Kaizen. La mejora continua en el sistema lean

Introducción

Los sucesos se están acelerando en la economía global, los mercados están sufriendo fuertes y profundos cambios, y a todo ello debe hacer frente la gestión de las empresas. Pretender gestionar las empresas actualmente de la misma forma en que se hacía en el pasado, es hoy totalmente inconducente e inadecuado. Ya en las últimas décadas del siglo pasado existían una gran cantidad de directivos que se negaban a reconocer los cambios y a actuar en consecuencia modificando los diversos procesos que afectaban la respuesta competitiva de una empresa.

El continuo y acelerado incremento en la población mundial lleva a una gran presión en la explotación de los recursos, a ello se agrega la revolución en los sistemas de información y en las comunicaciones, sumado a todo ello somos espectadores y participes de la globalización de los mercados.

Si hay otro componente que ha estallado ha sido el acortamiento continuo en el ciclo de vida de los productos, lo cual lleva a que los productos que hoy son exitosos y rentables dejen de serlo en plazos cada vez más breves. Las empresas de alta tecnología o se acomodan a ésta nueva realidad, o corren el riesgo de dejar de existir.

Dentro de este marco viene teniendo lugar, desde los últimos decenios del siglo veinte, la irrupción de los procesos de mejora continua como sistema para hacer frente a las viejas ineficiencias y a las nuevas realidades.

Hoy es menester ser competitivos, y para ello es fundamental lograr la excelencia. La mejora continua es la forma de lograr y mejorar la excelencia y competitividad de las empresas. Ninguna empresa puede darse por conforme con los logros obtenidos en el pasado. Cada día es necesario acelerar los ritmos tan sólo para conservar la posición.

No sólo están obligados a ser competitivas las empresas, sino también las sociedades en su conjunto, lo cual requiere de los organismos públicos el logro de la excelencia para de tal forma poder promover la mejora de las sociedades a las cuales responden. Así pues se requiere de calidad y excelencia en los sistemas de salud, en la educación, en la seguridad, en la recaudación tributaria y en el desarrollo de infraestructuras. Una sociedad que no es competitiva pierde o genera pocos puestos de trabajo, reduce el nivel de vida de su población, y pierde continuamente mercados en el mundo.

La mejora continua como metodología destinada a una sistemática mejora de la performance en materia de calidad, costos, velocidad, seguridad y satisfacción del cliente es algo a lo cual no pueden dejar de lado ninguna organización, ni individuo. Siempre fue necesaria la mejora pero nunca de la forma en que lo es hoy. En el pasado los ciclos de vida tanto de los productos como de los procesos eran largos, la competencia estaba restringida tanto por el número de países y empresas, como por las protecciones aduaneras. Hoy las barreras comerciales han caído, la cantidad de países industrializados es mucho mayor y continua aumentando, y los ciclos de vida de los productos y servicios es cada vez más corto. Por lo tanto se requiere de productos y servicios de alta calidad, bajo costos, velocidad en los procesos de diseño y fabricación. Todo ello es fundamental para poder competir.

Dentro de esta necesidad de mejoras sistemáticas en los procesos y resultados de las empresas y organizaciones ha surgido el kaizen como una de los más poderosos e integrales sistemas para lograr tales resultados.

Definición de kaizen

El kaizen es tanto una filosofía como un sistema y metodología destinado a mejorar de manera continua y sistemática todos y cada uno de los aspectos que hacen a los productos, servicios, procesos y sectores de una organización.

Si bien el kaizen forma parte de las antiquísimas tradiciones del Imperio del Sol Naciente, tomó impulso en la actividad empresaria a partir de lo que fue la Revolución Toyota, conocida luego como el sistema de producción “just in time”, y actualmente divulgado en Occidente como sistema Lean (Lean Office, Lean Manufacturing, Lean Construction, Lean Healthcare, Lean Six Sigma, Lean Management).

Como filosofía el kaizen representa la gestión participativa de todos los individuos de una organización destinada a lograr la plena satisfacción de los clientes y consumidores. Primero debemos mejorar a las personas si queremos mejorar los procesos. La calidad sólo es factible con personas de calidad. El objetivo de ello es claro, lograr la plena satisfacción de los clientes y consumidores, pues sin ellos la organización no tiene razón de ser.

El kaizen no es meramente fijar objetivos de mejoramiento y desarrollar una serie de pasos para su logro. El kaizen es la mejora continua dentro de un marco de producción lean, implicando con ello no sólo la de mejorar el sistema y procesos para llegar a la excelencia en materia de calidad, costos, entrega y seguridad, sino también en mejorar continuamente la aplicación de las diversas herramientas y metodologías que la hacen factible.

El sistema lean tiene por objetivo la eliminación sistemática del despilfarro, mediante el uso de una serie de herramientas. Los pilares de la gestión lean son: la mejora continua, el control total de la calidad, la eliminación del despilfarro, el aprovechamiento de todo el potencial a lo largo de la cadena de valor y la participación de los operarios.

La esencia del kaizen

Kaizen significa mejoramiento progresivo que involucra a todos, incluyendo tanto a directivos como a trabajadores. La filosofía de kaizen supone que nuestra forma de vida, en todos sus aspectos, merece ser mejorada de manera constante.

En una empresa cada proceso, cada actividad, cada producto y cada servicio deben ser objeto de mejoras. Mejoras que permiten tener una mayor calidad, y por lo tanto menos fallos y errores, mejoras en los costos, y por lo tanto ser más productivos y reducir la generación de desperdicios, mejoras en los plazos de entrega, en la seguridad, en la calidad de los servicios y en la satisfacción del cliente.

Conceptos fundamentales

Para poner en práctica y gestionar el kaizen en las organizaciones se deben tener siempre presente los siguientes conceptos:

• Mantenimiento y mejora
• Pensamiento orientado a los procesos
• Seguir los ciclos Planear/Realizar/Evaluar/Actuar y Estandarizar/Realizar/Evaluar/Actuar (PREA – EREA)
• Dar prioridad a la calidad
• Hablar con datos
• El proceso siguiente es el cliente

Mantenimiento y mejora

La primera preocupación en toda organización es mantener los estándares, los procedimientos y niveles de performance, lo cual servirá de base para la labor de mejora.

Mantenimiento se refiere a actividades dirigidas a conservar estándares tecnológicos, gerenciales y operacionales actuales y a sostener tales estándares a través de entrenamiento y disciplina.  En tanto que el mejoramiento hace referencia a aquellas actividades dirigidas a elevar los actuales estándares. De tal forma la visión japonesa de la gestión se enfoca a mantener y mejorar estándares.

Pensamiento orientado a los procesos

Sólo mejorando sistemáticamente los procesos es posible generar mejores resultados. Enfocarse en mejorar los resultados dejando a un lado los procesos que los generan es absurdo, sin embargo hay quienes insisten en esta estrategia.

El pensamiento orientado a los procesos implica conocer en profundidad los diversos procesos tanto productivos, como administrativos, comerciales y de logística, que tienen lugar en la organización, para partiendo de ellos detectar el desperdicio de recursos y adoptar las medidas para su eliminación y prevención. Conocer los procesos es lo que nos permite aplicar a ellos los procesos de mejora continua, de manera tal de hacerlos más eficaces y eficientes.

Seguir los ciclos PREA – EREA

El ciclo Planear-Realizar-Evaluar-Actuar no sólo es atinente a los procesos de mejora continua, sino que el mismo debería ser propio de la gestión empresarial. Visto desde el punto de vista del kaizen Planear implica el establecimiento de objetivos de mejoramiento, trazando planes de acción para llevarlos a la práctica. Realizar se refiere a la puesta en práctica de lo establecido en el plan. Evaluar hace referencia a determinar si se está poniendo debidamente en práctica lo planeado y se están logrando los resultados previstos. Finalmente Actuar significa adoptar medidas de ajuste para hacer posible una mejor aplicación y consecución de resultados, de no estarse logrando los objetivos previstos, o bien proceder a Estandarizar los procesos y actividades para el caso de estarse logrando los resultados previstos.

El ciclo Estandarizar-Realizar-Evaluar-Actuar fija su atención en conservar los nuevos procesos o métodos de trabajo establecidos, para a partir de ello iniciar un nuevo ciclo de mejoras que permitan llegar a mejores performances.

En toda organización eficiente se tiene que proceder a la aplicación del ciclo PREA dentro de su gestión habitual. Así tenemos que la dirección de la empresa fija objetivos y acciones para llevarlos a cabo, luego un sector operativo tiene que poner en práctica dicho plan, y decimos tiene porque muchas veces no lo aplican o no lo ejecutan de la forma que se ha planificado. Como tercer paso la auditoría interna debería verificar la puesta en ejecución del plan y debe verificar los resultados alcanzados. Y decimos debería porque pueden no existir órganos de contralor o estos no proceder a efectuar las correspondientes evaluaciones. Luego es necesario que se actúe en función de lo informado por el organismo de contralor. En muchos casos tenemos que la auditoría interna hace la evaluación y detecta desvíos y anomalías, informando de ello a los directivos. Pasado un tiempo y en próximas auditorías se continúan detectando los mismos errores, significando ello que ninguna acción se tomo luego del primer informe de control y evaluación.

Lamentablemente lo antes expuesto es muy habitual en una gran cantidad de empresas, razón por la cual la mejora continua no tiene lugar. Simplemente los mismos errores, fallos, desperdicios y problemas se siguen repitiendo en el tiempo una y otra vez. Es en ello donde podemos evaluar la calidad del management y la puesta en práctica de la mejora continua.

Dar prioridad a la calidad

Acá hay varias cuestiones en juego. La primera es que muchos sólo se enfocan en la calidad final del producto o servicio, retirando los productos con fallas, y reprocesando aquellos en los cuales es factible ello. En una segunda instancia otros apuntan a mejorar los procesos para lograr mejores productos y servicios. Pero a lo que realmente se debe llegar es a modificar los sistemas de gestión para garantizar la calidad total. Un 85% de los fallos no son atribuibles al personal sino al sistema, y este depende de las decisiones directivas.

Una segunda cuestión es que sólo se atiende a la calidad de los productos y servicios, dejando de lado todos los demás procesos de la organización, entre los cuales están la selección y capacitación de personal, los procesos de planificación, programación y presupuestación.

Un tercer concepto es el de considerar que mayor calidad lleva a mayores costes, cuando en realidad una mayor calidad en todos y cada uno de los procesos reduce los niveles de desperdicios y con ello los costos.

La calidad debe ser si o si la prioridad, y no los costos o los plazos de entrega. Una mala calidad termina dañando no sólo la imagen de la empresa, sino también la rentabilidad. La calidad no sólo es la calidad del producto o servicio final, sino la calidad de todos los pasos del proceso de forma tal de poder lograr la excelencia a la primera. De muy poco sirve entregar productos de calidad si para lograr ello son necesarios numerosos ajustes y reprocesos.

