Modelo estratégico organizacional para la alcaldía del municipio Andrés Eloy Blanco, en Casana y estado Sucre de Venezuela

Autor: Ing. Antonio J Espinoza Isasi

Estrategia y dirección estratégica

23-06-2010

Una organización es un patrón de relaciones por medio de las cuales las personas, bajo la dirección de los Gerentes, persiguen metas organizacionales. Estas son producto de los procesos de toma de decisiones denominado planificación. Los fines que los administradores desarrollan en razón de la planificación suelen ser ambiciosas, de largo alcance y sin final fijo, por lo cual los gerentes quieren estar seguros que sus organizaciones podrán subsistir por mucho más tiempo. Es por esto que los miembros de una organización necesitan un marco estable y comprensible en el cual puedan trabajar unidos para lograr el éxito de la organización.

Un papel organizacional que tenga significado para las personas debe incluir objetivos verificables, la selección de las actividades necesarias para lograrlos, la asignación de cada grupo a un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlos y las medidas para coordinar horizontal y verticalmente en la estructura organizacional. El proceso gerencial de la organización implica tomar decisiones para crear este tipo de marco, de tal manera que las organizaciones puedan durar desde el presente hasta que se encuentre establecida.

Durante la última década se ha producido un gran revuelo en el campo de la Administración de empresas, debido a las novedades de la psicología aplicada. Estas novedades se encaminan a promover y facilitar la transformación de las organizaciones; tomadas tanto como un punto de vista o como una tecnología, se ha dado en llamarlas desarrollo organizacional.

Los procedimientos y técnicas pertinentes comprenden una serie de conceptos predominantemente humanísticos, debidos en gran parte a los trabajos de Mc Gregor, Argyris, Maslow y otros.

Estos conceptos de orientación humanista conciben a la organización como un medio en que los individuos hallarán estímulo en su trabajo, para formarse, desarrollarse y ser dueños de sí mismos. Es por esto que en la actualidad los procesos se han convertido en elementos claves en el análisis organizacional, dejando de lado el simple análisis de las tareas y las posiciones ocupacionales. Los procesos constituyen los aspectos dinámicos de la estructura, a través de los cuales fluyen las actividades y las tareas propias de las diferentes posiciones. En términos generales, se tienen procesos tales como: el poder, el conflicto, el liderazgo, la toma de decisiones, la comunicación y la socialización, por lo que se encuentran estos elementos en toda organización en mayor o menor grado.

Existen además otros procesos propios de la actividad económica de la empresa que pueden orientar hacia el cambio organizacional. El mismo tiene como meta el cambio de su estructura, por lo general se produce en el marco de una planificación estratégica, ya que ésta va a establecer hacia dónde se quiere ir a través de: la visión, los valores, las maniobras y los objetivos. En otras palabras, la estrategia determina la dirección y los indicadores de éxito.

A partir de lo anterior, hay que evaluar los aspectos básicos del negocio: ¿por qué se hace lo que se hace? ¿Por qué hacerlo en la forma en que se está haciendo? Como resultado surge la pregunta: ¿cómo se debe organizar?, lo que implica revisar tanto la estructura como los procesos. Esto sólo se puede lograr a través de una buena comunicación, trabajo en equipo y un liderazgo eficiente.

Los miembros de una organización necesitan un marco estable y comprensible dentro del cual puedan trabajar juntos para alcanzar las metas organizacionales. El diseño organizacional es el proceso para decidir cuál es la forma adecuada de dividir y de coordinar las actividades de la organización a la luz de las metas y del plan estratégico de la empresa, así como de las circunstancias del entorno en el cual se pone en práctica dicho plan.

