La comunicación en las organizaciones debe ser capaz de brindar información suficiente y clara para que sea realmente efectiva y ayude a su correcta interpretación, con el fin de conseguir los resultados esperados y aportar al éxito empresarial. También es importante contar con la disposición de las partes para que exista sinergia.
Introducción
Este ensayo trata de un tema muy importante que puede romper barreras para alcanzar el éxito tanto personal como empresarial para el logro de los objetivos.
La actividad humana se desarrolla a través de la comunicación, al relacionarnos con los individuos o grupos que nos rodean. En la medida en que las organizaciones y las relaciones entre ellas se han hecho complejas, los medios de comunicación han evolucionado para adecuarse al nivel de avance y dificultad de estas relaciones.
Para entender más este contexto es necesario conocer el concepto de comunicación la cual es la transferencia de información y la información entre dos o más personas. Una manera de conocer las ideas, hechos, pensamientos, sentimientos y valores de los demás «lo que el receptor entiende, no lo que el emisor dice».
Se considera que la organización es un conjunto de sistemas: comunicación, administración de recursos y producción que tienen una necesidad de integración para poder llegar a procesar insumos en resultados para unos clientes.
Las organizaciones se han dado cuenta del valor de la comunicación efectiva como recurso estratégico para desarrollarse y sobrevivir en un mundo altamente competitivo. En donde las estructuras cerradas, aisladas impiden la toma de decisiones.
Comunicación efectiva en las organizaciones
«La comunicación propicia la coordinación de actividades entre los individuos que participan en las mismas, y posibilita el alcance de metas fijas.» (Bonilla Gutiérrez, 1988.)
La comunicación en las organizaciones es de vital importancia, ya que si el mensaje o la información que se quiere transmitir no es entendible, este puede causar una serie de malinterpretaciones que pueden llevar a la empresa al fracaso.
Para que esto sea posible es necesario que ambas partes tanto el emisor como el receptor eviten los malos entendidos, deberán poner mayor atención al momento en que se transmite el mensaje y a su vez tener al 100% el sentido del oído, es decir escuchar bien cuando el jefe u otra persona esté dando una información, en todo caso de no ser así es primordial que la contraparte pida una retroalimentación de lo que se intenta comunicar.
Hay que hacer énfasis en la frase “la comunicación efectiva” porque es una base fundamental que debe tomar el líder de la empresa para motivar a los empleados para que realicen sus actividades de forma efectiva y eficaz, pero sin lugar a dudas el líder de cierto modo debe dejar que sus subordinados den sus puntos de vista para que la comunicación que se genere sea efectiva y a su vez juntos puedan resolver los problemas que se formen dentro de la organización.
Tipos de comunicación efectiva en las organizaciones
En las organizaciones pueden surgir una serie de tipos de comunicación los cuales obstaculizan el progreso de la empresa, todas las personas necesitan comunicarse constantemente por cuestiones laborales y personales, así salen a flote los siguientes tipos de comunicación.
Por lo general las más utilizadas son la comunicación verbal, esta se da por medio del habla o mímicas.
La no verbal es la información o mensaje que se da por escrito. Por lo consiguiente esto sirve para informar un asunto que se quiere dar de cierto modo privado.
Asimismo suele utilizarse la comunicación informal la cual está hecha a base de chismes y rumores que no trae nada bueno para la empresa.
También se puede decir que la comunicación fundamenta el trabajo en equipo en lo particular me gusto y me llamo mucho la atención esta frase «Sin comunicación no hay trabajo en equipo, ni es posible ejercer el liderazgo, tampoco hay atención de clientes o público, ni relaciones humanas hacia dentro o fuera de la empresa. Eso en lo laboral, qué decir de lo individual, sin comunicación no hay autoestima, familia, autocontrol, ni desarrollo personal«. (Fernando Barraza)
De cierto modo si no nos comunicáramos es como si no existiéramos, es por eso que para que una organización o empresa exista debe tener una buena comunicación de todas las personas que laboran en ella.