Hablar con datos

El kaizen se aplica para solucionar problemas. Un problema es todo desvío entre lo que tenemos de resultado y lo que queremos tener. Para entender y comprender debidamente el problema se deben analizar una serie de datos que le den sustento a las causas raíces que originan el problema, a las alternativas de solución y a la alternativa seleccionada.

Siempre debe tenerse en cuenta la importación de las estadísticas en las organizaciones. Sin mediciones no son posibles los controles, y sin controles no podemos mejorar.

El proceso siguiente es el cliente

Las actividades y procesos tienen por objetivos suministrar bienes o servicios a clientes internos y externos. Para poder satisfacer a los clientes externos es fundamental satisfacer antes a los clientes internos de una organización. Cada sector en la organización debe saber que se requiere del mismo y con qué componentes, personal e insumo deberá contar para poder satisfacer los requerimientos de sus clientes. El kaizen está enfocado a lograr la satisfacción plena de los clientes internos y externos con el menor consumo de recursos.

Lo primero que un directivo, auditor interno o consultor debe hacer es dar respuesta a preguntas como:

• ¿Qué tan bien se hace el mantenimiento de los procesos y actividades vigentes?
• ¿Se poseen estándares? ¿Son respetadas las mismas?
• ¿Se cuenta con estadísticas de costos de procesos, costos de actividades, costos de productos, costos de servicios, costos de sectores, costos de desperdicios, cantidad de accidentes, problemas de calidad, plazos de los ciclos productivos, tiempos para cambios de herramientas, productividad global, productividad por horas hombre, productividad por kilowatts  consumido, niveles de satisfacción de los clientes y consumidores?
• ¿Se registran en las estadísticas mejoras en los resultados?
• ¿Los procesos tienen un enfoque just in time / lean?
• ¿Se aplican los ciclos PREA – EREA?
• ¿Qué sistemas o herramientas se aplican para el aseguramiento de la calidad?

Un directivo debe poner en práctica el kaizen concentrando los esfuerzos no sólo en mantener los estándares sino también en mejorarlos, debe buscar la mejora de la rentabilidad enfocándose en mejorar sistemáticamente los procesos, para mejorar los procesos debe seguir el ciclo de planear-realizar-evaluar-actuar, debe dar prioridad a la calidad por sobre los demás objetivos. O sea que debe mejorar los resultados mejorando los procesos y concentrándose en la calidad de los mismos. Se deben contar con datos que permitan evaluar las condiciones y tomar decisiones. Y cada sector debe dar productos y servicios de calidad tanto a los clientes internos como externos.

Principales sistemas kaizen

Para lograr el éxito en la aplicación del kaizen se deben aplicar o poner en práctica diversos sistemas, los cuales contribuyen a que se mejoren sistemáticamente los resultados de la organización en materia de calidad, costos, entrega, seguridad, satisfacción y rentabilidad.

Estos sistemas son:

• Control de Calidad Total
• Sistema de Producción Justo a Tiempo (Just in Time)
• Mantenimiento Productivo Total
• Despliegue de políticas
• Sistema de sugerencias
• Actividad de grupos pequeños

El Control de Calidad Total y el Mantenimiento Productivo total hacen factible la Producción Just in Time.

Control de Calidad Total

Este Control de Calidad Total ha evolucionado hasta convertirse en la Gestión para la Calidad Total. Este sistema tiene por objetivos satisfacer las necesidades de los clientes y consumidores, generando productos y servicios que cumplan con las especificaciones a la primera (y no luego de sucesivos ajustes y reprocesos) y al menor coste, haciendo para ello uso de métodos y herramientas destinadas a prevenir la generación de errores, y mejorar de manera continua la performance de los procesos. Todos deben estar comprometidos con la calidad, porque del nivel de calidad que se alcance depende la supervivencia de la empresa y con ello la de los puestos de trabajo de personal y directivos, y la rentabilidad de la inversión. Este compromiso debe llevar a una mejora continua de los procesos y productos/servicios. Sólo mejores procesos pueden garantizar la continua reducción del número de fallos.

La calidad debe ser vista como la menor cantidad de fallos no sólo en el producto final, sino en todos los procesos y en todos y cada uno de los componentes, que son los que contribuyen a la entrega de productos de alta calidad, con un bajo costo y en plazos aceptables.

Just in Time

El Just in Time tiene por objetivo entregar los productos demandados por los clientes, en las cantidades justas, en el tiempo justo, con el más elevado nivel de calidad y la menor generación de despilfarros. El Just in Time tiene entre sus objetivos el trabajar con cero inventarios, o los menores inventarios posibles. Ello persigue dos objetivos. Por un lado reducir los costos que conlleva la existencia de inventarios o excesivos stocks, tales como los financieros, los de gestión, los de seguro, las pérdidas por obsolescencia entre otros. Y por otro, obliga a la empresa a producir con elevada calidad, mejorar el layout , lograr la polifuncionalidad de los trabajadores, evitar las averías y reducir al mínimo los tiempos muertos y de espera. Los excesivos inventarios permiten responder o cubrir los problemas ocasionados por máquinas que dejan de funcionar, por productos con defectos, por proveedores que no cumplen con los plazos de entregas, por los elevados tiempos en el cambio de herramientas y ajustes, y por la ausencia de personal. De tal forma la reducción de los inventarios permite hacer visibles los diversos problemas e inconvenientes que aquejan los procesos de la empresa, tales como las averías, las fallas, los tiempos de espera, los errores de procesos, los transportes internos, el exceso de movimientos, la falta de confiabilidad de los proveedores entre otros.

El Just in Time (JIT) tiene cuatro objetivos esenciales:

• Atacar los problemas fundamentales
• Eliminar despilfarros
• Buscar la simplicidad
• Diseñar sistemas para identificar problemas

En el diseño del sistema JIT debe tenerse siempre presente el tiempo mínimo necesario para producir los bienes o servicios y el tiempo prometido de entrega desde la recepción del pedido. En función a ello se determinará la estrategia de suministros e inventarios.

Una segunda cuestión fundamental es adaptar el sistema JIT al tipo de producción en cuestión. De todas formas los objetivos continúan siempre siendo válidos y la necesidad de aplicar el sistema JIT para tener una empresa plenamente competitiva sigue existiendo.

Mantenimiento Productivo Total

El Mantenimiento Productivo Total es una serie de técnicas para asegurar qué máquinas y equipos del proceso de producción están siempre disponibles para realizar las tareas necesarias, con una velocidad de procesamiento óptimo y sin generar defectos en el procesamiento.

Reducir el costo de mantenimiento, reducir el nivel de averías, lograr productos y servicios de calidad, incrementar la vida útil de los equipos y lograr la plena participación de todo el personal en las actividades de mantenimiento son los objetivos esenciales del TPM (Mantenimiento Productivo Total).

Despliegue de Políticas

Si bien el objetivo es mejorar, se deben fijar objetivos de mejora para guiar, enfocar y coordinar los esfuerzos de cada sector y proceso de la organización, y entre ellos. En ello consiste lo que se da en llamar Despliegue de Políticas.

La alta gerencia debe idear una estrategia a largo plazo, detallada en estrategias de mediano plazo y estrategias anuales. La dirección debe contar con un plan para desplegar la estrategia, pasarla hacia abajo hasta llegar a los niveles de producción. Kaizen, sin un objetivo se asemeja a hacer un viaje sin un destino. Aquí se encuentra el secreto del éxito en la aplicación del kaizen. Mejorar por el sólo hecho de mejorar, o concentrar esfuerzos en un sector en contraposición al funcionamiento de otros sectores interrelacionados no llevan a resultados efectivos. La organización debe estar enfocada en lograr continuas mejoras de la calidad, reducciones continuas de despilfarros, reducciones en los costos, mejoras en los niveles de satisfacción y plazos de procesamiento y entregas más cortos.

Muchos empresarios no llegan no sólo a comprender la importancia y necesidad de la mejora continua, sino que además desconocen por completo su puesta en funcionamiento. Lamentablemente creen que la mejora continua se trata meramente de trabajos grupales, creatividad, análisis de procesos y propuestas de mejoras con su correspondiente puesta en marcha. La mejora continua desde la perspectiva kaizen implica contar con estadísticas del funcionamiento y logros de los diversos procesos, fijación de objetivos de mejora, coordinación de esfuerzos, concientización del personal, análisis de los diferentes tipos de desperdicios, y la visión Lean sobre los procesos.

Sistemas de sugerencias

Aunque el propósito establecido de cualquier sistema de sugerencias es elevar las ideas de todos los empleados para mejorar las operaciones, procesos, productos y servicios de la empresa, su propósito fundamental es elevar la moral del personal. Para hacer factible los mejoramientos en su aplicación es crítico contar con el personal motivado, y en ello cumple su objetivo central los sistemas de sugerencias.

La comodidad y la seguridad tienen un enfoque central como objetivos de los trabajadores. Lo cual no quita la importancia de las sugerencias destinadas a la mejora de costos y calidad.

Actividad de grupos pequeños

Estas actividades generalmente se efectúan por grupos de un número máximo de 7 personas, con un líder interno que conforma el grupo y un facilitador externo al grupo que efectúa labores de apoyo. La pertenencia a estos grupos se considera de carácter voluntario, pero no podemos aspirar a tener una empresa competitiva si nuestros adversarios cuentan con este tipo de actividades y nuestra empresa no los posee. Entre los más conocidos están los Círculos de Control de Calidad. Los grupos pueden estar integrados por personal de un mismo sector o de distintos sectores y un mismo proceso, o bien de procesos diferentes.

Las mejoras serán ideadas por personal gerencial, técnico o personal de línea, y su puesta en práctica debe contar con el apoyo pleno del personal involucrado.

Coordinando los sistemas

Así pues es necesario contar con una gestión de calidad y una excelente labor de mantenimiento, para hacer factible el sistema Just in Time, en el logro de la óptima calidad de los procesos y productos, y una elevada eficiencia operativa de los equipos. Esta calidad y este mantenimiento deben ser continuamente mejorados mediante los ciclos Planificar-Realizar-Evaluar-Actuar.

El logro de las mejoras debe ser puesto como objetivos por parte de la Dirección, con plazos de concreción.

Fijados los objetivos y los plazos para su concreción, entran a jugar las labores de los diferentes equipos de mejora, se trate de mejoras en materia de plazos, costos o calidad. Contándose además con los sistemas de sugerencias personales como elemento de apoyo para la mejora global del sistema.

No debemos perder nunca de vista que este tipo de gestión y mejora no sólo es aplicable a las labores de procesamiento de productos, sino también a los procesos administrativos, los procesos de ventas, y no sólo en las actividades industriales sino también en las de servicios.

