Creación de cargos y estructura organizacional

Autor: William Jiménez Lemus

Estrategia y dirección estratégica | Análisis, descripción y diseño de puestos

10-08-2012

Antes de proceder a la vinculación de colaboradores a la empresa debemos tener bien clara la nomenclatura o nombre del cargo, funciones inherentes, posición en qué los vamos a ubicar dentro de la actual estructura organizacional, dependencia jerárquica y cuáles serian específicamente sus deberes y responsabilidades.

La ubicación en la estructura organizacional tiene una relación directa con la actividad u oficio que va a desempeñar el nuevo colaborador, y de hecho, la situación se hace fácil elaborando una relación de las actividades preponderantes o las que dieron origen al cargo. Si por ejemplo, la persona a vincular sería la encargada de llevar los registros de la facturación expedidos por la empresa, se nos antoja que pudiera ser alguien que trabajaría en el departamento comercial, pero si también debe hacer seguimiento a los vencimientos de las mismas, ahora cambia nuestro pensamiento y definimos que seguramente va a colaborarle al departamento de contabilidad, etc., y como el área tendrá su propia estructura, ahora estableceremos a quien le debe reportar su actividad y de hecho los resultados de su gestión.

Resulta fácil establecer las relaciones internas entre los diferentes cargos cuando cada una de las personas que trabajan para la empresa conocen a ciencia cierta las actividades que deben realizar, la periodicidad con que deben realizarlas, a quién deben reportar sus resultados y de quién estarían recibiendo instrucciones permanentes o periódicas, para adelantar las labores relacionadas con su trabajo.

Definición de perfiles

Conocemos en la práctica dos perfiles: perfil del cargo y perfil del candidato, formatos que se diligencian de manera separada, esto sin mencionar la forma única que utilizan algunas empresas en las que ambos perfiles están unificados en un solo documento, y en el orden lógico de Perfil del Cargo y Perfil del Candidato.

El perfil del cargo no es más que la definición del cargo, que incluye la relación de actividades que desarrollaría una persona al ocuparlo.

Se debe iniciar el proceso de creación de cualquier cargo estableciendo un listado de actividades que la persona que lo iría a ocupar, debe realizar. Esta relación de actividades le daremos un orden de importancia en la redacción, yendo de las actividades más importantes, que seguramente dieron origen a su creación, hasta las más sencillas y repetitivas, o a las del diario hacer.

Perfil del candidato - Requisitos para ejercer el cargo:

Cuando tenemos redactadas las funciones que tendría que realizar el titular del cargo que estamos creando, es el momento de pensar en los requisitos que exige el mejor desarrollo de las actividades, en lo académico, en lo físico y en lo relacionado a experiencias anteriores.

El objetivo será el de relacionar las funciones y/o actividades que debe adelantar la persona que ocupe el cargo con los conocimientos, la experiencia y las condiciones físicas necesarias.

Siempre habrá una exigencia de conocimientos mínimos, ya sean estos generales o puntuales. Todo cargo requiere el que se cumplan con algunas condiciones corporales y que estarían relacionadas con el esfuerzo físico, agudeza visual, etc., o sencillamente ninguna exigencia en particular. De igual forma se presenta el tema de la experiencia, que para algunos casos jugará un papel muy importante en el desempeño del titular o la consideración de que la “experiencia en cargos anteriores” no es un hecho trascendente.

Como vemos, el diseño de cada cargo nos irá mostrando las diferentes facetas que a su vez nos ayudarán a establecer los requisitos del mismo (Educación, aspectos físicos y/o experiencia), muchas veces marcado bien por el conocimiento de las actividades intrínsecas del cargo o a criterio de las personas a las que se les ha encomendado la misión del diseño del mismo.

Importancia:

En algunas empresas, esta actividad se le considera innecesaria y prefieren tener la libertad de ir utilizando a las personas en los eventos que se vayan presentando, actividades normalmente extras a las de su rutina principal.

Una de las razones, que con más frecuencia argumentan, es que en la medida de que a las personas se le establezcan funciones que cumplir pudiera darse la situación de que estarían en posición de poder negarse a realizar una actividad extra, sencillamente porque no es de su competencia.

La lógica nos diría que cuando la empresa alcanza un cierto grado de organización y es claro el propósito de sus actividades, situaciones aisladas a las funciones y responsabilidades ya establecidas serán muy casuales.

Hago remembranza a los años 70s en la que algunas empresas, inclusive en los contratos de trabajo, establecían como cargo a ocupar el de “oficios varios” sin importar la labor especifica que el contratado fuera a realizar y de esa forma jugar con la posición del nuevo colaborador, sin comprometerse a ubicarlo en una sola actividad, aunque se conociera en el fondo, la verdadera razón del contrato.

Es importante el que tanto la empresa como cada uno de sus colaboradores conozcan cuáles son sus funciones especificas y de hecho las responsabilidades que le competen.

¿De quién recibo ordenes?

Existe un principio elemental que reza que cada persona recibirá órdenes de un solo jefe. Esto es claro. Cada trabajador debe conocer quién es su jefe inmediato y a quien debe reportar el resultado de su trabajo.

En las empresas familiares principalmente, en donde se disputan con frecuencia el demostrar quién tiene más poder que quién, situaciones como estas generan anarquía. Se llega a los extremos de echar para atrás órdenes ya dadas, recibidas y lo que es peor en plena ejecución, con el solo propósito de demostrar poder. Imaginemos la posición de un trabajador enfrentado tal circunstancia.

Cuando el trabajador conoce las funciones de su cargo, las exigencias de orden académico, experiencia y condiciones físicas requeridas, entiende la línea jerárquica y sabe a qué posición pudiera aspirar si cumple con otros requisitos, va a sentirse estimulado a intentar avanzar dentro de la estructura de la empresa y más si ésta lo contempla dentro de sus políticas de promoción de personal y teniendo en cuenta a sus trabajadores activos para los posibles ascensos y lo que es mejor, respeta tal condición.

Descripción de Funciones:

El contenido de la información contenida en los Perfiles debe terminar resumido en un documento conocido popularmente como Descripción de Funciones.

Este documento servirá de apoyo y guía en la actividad de selección de los nuevos colaboradores.

Considero recomendable el que una copia de este documento se le entregue al nuevo colaborador como parte integral de su contrato de trabajo.

Evaluación de Desempeño:

Cuando conocemos perfectamente que hace cada uno de nuestros trabajadores nos resultará fácil establecer un seguimiento de sus actividades y resultados, permitiéndonos establecer un programa de evaluación de desempeño, que ofrece para el trabajador y la empresa una cantidad inimaginable de ventajas y beneficios. Sobre el particular trataré en un próximo artículo.

William Jiménez Lemus - wjlemusarrobagmail.com

Administrador de Empresas. Docente en las áreas de Administración general, Gestión Humana, Evaluación de Proyectos – Plan de Negocios, y Contabilidad. Implementación de estrategias para la motivación del personal. Asesor Pymes. http://accorh-consultor-wjlemus.blogspot.com/.

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