Resumen
En el presente ensayo, se pretende analizar de forma general la comunicación que tiene que haber en las organizaciones, la cual es un factor clave de éxito o fracaso de las mismas. Se busca enfatizar sobre la importancia que ha tomado la comunicación en los últimos años, así como las formas de comunicación: formal e informal que se dan dentro de una empresa. De igual forma se busca crear conciencia acerca de lo importante que es saber comunicar de forma efectiva y eficaz, y del peso que tiene la comunicación en los empleados y dirigentes de una organización, así como también tomar en cuenta que existen distintas formas de comunicación que se llevan a cabo dentro de una organización, como lo son de manera: descendente, ascendente y horizontal, al igual que es necesario que exista una adecuada retroalimentación.
La importancia de la comunicación organizacional
Introducción
En el presente trabajo se aborda de forma general el tema de la comunicación en las organizaciones como un factor clave para las mismas. La forma en la que nos comunicamos es muy importante para el éxito o fracaso de las empresas, los administradores tienen que tener en cuenta el factor humano que es el más difícil de sobrellevar, ya que presentan diferentes tipos de sentimientos, formas de actuar y pensar que han venido desarrollando a lo largo de su educación como persona y en el que el trato puede ser más fácil o difícil con una que con otra persona. Es por eso que la comunicación se tiene que dar de forma efectiva y conjunta.
Antecedentes
Desde tiempo atrás la comunicación ha jugado un papel de suma importancia en la vida cotidiana del ser humano, el hombre siempre se ha visto en la necesidad de comunicarse con sus semejantes con la finalidad de expresar su sentir y de esperar una respuesta, u opinión. Según Martínez & Nosnik mencionan que la comunicación “es un proceso por medio del cual una persona se pone en contacto con otra a través de un mensaje, y espera que está última de una respuesta” (Martínez & Nosnik, 1988, pág. 43). Es un proceso tan simple pero a la vez primordial para la vida humana, que involucra elementos conocidos como lo son: emisor, mensaje, canal, receptor y la retroalimentación el cual se lleva a cabo entre dos o más personas, estás características son la esencia dinámica del proceso. La comunicación es parte fundamental para el éxito empresarial, el cual todo dueño de una empresa tiene que tener en cuenta, es importante saber comunicarse con los trabajadores y fomentar a que estos actúen de igual forma, para muchos es un reto que se escucha fácil y sencillo de realizar, pero que conlleva distintos aspectos a tomar en cuenta ya que cada persona es un mundo diferente y más aún en el ámbito empresarial en donde el factor humano es lo más difícil de sobrellevar en las empresas, es entonces cuando la comunicación juega un rol fundamental, ya que se tiene que efectuar de manera correcta y efectiva.
Desarrollo
Es importante saber que la comunicación es inevitable ya que uno no puede dejar de hacerlo, el ser humano constantemente manda mensajes no verbales incluso cuando estamos en silencio, esto se puede ver reflejado en gestos, posturas, la expresión del rostro y distintos comportamientos en las que podemos identificar ciertas actitudes. También es importante mencionar que la comunicación es irreversible, es decir, las palabras que decimos ya no las podemos regresar, es por eso que juega un papel muy importante el hecho de pensar antes de hablar, y más importante aún la forma en que decimos las cosas.
El aprendizaje se basa en la comunicación, ya que el conocimiento que se adquiere se basa en la interacción de una persona con otra en la que se pueden transmitir distinta información, ideas, pensamientos y experiencias, esto aunado a la práctica de sus labores y a la previa información que se tenga, cumpliendo así un proceso de comunicación. Por otra parte el clima organizacional tiene que ser el adecuado en una organización, ya que es un entorno en que el trabajador se tiene que desenvolver de forma cotidiana y de nueva cuenta el factor de mayor importancia es la comunicación, ya que de está depende si se lleva un buen desempeño dentro de la organización. Las habilidades para comunicarnos también son relevantes, es por eso que grandes empresas ven en la comunicación un factor de mucha importancia.
“Algunas investigaciones resaltan la importancia de la destreza para la comunicación, entre ellas: colaborar en equipo; enseñar a otros; atender a clientes; dirigir; negociar; trabajar considerando la diversidad cultural; entrevistar; escuchar; encabezar juntas de trabajo, y resolver conflictos. Lo anterior explica por qué cerca de 90 por ciento de las compañías estadounidenses ofrecen algún tipo de capacitación en habilidades para comunicarse. Los suscriptores de Harvard Business Review calificaron la capacidad para comunicarse como el factor más trascendental para hacer más promovible a un ejecutivo; esta habilidad, incluso, la consideraron más importante que la ambición, el grado de estudios y la destreza para trabajar arduamente” (Adler & Marquardt Elmhorst, 2005, págs. 5-6)
Está información revela que el saber comunicarnos es aún más importante, incluso, que de aspectos de conocimiento. Para un administrador, es vital el desarrollo de la habilidad de comunicación ya que de sus distintas labores una de sus principales acciones es la de comunicar, aunado a que es una carrera que se orienta hacia las personas. Muchas empresas no le dan tanta importancia a este concepto, viéndose envueltas en una falta de comunicación que con el tiempo disminuye el desempeño laboral y de esta forma las utilidades de las organizaciones, incluso, por ejemplo en Instituciones educativas como las Universidades deben de estar en constante comunicación con sus alumnos para saber sus inquietudes o posibles ideas de mejora a la institución y de esta forma poder mejorar en conjunto, esto elevaría el nivel de conformidad y confianza del alumno y por supuesto el desempeño, lo mismo ocurre en las empresas, es decir, altos directivos tienen que estar en constante comunicación con su equipo de trabajo, esto para hacerle saber al trabajador que es importante y forma parte de la organización, esto ayudará a que no se creen barreras de comunicación y que el empleado este satisfecho y de lo mejor de sí mismo.
