Cómo delegar las funciones administrativas

Autor: Félix Campoverde Vélez y Luisa Caviedes Granizo

Liderazgo | Comunicación organizacional

15-03-2011

“El equipo gana con los mejores en cada lugar y circunstancia con mentalidad positiva e Integradora”.

El asumir un cargo en cualquier lugar, implica un acto de responsabilidad personal y de arraigo en el libre albedrío, ya que se deberá responder a los resultados esperados por quienes depositaron la confianza al delegar tal o cual función, a la cual estamos comprometidos actuar con transparencia, responsabilidad, ingenio, confianza, dedicación, humildad, fortaleza y liderazgo en la cadena de los procesos empresarial, sin dejar de considerar que en la gestión del recurso humano, se la realiza con el personal colaborador, altamente calificado, capacitado en la sólida estructura organizacional con recursos tecnológicos adecuados e Instalaciones funcionales para el excelente desempeño de sus actividades. En este contexto consideraremos los importantes temas para delegar eficazmente las funciones y obtener una gestión eficaz.

La delegación como definición, es el acto de asignar a un subordinado la autoridad y la responsabilidad formal para realizar actividades específicas, exige cambiar no sólo la manera de pensar y de actuar, si no hasta la forma de querer ya que se debe responder a la visión y misión establecida por la Junta Directiva de la empresa.

El delegar eficazmente permitirá asignar el trabajo adecuado al nivel de responsabilidad adecuada. Esto beneficiara tanto a usted como los miembros del equipo, pues recibir una tarea nueva mejora los conocimientos del que la asume. Además, asegura que el trabajo se efectué a tiempo y por la persona que tiene la experiencia o el interés en el tema.

Cuándo usted delega, asigna a otro miembro de su equipo no solamente tarea, sin no además el poder y la autoridad para efectuarlas.

Por lo que podemos decir que la Delegación de Funciones, está relacionada con la planificación y organización, por una parte y por otra parte con el liderazgo - motivación, control, y resultado de desempeño, para el mejoramiento continúo.

1.-El temor a delegar ciertas funciones a trae costo que satisfacciones.- Las funciones no son delegadas por:

• Usted es mejor que sus compañeros y no tiene confianzas en sus compañeros
• Usted tiene una gran satisfacción de determinar aspectos del trabajo y teme perderla
• Tiene la firme convicción de que si no lo hace usted mismo, no estará bien hecha.

2.-¿El asignar y delegar el trabajo es cuestión de confianza?

-Sin duda, que si su equipo tiene una gran carga de trabajo.

-¿Qué resolverá usted, y que encargará a los demás miembros del equipo.?

Son preguntas que se enmarca en entre dudas y temores, así como también en el profesionalismos que de adopte. Antes de delegar debemos hacernos ciertas preguntas:

a ¿Cuál es la necesidad para delegar?
b ¿A que obedece el requerimiento departamental o sección?
c ¿Cuál es el nivel de responsabilidad que se precisa: Temporal o Permanente?
d ¿Qué medida de control concurrente se tomará y cual será el indicador de evaluación?
e ¿La persona idónea se encuentra en la empresa y en que departamento o tendrá que contratarse con que perfil requerido mínimo?

3.-Forma de delegar y consecuencias probables se podría identificar:

1.- Miedo a Delegar

Causas porque no se delega:

• Miedo a perder el control
• Porque si la delegación es exitosa, se comprenderá que el gerente no es indispensable
• Porque se teme que el subordinado no cumpla como se espera de él.
• Porque el gerente es ingenuo y desconfiado.

Consecuencia Probable: El gerente seguirá acumulado de trabajo y los subordinados no se sentirán motivados, y el crecimiento y desarrollo de éstos se verá frenado o estancado.

2.- Delegar solo migajas o simples tareas

Se provoca por el miedo a delegar y en consecuencia probablemente existirá mínima motivación e iniciativa en el subordinado; como resultado ineficiencia en los procesos.

3.- Descargar la responsabilidad

En ocasiones, suele ser una especie de manipulación del gerente sobre el subordinado para evitar problemas aquél.

Consecuencia probable.- El subordinado se resentirá cuando se dé cuenta, con todos los problemas inherentes a ello.

4.- Delegar responsabilidad

Pero no autoridad, la cual sabemos debe ir paralela a la responsabilidad.

Consecuencia probable.- Frustración y desmoralización en el subordinado, lo que podría ocasionar conflictos internos.

5.- Delegar en contra del subordinado

En ocasiones ocurre cuando el subordinado no desea asumir nuevas responsabilidades o cuando el gerente lo decide apresuradamente para pasar el mono.