Los gerentes toman decisiones apoyándose en cuatro factores: la división del trabajo o especialización laboral, la departamentalización, la jerarquía de autoridad y la coordinación. Estos factores están íntimamente relacionados, y su especificidad depende de las características propias de la empresa. Es sabido que el diseño de la organización implica la prueba y el error e inclusive consideraciones políticas, debido a que esto afecta la distribución del poder dentro de la empresa. Es por esto que en este trabajo especial de grado se desarrolló un modelo estratégico organizacional que permite la integración funcional gestión-tecnología en la Alcaldía del Municipio Autónomo Andrés Eloy Blanco.

Este modelo organizacional está compuesto por un plan estratégico basado en una nueva filosofía de gestión que facilite condiciones gerenciales y tecnológicas, con la finalidad de optimizar la calidad de su gestión interna y su interacción con el ciudadano.

Además en esta parte se seleccionó el modelo de comportamiento organizacional que va a adoptar la institución, se determinó la filosofía organizacional y los requerimientos necesarios para el nuevo modelo estratégico, se diseñó el modelo estratégico organizacional y se culminó con el desarrollo del modelo en el que se establece la nueva filosofía organizacional de la Alcaldía así como los objetivos organizacionales.

Culminando con las conclusiones obtenidas en el desarrollo de este trabajo especial de grado y las recomendaciones que el autor propone a los directores de la alcaldía, para el buen funcionamiento del modelo estratégico organizacional propuesto. Además se hace referencia a las bibliografías que sustentan la información.

Contextualización del Problema

Una de las agrupaciones sociales más importantes son las organizaciones, las cuales no se forman accidentalmente ni espontáneamente, son creadas por uno o más individuos perceptores de la acción coordinada de un número de personas capaces de lograr objetivos que la acción individual no lo permite.

Las organizaciones constituyen “la coordinación planificada de las actividades de un grupo de personas para procurar el logro de un objetivo o propósito común, a través de la división del trabajo y funciones, y a través de una jerarquía de autoridad y responsabilidad” (Schein, 1995).

Toda organización social tiene su propia cultura que la identifica, la caracteriza, la diferencia y le da su propia imagen, partiendo de la necesidad de conocer, expandir y consolidar la cultura de las empresas dirigidas hacia metas comunes. Las mismas constituyen una guía en la realización de actividades, elaboración de normas y políticas para establecer directrices, por lo cual, la cultura dirige el funcionamiento global de la estructura, señalando las prioridades y preferencias globales orientadoras de los actos de la organización.

En tal sentido, es de suma importancia abordar el estudio de un medio imprescindible para dar a conocer esa cultura propia de cada empresa. Ese medio, es la Administración Pública; la cual es la forma de gestión utilizada por el Estado para canalizar adecuadamente demandas sociales y satisfacerlas, a través de la transformación de recursos públicos en acciones modificadoras de la realidad, mediante la producción de bienes, servicios y regulaciones; conceptos fundamentales que constituyen dentro de un marco general no prescriptivo la base de un modelo: orientado a la obtención de resultados, al liderazgo y la constancia en los objetivos, a la gestión por procesos y los hechos, al aprendizaje, a la innovación, a las mejoras continuas, al desarrollo de alianzas, a la identificación de la autoevaluación en el proceso de planificación pública, a la identificación de los indicadores de resultados más relevantes y a un nuevo enfoque donde la gestión de los procesos direccionales permitan superar la tradicional departamentalización.

El modelo de administración pública identifica a la comunidad como un área de resultado clave, factor de especial importancia en una gestión municipal, donde el mismo se utiliza para promover la competitividad de las organizaciones, teniendo en cuenta la singularidad de cada una de ellas, que permita realizar una autoevaluación de la calidad de su gestión, poniendo de manifiesto los logros alcanzados. Todo esto se fundamenta en la satisfacción de la comunidad y del personal, produciéndose un impacto positivo en la sociedad, mediante el liderazgo de los directivos en política y estrategia, así como una buena gestión del personal, recursos y procesos, lo cual finalmente, se refleja en unos resultados que deben ser satisfactorios.

