Alcance del proyecto y alcance del producto son dos conceptos importantes dentro de la Gestión de Proyectos que muchas veces se confunden y no se sabe qué enmarca cada uno de ellos, ambos conceptos están estrechamente relacionados y vinculados, por lo tanto, es primordial para el Líder de Proyecto conocer sus significados.
Todo proyecto que se lleva a cabo es con la finalidad de obtener un resultado. Este resultado puede ser un producto o servicio que se crea con el objetivo de cubrir o satisfacer una necesidad específica que ha sido identificada.
El alcance del producto lo podemos entender como las características o funcionalidades que tendrá el producto o servicio que se obtiene como resultado de un proyecto. Estas características son de tipo técnico, características relacionadas al plazo de finalización (plazo de entrega) y características de costo final del producto o servicio. Las funcionalidades que tendrá el producto o servicio se originan a partir de una serie de requisitos dados por el cliente o la organización ejecutante, que indican cómo se quiere el producto o servicio. Por lo tanto, para saber si el alcance del producto se cumplió, se verifica y evalúa que todos los requisitos dados están incluidos dentro del producto o servicio resultante, es decir que sea tal cual el cliente lo solicitó. De esta forma se certifica que el alcance del producto sea el correcto y se logre la satisfacción final del cliente.
El alcance del proyecto por su parte son las actividades o trabajo que deben llevarse a cabo para poder entregar el producto o servicio con las características o funcionalidades requeridas de acuerdo a los requisitos dados por el cliente o la organización ejecutante. Es decir, es todo el esfuerzo que debe realizarse para cumplir con el alcance del producto. Entre las distintas actividades que incluye el alcance del proyecto se pueden encontrar, por ejemplo: gestión de tiempos, gestión de costos, adquisición del personal necesario, gestión de calidad, gestión de proveedores, etc.
Además de estas actividades, se encuentran las actividades para elaborar el producto o servicio en sí. Para saber si el alcance del proyecto se cumplió, se mide contra el plan de dirección del proyecto (también conocido como plan de gestión del proyecto), que contiene la línea base del alcance. El plan de dirección del proyecto es el documento principal que contiene los planes de cada área de conocimiento (llamados planes subsidiarios) y que guía todo el proyecto.
Por lo tanto se puede decir que como las actividades para elaborar el producto o servicio son una de las diferentes actividades que se ejecutarán en el proyecto, el alcance del producto está contenido dentro del alcance del proyecto, tal como lo muestra el siguiente gráfico:
Alcance del producto vs. Alcance del proyecto
Para aclarar más el tema, veamos un ejemplo.
Un importante ejecutivo nos ha encomendado la realización de un proyecto el cual tiene como objetivo final la construcción de un escritorio para la nueva oficina que quiere implementar.
Durante las distintas reuniones con el ejecutivo, éste nos ha dado una serie de características que debe tener el escritorio que desea, las cuales son las siguientes:
- Escritorio de 4 patas
- 2 cajones, que tenga llave cada uno
- De color negro
- Base de vidrio templado.
Todas esas características mencionadas son los requisitos del cliente que deben ser plasmados en el producto final, en este caso el escritorio. Estas características forman parte del alcance del producto. Al final del proyecto, el ejecutivo revisará y verificará el producto para comprobar que sea tal y como lo pidió. Si el escritorio fue fabricado como se solicitó, se puede decir que se cumplió con el alcance del producto. De lo contrario se tendrán que volver a revisar los requisitos del cliente para construirlo apegado a ellos.
Para la construcción del producto, además de realizar las actividades para construir el escritorio, se deben considerar otras actividades como por ejemplo: determinar el tiempo y costos de fabricación del escritorio; conseguir al personal necesario como carpinteros, ebanistas, ayudantes; buscar proveedores para conseguir los materiales como madera, clavos, pegamento, pintura, etc. Todas estas actividades forman el alcance del proyecto, es decir todo el esfuerzo que se realizará para finalmente entregar el escritorio.
Como conclusión se puede decir que:
Todo proyecto se origina a partir de la identificación de una necesidad que debe ser satisfecha y tendrá como resultado final un producto o servicio.
El producto o servicio que se quiere obtener tendrá características y funcionalidades que deben ser cubiertas para satisfacer al cliente.
Las características del producto o servicio forman el alcance del producto, el cual será verificado contra los requisitos dados por el cliente para comprobar que se cumplieron.
Todo el esfuerzo o actividades que se realizarán para la elaboración del producto o servicio forman el alcance del proyecto, el cual se verificará contra el plan de dirección del proyecto que es el documento principal que guía todo el proyecto.
El alcance del proyecto contiene el alcance del producto.