Consecuencia probable.- Resentimiento en el subordinado, distanciamiento entre Jefe subordinado.

6.- Delegar demasiado poder

Es frecuente en gerentes muy paternalistas, que buscan más el efecto de su gente que la eficiencia.

Consecuencia probable.- Excesiva descentralización como consecuencia ineficiencia en las acciones y falta de autoridad.

“El vuelos de los gansos, el trabajo de las hormigas, el convivir de las ardillas todo esto expresa el arte de la vida ordinaria saber vivir".

7.- El Gerente se comunica mal a sus subordinados

Consecuencia probable.- Ineficiencia en los procesos y pérdida de recursos.

8.- Manipulación ascendente

Cuando el subordinado le devuelve el mono al gerente es decir, le devuelve la responsabilidad delegada, con el pretexto de que necesita ayuda.

Consecuencia probable.- Posible stress en el gerente, autoridad tambaleante.

Por lo expuesto la delegación de funciones y responsabilidades, no es fácil tarea a desempeñarse correctamente, por tal motivo se requiere de conocimiento de los procesos empresariales y del personal con el cual contamos, ya que la motivación y organización de las energías humanas en pos de los objetivos y metas propuestas deben estar bien alineadas y comprendidas.

4.- La ventaja al delegar:

• Aumento del tiempo disponible.
• Facilita la comunicación organizacional
• Involucra e identifica a los grupos de trabajo especializándolos.
• Motiva al trabajador.
• Desarrolla la capacidad de los empleados para tomar decisiones y crea cultura de mitigación de riesgo en los procesos a tiempo, creando responsabilidad organizacional.

5.-Consideraciones para la delegación Eficaz.

1. Identificar y decidir que actividad es la que se va delegar
2. Seleccionar la persona que se va delegar
3. Definir previamente el tipo y grado de delegación.
4. En lo posible debemos delegar en función de objetivos, no de tareas.
5. Capacitar oportunamente al subordinado
6. Definir los puntos de control
7. Comprobar que el o los subordinados han comprendido, los objetivos; resultados ha conseguirse; normas y procedimientos; limitaciones y Responsabilidades.
8. Conceder la autoridad correspondiente a la responsabilidad
9. No aceptar la devolución de la responsabilidad delegada (“Pase del mono…”)
10. Tener presente que toda delegación incluye un riesgo inherente.
11. Delegar de forma motivadora y consciente de lo que se quiere alcanzar.

No cabe duda que la delegación eficaz significa que el líder tiene la suficiente confianza en los integrantes de su equipo para estar seguros de que realizarán la tarea rápida y satisfactoriamente.

Cabe mencionar que el acto de comprometerse genera acuerdos, sobre el respeto, la honestidad, y la competencia. El primero significa valorar la dignidad humana del otro; el segundo, actuar.

6.-El trabajo inteligente y creativo en lugar de intensamente; permite identificar:

1. ¿Qué tipo de trabajo es posible eliminarlo o automatizarlo?;
2. ¿Cuáles procesos se deben rediseñar?,
3. ¿Qué actividades es posible delegar?

El tiempo que dediquemos a pensar en estos nuevos enfoques ayudarán en un mejor desempeño con liderazgo.

7.-¿Qué delegar?

Uno de los problemas más comunes en esta elección dentro de la delegación de funciones sea la comodidad del gerente, ya que se suelen delegar tareas o actividades incómodas del superior, sin pensar demasiado en el subordinado en sí, por lo cual identificaremos a continuación los aspectos que se deben tener en cuenta para delegar:

• Actividades que algún subordinado las haga mejor o igual que el jefe.
• Actividades formativas y que le permita desarrollar habilidades al subordinado
• Tarea que aporten experiencia y perfeccionamiento a los demás
• Actividades que ayuden a identificar si algún subordinado puede ser promocionado
• Actividades para evaluar habilidades prácticas de los subordinados, operaciones especializadas.
• Actividades que ocupan al gerente excesivo tiempo y son rutinarias de taller
• Poderes de decisión y de firmas (Confianzas).

Es necesario tener presente que:

“El superior ayudará el subalterno en su tarea solo en la medida y grado en que éste sea incapaz de Hacerla”.

Siendo importante tener el máximo cuidado de no llegar a perderse en las alturas cuando alguien llega a una jerarquía y se vuelve incompetente habiéndose desempeñado como subalterno de forma exitosa, por tal razón es importante mantener directrices mediante:

-Evaluación de desempeño

- Manuales o descripción de puestos de trabajo

Una vez que el gerente tiene claro cuales actividades debe delegar a su subordinado el paso siguientes será, definir a la persona a quien se le delegar la actividad o tarea.