Muchos autores aseguran que la aplicación de modelos organizacionales con miras a la excelencia en organismos municipales constituyen una prueba sobre la posibilidad de transformar en profundidad la administración pública, por tal razón cada una debe elegir su perspectiva en función de sus circunstancias organizativas, las cuales son vitales debido a la necesidad de sustentar con medidas y no únicamente con opiniones la efectividad del sistema gerencial en todos los ámbitos de la gestión organizacional, no obstante es esencial fundamentarse en las políticas del Estado para lograr conciliar la gerencia pública estadal y municipal con las líneas estratégicas de desarrollo nacional.

Un patrón de referencia, son las alcaldías venezolanas; organizaciones gestoras de servicios que centran su atención de una manera casi exclusiva en los procedimientos administrativos. Su principal necesidad, consiste en ajustar el principio de legalidad con el de eficacia y eficiencia, donde los costos y beneficios del cambio político y social puedan ser compartidos por los diferentes gestores dentro de marcos institucionales, facilitadores de la participación ciudadana, en cuyos procedimientos existen reformas económicas que implican modificaciones en el desarrollo de las instituciones políticas y la transformación del Estado.

La participación de los ciudadanos en la gestión pública es uno de los objetivos de la gobernabilidad democrática. Esto hace surgir las alcaldías innovadoras en Venezuela, en especial la del municipio autónomo Andrés Eloy Blanco, la cual entre sus múltiples funciones y responsabilidades ante la comunidad y el estado están: cumplir y hacer cumplir la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, ordenanzas estadales y demás instrumentos jurídicos municipales, dirigir el gobierno y la administración municipal, ejercer la máxima autoridad en materia de administración de personal, y presidir el consejo local de planificación pública; conforme al ordenamiento jurídico en virtud del desarrollo de las nuevas políticas nacionales transformadoras dirigidas a las municipalidades de cada región.

Esta institución se encuentra en los inicios de una nueva gestión de gobierno lo que incide en una falta de estrategias gerenciales por lo innovador de la propuesta, motivada a la acción tomada en la anterior administración donde se aplicó un modelo de calidad basado en las normas ISO 9000 el cual pretendía orientar el rumbo a seguir en la alcaldía como plan de desarrollo en aras de satisfacer las expectativas de los ciudadanos donde su aplicación no promovió el espíritu de mejora continua como el aseguramiento de determinado nivel de calidad y un agudizado margen de burocracia.

Dentro del modelo que utiliza la alcaldía, la necesidades más relevantes de mejoras dentro de los procesos son consideradas interdepartamentales, por tanto se originan condiciones de ineficiencia e ineficacia, las mismas requirieron cambios radicales tanto de innovación tecnológica, como en el desempeño del recurso humano y en la aplicación de estrategias organizacionales. La situación que presentó la alcaldía se caracteriza en circunstancias no idóneas para establecer logros esperados en la gestión y excelentes condiciones en los resultados de los procesos del ente en cuestión.

Entre las características definitivas de los equipos de funcionarios, existe un desconocimiento de informaciones esenciales, sumándose el manejo ineficaz del desarrollo de los procesos, generando incoherencias en el desenvolvimiento y control de actividades, lo que imposibilita el cumplimento de objetivos trazados dirigidos hacia metas gubernamentales y de servicio público.

La competencia necesaria para el desenvolvimiento laboral, es requerida por los funcionarios, en virtud de generar condiciones de simplificación en los procesos y del mismo modo evitar repetir funciones de desempeño de las líneas de acción en cada proceso de gestión, mediante una estandarización de funciones que evite las consecuencias producidas por la incidencia de la falta de avance y mejoras permanentes hacia la calidad de los servicios.