Los tres puntales del kaizen

El kaizen debe apuntar a lograr un alto nivel en las Cinco S, eliminar y prevenir los despilfarros (mudas), y mantener y mejorar los estándares. La mejora continua en cada uno de estos puntales permitirá a la empresa tener la capacidad de tener las bases para poder competir en los actuales mercados.

Una empresa carente de disciplina, desorganizada y sin orden, con falencias en materia de pulcritud, con elevados desperdicios y sin estándares operativos sujetos a un mantenimiento y mejora, no puede ser competitiva.

Las Cinco S

Este sistema debe este nombre a los cinco pasos cuyos nombres en japonés comienzas con la letra S, y que son:

1. Seiri (Organización)
2. Seiton (Orden)
3. Seiso (Limpieza)
4. Seiketshu (Limpieza Estandarizada)
5. Sitshuke (Disciplina)

¿Por qué son tan importantes las Cinco S? Es lo primero que suelen preguntar los directivos, gerentes y mandos medios en relación a la puesta en práctica de este sistema. La respuesta dice que la aplicación, mantenimiento y mejoramiento de la organización, el orden, la limpieza, los estándares y la disciplina es crítico para lograr altos niveles de calidad, mantenimiento, y una alta rentabilidad. Empresas donde la desorganización, el desorden y la suciedad sobresalen por todos lados son poseedoras de una ineptitud para poder competir en una economía global, pues son difíciles de controlar visualmente sus procesos, poseen elevados niveles de inventarios en proceso y desperdicios, poseen elevados niveles de inseguridad y altos riesgos de accidentes, tienen elevados niveles de averías en las máquinas y equipos, la calidad y productividad es baja, los niveles de motivación del personal son bajos, y los costos son elevados.

Es típico de las empresas que no practican las Cinco S, o no lo hacen como es debido, tener:

• Largos tiempos de respuestas (entre el requerimiento y la satisfacción del mismo).
• Elevados niveles de productos en proceso
• Dificultades para encontrar herramientas
• Tiempos de cambios de herramientas o ajustes de máquinas prolongados.
• Sitios de trabajo con mucha suciedad, lo que los convierten en peligrosos para la salud del personal, generan numerosas averías, y la calidad de los productos o servicios es baja.
• Problemas en el desplazamiento de las personas, los insumos y las herramientas por los pasillos de las plantas.
• Excesiva superficie destinada a la producción y almacenamiento de materiales.
• Niveles de motivación y satisfacción laboral muy bajos.

Las Cinco S no son sólo para plantas industriales sino para cualquier tipo de actividades, y cualquiera sea el área de la empresa. La desorganización, el desorden y la falta de limpieza no es algo que sólo se da en la planta productiva, las mismas también tienen lugar en las oficinas, en los sectores de ventas, en los hospitales, en las entidades financieras, y en los organismos gubernamentales entre otros.

En gran medida la desorganización y el desorden no sólo generan desperdicios (mudas) sino que también los esconden. Por ello es tan importante la puesta en práctica de este sistema. La falta de organización, orden y limpieza atenta contra los niveles de rentabilidad de la empresa.

Seiri – Organización

Las cinco S no sólo son objetivos a lograr, sino que tienen un orden en su aplicación. No se trata de decir tenemos limpieza en la planta pero aún no hemos quitados estas máquinas que no necesitamos. Por supuesto que una vez implantadas las Cinco S, puede darse con el transcurso del tiempo tener organización y limpieza, pero carecer de orden, o bien disponer de limpieza y orden pero poseer nuevos elementos innecesarios que se han acumulado.

La primera S corresponde a Seiri (Organización) la cual responde al principio del Just in Time de poseer sólo lo que se necesita, en la cantidad que se necesita, y sólo cuando se necesita. Organizar implica retirar de las estaciones de trabajo, o sectores de trabajo todos los elementos que no son necesarios para las operaciones de producción, de oficina o de ventas corrientes.

La implantación de la Organización genera un entorno de trabajo en el que el espacio, tiempo, dinero, energía, y otros recursos pueden gestionarse y usarse más efectivamente. Cuando la Organización está bien implantada, se reducen los problemas y molestias en el flujo de trabajo, se mejora la comunicación entre los trabajadores, se incrementa la calidad del producto o de los servicios, y se eleva la productividad.

Cuando una empresa carece de Organización surgen problemas como:

1. La fábrica tiende a estar crecientemente desordenada dificultando el trabajo.
2. Estantes, cajones y armarios para almacenaje de cosas innecesarias forman vallas entre los empleados, dificultando las comunicaciones.
3. Se desperdicia tiempo buscando piezas y herramientas en talleres y fábricas, o formularios, informes o datos en las oficinas.
4. Es costoso mantener stocks y máquinas innecesarios.
5. Los excesos de stocks e inventarios tienden a esconder otros tipos de problemas de producción.
6. Los equipos y elementos innecesarios dificultan la mejora del flujo de producción.

Seiton – Orden

El Orden puede ponerse en práctica una vez se haya terminado con la fase de Organización. Primero debemos quitar aquello que no es necesario para luego ordenar debidamente cada componente y elemento.

El Orden implica ordenar los elementos necesarios de modo que sean de uso fácil y etiquetarlos de modo que cualquiera pueda encontrarlo y tomarlo para su uso. El Orden es sumamente importante porque ayuda a eliminar muchos tipos de despilfarros tanto en el área de producción como en el de oficinas.

Cuando una empresa carece de Orden surgen problemas tales como:

1. Excesiva cantidad de tiempos de trabajo dedicados a las labores de búsqueda de herramientas, componentes o insumos, extraviados o mal ubicados.
2. Desperdicios por tiempos de espera debido a no encontrar las herramientas necesarias y en el estado que deben tener para su inmediata utilización.
3. La ausencia de Orden facilita la comisión de robos o fraudes.
4. Se generan excesiva cantidad de inventarios y stocks.
5. Se acumulan un exceso de útiles de oficinas y de herramientas de producción.
6. Dificulta el movimiento de personas, como el traslado de insumos y componentes.
7. Aumenta los riesgos de accidentes.
8. Dificulta o hace más lentos los cambios de herramientas.
9. Realización de movimientos innecesarios y desgastantes de parte de los operarios.
10. Ausencia de un flujo de labores adecuado.
11. Utilización de un excesivo espacio físico.

Seiso – Limpieza

Implica mantener todo limpio y apto para su uso inmediato. Uno de los propósitos de la Limpieza es convertir la estación de trabajo u oficina en un lugar limpio, pulido en el que todos puedan trabajar a gusto. Otro propósito clave es mantener todo en condición óptima, de modo que cuando alguien necesite utilizar algo esté listo para su uso.

Cuando una empresa carece de Limpieza surgen problemas como:

1. Los defectos son menos obvios en las fábricas sucias y desordenadas.
2. Charcos de aceite y agua causan resbalones y accidentes.
3. Las máquinas no reciben suficientes chequeos de mantenimiento y tienden a averiarse frecuentemente.
4. Las limaduras de corte pueden mezclarse en los procesos de producción y ensamble con el resultado de defectos.
5. Se dificulta tanto la buena aireación como la correcta iluminación de los lugares.
6. Afectan la moral de los trabajadores.
7. Impide contar con elementos disponibles para su uso inmediato.

Seiketshu – Limpieza Estandarizada

La Limpieza Estandarizada puede definirse como el estado existente cuando la Organización, el Orden y la Limpieza se mantienen apropiadamente. De nada sirve implantar la Organización, el Orden y la Limpieza si las condiciones se deterioran constantemente hasta el nivel anterior a la implantación.

No se trata de que el personal deje de trabajar media hora antes de la salida para empezar a poner cada cosa en su lugar y limpiar los lugares, o que alguien se dedique al final del día a ordenar y limpiar las estaciones de trabajo. De lo que se trata es de mantener continuamente ordenados y limpios los lugares de trabajo.

Sitshuke – Disciplina

Implica tener el hábito de mantener correctamente los procedimientos apropiados.

Cuando se carece de disciplina los elementos innecesarios empiezan a acumularse tan pronto como se ha completado la implantación de la Organización; las herramientas y plantillas no se devuelven a los lugares designados después de usarlas; aunque el equipo se ensucie, poco o nada se hace para limpiarlo; las máquinas sucias o mal lubricadas empiezan a funcionar mal y producen artículos defectuosos; lugares de trabajo sucios, mal iluminados y desorganizados rebajan la moral de los empleados. Vistas las consecuencias, la Disciplina es importante porque sin ella, la implantación de las cuatro primeras S se deteriora rápidamente.

Conclusiones sobre las Cinco S

La aplicación de las Cinco S no sólo es necesaria para hacer factible un sistema Just in Time, sino que da lugar a la aplicación del kaizen, de modo tal de mejorar constantemente los resultados generados por las Cinco S.

Una simple visión de las empresas en sus sectores y procesos en cuanto a la organización, el orden y la limpieza en ellos existentes son una clara muestra y anticipo de la calidad de los servicios y productos generados, como de los niveles de desperdicios y grados de competitividad que las mismas poseen.

El kaizen debe contribuir en la implementación y mejoramiento de las Cinco S, y servirse de ellas para mejorar la calidad, los costos, la productividad, y los niveles de satisfacción.

Eliminación y prevención de los desperdicios

Muda es la palabra japonesa para designar los desperdicios. En su versión clásica y original el muda hace referencia a cualquier actividad que no agregue valor. En el paso siguiente clasifican las siete mudas clásicas como:

1. Muda de sobreproducción
2. Muda de inventario
3. Muda de reparaciones/rechazos de productos defectuosos
4. Muda de movimiento
5. Muda de procesamiento
6. Muda de espera
7. Muda de transporte

Esta versión clásica de las mudas se enfocan en los procesos industriales y de oficinas, considerando como tales aquellos procesos que no generan valor, tales como el transporte, la inspección, los movimientos, los procesamientos innecesarios, y las labores que generan productos defectuosos, o que deben efectuarse para reparar productos con fallas. Los excesos de inventarios y sobreproducción no sólo son vistas como los gastos innecesarios que los mismos ocasionan sino como una forma de salvar los inconvenientes ocasionados por los defectos de producción, las averías de los equipos, la falta de insumos y los prolongados tiempos de espera.

Sin embargo no sólo los procesos fabriles generan mudas, también lo hacen los procesos vinculados a la gestión crediticia, como así también a las gestiones financieras y de ventas.

De igual manera que un inventario de insumos o productos terminados genera costos financieros, costos de mantenimiento, pérdidas por obsolescencia, y uso de espacio físico entre otros, los excesos de bienes de uso generan también elevados costos financieros, de mantenimiento y por obsolescencia, aparte del espacio físico del cual hacen uso.

De igual forma que un proceso productivo puede generar productos con fallas, un proceso crediticio puede generar morosos e incobrables. Después de todo de nada sirve producir bienes sin fallas por los cuales nunca hemos de poder cobrar.