La comunicación puede mejorar los errores y de esta forma mejorar el camino hacia el éxito, si no hay calidad en la comunicación, es probable que los resultados no sean los deseados, de igual forma si existe una deficiente comunicación se pueden ir agravando los problemas mientras más se discuten, de esta forma se fomentarían los malos entendidos y hasta podría generar cierto resentimiento cuando las personas no se comunican bien. Otro factor de importancia que tienen que tomar en cuenta las organizaciones es quién se comunicará con quién, por lo que se tienen que establecer patrones o redes de comunicación por la cual la información pueda fluir, existen las formales e informales. Las formales son las que están diseñadas por la propia gerencia y establecen quién debe hablar con quién para llevar a cabo una tarea, estás redes se representan en lo que conocemos como un organigrama el cual nos describe quién es el jefe inmediato y quién es el responsable inmediato de una tarea dada. Esta se lleva a cabo de manera descendente, ascendente y horizontal, es importante también el ofrecer una constante retroalimentación por lo que investigadores como Daniel Katz y Robert Kahn afirman: “La queja más frecuente de un individuo es que no sabe bien dónde está parado ante sus jefes” (Adler & Marquardt Elmhorst, 2005, pág. 16) . Por lo cual es necesario que los superiores ofrezcan retroalimentación a sus trabajadores de manera frecuente y mantener informados de lo que está pasando en la empresa, por ejemplo el ex presidente de United Airlines, Ed Carlson, cambio a la organización de perdedora a ganadora durante su gestión, parte de su éxito se debió a que mantenía a todos los empleados informados sobre la situación de la organización, y decía: “No hay nada peor para el ánimo de los empleados que la falta de información, y he tratado de reducirla al mínimo” (Adler & Marquardt Elmhorst, 2005, pág. 16) . De esta forma Carlson difundió información acerca de las operaciones de la empresa que antes era considerada demasiado importante para difundirla. Por otro lado, es importante también hacer valer la opinión de los empleados, pero, desafortunadamente muchas organizaciones no están tan abiertas a estas opiniones, ya que en muchos casos cuestionar al jefe puede ser contraproducente y puede acarrear problemas de hasta el despido, en contraparte las organizaciones que si están abiertas a la comunicación ascendente pueden aprovechar las opiniones de sus empleados. Un caso de éxito de este tipo de comunicación es el de Wal-Mart, en el que Sam Walton su fundador decía que “nuestras mejores ideas vienen de los despachadores y los almacenistas” (Adler & Marquardt Elmhorst, 2005, pág. 16). Esta manera de pensar abre la posibilidad a la opinión del empleado, y a su vez este se sentirá parte importante de la organización y con un grado de pertinencia mayor, por lo que elevará su desempeño laboral. Por último, tenemos la comunicación horizontal, que es la que se da entre personas que tienen el mismo poder dentro de la empresa, por ejemplo entre compañeros de un mismo departamento.
Además de la comunicación formal, en todas las organizaciones existe la comunicación informal que es la que se da entre el personal de trabajo, basado en amistadas, intereses compartidos, este tipo de comunicación es de total informalidad y tiende a verse de forma normal en las empresas con gente que comparte sus mismos intereses y por lo tanto generalmente comparten mayor información que con otras, creando así una mayor comunicación. Incluso, en momentos en los que se comparte el baño o tiempos libres se puede dar el intercambio de información.