Existe un bajo rendimiento de los funcionarios de la alcaldía, debido a su desconocimiento en referencia a las metas planteadas a corto, mediano y a largo plazo, establecidas en la planificación estratégica organizacional del nuevo período de gestión. Los empleados ejecutan sus funciones, mediante métodos inadecuados, por tanto se han originado incoherencias, desarticulaciones y falta de resultados acorde con lo esperado, lo que debería ser superado con prontitud, en aras de cumplir con lo establecido por las autoridades municipales que requieren permanecer en desarrollo constante.
Descontrol en cuanto al seguimiento de las actividades operativas de la alcaldía, como consecuencia del mal funcionamiento y la mala dirección en el manejo de los procedimientos de la gerencia y administración de la alcaldía, razones estas que indican lo inmediato que debe procederse en la estandarización de los cambios e innovaciones sustanciales por cuanto esto produciría mayores niveles de descontrol e incumplimiento de las metas trazadas.

Por lo antes planteado, el modelo estratégico que se desarrolló con base en un diagnóstico organizacional constituye la esencia organizacional que permite un desempeño calificado, funciones de alta calidad, manejos efectivos y eficientes de todo proceso de la gestión municipal, fundamentado en las líneas de los cinco (5) equilibrios de desarrollo nacional: sustentabilidad, sostenibilidad, innovación, gobernabilidad y productividad; como lo plantea el Ministerio de Ciencia y Tecnología (MCT), en las Políticas de Ciencia y Tecnología e Innovación para el Desarrollo Endógeno, en consonancia con las características de la zona en cuestión, la cual debe responder a todas las necesidades que se afrontan en la municipalidad.

En vista de la problemática antes expuesta, se desarrolló un Modelo Estratégico Organizacional para la Alcaldía del Municipio Autónomo Andrés Eloy Blanco, en Casanay estado Sucre con el fin de optimizar la gestión operativa, establecer los objetivos y metas institucionales, mejorar los procesos ejecutados por el recurso humano; creando condiciones gerenciales y tecnológicas que facilitan a la Institución el procesamiento efectivo de la gestión, permitiendo así perfeccionar el rendimiento de las diversas áreas que conforman el organismo municipal.

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Desarrollar un modelo estratégico organizacional para la alcaldía del municipio autónomo Andrés Eloy Blanco, en Casanay estado Sucre con el fin de optimizar la gestión operativa.

Objetivos Específicos

1. Describir el modelo organizacional de la Alcaldía del Municipio Autónomo Andrés Eloy Blanco para conocer sus características esenciales.

2. Analizar las nuevas modalidades que deben aplicarse a las alcaldías venezolanas para que funcionen integralmente, cónsonas a las innovaciones en tecnologías de información integradas a la gestión municipal con las políticas nacionales y estadales referidas al apoyo organizacional.

3. Establecer el modelo de comportamiento organizacional que debe implementarse en la alcaldía, con el propósito de perfeccionar su funcionamiento dirigido a fomentar soluciones a sus necesidades.

4. Determinar la Filosofía organizacional del modelo estratégico, señalando tanto las características específicas de su entorno como sus perspectivas de innovación.

5. Determinar los requerimientos del nuevo modelo estratégico, que coadyuven a la excelencia de los parámetros institucionales, incidiendo notoriamente en facilitar los resultados de la gestión.

6. Desarrollar el modelo estratégico que integre la estrategia de gestión municipal con las tecnologías de información, enmarcadas en el proyecto Alcaldía Digital, como alternativa sustentable e innovadora.

Justificación

Toda organización debe poseer modelos teóricos en acción que posibiliten desarrollar sus procesos en forma óptima, por cuanto la función se establece a través de la condición de conocer, aplicar y ejecutar los lineamientos ya determinados por estándares establecidos, en lo referente a la estructura organizacional es indispensable el enfoque innovador del área de sistemas, el cual permanece coadyuvado por estrategias significativas, dirigidas a promover e impulsar la calidad de la planificación planteada.

En lo referente a la gestión de la alcaldía municipal, fue necesario realizar un diagnóstico cuyo resultado permitió conocer las características especificas del ente, con el objeto de mejorar sus condiciones, actualizando su situación tecnológica, gerencial, del recurso humano y fomentar las innovaciones implementadas por las políticas gubernamentales a nivel nacional y estadal.