Se delega a:

• Los colaboradores más capacitados
• Los subordinados en vías de promoción
• Los que estén capacitados de llevar el mensaje a García

“El delegar por favoritismo, puede costar mucho por sus errores”.

8.- Formulario para la delegación de funciones.

Encargado a:………………………Fecha de Asignación.:………………………………Plazo:……………
Breve descripción de la tarea:………………………………………………………………………
Comunicación:
Comentario del Encargado.:……………………………………………………………………………
Área que debe aclararse:………………………………………………………………………………
Puntos de Control.:………………………………………………………………………………………
El primer punto de control será el ______________________________a las_______________
Fase que debe estar terminada:……………………………………………………………
Estándar de desempeño.:………………………………………………………………………………
Fecha en la que se terminó esta fase…………………………………………………………………
Tarea terminada…………………… Fecha:………………………………………..
Observaciones y Comentarios:………………………………………………………………
Recomendaciones para que en siguiente asignación esta persona sea más eficaz……………

9.-Actividades o funciones que no deberíamos delegar.

• El establecimiento de objetivos y resultados que deben alcanzarse por la gerencia.
• La delegación de las políticas o guía de acciones de personal de cualquier unidad de la empresa.
• El liderazgo del grupo ya que el buen líder es el que crea lideres entre sus seguidores
• Las actividades ascendentes hacia la alta jerarquía.

10.-¿Cómo delegar con responsabilidad?:

• Asegúrese de que las personas elegidas sean capaz de hacer el trabajo.
• Asegúrese de que sus instrucciones no solo sean entendidas, sino también aceptadas
• Cuente siempre con una buena retroalimentación al asignar tareas, detecte errores ante de que causen problemas
• Organice equipos ínter departamentales para abordar tarea que sobrepasen las fronteras departamentales
• Establezca puntos de control
• Proporcione las herramientas y la autoridad para que se pueda realizar el trabajo
• Cuando se enfrente a prioridades en conflicto, reconsidere el orden de importancia. La diplomacia y el análisis abierto con los participantes ayudará a que se logren compromisos realizables.
• Cuando delegue, no abdique.

11.-Los cinco tipos de delegaciones que son factores motivacionales creciente.

• Actividad, Tareas,
• Funciones
• Responsabilidad
• Objetivos
• Decisión.

La delegación de una tarea es el sencillo paso, por ejemplo: El jefe responsable del editorial de la revista le dice a un colaborador: “Andrés, llame a las aerolíneas y entérese de horario, cupos y precio de los vuelos en la ruta Guayaquil- Quito – Guayaquil para el día viernes próximo.

Por lo expuesto, se ha delegado una sencilla actividad para hacer el subordinado.
Las Funciones, por ejemplo Andrés, encárguese usted de hacer la reservación de vuelo para cincos periodistas en la ruta Guayaquil- Quito – Guayaquil para el día viernes próximo. Observamos que ya no se delega una tarea, si no un resultado a obtener, en el que Andrés deberá poner algo de iniciativa, más motivado, pues se le ha delegado su trabajo con mayor responsabilidad.

La autentica delegación, pues en ella lo que se transmite sin perderla es la responsabilidad sobre una gestión, y que debe ir acompañada de una cierta y paralela autoridad. Para el ejemplo sería: Andrés en vista de su buena gestión, lo hago responsable de las reservaciones de vuelos del personal.

12.-Entre los Beneficios de la delegación de funciones.

La Delegación facilitara a la Gerencia:

• Disponer de más tiempo; sí delega eficientemente.
• Más dedicación a actividades más gerenciales; ya que uno de los problemas de los gerentes es querer hacer todo y mantener bajo control hasta lo menos importante.
• Trabajar, más relajado para tomar decisiones; siempre que la delegación de funciones sean oportunamente.

La Delegación permitirá a los subordinados:

• Estar Motivados, ya que debe ser una habilidad del gerente y debe estar presente en todo proceso de delegación para incentivar la colaboración, y dedicación a las actividades encomendadas, constituyéndose en un reto con responsabilidad.
• Emprender nuevos retos y permanecer atento en contribución afianzar y fortalecer los procesos operativos.

13.-Claves para ejercer el Liderazgo

El tipo de liderazgo que se implemente hará denotar la fortalece organizacional.