Como señala James E. Lukaszewski, ejecutivo de relaciones públicas, cuando describe que ocurre durante los descansos: “Esto podría parecer chistoso, incluso bobo, pero cuando las juntas se interrumpen, ¿a dónde van las mujeres y a dónde van los hombres? Ellos van al mueble de porcelana, al cuartito que tiene colgado en la puerta el letrero de HOMBRES… Se paran ahí, y de cara a la pared, charlan y deciden cosas. Esta es una oportunidad importante para que se dé una comunicación verbal valiosa en momentos de toma de decisiones” (Adler & Marquardt Elmhorst, 2005, pág. 20)
La comunicación informal se puede dar en cualquier momento, incluso, para la toma de decisiones, en donde el intercambio de información es importante. Este es el principal medio de comunicación en las empresas, y se lleva a cabo de forma más rápida en comparación con la formal, ya que uno se puede enterar de lo que en verdad está pasando dentro de las organizaciones. Una desventaja de esta forma de comunicación son los chismes que se puedan crear entre empleados, creando así una serie de información falsa que perjudique a la empresa y en especial al clima organizacional. Es importante crear confianza en la organización por medio de la comunicación, la forma en que interactuamos e intercambiamos información con las personas nos generará cierto grado de confianza o no con la otra persona. “Mayer la concibe como la buena voluntad de una persona de ser vulnerable a las acciones de otra, basada en la expectativa de que ésta realizará una acción determinada importante para quien confía, sin tener que llegar a controlar y monitorear dicha acción.” (Mayer, 2014). Es importante que exista confianza en las organizaciones, esta va precedida de una buena comunicación, que en conjunto pueda elevar el desempeño laboral. Por otro lado, en un mundo cada vez más globalizado y competitivo, las empresas recurren a las distintas tecnologías para facilitar la comunicación en las organizaciones, es decir, a estas alturas posiblemente ya no existan pretextos de una falta grave de comunicación en las empresas, ya que tenemos al alcance distintas herramientas y medios para llevar a cabo el intercambio de información de una forma más rápida y sencilla. Esto ayudará a las empresas estar al tanto de lo que ocurre en cualquier punto de la organización siempre y cuando exista una buena comunicación.
“La comunicación organizacional es una herramienta de trabajo que permite el movimiento de la información en las organizaciones para relacionar las necesidades e intereses de ésta, con los de su personal y con la sociedad. La comunicación organizacional también nos permite conocer al recurso humano y evaluar su desempeño y productividad, a través de entrevistas y recorridos por las diversas áreas de trabajo. Asimismo, la comunicación en las organizaciones es fundamental para el cumplimiento eficaz de sus objetivos. Es un medio que, en conjunto, permite el desarrollo de sus integrantes para enfrentar los retos y necesidades de nuestra sociedad” (Martinez Posadas, 2014).
Lo ideal es que cada persona dentro de una organización sepa comunicarse de forma eficaz y efectiva, pero sabemos que no siempre ocurre de esta forma, por lo que los directivos tienen que ingeniárselas para fomentar y ver que se lleve a cabo una comunicación adecuada entre todos los miembros de la empresa, que al final eleve el desempeño laboral. De ahí la importancia de la comunicación que sin duda, es un factor clave para el éxito de las organizaciones y que con el paso de los años, las empresas empiezan a tomar más en cuenta a la hora de dirigir a un grupo de personas.
Conclusiones
En la actualidad grandes empresas nos han dado el ejemplo del vital factor de la comunicación, muchas de ellas han sabido efectuar un adecuado método de comunicación. El factor humano juega un papel fundamental que se tiene que saber manejar y explotar, esto con la ayuda de una constante retroalimentación por parte de directivos y trabajadores. Sin embargo, cabe señalar que de igual forma muchas empresas no le dan la importancia que se merece a la comunicación efectiva y es por eso que tienden a sufrir distintos problemas por este simple pero a la vez difícil factor que se tiene que saber manejar. Engloba muchos factores y metodologías de acción que se pueden tornar espesos, pero que sin duda pueden influir en el éxito o fracaso de una empresa. Como administradores, tenemos que fomentar la comunicación efectiva en las organizaciones, así como el buen trato y la forma de decir las cosas para que la información trasmitida sea la adecuada, precisa y de fácil entendimiento hacia las demás personas y por supuesto hacia nuestro propio equipo de trabajo. En la actualidad, existen distintas herramientas y métodos de comunicación que facilitan la interacción entre personas y la transmisión de información. Si se quiere llegar hacer competitivo en este mundo globalizado, es importante darle el peso específico que se requiere a las situaciones de comunicación, que al final de cuentas es algo con lo que la humanidad ha vivido y es de un uso cotidiano en nuestras vidas, finalmente la comunicación organizacional es un tema profundo que tiene mucha tela que cortar.
Referencias
- Adler, R. B., & Marquardt Elmhorst, J. (2005). Fundamentos de la comunicación en las empresas y las actividades profesionales. En Comunicación Organizacional principios y prácticas para negocios y profesiones (pág. 5-20). McGraw Hill.
- Martinez Posadas, S. (2014). TURevista Digi.U@T. Recuperado el 22 de Febrero de 2014, de TURevista Digi.U@T: http://www.turevista.uat.edu.mx
- Martínez, F., & Nosnik, A. (1988). Comunicación Organizacional. México: Trillas.
- Mayer. (22 de Febrero de 2014). Eumed.net. Recuperado el 22 de Febrero de 2014, de Eumed.net: http://www.eumed.net/ce/2010a/gln2.htm
- Schuster, L. (1982). Wal-Mart Chief’s Enthusiastic Approach Infects Employees, Keeps Retailer Growing. The Wall Street Journal, 21.