Por tales motivos a la hora de computar los desperdicios la clasificación es más amplia que la tradicional, y requiere también de la aplicación del kaizen para la mejora continua. No sólo es necesario la mejora continua para reducir costos de producción y mejora de calidad, sino también para reducir los incobrables y los niveles de morosidad.

El desperdicio o despilfarro puede ser definido como el consumo de recursos que no generan valor agregado para la empresa, los clientes y/o consumidores.

Concentrándonos en la empresa los desperdicios implican recursos consumidos que impiden lograr mejores resultados, se trate de mayores ganancias o menores pérdidas. Cualquier cosa que no contribuya a la rentabilidad debe ser considerada como desperdicio.

Así podemos afirmar que desperdicio es todo aquello que no es absolutamente necesario para la producción de bienes y la prestación de servicios por parte de la empresa.

Hay despilfarro de muchas clases en el mundo. Las personas desperdician tiempo, espacio, edificios, productos, dinero entre otras cosas. Naturalmente, podemos esperar que los despilfarros existan en las empresas de muchas formas. Cuando el despilfarro es lo suficientemente malo, el despilfarro deja de ser algo que se hace presente en la empresa, sino que es la empresa la que está plenamente en el despilfarro. Y hacemos referencia a empresas pues nos referimos tanto a las actividades industriales, como así también a los servicios, la construcción, la minería y las actividades agropecuarias entre otras.

Si tenemos un barril y en su interior se encuentra un líquido llamado recurso, cada orificio que nos hace perder parte del recurso es el equivalente a un factor de desperdicio, o sea un falencia en la gestión a través de la cual se pierde o dilapida parte de nuestros recursos.

La detección, eliminación y prevención de despilfarros contribuye a optimizar el uso de los recursos. Optimizar algo es conseguir los máximos objetivos con el mínimo esfuerzo.

Nuevo listado de mudas

1. Muda por carencia de enfoque
2. Muda por sobreproducción
3. Muda por exceso de inventarios
4. Muda por exceso de bienes de uso en cantidad y capacidad
5. Muda por exceso de personal
6. Muda por averías
7. Muda por accidentes
8. Muda por contaminación
9. Muda por elevada rotación de personal
10. Muda por elevada rotación de clientes
11. Muda por morosidad de cobro e incobrables
12. Muda por pérdidas de ventas
13. Muda por enfermedades y accidentes laborales
14. Muda por fallas y defectos en los productos o servicios
15. Muda por procesos ineficientes
16. Muda por diseños ineficientes de productos o servicios
17. Muda por información errónea o fuera de término
18. Muda por calidad de materiales e insumos
19. Muda por calidad de los maquinarias y herramientas no aceptable
20. Muda por falencia en la calidad del personal
21. Muda por transportes internos
22. Muda por tiempos de espera
23. Muda por movimientos en exceso
24. Burocracia excesiva
25. Muda por derroche de energía
26. Muda por variaciones en los tipos de cambio, tipos de interés y precios de las materias primas
27. Muda por fraudes
28. Muda por graves falencias de controles
29. Muda por ausencia de seguros
30. Muda por carencia o defectos en los planes de contingencia

Conclusiones sobre la detección, eliminación y prevención de desperdicios

Si queremos mejorar los beneficios y la rentabilidad de la empresa es fundamental combatir estas fuentes generadoras de pérdidas. De tratarse de una organización sin fines de lucro como es el caso de un organismo público combatir los desperdicios implica poder dar más y mejores servicios con menos recursos.

La lucha contra los desperdicios es crítica y fundamental, mucho más en una época dónde existe una gran presión sobre los recursos naturales. Ante esta presión los costos de las materias primas y la energía aumentan, la mejor forma de ser altamente competitivo es hacer el mejor uso de tales recurso.

Mantener y mejorar los estándares

Los estándares representan la mejor, más fácil y más segura forma de realizar un trabajo, ofreciendo la mejor manera de preservar el know-how y la experiencia. Con estándares establecidos, los gerentes pueden evaluar el rendimiento del trabajo. Sin estándares, no hay una manera adecuada de hacerlo.

Los estándares suministran un medio para evitar la recurrencia de errores y reducir los niveles de variabilidad, creando además una base para auditar y diagnosticar el cumplimiento de las pautas de trabajo establecidas.

La estandarización es uno de los secretos mejor guardados del éxito industrial japonés, una joya oculta para la producción de alta calidad con bajo costo y rápida entrega. En una época de mejora continua, seis sigma, cero defectos e ISO 9000, la calidad competitiva, el bajo costo y la entrega rápida no son opciones sino requerimientos de los clientes. Es verdaderamente imposible establecer o alcanzar metas de excelencia en calidad, costo y entrega sin estandarización. La estandarización es verdaderamente la pieza clave de la mejora continua, sin ella los mejores esfuerzos serán sólo temporales o incompletos.

La mejora es inseparable de la estandarización. En un nivel básico, la estandarización es la culminación del ciclo de mejora PREA (Planear-Realizar-Evaluar-Actuar). Se analiza la operación o sistema y se desarrolla un modo mejor de hacer el trabajo, se verifican los resultados, poniendo en práctica los medios que aseguren que el trabajo se hace siempre del modo previsto, sea el caso de un trabajador veterano o de un novel. Desde una perspectiva más elevada, una empresa puede mejorar el modo de realizar la estandarización en sí misma.

Definición de estándares

Son descripciones escritas y gráficas que nos ayudan a comprender las técnicas más autorizadas y fiables de una fábrica, oficina o ente de servicio, y nos proveen de conocimientos sobre diversos temas relacionados con la producción (personas, máquinas, materiales, métodos, mediciones, e información), con la intención de generar productos y servicios de modo fiable, seguro, barato, y rápidamente.

Se incluye la meta de “generar productos y servicios de calidad de modo fiable, fácil, seguro, barato y rápidamente” para resaltar la naturaleza orientada a metas de la estandarización. El aspecto de “técnicas y conocimientos” de la definición se refiere a los criterios y procedimientos para hacer cosas o brindar servicios.  Estos criterios y procedimientos se practican y perfeccionan hasta que se autorizan dentro de la empresa. La parte sobre “descripciones escritas y gráficas que facilitan comprensión” subraya que los estándares deben ser claros y fáciles de entender para asegurar que se aplicarán correctamente.

Importancia de los estándares

La estandarización de los diversos procesos permite:

• Obtener productos y servicios de alta calidad y bajo costo de manera regular.
• Lograr de manera repetitiva productos y servicios de iguales características.
• Capacitar en la manera de realizar la labor al personal de la empresa.
• La realización de auditorías para verificar el cumplimiento de los estándares.
• Disponer de una base sobre la cual realizar mejoras en la performance de los procesos.
• Consolidar las mejoras obtenidas en los ciclos de mejora continua.

Conclusiones

No es necesario llegar a elevados grados de burocratización para lograr una óptima estandarización de los procesos, sólo es menester aplicar la creatividad para generar mediante gráficos y esquemas la manera de efectuar las labores, y que componentes o insumos utilizar para desarrollarlas.

Muchas organizaciones cuentan con estándares implícitos, o sea aquellos métodos repetidos una y otra vez pero que no están documentados. El problema de aplicar esta metodología de trabajo es depender de las habilidades de ciertas personas para la ejecución de las labores. Por otro lado ello sólo es admisible en actividades y procesos de alto grado de sencillez. Pero los modernos y complejos industriales y de servicios requieren la estandarización explicita de los procesos.

¿Cómo garantizar niveles de calidad y costos cuando no se tiene especificado de manera expresa los pasos para hacer ello factible?

El kaizen en la práctica

Una empresa u organización no puede prescindir de la mejora continua, tanto en los productos y servicios ofrecidos, como en los procesos internos, correspondan estos a la producción, las ventas, los créditos y cobranzas, la tesorería, las compras, la contratación y capacitación del personal, y la contabilidad entre otros. La mejora continua persigue la mejora en la calidad, la reducción en los costos, y la mejora en las entregas. Una empresa que no mejora en un mundo de alta competencia queda marginada de los mercados.

Estas mejoras no sólo son atinentes como se expreso antes, a los productos y servicios, o a los procesos productivos, sino a todos y cada uno de los procesos de la empresa. No sólo cuenta tener productos de calidad, sino cumplir con los plazos de entrega y facturarlos debidamente.

Ninguna empresa sea cual sea la actividad, y sea cual sea su tamaño puede dejar a un lado la necesidad de aplicar la mejora continua. Los entes gubernamentales son bastantes esquivos a aplicar estas metodologías, pero la necesidad de prestar cada día más servicios con iguales o menos recursos los obliga a recapacitar sobre la necesidad imperiosa de su aplicación.

¿Existe alguna actividad que no registre algún tipo de despilfarros, y por lo tanto este exenta de mejora? Toda actividad puede mejorarse para ahorrar recursos, prevenir pérdidas, ahorrar costos y mejorar tanto la calidad del producto como de los servicios.

Las empresas de mayor porte cuentan con recursos más amplios para hacer frente a la implantación del kaizen. También ciertas culturas corporativas o sociales facilitan su implantación. Pero ni el tamaño, ni la cultura social son excusas para no aplicar la mejora continua, ni para combatir los despilfarros. Sea cual sea la cultura, y sea cual sea su tamaño una empresa debe mejorar para satisfacer y retener a sus clientes y consumidores, y por lo tanto para mantener los puestos de trabajo y los capitales invertidos.

Ninguna organización, cualquiera sea su tamaño y actividad, está impedida de:

• Concientizar a los directivos y personal sobre la necesidad de mejorar continuamente los procesos, productos y servicios de la empresa.
• Efectuar un diagnóstico sobre el nivel de competitividad de la empresa.
• Capacitar al personal sobre el kaizen y las diversas herramientas, métodos y sistemas que permiten mejorar la calidad, la productividad, los costos, los servicios, la seguridad y la rentabilidad de la empresa.
• Detectar y cuantificar los desperdicios que se producen en la empresa.
• Adoptar medidas para la eliminación y prevención de los diferentes tipos de desperdicios.
• Aplicar las Cinco S.
• Implementar estadísticas aplicadas a los negocios.
• Instaurar sistemas de sugerencias.
• Instaurar actividades grupales para la implementación de herramientas, métodos y sistemas conducentes a la aplicación del Just in Time, y su mejora continua.
• Auditar periódicamente los procesos y resultados desde una perspectiva kaizen.

Conclusión

Por un lado tenemos que toda empresa está siempre con problemas reales que debe resolver, y estos problemas son tomados como una bendición por el kaizen, pues constituyen un factor disparador para la acción de directivos y personal.

Por otro lado, una empresa está sujeta a la necesidad imperiosa de mejorar tanto sus procesos como sus productos y servicios, para poder continuar haciendo frente a la competencia.

