Nadie niega el impacto que ha tenido Internet en la sociedad. Impacto más que evidente en la vida social, y las relaciones interpersonales, así como en la comunicación más formal.
El mail desplazó casi por completo al fax (hoy sólo se conserva como back up, para casos excepcionales).
Y es frecuente que gente de casi nula formación informática, pueda chatear con familiares en otro continente.
Pero más allá de la extensión del uso social, o recreativo, notamos que en la mayoría de las PYMES latinoamericanas (en toda la región compartimos el problema), el uso de las herramientas digitales aplicadas al gerenciamiento propiamente dicho, es limitadísima.
La mayoría de las empresas (diríamos el 98% de las PYMES) poseen PC’s, generalmente trabajando en red.
Casi todas ellas, usan además algún sistema de gestión, aplicado principalmente al trabajo administrativo: facturación, control de cobranzas, cuentas corrientes, etc.
Pero cuantos gerentes han asimilado y emplean en forma habitual y efectiva, recursos tecnológicos en su tarea?
Mucho menos del 15% (realizamos una encuesta entre un centenar de PYMES en Buenos Aires, y si bien la muestra no es significativa, da un indicador.
A qué nos referimos con recursos tecnológicos aplicados en un modelo de Gerencia Digital?
– la administración del tiempo, llevada a través de agendas compartidas, en cualquiera de sus versiones: es algo que ahorra muchísimo tiempo, y además, da transparencia a las actividades de los cuadros. Poder ver y modificar la agenda de un equipo de trabajo desde cualquier sitio, es algo, tecnológicamente sencillo. Sin embargo, se usa mucho menos de lo esperable, ya sea por temores infundados, ya sea por el mal hábito de retener la información.., o simplemente por ignorancia de las posibilidades de la herramienta.
– el control de la gestión comercial: a través de CRM adecuado. Se ha hablado mucho del software que nos permite ordenar las relaciones comerciales… de hecho hay manuales y tratados sobre el tema. Que veo? que sólo un 20% de las PYMES los poseen , y de ella sólo el 25% lo utilizan plenamente. Nuevamente, las mismas razones y pretextos: no hay tiempo para hacer las anotaciones, estoy en la calle, y no tengo la notebook a mano… (Excusa cuando menos absurda cuando proviene de la misma persona que acaba de adquirir un celular 3G…
– control de la producción: a través de dispositivos remotos, ya no es necesario las anotaciones y controles por planilla.
– documentos compartidos: en los cuales podemos trabajar simultáneamente desde cualquier lugar del mundo….
– teleconferencia, y videos…. y la lista sigue.
Indudablemente , todas herramientas útiles, que en conjunto , nos llevan a un nuevo modelo de gerencia, la cual puede independizarse de su emplazamiento físico como nunca antes en la historia, y al mismo tiempo, focalizarse en las relaciones interpersonales, dado que la información se automatiza…con una notable mejora de la productividad en los niveles superiores de la compañía.
La aplicación adecuada de esas herramientas redunda en reducción de los tiempos empleados. Por ejemplo, coordinar un encuentro toma más de media hora hombre gerencial para acordar hora y lugar. Una agenda compartida y automatizada en sus alertas reduce esto a cero.
UN presupuesto elaborado en una hoja de cálculo, que luego presentamos en una sala, proyectándolo desde una Excel para que los demás formulen comentarios y luego rectificarlo. Es una pérdida de tiempo gigantesca. La misma hoja de trabajo compartida, con participación de los operadores pertinentes, se trabaja en simultáneo. No hay reunión. El trabajo queda terminado en versión final, en el mismo día en que se empezó. Evitándonos por lo menos 20 horas de gerencia. (5 gerentes a 4 horas cada uno).
Hagamos la suma, multipliquemos por la cantidad de actividades que se realizan en un mes, y verá que los sueldos gerenciales se están despilfarrando en temas triviales, para los cuales ya hay solución técnica adecuada.
Lo curioso del caso, es que en la mayoría de los casos la infraestructura ya existe, las herramientas digitales y aplicaciones son gratuitas o muy accesibles, y casi no hay costo adicional para poder llevar una empresa al modelo de gerencia digital.
Entonces, dónde está el escollo?
Principalmente, en la formación de los gerentes, específicamente en el empleo de nuevas tecnologías.
Muchos de ellos, quedaron fuera del modelo tecnológico y lo rechazan, pero al mismo tiempo poseen grandes cualidades gerenciales en la gestión de negocios, que son invalorables.
Por otro lado, tenemos una generación nueva, muy familiarizada con la tecnología, pero todavía no formada en el «core» de la gerencia, y que puede perder fácilmente el «foco» del negocio.
Pero hay algo más: la capacitación sola tampoco es suficiente. En muchos casos, la herramienta se conoce y no se usa. Por eso, una condición indispensable (y me permito asumir) previa, a cualquier actividad es recomponer la disciplina de trabajo en los niveles altos de la compañía.
La respuesta final depende de un esfuerzo de capacitación intenso, en el marco de una disciplina de trabajo sólida, que en muchos casos debemos reconstituir desde cero, como pudimos comprobar en estos años de trabajo profesional.
El desafío que tenemos por delante, pues, es fusionar ambas culturas, tomando la parte más provechosa de ellas, en un proceso de transformación que puede ser más o menos prolongado, pero que (en base a capacitación y disciplina de trabajo) puede llevar a la PYME al nivel de competitividad que este siglo XXI nos permite.