En cuanto al diseño de estrategias organizacionales coherentes y efectivas se estructuro un modelo fundamentado en la eficiencia y la eficacia de la gestión, cuyo resultado produjo efectos positivos y generó condiciones esperadas para el mejoramiento continuo, y a su vez le permitió a la alcaldía adaptarse a los lineamientos establecidos por el Ejecutivo Nacional con base a los cinco (5) equilibrios que se incluyen en el plan de desarrollo endógeno nacional.

El modelo presentado consiste en una alternativa que garantiza no solo lo innovador sino lo sustentable, en virtud de alcanzar niveles óptimos en los propósitos de la misión, visión y filosofía organizacional del ente mencionado. Razones estas que permiten indicar la solución posible ante las necesidades de cambio mediante el establecimiento de un modelo estratégico organizacional cuya esencia se manifiesta en la presencia de lo innovador, tecnológico y humano. Aproximándose esencialmente a los términos políticos, financieros y sociales que han de coordinar las acciones de vida permanente de los ciudadanos.

Para lograr alcanzar la eficiencia y armonía de un sistema organizacional, se debe primero conceptuar su comportamiento activo, detectar las fallas existentes, permitiendo evaluar cualitativa y cuantitativamente su incidencia en el avance y crecimiento productivo, generando constantes progresos que contribuyen a alcanzar la visión principal del mismo, por estas razones la Alcaldía del Municipio Autónomo Andrés Eloy Blanco, consideró necesario aplicar un estudio estratégico organizacional a toda su estructura organizativa, que le permitió optimizar la gestión operativa; además accedió a un análisis de la misión, propósitos, y estrategias para el cumplimiento de objetivos y metas fijadas por la alcaldía y desarrollar instrumentos para lograrlos a corto, mediano y a largo plazo.

Para la organización le permitió determinar por medio de un estudio interno y externo los factores que pueden estar afectándoles o beneficiarles en un momento determinado, si se articulan en forma dinámica y eficiente en cuanto a los cambios políticos, económicos, sociales y culturales que se vienen suscitando en el país. Por tal razón la aplicación de esta herramienta es de gran importancia para la alcaldía por cuanto le coadyuvo en la realización de un modelo estratégico organizacional que le permitió lograr los objetivos perseguidos, así como el camino más idóneo para alcanzar las metas trazadas.

Por otro lado prepara a la alta gerencia para asumir nuevos retos, basados en oportunidades para los miembros de la organización de tener éxito a cada momento y crear circunstancias favorables donde cada uno pueda desarrollar su potencial. En síntesis, con la ayuda de la planificación estratégica se articula "el puede ser" con el plano operacional "la voluntad de hacer". El mismo no supuso diseñar un esquema rígido de acción a seguir, sino que infundió una preocupación permanente por el "hacia dónde se quiere dirigir" que le permitió conforma el aspecto filosófico del nuevo modelo organizacional.

Dado lo anterior, se justifica la necesidad de realizar un estudio que permita el desarrollo de un modelo estratégico organizacional para la alcaldía del Municipio Autónomo Andrés Eloy Blanco, Casanay estado Sucre, debido a las contribuciones que proporcionó a la institución, así como al investigador y el impacto que produjo en la calidad de vida de los ciudadanos que se encuentran bajo la jurisdicción de este ente municipal, además de representar una referencia para otras organizaciones.

Alcance

La presente investigación se fundamentó en el análisis estratégico organizacional en toda la alcaldía del municipio autónomo Andrés Eloy Blanco, en la cual se determinaron las características de la misma, con la finalidad de conocer con exactitud donde se debe efectuar los cambios radicales y las mejoras necesarias, que permiten alcanzar nuevos niveles de desarrollo en la gestión. En el análisis de la alcaldía en cuestión se aplico un estudio con visión integral que consideró la interrelación de los departamentos que la constituyen, la influencia del entorno, el marco jurídico gubernamental, los miembros de la misma, entre otros; para ello se utilizó la planeación estratégica con el objeto de configurar las áreas gerenciales criticas del medio, para las cuales se aplicaron alternativas que solventan la situación problemática existente.

