Consejos para hacer un correcto seguimiento y control a los proveedores

Autor: Mijail Muñoz Valenzuela

Producción, procesos y operaciones | Canales de distribución y administración logística

13-05-2011

Dentro de los posibles problemas que podemos tener con nuestros proveedores se encuentran básicamente (ya que puede haber más), los siguientes:

- Demora en dar respuesta a solicitudes (sea una cotización, envío de productos o respuesta a un servicio).

- Lo que solicitamos no es lo que se nos cotizaron, o peor, no es lo que nos envían u obtenemos.

- Los acuerdos se “olvidan”.

- Los soportes o servicios no son los acordados.

- Etcétera.

Si bien podrían ser muchos los problemas que existen, la solución es simple, “Seguimiento y Control”, estos 2 conceptos son una excelente combinación para poder disminuir o evitar todos estos problemas.

Preparándonos para trabajar con el proveedor

Siempre hay que tener presente que debemos tener ordenados y catalogados a todos nuestros proveedores, una base de datos muy completa de estos, desde la empresa en general, que venden, cuáles son sus mejores productos, que resultados favorables y desfavorables hemos tenido (esto es muy importante, conocer y registrar las causas de las fallas), hasta nuestro ejecutivo de cuenta, que es la cara visible de la empresa. Si estamos tratando con una empresa totalmente nueva pueden comenzar con el articulo “Selección de proveedores” (http://www.gestiopolis.com/marketing/seleccion-proveedores-negociacion.htm).

Lo primero es definir nuestra línea base, un punto de referencia, lo que esperamos como resultados, ésta nos permitirá medir los avances, evaluar el desempeño, saber cómo está el proveedor referente a las solicitudes y respuesta a nuestras necesidades.

Para facilitar nuestro trabajo y la creación de la línea base, podemos utilizar los siguientes parámetros Tiempo, Costo, Calidad, Alcance, también con éstas disminuimos las variables a seguir y controlar. Para simplificar entenderemos:

Tiempo: Cantidad de tiempo que disponemos para completar nuestro objetivo, es decir, desde la solicitud al proveedor hasta el cierre del negocio (incluyendo soportes, servicios, otros).

Costo: Cantidad de presupuesto (dato reservado solamente para nosotros), lo dispuesto a pagar por el producto y/o servicio.

Calidad: aseguramiento de la calidad esperada del producto o servicio.

Alcance: Definición de lo que se supone que debemos alcanzar y una descripción especifica de lo que el producto o servicio final debe ser o realizar.

En estos 4 parámetros debemos ser claros ya que con ellos mediremos los avances de nuestro proveedor.

Debemos siempre considerar márgenes en estos parámetros, holgura en el tiempo y en los costos, así como flexibilidad en la calidad y alcance, ya que en muchas ocasiones estas variables son inversamente proporcionales. Consideremos lo siguiente:

Si es bueno y barato
no será rápido.

Si es bueno y rápido
no será barato.

Si es rápido y barato
no será bueno.

Debemos encontrar un equilibrio entre estos parámetros o favorecer los que nos interesan, de lo contrario nos veremos frustrados al no lograr lo esperado.

Teniendo claro todo lo anterior podemos dar inicio al “seguimiento y control” del proveedor.

Trabajando con el proveedor (Seguimiento y control)

Nuestro punto de partida es cuando contactamos al proveedor (con nuestra línea base creada y afinada), es aquí que comenzamos con nuestro seguimiento y control.

Que es lo que queremos lograr con el seguimiento y el control de los proveedores. Con el seguimiento recopilaremos datos de los tiempos, si los requerimientos se están cumpliendo (alcance), cálida, costos, con esos datos podemos aplicar el control que nos permitirá guiar al proveedor en caso que sea necesario.

Para el seguimiento podemos utilizar algunos procedimientos, por ejemplo:

- Tener una bitácora, donde anotamos cada acción (fechas, respuestas, cambios, etc.) que se realice.

- Cada vez que recibamos información por parte del proveedor valore, marcas, tiempos de servicios, contratos, debemos compararlos con nuestra línea base, podemos tabularlos e incorporarlos a una matriz de decisión, siempre tomando en cuenta la holgura y flexibilidad, así como definir cuál de los parámetros es esencial.

El control lo aplicamos para corregir las desviaciones del proveedor con respecto a nuestra línea base, detectadas en el seguimiento, cada corrección debe ser informada al proveedor para que realice los ajustes solicitados, un consejo muy importante para esto es “si no está escrito (mail, memorándum, etc.), no existe”.

El seguimientos y el control debe repetirse la veces que sea necesario hasta lograr nuestra línea base (teniendo en cuenta la holgura y flexibilidad), sin embargo, dependiendo de la “dimensión” de lo que estamos solicitando, las veces que apliquemos los controles (cambios y ajustes) deben ser limitadas por el tiempo que tenemos para la solución. Si uno de los proveedores cae en el caso de no aproximarse a lo solicitado después del límite de controles, es claro que debemos sacarlo, pero si todos caen en este caso, es claro que la definición de nuestra línea base está MAL.

Solo para aclarar, los conceptos utilizados no son nuevos, cada uno de estos son muy utilizados en lo que es la “Planificación, seguimiento y control de proyectos”, lo que se ha realizado en este documento, es utilizarlos en lo que es la relación con proveedores.

En resumen

Lo que se debe tener en cuenta para el seguimiento y control de proveedores es lo siguiente:

- Organizar e identificar a nuestros proveedores que satisfagan nuestra solución.
- Tener nuestra línea base, bien definida y clara.
- Definir una Flexibilidad y holgura, para no caer en la frustración.
- Mantener un seguimiento constante.
- Mantener un control constante, pero limitado por el tiempo.
- Saber identificar oportunamente a los proveedores que no tienen la capacidad de respuesta esperada, según los parámetros establecidos.
- Aceptar si hemos cometido un error en la creación de la línea base y corregirlo.

Mijail Muñoz Valenzuela - mijail6arrobahotmail.com

Ingeniero. Chile.

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