Gerencia del cambio. Comentarios acerca de un caso de estudio

Autor: Loyramar L. Rojas Ayala

Gestión del cambio

18-05-2011

A lo largo de nuestra trayectoria laboral experimentamos cambios: cambios que a veces no esperamos o cambios que deseamos. Hagamos un paréntesis académico (Idalverto Chiavenato, Gestión del Talento Humano. 3ra. Edición) y recordemos que el proceso de cambio está compuesto por tres etapas fundamentales: 1.- La descongelación, es la fase inicial del cambio en la cual se identifican las viejas ideas y prácticas, entendiéndose la necesidad de cambiar. 2.- Cambio, es la fase en la que se aprenden y ejercitan las nuevas ideas y prácticas. 3.- La recongelación, es la fase donde definitivamente se incorpora una nueva pauta de comportamiento.

En una reconocida empresa existía un equipo de trabajo conformado por trece profesionales de excelente nivel técnico, el conjunto de sus funciones debían alcanzar metas de ejecución en diferentes proyectos. Cada uno de estos profesionales añoraba un cambio, aleatoriamente puedo mencionar algunos: 1.- Ser parte de la nómina fija de la empresa, 2.- normalizar los procesos, 3.- documentar casos especiales, 4.- ampliar las funciones para mostrar su potencial profesional, 5.- asumir nuevos retos y responsabilidades. Lo desearon tanto que se inició un proceso de cambio, ya que debido a las inconformidades del equipo las metas de los proyectos no se estaban alcanzando, sin embargo el cambio no llega por accidente es el resultado de malas prácticas, de renovación, de reconocimientos, de crecimiento organizacional, entre otras muchas razones que se pueden citar.

En el proceso de cambio, somos observados, evaluados, valorados, ponderados y reconocidos por nuestras habilidades, destrezas, talentos e incluso nuestras debilidades.

En la prestigiosa empresa de nuestro caso de estudio, una vez iniciado el proceso del cambio diseñaron procesos de ejecución internos con otras unidades y procesos externos con las empresas contratistas que ejecutaban trabajo de campo, se optimizaron tiempos, se optimizaron facturaciones vencidas, se redimensionaron trabajos, se pautaron nuevos objetivos y se estudió al personal, con el fin de asignarles funciones con las cuales explotaran sus fortalezas profesionales. En el camino se descubrió que dos de estos profesionales que llevaban seguimiento y control tenían acumulado en su bandeja de correo aproximadamente 1200 correos, por lo cual los casos que llegaban a sus manos nunca se resolvían, cuatro personas del equipo estaban dedicadas exclusivamente a un pequeño proyecto que podía ser llevado por dos personas, dos personas que lideraban ejecuciones requerían ayuda importante en el control administrativo, otras cuatro personas atendían el seguimiento y control de las ejecuciones sin esforzarse, debido a que pensaban que las cargas laborales entre ellos estaban mal distribuidas, la treceava persona levantaba procesos y documentaba.

Luego de una reingeniería de procesos y de un análisis de habilidades laborales, se distribuyeron funciones y responsabilidades según las expectativas del equipo, se asignaron casos de difícil resolución a los dos expertos técnicos con mayor experiencia y conocimiento, se distribuyó la carga laboral, se incorporaron al equipo las personas dedicadas al proyecto pequeño, se realizó una auditoría de facturas y se actualizaron los pagos garantizando la continuidad del apoyo administrativo, se realizaron talleres de cómo utilizar los sistemas de la empresa para cargar incidencias, para monitorear fallas, para actualizaciones administrativas, se crearon discos compartidos para acceder a información de interés común.

Se cumplieron todos los deseos, pero en el proceso de cambio no debemos olvidar que somos observados. Los resultados del proceso del cambio en la organización fueron satisfactorios, los proyectos arrojaban números positivos en las ejecuciones, había avance y reconocimiento por el esfuerzo del equipo de trabajo. Sin embargo, ahora que se cumplieron los deseos, las inconformidades eran otras: no quiero cargar esa información en los sistemas, ahora tengo más responsabilidades y quiero un aumento, no quiero aprender lo que mi compañero hace y mucho menos hacer su trabajo si se va de vacaciones.

No olvidemos que somos observados, el proceso del cambio fue un éxito sin embargo arrojó que el trabajo que realizaban trece personas podía ser desempeñado por seis profesionales consolidados en un equipo efectivo de trabajo. Al iniciar los problemas nuevamente con el equipo de trabajo la empresa leyó las recomendaciones del estudio y se tomaron medidas, esto fue a consecuencia del rechazo conductual del personal.

Entonces, ¿realmente queremos los cambios? , ¿Estamos dispuestos a participar en el cambio?, ¿queremos asumir nuevas responsabilidades?, la respuesta correcta es sí pero nuestros deseos deben ser cónsonos con nuestras acciones. Tenemos que estar dispuestos a aprender nuevos procesos, a participar, a dar ideas y soluciones, a colaborar, a ser parte de un equipo que tiene metas y objetivos comunes, sumemos esfuerzos y hagamos que en esta línea se plasme un historia distinta, hasta eso lo podemos cambiar. La mayoría de las veces los cambios son malos porque nosotros no hacemos nada para ver el abanico de oportunidades que nos presentan.

Si pedimos un cambio, tenemos que estar dispuestos a cambiar.

Loyramar L. Rojas Ayala - loyramararrobagmail.com

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