Herramientas de colaboración on line

Autor: Bárbara Langer

Tecnología e internet

09-07-2010

En este mundo globalizado y virtualizado, trabajar en un mismo proyecto con colegas que están físicamente lejos de nuestro lugar de trabajo se está convirtiendo en algo de todos los días. Existen numerosas herramientas que nos permiten no sólo compartir archivos, sino acceder a la misma información en el mismo momento y trabajar sobre ella. Son aplicaciones amigables, que facilitan el trabajo sin requerir de mucho entrenamiento ni conocimientos tecnológicos.

Compartir archivos y administrar proyectos

Compartir información es una parte vital de nuestros trabajos. En este mundo globalizado y virtualizado, trabajar en un mismo proyecto con colegas que están físicamente lejos de nuestro lugar de trabajo se está convirtiendo en algo de todos los días.

Existen numerosas herramientas que nos permiten no sólo compartir archivos, sino acceder a la misma información en el mismo momento y trabajar sobre ella. Son aplicaciones amigables, que facilitan el trabajo sin requerir de mucho entrenamiento ni conocimientos tecnológicos.

Compartir archivos

Aplicaciones con carácter de necesidad básica. Sirven para intercambiar archivos que quedan almacenados en la “nube” virtual. Algunas aplicaciones te permiten no sólo compartirlos online, sino también crearlos y editarlos de esta manera. La gran ventaja de estas aplicaciones es que podemos acceder a nuestros documentos desde cualquier lugar y computadora, e inclusive desde teléfonos inteligentes.

Algunos ejemplos:

- GoogleDocs: aplicación ofimática, podemos compartir y crear documentos con procesadores de texo, planillas de cálculo, presentaciones en slides. Acepta sus equivalentes de Microsoft Office.

- Google Calendar: tu agenda en línea. Puedes agendar tareas, recordatorios de citas importantes, cumpleaños, etc. Incluso puedes configurar alertas para que te notifiquen esos recordatorios. Esta información la puedes compartir y enviar por mail.

- 4shared.com: uno de los tantos lugares de almacenamiento de información, la cual subes a un servidor para luego compartir con quienes desees, mediante email o enlaces en la propia red. Puedes almacenar archivos de texto, audio, video, fotos. La diferencia con los anteriores, es que esa información que subes, la tienes ya en un lugar físico, sea tu computadora, tu teléfono, tu cámara. No puedes crearla ni editarla allí.

- Dropbox.com: sirve para almacenar, sincronizar y compartir documentos. Al igual que la anterior no es una aplicación para crear documentos. Estos archivos se comparten de forma instantánea. A diferencia de 4shared, en la que si quieres acceder a ellos debes bajar la información a tu computadora y recién allí puedes verlos y editarlos, aquí accedes de forma inmediata e instantánea a ellos. La otra persona con la que compartes la información puede editarla y tú lo ves al instante. De igual manera si eres tú quien la edita, tu colega ve los cambios inmediatamente.

Esta sincronización es la característica más importante, tanto de google docs, google calendar y dropbox, pues evita la duplicación de los archivos al trabajar todos sobre un mismo documento.

Trabajo colaborativo

Cuando hablamos de trabajo en grupos más grandes, o de proyectos empresariales, necesitamos aplicaciones “all in one”. Este tipo de herramientas permiten gestionar proyectos en forma colaborativa. Son redes privadas virtuales que usan protocolos de internet para compartir de forma segura información con empleados, proveedores, clientes, socios, etc.

Algunos de estos programas son:

- Central Desktop: es una plataforma que nos permite la posibilidad de crear conversaciones privadas, proteger esa red privada a través de passwords, gestionar contenidos y hacer un seguimiento de los proyectos con los clientes en un entorno seguro y reservado. Se pueden organizar documentos, compartirlos, editarlos y archivarlos online.

- Basecamp: aplicación con una eficacia increíble a la hora de gestionar proyectos en forma colaborativa. BaseCamp es una aplicación que funciona desde un navegador, permitiendo a los distintos usuarios conectarse desde cualquier lugar con acceso a Internet. Adicionalmente se pueden gestionar aplicaciones para equipos móviles, celulares y hasta clientes de correo como Gmail.

- My Client Spot: es un software online de gestión de proyectos, ideal para pequeños grupos. Incluye seguimiento de tiempo y tareas, puedes compartir archivos y calendarios; rastreas y accedes fácil y rápidamente a la información buscando por tareas, comentarios o archivos. Mantiene organizada y actualizada la gestión de clientes y proyectos.

Acceso remoto a computadoras

Este tipo de programas pertenecen a otro tipo de categoría. Sirven para que puedas acceder a las computadoras (tuya o de un tercero) de manera remota y ver que está pasando en la esa computadora. Es muy útil para las asistentes virtuales en casos en los que el cliente tiene un problema con su computadora: es más rápido saber cuál puede ser el problema accediendo tú a esa máquina desde donde sea que estés.

Ejemplos:

- GoToMyPC: permite acceder a una computadora desde cualquier máquina con internet o desde un iPhone. Es compatible con PC (Windows) y Mac (Apple).

- Logmein: muy similar a la anterior con la ventaja de que posibilita acceder hasta a cinco máquinas. Tiene una versión gratuita.

- Team Viewer: con este programa puedes compartir el escritorio de una computadora de manera rápida y sencilla.

¿Por qué utilizar estas herramientas?

Como te decía al principio, estamos viviendo en una sociedad siempre conectada, siempre online. Cada vez son más las empresas -grandes o pequeñas-, profesionales, y emprendedores que suman estas aplicaciones a su entorno de trabajo. Te decimos por qué:

• Son útiles, fáciles de usar y, en la mayoría de los casos, tienen versiones gratuitas.

• Permiten que todo el equipo de trabajo tenga acceso a los archivos que necesita para desarrollar la tarea.

• Son tu copia de respaldo. Ante cualquier inconveniente con las máquinas, puedes estar tranquilo al saber que podrás acceder a esa información en el espacio virtual.

• Ofrecen variedad. Haz un balance de las necesidades de tu negocio, compara características y precios. La mayoría de estas aplicaciones ofrecen versiones de prueba por un tiempo limitado (generalmente 30 días). Elige programas confiables que garanticen la seguridad de tus archivos.

A medida que tu negocio crece, también crece el número de personas con las que debes mantener información actualizada. Es por ello que compartir archivos, sincronizar documentos y tareas, y administrar canales de comunicación se vuelve cada vez más importante para alcanzar el éxito.

Ahora es tu turno, ¿probaste estas u otras herramientas? ¿Cuál nos recomiendas?.

Bárbara Langer - ada.rocaarrobaasistencia-virtual.com

Barbara Langer: Soy Asistente Virtual y fundadora de Asistencia-Virtual.com desde el año 2003, y Coach de Asistentes Virtuales desde el año 2005. Trabajo en mi casa - y a veces en otros lugares con mi laptop. Estoy transitando por el mundo de los negocios en internet desde hace 6 años, aplicando técnicas de negocios y marketing, trabajando con diferentes clientes de distintas partes del mundo y ayudándolos a lograr sus objetivos creando sinergias conmigo y mi equipo de VAs. Paralelamente a esto también enseño y transmito mis conocimientos y experiencias a otras -en su mayoría - mujeres que desean unirse al mundo de los negocios online como Asistentes Virtuales.

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