Una empresa u organización que repite de manera constante los mismos errores significa que no aprende de ellos y carece de la aptitud para superarlos. De igual forma, una empresa que no mejora sus productos, servicios y procesos carece de la capacidad de fijar objetivos de mejoras y alcanzarlos en el transcurso del tiempo.

Hoy sigue siendo común en el mundo empresas con elevados niveles de despilfarros, los cuales representan en muchos casos hasta un 30% del total facturado, eso es nada menos que el 25% de la facturación anual. Muchos tienden a negar esta realidad, otros dicen que no puede ser ello factible. Sin embargo, es una realidad. Después de todo, es la sumatoria de empresas competitivas o carentes de competitividad lo que hace que un país tenga mejores o peores niveles en la calidad de vida de sus habitantes.

La gran diferencia está entre hacer de la calidad y la productividad solo objeto de discursos carentes de contenido, o bien hacerlos una realidad por medio de la educación, la ciencia y tecnología, y el fomento al ahorro y la inversión.

Anexo – Clasificación ampliada de Mudas

1. Carencia de enfoque

El Sol es una poderosa fuente de energía. Cada hora el Sol baña la Tierra con billones de kilowatts. Pero con un sombrero y una buena crema protectora solar una persona puede tomar sol durante varias horas con pocos efectos negativos.

Un láser es una fuente de energía débil. Un láser requiere unos pocos kilowatts de energía y los convierte en un haz de luz coherente. Pero con un láser es posible cortar acero y eliminar un tumor maligno.

Cuando una empresa está enfocada crea ese mismo efecto. Crea una capacidad poderosa, similar a un láser, para dominar el mercado. En eso consiste estar enfocado. Cuando una empresa se desenfoca, pierde su poder. Se convierte en un sol que disipa su energía en demasiados productos, demasiados mercados.

Una empresa no puede ampliar sus líneas de productos hasta el infinito. Tarde o temprano llega a un punto de rendimiento decreciente. Pierde su eficacia, su competitividad y lo peor de todo, su habilidad para gestionar un montón heterogéneo de productos y servicios sin relación entre sí.

Esto no sólo es un problema de las grandes compañías, perjudica también a las pequeñas y medianas empresas. Se vio en compañías como IBM que producían desde grandes computadoras a computadoras personales, software y consultoría informática. Ello ya no es así, IBM se ha desmembrado y está lejos de ser lo que fue treinta años atrás. Pero ello puede verse hasta en un servicio profesional. Se empiezan a sumar nuevos servicios y más personal para atender las nuevas prestaciones. A medida que se va incrementando el espectro de servicios se va perdiendo control sobre la calidad de las prestaciones, sobre el consumo de recursos, sobre el personal contratado. Pronto son más las pérdidas y dolores de cabeza,  que lo que se gana con sus nuevas actividades.

Dos reglas a tener en cuenta. Dada una determinada estructura todo incremento de productos y servicios lleva al principio a un máximo de ganancia y luego estas comienzan a reducirse como producto de la pérdida de enfoque. Segunda regla. Aún incrementando la capacidad estructural, los efectos ante un continuo desenfoque serán negativos como resultados en la pérdida de capacidad de gestión y control.

La pérdida de enfoque es la base en la pérdida de eficiencia y generación de desperdicio e improductividad que se dan en los despilfarros que a continuación se detallan.

La regla del 80/20 nos sirven para tener debidamente en consideración cuáles son los pocos vitales y cuáles los muchos triviales. O sea aquellas pocas actividades en las cuales se concentran los beneficios, y aquellas otras que aumentan la complejidad de la gestión y reducen la rentabilidad (una gran cantidad de actividades que generan un mínimo de beneficios e incluso reducen el beneficio total). La doctrina de la determinación de costes basada en la actividad ha subrayado esta cuestión y dejado patente que la medición de la mayoría de las empresas está distorsionada. El resultado es que las empresas consiguen el beneficio con una parte relativamente pequeña de lo que hacen y, después, reducen ese beneficio con casi todas las demás cosas que hacen. Estas deficiencias de medición van en contra de la estrategia. Con un sistema de medición defectuoso, uno cree que está mejorando la rentabilidad al ampliar la línea de productos y servicios y “repartir los gastos generales”. Un sistema de medición exacto revelaría que la empresa obtiene la mayor parte de su beneficio con aquellas áreas de producto en las que realmente se diferencia y que la ampliación de la estrategia, en realidad, reduciría los beneficios, en lugar de aumentarlos. Los sistemas de mediciones actuales van en contra de las elecciones

2. Sobreproducción

Puede definirse como producir lo que es innecesario, cuando es innecesario y en cantidades innecesarias.  El mismo constituye uno de los peores despilfarros. Cabe preguntarse por la razón de la sobreproducción, y la respuesta es simple, la existencia de máquinas y trabajadores con exceso de capacidad. De tal forma para no disminuir las tasas de operación se emplean el exceso de capacidad fabricando productos en exceso.

Dicha sobreproducción puede tratarse de productos intermedios o finales. Esta sobreproducción genera mayores costos por almacenamiento en cuanto a espacio físico, personal, controles administrativos, uso de máquinas para el transporte interno, seguros, costo financiero, y pérdidas por obsolescencia entre otros.

Muchas veces esta sobreproducción ayuda a tapar las ineficiencias internas. El razonamiento es “si se producen un 10% de los componentes con fallas y se requieren 100 para el proceso siguiente, entonces se producen 111 unidades de manera tal que descontadas las 11 unidades defectuosas podemos disponer de las 100 requeridas”. En ello hay materiales y horas de trabajo desperdiciadas, e insumos y trabajo desperdiciado en labores de reprocesamientos en caso de ser factible ello.

También es menester apuntar dentro de este tipo de despilfarro la sobreproducción de informes impresos. Es bastante normal la impresión descontrolada de información innecesaria, no utilizada por los sectores a los cuales van dirigidos, o bien la multiplicidad de impresiones para distintos sectores. En ello tenemos el costo de papelería, costo de tintas, amortización y mantenimiento de impresoras, personal encargado de su atención y posterior distribución.

3. Exceso de inventarios

El mismo incluye no sólo el inventario en almacén, sino también el inventario relacionado con todo stock en proceso. Esto significa materiales, piezas ensambladas,  y cualesquiera elementos apilados en puntos de retención localizados en o entre estaciones de proceso. Los inventarios a veces se acumulan como stocks de productos acabados y otras veces como inventarios en proceso.

En empresas de comercialización este exceso está dado por el exceso de productos de reventa, y en las de servicios está dado por repuestos, insumos y distintos tipos de materiales que sobrepasa la demanda inmediata de dichos elementos o componentes.

Los motivos que generan dichos inventarios en exceso son varios. Primero, tratar de aprovechar precios especiales por volúmenes de compras. Segundo, hacerse de inventarios ante posibles incrementos de costos. Tercero, superar los problemas ocasionados por la deficiencia de los procesos internos, como problemas de calidad, falta de coordinación en la velocidad de los procesos, producción en lotes, elevados tiempos de recambio de herramientas o tiempos de preparación, organización de la producción por procesos o funciones, falencias en la proyección de la demanda futura. Cuarto, falencias o dudas acerca del tiempo de entrega, de la cantidad entregada y de la calidad de la misma por parte de los proveedores.

Este inventario en exceso genera enormes costos. Por un lado los costos que genera reducen las utilidades o contribuyen a la generación de pérdidas, y por otro lado incrementa en gran forma los activos, con lo cual reduce la rentabilidad sobre los activos.

Entre los costos generados por el excesivo inventario tenemos:

1. Costos financieros. Si se poseen deudas con entidades financieras, el costo son los intereses que deben abonarse innecesariamente a estas instituciones. Si no se poseen deudas financieras el costo corresponde a no utilizar el capital para generar ingresos financieros en lugar de estar utilizados en financiar bienes en stock.
2. Costo de oportunidad. Muchos negocios no pueden efectuarse por falta de fondos cuando se tienen los mismos invertidos en stock.
3. Mantenimiento. Mano de obra, más espacio físico (alquileres pagados por bodegas o naves, o bien alquileres que se dejan de percibir por tener las bodegas con excesivo stock). A la mano de obra y espacio físico, debe agregarse los gastos generales como electricidad, amortizaciones entre otros.
4. Gastos de seguros sobre stock.
5. Pérdidas por obsolescencia o vencimiento. Ejemplo de obsolescencia son los microprocesadores de una potencia determinada reemplazados por nuevos y más potentes microprocesadores. En cuanto al vencimiento, ejemplos clásicos son los medicamentos y alimentos.
6. Pérdidas de calidad por fallas generadas en el excesivo manipuleo de los bienes.
7. Costos de administración y control de inventarios.
8. Costos de custodia y guarda.

4. Exceso de bienes de uso en cantidad y capacidad

Se trate de máquinas, herramientas, rodados, muebles e inmuebles, el exceso tanto en cantidad como en capacidad genera altos costos. Costos de mantenimiento, de amortización, de seguros, financieros, de seguridad y de oportunidad entre otros.

Así como tener más stock del necesario lleva a tener fondos dedicados a un activo que no genera utilidades, el exceso de bienes de uso tanto en la cantidad como en la capacidad implica incurrir en costos innecesarios.

¿Qué lleva a las empresas a poseer más bienes de uso de lo necesario en cantidad o en capacidad? Existen numerosas razones, entre ellas dejarse llevar por lo último en tecnología, querer tener o disponer de lo último en materia de máquinas, rodados o computadoras. La obsesión por acaparar bienes demostrativos de poder económico. La adquisición de maquinas de gran velocidad que poseen capacidades de procesamiento superiores a las requeridas por las demandas de artículos o que superan las necesidades de una línea de producción.

5. Exceso de personal

Cabe preguntarse acerca de cuáles son los motivos que generan el exceso de personal en las empresas. Las razones son varias y todas tienen un elevado impacto en los resultados.

• Excesivos niveles organizacionales.
• Funciones no definidas con claridad.
• Métodos de trabajo ineficientes.
• Fallas en el diseño del layout.
• Exceso de labores burocráticas.
• Transportes internos en exceso.
• Altos niveles de desorganización,  desorden y falta de limpieza.
• Escaso nivel de polifuncionalidad del personal.
• Inspección de recepción de materiales e insumos, en cuanto a calidad y cantidad.
• Labores para inventariar los stock de materiales, productos en proceso y terminados.
• Alta rotación del personal.
• Tendencia a aumentar el tamaño de los sectores burocráticos para incrementar el poder y los ingresos de los que dirigen los mismos.
• En los sectores burocráticos, los malos sistemas de información.