1. Calidad
2. Innovación
3. Inspiración
4. Perseverancia
5. Pasión
6. Carácter
7. Carisma
8. Energía y Entusiasmo
9. El líder completo
14.-Estilos de Dirección.

Existen grandes empresarios que han tenido éxito en el mundo de los negocios que afirman; cuando más poder tiene un jefe, menos debería utilizarlo, de ahí que el trabajo de equipo, las sinergias y las jerarquías planas de las empresas mejor administradas de nuestros días, logran incrementar la productividad compartiendo el poder. Estas organizaciones tienen más posibilidad de crear ideas o poder que realmente mejoran la vida colectiva. Los estilos de dirección nos muestran la panorámica sobre la cual cada estilo tiene su toque al cual por si solo no funcionan sino de forma combinada situación que expone el profesor Amado Salgueiro en sus bibliografías de management indica:

Estilo participativo, se comparte la responsabilidad con los subordinados, consultándoles e incluyéndoles en el equipo que interviene en la toma de decisiones.

Estilo Democrático, las tareas se discuten y determinan en grupo, el jefe sólo orienta y apoya. Plantea propuestas que pueden ser evaluadas en grupo, el juzgamiento de los trabajos es objetivo y crean un clima laboral agradable y de confianza, lo que no quiere decir que sea siempre eficaz.

Estilo Autocrático, el superior impone las normas y sus criterios, estableciendo la estrategia que se van a seguir, planificando y diseñando el trabajo, y diciendo quién debe hacerlo. No clasifica los procedimientos posteriores, pero decide las fases de actividad a corto plazo.

Estilo Dejar Hacer, el grupo toma decisiones libremente sin la participación del jefe, con lo que hay una ausencia de liderazgo. Es el caso del jefe que no ejerce de directivo en ningún plano. En realidad no dirige. El propio grupo toma las decisiones y el control de los resultados.

Estilo Paternalista, se da prioridad a los intereses personales frente a las necesidades de la organización. El jefe es quien toma las decisiones sin tener los demás posibilidades de participación. Establece una actitud protectora con los subordinados. Se interesa por sus problemas personales y profesionales como un padre a sus hijos. Aunque les consulta, es él quien toma las decisiones.

Estilo Burocrático; La organización establece una estructura jerárquica y con normas, bloqueándose la comunicación y estableciéndose unas relaciones donde dichas normas prevalecen a la persona.

El principio fundamental en la Dirección de Personal, es el de integración, mediante la creación de condiciones que posibiliten a los miembros de la organización cumplir con los objetivos y encaminando sus esfuerzos hacia el éxito de la empresa ya que la supervivencia de una empresa depende de la capacidad de las personas para cooperar en el trabajo, ya que una empresa es un todo, una estructura integral e interactiva en la que todas las decisiones que se toman en unas de sus áreas repercuten, con mayor o menor fuerza, en todas las demás partes de la estructura de la empresa. Siendo por lo tanto responsabilidad de todos la atención al cliente interno y externo.

Por lo expuesto si tuviéramos que resumir en una palabra las condiciones que debe existir para que la delegación se efectúe correctamente y exitosamente, diríamos CONFIANZA. Esta es la palabra clave en cualquier proceso de este tipo. Siempre debe existir confianza, pero no en un solo sentido, sino en todos los sentidos es decir:

• Confianza de la gerencia en si mismo, que evite cualquier temor ante posibles pérdidas de control o ante éxito del subordinado.
• Confianza del Gerente en el desempeño del subordinado
• Confianzas del subordinado en su propia valía y capacidad.
• Confianza del subordinado en su superior y en las acciones de éste.

En ocasiones no será posible conseguir todo esto, si no existe comunicación, transparencia y objetivos concretos concientizados y socializados en consecución de atraer beneficios para la organización empresarial.

Econ. Félix Campoverde Vélez MSF - felix_german_carrobahotmail.com

Capacitador empresarial, catedrático de la Universidad Espíritu Santo UEES, Instructor del Instituto de Desarrollo Profesional IDEPRO, con maestría en finanzas, economista de profesión, ha prestado sus servicios para la firma Delloite Ecuador como capacitador, se ha desempeñado en cargos gerenciales en el área Financiera Administrativa y Marketing, ha realizado consultorías y asesorías en el sector privado y gubernamental, ha impartido cursos en el exterior, sus estudios en Ecuador, México, España, Perú y otros países, sus artículos empresariales sobre administración de riesgos, porque quiebran las empresas, actitud empresarial de servicio, entre otros temas han sido objeto de referencias bibliográficas universitarias.

Luisa Caviedes Granizo

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