Por otro lado, en el estudio se determinaron las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades con la ayuda de la matriz FODA, se hizo una evaluación de los factores internos y externos por medio de la Matriz de Evaluación de Factores Externos (EFE) y la Matriz de Evaluación de Factores Internos (EFI); se precisó todo lo referente a la cultura organizacional como misión, visión y objetivos. Esto permitió establecer una filosofía organizacional adaptada a las características de la alcaldía del municipio autónomo Andrés Eloy Blanco.

Se formuló un modelo estratégico organizacional que articula todos los aspectos precisados como producto de la indagación sistemática que incluye estrategias que permiten optimizar en gran medida la gestión operativa de esta institución municipal. El mismo se fundamenta en las líneas de progreso creadas para los organismos gubernamentales en lo referente a reestructurar las acciones pertinentes al desarrollo político, socio-cultural y financiero de los pobladores adyacentes al municipio. Por lo que se genero una estructura administrativa acorde a las necesidades de la alcaldía, donde se especificaron los roles y responsabilidades de las dependencias de la organización, así como los mecanismos de autoridad y toma de decisiones.

Igualmente el modelo incluye los procesos de la institución, concebidos como flujos coordinados, para satisfacer condiciones de compromisos entre las personas que laboran en la alcaldía, así como recomendar también habilidades que deben poseer el recurso humano encargado de realizar los procesos organizacionales fundamentados en la misma filosofía institucional.
Como valor agregado producto de la investigación se diseñó una herramienta estratégica (Portal Alcaldía Digital), que cubre las necesidades organizacionales mínimas, que permite establecer un vínculo de comunicación entre la alcaldía con la comunidad, el estado y la nación, para de esta manera poder agilizar al flujo de información, y la toma de decisiones, garantizando transparencia en la gestión de gobierno.

Limitaciones

La investigación estuvo delimitada en tiempo, espacio y proceso. En cuanto al tiempo se ejecuto durante el segundo y tercer trimestre del año en curso, el área de proceso central que atiende el estudio, es el desarrollo de un modelo estratégico organizacional, específicamente para la Alcaldía del Municipio Autónomo Andrés Eloy Blanco de Casanay estado Sucre. Entre las condiciones que permiten la aplicación eficiente de los resultados del estudio se encuentran las siguientes:

• El personal debe estar dispuesto a poner en práctica las estrategias y conciente de los cambios que debe efectuarse para el éxito del modelo de estratégico organizacional.

• Asumir las pautas establecidas en el modelo de manera que se garantice su efectividad.

• Por ser un proceso que tiene incidencia en toda la organización, la alta gerencia debe aportar la mayor información y estar dispuesta a proporcionar el respaldo a la propuesta.

Es de hacer notar que no existen fórmulas que puedan ser aplicadas de igual manera y en iguales condiciones a una organización. Por lo cual los resultados del presente proyecto especial de grado solo tuvo validez y aplicabilidad para la institución del gobierno local antes mencionada ubicada en la población de Casanay del estado Sucre, debido a que la misma estuvo concebido en base a las características y necesidades de la misma.

Descargar Original

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Ing. Antonio J Espinoza Isasi - antoniojisasiarrobayahoo.es

Ing. de Sistemas. Especialista en Docencia Universitaria.

Docente Categoría Instructor del Instituto Universitario de Tecnología Cumaná Extensión Punta de Mata. Venezuela.

Docente a tiempo Convencional del Instituto Universitario Politécnico "Santiago Mariño" Extensión Maturín.

Maturín Venezuela.

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