En cuanto al bajo nivel de polifuncionalidad del personal hacemos referencia a la existencia de trabajos con especialistas por funciones, lo cual lleva a tener personal para cada tipo de labor o proceso. Así tenemos un especialista en matricería, otro en soldadura, otro en maquinado. Si hay 6 procesos tendremos como mínimo seis personas para atender los mismos. Si la producción cae a la mitad continuaremos con estos seis operarios. En una empresa con alto nivel de polifuncionalidad el personal sabe manejar varios procesos, por lo que en la fábrica a la cual hacíamos referencia la menor producción puede ser atendida por dos obreros en lugar de seis.

Cuando se seleccionan los proveedores en función al precio de sus insumos y no al precio total, el cual está conformado por el precio del insumo pero también por la calidad del mismo, por las entregas puntuales y en la cantidad requerida, y por la no necesidad de inspecciones físicas al momento de la recepción. No seleccionar debidamente a los proveedores y no tener un sistema de aprovisionamiento de alto nivel organizado con los mismos lleva a los costos de tener personal dedicado exclusivamente a controlar ante cada recepción de materiales e insumos, verificar que los componentes sean los solicitados, realizar el conteo y verificar la calidad del material recepcionado. Hay empresas que reciben en el debido tiempo y forma los insumos solicitados directamente en la respectiva estación de trabajo, con todo lo que significa en ahorros incluido el almacenamiento y transporte interno.

Tener exceso de stock no sólo es fuente de costos financieros, sino también de personal para el cuidado y manipuleo de los mismos, y el costo de personal destinado al control de dichos inventarios.

El exceso de personal no sólo genera el costo salarial, sino también el costo del espacio físico ocupado, el costo de aprovisionarlos de bienes de uso, más todos los demás servicios de la empresa de la cual ellos hacen uso.

6. Averías

La falta de funcionamiento, el funcionamiento con pequeñas paradas, la falta de velocidad y la generación de productos o servicios con defectos,  son todos ellos generadores de desperdicios. La falta de mantenimiento adecuado no sólo lleva a la generación de excesivos costos de reparaciones, sino también a la pérdida de horas de trabajo productivo, la falta de cumplimiento con los clientes (excepto que se posea un importante stock de productos terminados para hacer frente a dichos pedidos), costo de materiales y productos a descartar, y los costos de reprocesamientos, cuando estos son factibles o posibles de llevar a cabo.

No menor son los riesgos implicados por los accidentes relacionados con averías, los cuales pueden afectar tanto a personas y patrimonios de la empresa, como externos a ella. En tal sentido tenemos desde las averías sufridas por el instrumental médico, hasta el que tiene lugar en generadores de energía en empresas prestadoras de electricidad, o las que tienen lugar en aviones, trenes, barcos, camiones, o antenas de transmisión.

7. Accidentes

Dependiendo de las características y magnitudes pueden llegar hasta generar la paralización en las operaciones de la empresa. Están relacionadas muchas veces con las pérdidas por averías y la falta de una buena gestión de mantenimiento.

Los accidentes generan pérdidas. Por lo tanto debemos relevar y evaluar los riesgos y adoptar las medidas precautorias para evitar que ocurran y planificar preventivamente las acciones a realizar en caso de que tengan lugar.

Si bien los seguros pueden cubrir los efectos de un accidente, la mala prensa que ello genera no puede ser cubierta con una póliza. Imaginemos una empresa de transporte de pasajeros que tenga de manera regular accidentes que ocasionan fallecimientos y heridos, el seguro podrá cubrir ello, pero la pérdida en la venta de pasajes no podrá ser cubierta.

8. Contaminación

Tanto los procesos productivos de los bienes y servicios, como los bienes y servicios deben ser de tales características que no generen procesos dañinos para el medio ambiente, la salud de las personas y el equilibrio ecológico.

Muchos países tienen legislaciones y controles muy severos en cuanto a estos factores, por lo tanto una empresa debe tomar medidas para evitar incurrir en contaminaciones que traerán perdida de recursos como así también muy mala prensa.

Desde la emisión de gases, hasta el vuelco de aguas contaminadas, pasando por productos dañinos a la salud y el medio ambiente, son factores críticos.

En muchos países las empresas deben abonar un canon por la cantidad de gases o líquidos contaminantes. Por lo tanto mejorar el funcionamiento de las máquinas, hacer más eficientes los procesos y monitorear convenientemente su funcionamiento es fundamental a la hora de reducir tales costos.

9. Elevada rotación de personal

Toda empresa sufre rotación de personal, pero cuando ella supera determinados niveles genera importantes caídas tanto en la calidad como en la productividad de las prestaciones. La experiencia del personal es un activo de importancia para la empresa, su pérdida implica una caída en la productividad, en mayor o menor medida, dependiente del tipo de actividad.

La rotación de personal lleva a costos en materia de búsqueda y contratación del personal, costos de capacitación y las pérdidas que se generan hasta que el personal logra la suficiente experiencia y conocimientos de las actividades y procesos.

Debemos calcular la rotación de personal de la empresa en general y por sector, analizar las causas, ver su evolución en el tiempo y compararlo con otras empresas de la misma actividad. Debemos evaluar el grado en que esta rotación afecta la calidad, productividad y costos de los bienes y servicios producidos, y de qué forma puede ello prevenirse o ser corregido.

10. Elevada rotación de clientes

Un cliente es un activo, un activo que tiene un costo. Es el costo incurrido en su obtención. Perderlo implica perder mucho más que lo invertido en conseguirlo, sino también todo el flujo de beneficios actualizado que se deja de percibir u obtener.

El monitoreo permanente de la cartera de clientes es crucial. Muchas empresas no lo hacen, parece desconocer que el costo de conservar un cliente es varias veces menor que conseguir uno nuevo.

Hace unos años, un consultor llevó una cinta de video que le habían encargado que mostrara al director general de una empresa fabricante de equipos científicos. En la pantalla apareció el rostro del presidente de uno de los mayores clientes de aquel fabricante, el cual, inclinándose hace la cámara, susurró con los dientes apretados: “Te odio”. Un sentimiento similar fue el expresado recientemente hacia el equipo directivo de un importante fabricante de equipos de telecomunicaciones por uno de los altos ejecutivos de uno de sus principales clientes: “Aunque nos diesen gratis sus productos, no podríamos permitirnos el lujo de trabajar con ustedes”.

Lo que había despertado el enfado de esos clientes, y de innumerables otros en todos los sectores, no tenía nada que ver con los productos, sus características, calidades o precios. Los productos de los proveedores estaban actualizados, bien hechos, y tenían un precio razonable. Por el contrario, el enorme descontento de los clientes tenía todo que ver con el hecho de que hacer negocios con esas dos empresas resultaba abrumadoramente complejo, problemático y agotador. Esas dos empresas de las que hablamos presentaban a sus clientes una descripción de sus productos tan oscura, que los clientes tenían que esforzarse enormemente para determinar cuál era el producto que debían comprar exactamente; su opaco procedimiento para realizar los pedidos, hacia que los compradores tuviesen que dedicar una gran cantidad de tiempo a especificar lo que deseaban; su proceso de entrega era tan proclive a los errores, que los clientes se veían obligados a comprobar todos los envíos y a devolver muchos de ellos; su sistema de contabilidad generaba unas facturas tan enrevesadas que hacía necesaria mucha paciencia para descifrarlas; y la principal tarea de sus unidades de “servicio al cliente”, parece que consistía en atender la llamada de éste, confesarse incapaz de resolver el problema, y pasar la comunicación a otro empleado más inútil todavía. Decididamente, esas empresas no eran unas empresas con las que resultara fácil trabajar.

Empresa con la que es fácil trabajar, significa que, desde el punto de vista del cliente, interactuar con ella requiere el mínimo costo y esfuerzo posible. Significa que la empresa acepta los pedidos realizados en el momento y por el medio que más cómodo le resulta al cliente; significa que los pedidos vienen expresados en la terminología del comprador, y no en la retorcida nomenclatura de la empresa. Significa que logra que al cliente no le cueste mucho esfuerzo comprobar la situación de su pedido; que elimina la interminable serie de inútiles llamadas telefónicas a funcionarios que no tienen ninguna información ni interés, y que han sido adiestrados sólo para pasar la llamada a algún otro funcionario igual de ignorante. Significa que la empresa libra una sola factura que está redactada en términos comprensibles, y no con los recónditos códigos de la propia empresa, o en sus referencias internas, y que desde su inicio ha sido diseñada para que el cliente pueda comprenderla y utilizarla; en resumen: una factura que puede ser descifrada por alguien que no es un experto analista de jeroglíficos.

La importancia de llegar a ser una empresa con la que es fácil trabajar deriva del principio que dice: “El precio del producto es sólo una parte del coste del cliente”. El cheque que éste nos envía no es el coste total en que incurre por trabajar con nuestra empresa, hay otros costes. El cliente debe también interactuar con nuestros representantes de ventas, formular un pedido, recibirlo, comprobarlo y almacenar la mercancía; recibir e interpretar nuestra factura, pagarla, devolver los productos que no están en buen estado, y otras tareas. Todas esas tareas cuestan dinero al cliente, y no todo va a parar a nuestra Caja. En algunos casos, los costes generales de trabajar con una empresa, son casi tan altos como lo que el cliente le ha abonado realmente por el pedido.

Si el procedimiento de pedido de la empresa es opaco, el cliente deberá malgastar tiempo y dinero para intentar traducirlo. Si la empresa no ofrece a los clientes alguna manera sencilla de comprobar la situación de los pedidos, tendrán que abrirse camino a través de exasperantes llamadas telefónicas a contestadores automáticos cuya voz grabada no les ofrece ninguna información. Si el sistema de entrega es voluble y poco fiable, el cliente tendrá que malgastar tiempo y dinero en idear la manera de cubrir las banalidades de la empresa. Si la factura que se envía al cliente es difícil de entender, éste tendrá que malgastar su tiempo aclarando la situación con el personal del departamento de facturación de la empresa.

Si la forma de trabajar de la empresa ha sido diseñada para su propia comodidad y seguridad, y no para comodidad y seguridad de sus clientes, estos deberán sufrir las consecuencias; y, a largo plazo, también las acusará la empresa. Cuanto más difícil resulte trabajar con una empresa, mayor será la carga y los costes que impone sobre sus clientes y, desde luego, menos competitiva será esa empresa. Rebajar los precios a base de reducir el margen, es una manera que tiene la empresa para poder diferenciarse de sus competidores; pero no es la manera más deseable.

11. Morosidad de cobros e incobrables

Un ciclo de negocios no termina con la venta, sino con su cobro efectivo. De qué sirve producir bienes y servicios de calidad, venderlos, entregarlos en tiempo y forma, y prestar unos excelentes servicios, sino logramos terminar la operatoria con el cobro. Tanto la morosidad como la incobrabilidad son factores que aquejan y pueden llegar a poner en jaque la continuidad de la empresa, máxime en tiempos de crisis.

