utilidad real tiene cada uno de ellos, dependerá del enfoque o del departamento que lo estudie. La cantidad de minutos promedio de una llamada, tiene distinto significado para planeación, contabilidad, auditoria o para dirección.

La periodicidad con que estos reportes deban ser elaborados, analizados, comparados y entregados a los directamente interesados también entra en consideración.

Adicionalmente, los costos reales para efectos de retorno de inversión en comunicaciones tendrán que ver con que parte de las llamadas son operativas, de servicio, generadoras de ventas o de perdidas.

La creación de bases de datos propios es un proceso requerido y que pocas veces es implementado, ya por lo tedioso o inmenso de las mismas, o por falta de personal que recabe de las fuentes adecuadas la información necesaria. En este contexto es importante la información que debe incluir cada base para evitar dobles trabajos y el acumulamiento de datos con poca o nula relevancia.

El mantenimiento y adecuación de las bases de datos, para ajustarse a los cambios que origina una empresa en expansión, también es un factor a tomar en cuenta.

Políticas de uso para comunicaciones, es otro factor a considerar, pero su integración se complica cuando la asignación tiene muchos niveles y además se requiere empatar estos con los planes o paquetes ofrecidos o negociados con los proveedores.

Las diferentes formas en que cada proveedor de comunicaciones entrega su información, base de la factura, ofrece otro factor a las consideraciones, ya que tratar de corroborar que los cobros estén de acuerdo a lo negociado, contratado o utilizado, puede no requerir el mismo procedimiento mes a mes.

Finalmente, el seguimiento a los procesos que implican un análisis de comunicaciones, la revisión periódica del mismo análisis y el logro de resultados esperados, permitirán una óptima transformación que lleve a este concepto de los gastos en una empresa, a un factor competitivo en cualquier mercado.

Ing. José Luis Sarabia Mendoza - jsarabia053arrobamsn.com

Ingeniero en comunicaciones y electrónica por la Universidad de Guadalajara – México. Dedicado a las telecomunicaciones desde 1986. Actualmente consultor en telecomunicaciones y director de empresa dedicada a instalar y mantener equipos de telecomunicación - Pbx´s.

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