De cierta manera si la comunicación efectiva que se da en las organizaciones es buena esto ayudara a fomentar una excelente relación de líder-trabajador y así logren que las cosas salgan de la mejor manera posible.
Tratemos de expresarnos y principalmente comunicarnos bien para que podamos cumplir con nuestras metas establecidas y así sentirse bien con uno mismo al saber que todo lo que tenemos que decir sea claro y entendible para evitar malos entendidos y todo funcione correctamente.
Evaluación de la comunicación efectiva en las organizaciones
Reconociendo la relevancia del poder de la persuasión como parte de la comunicación intencional en las organizaciones, McEntee (1996) expresa los siguientes estándares para evaluarla, basándose en la ética del mensaje:
- La comunicación efectiva de las organizaciones se debe basar en realidades y conocimientos. Evite la evidencia falsa, distorsionada e irrelevante, es necesario obtener la información más completa y verídica sobre lo que se va a comunicar e informar.
- Se debe contar con apoyo verbal. Evite la argumentación sin este apoyo, dar argumentos sin pruebas o razones a través de ejemplos, testimonios o base para emitir opiniones, es generalizar, las cuales pueden conducir a malos entendidos por ser ambiguas y prestarse para ser interpretadas de diversas maneras.
- Ser auténtico. Evite presentarse como experto cuando no lo es la, falsedad, la mentira y la deshonestidad siempre será una falta de ética y una clara evidencia de ello es hablar de lo que no se sabe.
- Dar fe de lo que se dice y lo que se ha vivido. Evite las apelaciones a la emoción que no se sustentan por razones, aunque son importantes para motivar a las personas a sentirse orgullosos de pertenecer a la organización y trabajo, respetar al prójimo, etc., se debe hacer con precaución y basado en hechos.
- Presentar las dos caras de la moneda. Evite omitir o distorsionar los efectos negativos de una propuesta, presentar las bondades y debilidades del plan presentado, así cada quien sabrá como colaborar cuando se requiera.
- Hay que ser conscientes de la complejidad de las relaciones humanas. Evite polarizar los asuntos o situaciones, los asuntos humanos son muy complejos y no se les debería reducir a opciones predeterminadas.
- Recomiende lo que ha vivido y experimentado. Evite recomendar lo que no se crea, por cuanto la forma en que lo diga evidenciará en algún momento su falta de compromiso con lo que dice.
El Gerente es una parte fundamental de la cadena comunicativa, ya que es él el llamado a comunicarse con todos sus subalternos, si el Gerente no es un buen comunicador las reacciones que genere pueden ser no tan adecuadas como se requiere para lograr los objetivos de la empresa.
Es también muy importante establecer los mecanismos adecuados de la comunicación, que sean de acceso a todo el personal, que se utilicen palabras claras, que quien esté transmitiendo la información sea confiable, y utilice referencias reales y verificables, ya que si no es así, seguramente serán palabras vanas.
Conclusión
Si se desea tener una mayor productividad en una organización, se debe tener un buen sistema de comunicación y para lograrlo el experto debe considerar el contexto del receptor o públicos a los que van dirigidos, tomando en cuenta sus ideas, valores, conocimiento en el tema, situación respecto a la organización (posición dentro del organigrama si es público interno, o externo), imagen que tiene de ésta, nivel cultural, etc. y valorar los conocimientos e importancia que tiene un experto en el área de la comunicación.
La persona que se encargue de manejar el sistema de comunicación de una empresa debe analizar todos estos aspectos, pero sobre todo, debe conocer la naturaleza, usos, características, ventajas, desventajas de cada uno de los medios de comunicación disponibles en el mercado y utilizar los medios adecuados para cada situación, si hace lo anterior logrará una comunicación efectiva y en consecuencia los objetivos planteados se realizarán satisfactoriamente.
Bibliografía
- McEntee, E. (1996). Comunicación oral para el liderazgo en el mundo moderno. México: McGraw-Hill/Interamericana.
- Bonilla Gutiérrez, C. (1988). La comunicación, función básica de las Relaciones Públicas. México: Trillas.
- ADAIR, J. Guía práctica para la comunicación empresarial. Madrid: Deusto, 1990.