De igual forma que un exceso de stock de materiales o productos terminados, o un exceso de bienes de uso, genera mayores costos y menor  rentabilidad, la morosidad puede producir iguales estragos.

¿Posee su empresa un sistema de monitoreo permanente y mediante la utilización de sistemas informáticos? ¿O lo hace de manera manual?

12. Pérdidas de ventas

Están ocasionadas por un sin número de razones a las cuáles muchos empresarios poca importancia le suelen dar. Desde la falta de stock, pasando por la mala calidad de los productos o servicios, los problemas en los servicios post ventas, problemas en la facturación, inconveniente o falta de consideración ante los reclamos de los clientes, no dar respuesta en término a la solicitudes de productos o servicios, y mala atención telefónica, son una muestra de las principales razones por las cuales los clientes pueden alejarse de una organización o bien el motivo por el cual se anulan pedidos de bienes o servicios.

Tenemos por un lado ingresos que se dejan de percibir, y por otro lado innumerables gastos en los cuales se ha incurrido para generar ventas que se ven desquiciados ante la falta de respuesta apropiada y efectiva por parte de la organización. Imaginemos representantes de ventas recorriendo una extensa región con todo lo que ello implica en materia de gastos y que luego por falta de stock, incapacidad para dar una rápida respuesta, mala calidad en la atención al cliente o fallas en el producto dichas ventas no logren hacerse realidad. Un ejemplo sería los mil Euros que se dejaron de vender, pero también los 200 Euros que se gastaron en publicidad o los 3000 Euros que gastamos con el representante.

¿Cuenta la organización con estadísticas sobre dichos problemas e inconvenientes? ¿Evalúan el efecto económico de los mismos? ¿Se trabaja en la identificación de las causas y en la solución y prevención de las mismas? ¿Sé mide los niveles de satisfacción de los clientes? ¿Hay en la empresa estadísticas al respecto que puedan consultarse? ¿Se tratan dichos problemas y sus soluciones en las reuniones de Comité?

13. Enfermedades y accidentes laborales

Las mismas contribuyen a reducir los niveles de productividad, aumentar los costos, reducir la satisfacción de los empleados con la empresa, y aumentar la rotación de empleados. Nuevos empleados con menores conocimientos y experiencia, lleva a una disminución de productividad y aumento de costos.

La sola preocupación por las enfermedades y accidentes disminuye la concentración de los trabajadores en sus labores diarias afectando los niveles de productividad y calidad en los procesos.

14. Fallas y defectos en los productos o servicios

Productos  y materiales desechables, costos de reprocesamientos, falta de entregas a término, pérdida de confianza de los clientes y usuarios, costos de reparaciones y garantías son algunos de los desperdicios en que incurrirán aquellas empresas que no puedan garantizar altos niveles de calidad en los productos y servicios.

Hoy una empresa que registre 66.807 defectos por millón de oportunidades (lo que equivale a un nivel de calidad 3 sigma) tiene un porcentaje de costo de no calidad respecto del volumen de ventas del 22 al 32%. En tanto que una empresa con 6.210 defectos por millón de oportunidades (4 sigma) tiene un porcentaje de costo de no calidad respecto del volumen de ventas del 15 al 20%.

15. Procesos ineficientes

La tecnología o el diseño inadecuados conducen a despilfarros en el trabajo de procesamiento en sí. Un acceso indebidamente distante o un exceso en el procesamiento de la máquina, un accionar improductivo de la prensa y el quitar las virutas que quedan cuando se taladra una lámina constituyen todos ejemplos de despilfarros de procesamiento que se puede evitar. En cada paso en que se trabaja una pieza de trabajo o un elemento de información, se agrega valor y se envía luego al proceso siguiente. En este caso, procesamiento se refiere a modificar este tipo de pieza de trabajo o de elemento de información. Con frecuencia, la eliminación del desperdicio en el procesamiento puede lograrse con una técnica de sentido común y de bajo costo. Mediante la combinación de operaciones puede evitarse algún procesamiento derrochador.

El despilfarro en el procesamiento también se produce, en muchos casos, como resultado de una falta de sincronización de procesos. Con frecuencia, los operadores tratan de participar en el trabajo de procesamiento en un grado mucho más intenso que el necesario, lo que constituye otro ejemplo de desperdicio de procesamiento.

Se suelen observar al analizar los procesos fabriles la existencia de actividades innecesarias, otras que no se efectúan en el lugar más conveniente, la persona que la efectúa no es la más apta para la misma, el momento no es indicado, o bien podrían ser combinados con otras tareas, o ser objeto de una simplificación.

16. Diseños ineficientes de productos o servicios

El análisis de valor nos ayuda a detectar aquellos componentes del producto o servicio no valorados por los consumidores. También es necesario detectar todos aquellos formatos o características que incrementan los costos, y que pueden ser reemplazadas por otros de menor costo. O bien encontrar nuevas formas, en función a las nuevas tecnologías, de prestar las mismas o mejores funcionalidades a menores costos.

Resulta muy importante lograr reducir la cantidad de componentes que componen un producto, incluso poder llegar a reducir la cantidad total de componentes o insumos que gestiona una empresa. Ello generará menores costes de adquisición, de transportes, de almacenamiento, y de gestión interna de insumos.

17. Información errónea o fuera de término

Poder tomar decisiones requiere de información correcta y en el momento apropiado. En un proceso productivo no contar con información confiable que nos diga qué producir, en qué cantidad producirlo, y en qué momento hacerlo determina en gran medida el éxito o fracaso de la operaciones.

De igual manera se debe contar con información tanto de los costos y sus variaciones, como de las fallas o defectos con su frecuencia, gravedad, volumen e importancia monetaria.

La gestión de los procesos requiere de información tanto interna como externa, confiable y en el momento apropiado.

La calidad y oportunidad de la información es crucial a la hora de controlar, analizar, mejorar y tomar decisiones. La información está directamente relacionada con todos y cada uno de los demás desperdicios que aquí se informan. Pero también es vital para la toma de decisiones financieras, estratégicas, comerciales y operativas.

18. Calidad de materiales e insumos

La buena gestión de compras y las relaciones con los proveedores le permiten a la empresa reducir los costos de inspección (tanto de unidades físicas recibidas, como de la calidad), costos de mantenimiento de stock, costos financieros debido a los recursos invertidos en stock, y costos de administración.

La seguridad en la calidad de los materiales e insumos permite a la empresa adquirir y recibir los mismos “justo a tiempo”, reduciendo los costos de procesamiento y permitiendo una fabricación ágil y segura.

19. Calidad de maquinarias y herramientas

Por un lado tenemos el buen mantenimiento de los bienes de uso, pero por otro lado está la calidad de los mismos para realizar eficaz y eficientemente las distintas prestaciones para las cuales fueron adquiridos.

De igual forma que la calidad de los materiales y del personal son aspectos importantes a la hora de producir bienes y servicios, así también lo es la calidad de las maquinarias, equipos, herramientas e instrumentos.

La calidad es determinante a la hora de generar mejor producción, tener un más fácil uso y mantenimiento de las mismas, y una mayor duración. Esta calidad por sobre todas las cosas debe ser apropiada al uso que se le va a dar.

20. Calidad de los recursos humanos

Es imposible lograr altos niveles de productividad o calidad sin disponer primeramente de un personal de calidad. Llamamos como personal de calidad a aquél que dispone de las aptitudes y actitudes necesarias para realizar correctamente un proceso, se trate de un proceso productivo, de servicio o de gestión.

Si el personal no posee la experiencia, conocimientos o aptitudes necesarias para realizar apropiadamente la labor los costos se verán incrementados. De la misma forma que el insumo se considera de calidad si satisface determinados requerimientos, el personal es de calidad si dispone de ciertas aptitudes y actitudes que la hacen fiable para realidad convenientemente una labor, tarea o gestión.

La empresa es responsable de seleccionar el personal más apto para las labores que deben desarrollarse, sino que además debe mantenerlas aptas para las actividades a desarrollar en la empresa mediante la capacitación, el entrenamiento, la motivación y un correcto liderazgo.

21. Transportes internos

El despilfarro del transporte interno es otro término amplio que cubre cada aspecto asociado con el transporte necesario debido a un pobre layout, el manejo de materiales (tal como apilar artículos, retirarlos, seleccionarlos), y mover las cosas de un lado a otro. A veces lo despilfarrador del sistema de transporte interno existente se debe en gran parte a la complejidad que incluye distancias y pesos excesivos, o infrautilización de los sistemas de transportes en banda.

Los transportadores en banda y los sistemas de manejo de materiales no solamente imponen un elevado peaje sobre la productividad, sino que también absorben valioso espacio en la fábrica. Adicionalmente, cuánto más veces se mueve o manipula un ítem, mayores son las probabilidades de que resulte dañado.

22. Tiempos de espera

También denominado tiempo en vacío, es un término amplio que incluye los tiempos en vacío de personas y máquinas y cubre una amplia variedad de casos. El tiempo de espera, tiempo en vacío, o tiempo muerto es generalmente tiempo perdido esperando por algo. Sin embargo, las causas de tal espera pueden dividirse en causas originadas desde el “lado de la espera” y las originadas por el lado que hace esperar al lado que espera. En muchos casos, las causas vienen de ambos lados.

El desperdicio por tiempo de espera se presenta cuando las manos del operador están inactivas; cuando el trabajo de un operador se detiene debido a desbalanceos en la línea, falta de partes de recambio o tiempo de no trabajo y operación de las máquinas; o cuando simplemente el operador supervisa una máquina mientras ésta realiza un trabajo que agrega valor.

Las causas principales en el lado origen de la producción de tiempo muerto incluyen personal, máquinas, piezas de trabajo y elementos de transporte interno. En el lado que espera se dan una mayor variedad de causas aún, pero los factores principales se relacionan con el personal y la máquina.

23. Movimientos en exceso

No todo lo que se hace durante una jornada de trabajo añade valor. De hecho, la gran mayoría de las tareas típica de un trabajador es “movimiento” y muy poco es realmente trabajo. El movimiento es despilfarro. El movimiento que no añade valor no es otra cosa que despilfarro. Las operaciones de trabajo son los movimientos que hacen los trabajadores mientras desarrollan sus labores.

El despilfarro relacionado con las operaciones puede crearse por un layout pobre del equipo o la deficiente colocación de piezas, plantillas y herramientas. Para mejorar tales situaciones debemos comenzar preguntándonos ¿porqué es necesaria esta operación? para comprobar en primer lugar si es factible eliminar la operación por completo. Pero si la operación sirve a una función necesaria, comenzamos entonces a trabajar para reducir la cantidad de movimiento requerido al trabajador para hacer la operación.

24. Burocracia excesiva

La excesiva burocracia tiene su razón de ser por distintos motivos.

• Organización de las labores por funciones. Personal especializado en determinadas funciones que no puede realizar labores múltiples.
• Procesos administrativos con graves falencias de diseño.
• Duplicación de informaciones y controles.
• No hacer un uso óptimo de las nuevas tecnologías tele-informáticas.
• Excesivos controles.
• Generación de soluciones parciales superpuestas.
• Superposición de cargos y funciones.
• Creación de puestos de trabajo por razones de amistad o búsqueda de poder.
• Ausencia de conceptos claros y precisos de productividad burocrática.

La organización por funciones lleva a problemas semejantes a los vistos en el área productiva. En este caso tendremos una oficina encargada de recibir las solicitudes de créditos, al final de día se enviarán todas las solicitudes al sector de análisis crediticio, y a la jornada siguiente otro sector se encargará de autorizar o no los mismos. Excesiva cantidad de pasos, de personal, de tiempos de respuesta. Esto es lo que llevó a las primeras reingeniería de procesos.

Los procesos administrativos mal diseñados registra la existencia de actividades o procesos innecesarios, realizados por personal no competente, mal ubicado en el layout de la organización, efectuado en el momento menos conveniente o apropiado. Y finalmente realizado de la manera menos efectiva y eficiente. Se llega al conocimiento de ello preguntándose acerca de:

• ¿Qué se hace? ¿Por qué?
• ¿Quién lo hace? ¿Por qué?
• ¿Dónde? ¿Por qué?
• ¿Cuándo? ¿Por qué?
• ¿Cómo se efectúa? ¿Por qué?

El Presupuesto Base Cero es una buena forma de obligar a justificar a los máximos responsables de las organizaciones la razón de ser de cada actividad y la razón de ser de su costo. El benchmarking es también una forma de comparar los procesos administrativos de una empresa con los de una empresa tomada como guía.

La generación irresponsable de un incremento en los costos fijos de la organización es algo a lo cual debe dársele una lucha disciplinada y sistemática. La excesiva burocracia no sólo genera mayores costos en sí misma, sino que además vuelve menos productivos a las restantes áreas y procesos de la organización.

25. Derroche de energía

Entre las causas de un consumo energético mayor al requerido tenemos:

• Excesivo transportes internos
• Espacios superiores a los necesarios (consumo de luz, refrigeración y calefacción)
• Fallas en la producción y labores de reprocesamiento
• Máquinas con mal funcionamiento
• Tiempos de vacíos excesivos
• Pérdida de vapor o electricidad
• Gestión ineficiente del recurso energético y falta de controles en el consumo de energía

Apuntando a los siete desperdicios clásicos podemos dar una primera forma a la labor de reducción de despilfarro energético.

El procedimiento de obtención del bien final, lo que se llama proceso, no siempre es el mismo porque en unos casos la maquinaria puede ser más antigua y en otros más moderna, incluso el proceso en sí puede ser más o menos eficiente. Si conseguimos que la cantidad requerida de energía sea menor para obtener la misma cantidad y calidad de producto estaremos en presencia del ahorro energético.

26. Variaciones en los tipos de cambio, tipos de interés y precios de las materias primas

Asistimos diariamente a un alud de titulares en todos los medios de comunicación “Sube la inflación”, “El precio del barril del Brent marca un nuevo máximo histórico”, “Importante aumento se registran en las tasas activas de interés”, “El Euro continúa cayendo en relación al Dólar”…………..

Todos estos titulares, tienen un reflejo en el mundo de la empresa y más específicamente en sus costos. La variabilidad de los precios va a provocar desviaciones presupuestarias no deseables vía crecimiento de los costos financieros, depreciación del flujos vía exportaciones, aumento de costos de aprovisionamiento energético y, por supuesto incremento de costos salariales con revisiones de inflación cada día más elevadas.

Todos estos eventos se pueden mitigar o incluso desactivar en determinadas circunstancias con la anticipación suficiente y los instrumentos financieros adecuados. El futuro no se puede leer pero es posible prepararse para protegerse de efectos negativos.

Son fundamentalmente, tres tipos los factores de riesgo a los que las empresas se pueden enfrentar en su gestión, al margen de su negocio primario. Los riesgos de interés, de tipo de cambio y de precio de las materias primas son los más destacables.

27. Fraudes

El fraude puede definirse como aquel comportamiento por el que una persona trata de aprovecharse de otra sorprendiéndola en su honradez. Mientras la sociedad reacciona ante los actos manifiestos de violencia y terrorismo, concentrando recursos y dedicación en la búsqueda de soluciones, hay enormes pérdidas encubiertas, posiblemente aún más perjudiciales a largo plazo generadas por acciones de fraude, a las cuales no se les presta la debida atención.

En los últimos años y debido al gran incremento de la violencia internacional, las empresas han tratado de mejorar las medidas de seguridad física. Al tiempo que ha aumentado la atención prestada a las pérdidas manifiestas, han dejado de atender como se merece los riesgos más subrepticios, tales como los derivados de la acción del empleado desleal o corrupto, las conexiones o la competencia poco honradas, el espía industrial o el delincuente organizado.

El propio sigilo con que se produce el fraude lo oculta de nuestra atención: actúa como un tumor maligno que corroe a la propia empresa y, a través de esta erosión, es la sociedad en conjunto la que paga sus consecuencias.

Ante tal circunstancia y dado el efecto que los fraudes tienen en la marcha de la empresa, bueno es adoptar las medidas conducentes a detectar, prevenir, reducir y eliminar los mismos.

La regla que debe tenerse siempre presente es la que nos afirma que “la forma más fácil de ganar dinero es dejar de perderlo”.

El fraude comprende aspectos tan variados como:

• El uso con fines particulares o personales de materiales, insumos, energía, servicios, información y tiempo de trabajo por parte del personal, se trate de empleados o directivos.
• La venta de información, se trate de la generada por investigación y desarrollo de productos, estudios de mercados o base de clientes.
• Falsificación de marcas y/o productos.
• Sobornos.
• Robos de insumos, materiales, productos, fórmulas y documentación.
• Entrega de parte de proveedores de material o componentes de menor calidad, y en menor cantidad a la contratada, con la intención manifiesta de beneficiarse en perjuicio de la empresa adquirente.
• Utilización de fondos de la empresa de manera ilegítima, cobro de intereses y comisiones no pactadas, cobro de servicios no pactados.
• Tergiversación o manipulación de datos contables a los efectos de mostrar el cumplimiento de objetivos; en muchos casos con el propósito de obtener premios especiales.
• Manipulación de la contabilidad para ocultar errores o falencias de gestión (ocultar una mala gestión crediticia o un sobre-stock, entre otras).

Podemos apreciar de los casos ejemplificados que el fraude puede ser realizado por agentes internos, externos o una combinación de ambos,  con el propósito de obtener beneficios, los cuales resultan en una pérdida explícita o implícita, y mediata o inmediata para la empresa.

28. Graves falencias de controles

Esta falencia no sólo está vinculada a la comisión de fraudes sino también a la falta de una óptima gestión de los recursos. De tal forma una falta de control y análisis sobre la evolución de los gastos de reparaciones lleva a una mala asignación de recursos, corrigiendo síntomas en lugar de las causas raíces de los problemas. De igual forma la falta de control, seguimiento y evaluación de los consumos como agua, electricidad y combustible puede no sólo dar lugar a la fuga de recursos por posibles fraudes, sino también por un mal funcionamiento de máquinas y equipos.

Cabe preguntarse si se calculan los intereses que nos cobran las entidades financieras, verificando que se esté aplicando las tasas de intereses y comisiones previamente convenidas. Se han observado en importantes empresas que las auditorías externas, realizadas por importantes firmas internacionales, verificaban que las imputaciones contables concordarán con las facturadas o debitadas por los Bancos. Tanto la Auditoría Interna como la Externa daban por buenos los datos consignados por los Bancos. Gran sorpresa se originó en los directivos de la empresa al mostrárseles que la entidad financiera había debitado mucho más de lo debido en interés por aplicar una tasa superior a la establecida entre las partes.

De igual manera es menester el control de precios y aplicación de bonificaciones establecidas por la fecha de pago o cantidades adquiridas. Lo mismo es válido para las bonificaciones otorgadas a los clientes.

Falencias en los cálculos y aplicación de impuestos y salarios llevan a iguales riesgos de pérdidas. Se puede estar operando de buena fe, pero un error de cálculo detectado por los organismos de contralor no sólo exigirán el pago de lo no abonado en su momento, sino además el abono de multas e intereses.

29. Ausencia de seguros

No disponer de una gestión de riesgos apropiados a la actividad desarrollada por la empresa constituye no sólo un riesgo en sí, sino la pérdida de recursos ante la ocurrencia de un suceso inesperado.

Desde los seguros por incendio, robo,  e incobrables,  pasando también por los seguros de accidentes y los seguros de vida del personal. No sólo cuenta tener los contratos de seguros, sino además que estos no estén vencidos, que los montos sean los correspondientes y que se estén cumpliendo con las condiciones que hacen factible el cobro del seguro.

No estar asegurados debidamente no sólo genera la posibilidad de pérdidas monetarias para la empresa, sino que en algunas circunstancias pone incluso en riesgo su propia continuidad.

30. Carencia o defecto en los planes de contingencia

Muy pocos se ponen a pensar previamente que hacer de acaecer determinadas circunstancias. No estar prevenidos de qué puede acontecer y qué hacer de ocurrir las mismas es muy grave.

Podemos poner como ejemplos planes de contingencia ante un corte en el suministro de determinado insumo importado, planes de contingencia ante una inundación en la zona de la planta. O planes de contingencia ante un corte en el suministro de energía eléctrica.

Si se va de la empresa un especialista en determinada actividad, ¿hay personal con conocimientos y experiencia suficiente para reemplazarlo? ¿quién puede tomar su lugar de la actual plantilla?

Sí un determinado proveedor deja de existir o aumenta en demasía los precios de los insumos ¿se tienen establecidos un lista de proveedores alternativos?

Efectuar planes de ésta naturaleza implica tener contactos con proveedores de reemplazo, disponer de medios alternativos para dar respuesta ante una situación.

Este tipo de planes ponen en evidencia la capacidad de los directivos y asesores de la empresa. Muestran claramente la necesidad de pensar continuamente sobre la marcha y desarrollo de los negocios.

Los planes de contingencia deben estar también relacionados con la inteligencia de negocios a los efectos de evaluar los cambios en la demanda y gustos de los consumidores, nuevos competidores en el mercado, cambios en las tecnologías tanto del producto o servicio, como de su producción. Una empresa puede ser hoy muy eficiente y competitiva, generando una muy buena rentabilidad, se queda dormida y sus clientes pasan a un nuevo oferente con productos o servicios diferentes, o de mejor calidad y precios. Si bien los cambios nunca son repentinos, no estar preparados para ellos puede dar lugar luego a la falta de tiempo y recursos para actuar con la rapidez que cada caso amerita.

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