Comité gerencial. Mejorar la comunicación en la empresa

Autor: Enrique Núñez Montenegro

Estrategia y dirección estratégica | Comunicación organizacional

06-07-2012

Espero que todos estemos de acuerdo sobre la importancia de la “buena comunicación” en nuestros negocios. Haz que la información oportuna, útil y pertinente llegue donde debe llegar y tus negocios será mejores… ¿Lo dudas?

Todos los días, veo en los negocios de mis clientes fluir información de buena calidad y de mala calidad, hacia cualquiera de los cuatro cuadrantes de la empresa.

¿Recuerdas la dinámica del “teléfono roto”? Pues, sucede todos los días en las empresas.

La gente escucha una parte de lo que quisimos decir, quizás la que le conviene o quizás no escuchan simplemente.

También puede suceder que, como empresarios, no hemos logrado encontrar la forma de transmitir correctamente el mensaje para que no se malinterprete.

¿Haz dicho lo siguiente alguna vez? “¿Cuántas veces tengo que repetir esto para que se me entienda?” “¿Será que yo tengo que ser la secretaria de todos ustedes para que las cosas se hagan en esta empresa?” “¿Pero es que hablo en chino?” “¿En qué momento nos vamos a comenzar a entender?”… y no, no estoy hablando del matrimonio, estoy hablando de negocios.

Es irónico; pero ahora que existen los medios tecnológicos más modernos, la comunicación es más abundante y en tiempo real; pero contar con Skype, con WhastApp, los mensajes de voz, los mensajes de texto, Mail, Voxer, FaceBook y tantos otros medios no garantiza que esa comunicación sea de mejor calidad.

Durante cinco años atendí un cliente muy exitoso, con ventas de ocho millones de dólares al año y trescientos empleados, que no ha querido aprender a utilizar su propia computadora, ni usa el correo electrónico, ni escuchas sus mensajes en el celular. Tiene cuenta de correo para su negocio, pero lo contesta y escribe su esposa que trabaja en la empresa. ¡No es broma, es cierto! … y tiene una empresa que vale casi 25 millones de dólares. ¡Cuando sea grande, quiero ser como él!

Por eso y por muchas otras realidades cotidianas, es que recomiendo SIEMPRE la implementación del Comité Gerencial.

¿Qué es un Comité Gerencial?

Es una reunión semanal de NO más de dos horas en donde participan el Gerente General o Propietario de la empresa y las gerencias o jefaturas operativas: Operativas, Finanzas, Mercadeo & Ventas, Producción, Logística.

Recomiendo que siempre asistan los gerencias responsables de las áreas estratégicas de la empresa; pero pueden ser invitados a parte o a toda la reunión los asesores de la empresa, alguna jefatura de un área estratégica, un nuevo departamento, el administrador de alguna sucursal que se desea evaluar.

En las empresas familiares y pymes, recomiendo que estén presentes aquellas personas que aunque no participan en la operación cotidiana, sí tienen impacto en la toma de decisiones.

¿Qué no es un Comité Gerencial?

No es una ni debe pretender sustituir la sesión mensual de Junta Directiva. No es ni debe tratarse como una reunión de socios. No es una sesión de planeamiento estratégico, ni sustituye lo que llamo en otro artículo “La Técnica del Altillo”

Objetivos de la Reunión de Comité Gerencial

• Revisar lo sucedido durante la semana que acaba de terminar: ventas, tesorería, situaciones particular con proveedores y clientes, volumen de producción, costos, situaciones del personal, estado de las instalaciones, maquinaria y equipo, etc.

• Los participantes presentan sus planes para la semana presente, metas, compromisos, resultados que se esperan, situaciones donde requieren del apoyo de sus compañeros, recursos que son requeridos.

Tomar decisiones operativas para alcanzar los resultados deseados de corto plazo, para que estos aporten a las metas de largo plazo.

• Cuando se tienen los estados financieros, analizar la situación financiera y los resultados del mes terminado. Esto sobre la base de lo que implica para cada unidad operativa del negocio esa situación y esos resultados, así cómo conocer el impacto y la responsabilidad de cada uno en esas realidades.

5 elementos para obtener el mayor provecho del Comité Gerencial

1. Debe convertirse en un hábito. Debes crear esta reunión semanal de Comité Gerencial como una actividad de participación obligatoria, prioritaria y puntual. Sugiero, con frecuencia, los martes o miércoles, porque para ese día se cuenta con bastante información financiera y de producción para medir los resultados de la semana pasada.

2. Debe contener un protocolo o secuencia. Siempre a una hora y que sea oportuna, es lo mejor para facilitar el traslado y participación de todos a tiempo. Generalmente, comienza con una motivación breve del Gerente General o Propietario de la empresa. Luego el Gerente o Director Financiero (si tu empresa es pequeña o mediana sería el Contador General). Después seguiría Ventas, Producción, Operaciones y las otras divisiones presentes. Recuerda son dos horas, no más, por lo tanto hay que regular los tiempos.

3. La minuta debe ser enviada con anticipación. Aunque tengas claro lo que verás en cada reunión, alguien debe tener la tarea de resumir la reunión anterior y enviarla junto con la minuta de la siguiente. Se agregan temas que serán discutidos o situaciones que serán planteadas. Esto ayuda mucho a que los participantes se preparen mentalmente para la cita.

4. Los tiempos de cada participante deben ser bien administrados. Empiezo contigo, con el empresario: “No abuses de tu autoridad para acaparar el tiempo de la reunión”. Aprovecha para escuchar, para mirar el desempeño “en vivo” de tu equipo de trabajo. No te preocupes si se arman discusiones acaloradas. Aportan, porque sacan de todos su “verdadero yo”. ¿Cuánto tiempo debes participar? Sugiero entre un 10% y un 20% del tiempo total. Parece poco; pero esta es reunión donde te interesa conocer el desempeño de tu gente. Recuerda que buscas formar un equipo que sea: gente disciplinada, capaz y comprometida y responsable por los resultados deseados. De paso te recomiendo leer este artículo: “¿Cómo obtener ganancias en tiempos de crisis”.

5. Lo reunión debe estar orientada a resultados. El equipo gerencial debe estar orientado a resultados y un testimonio de ese esfuerzo es que las reuniones de Comité Gerencial estén orientadas a resultados. Es decir, cada ejecutivo, gerente, jefe o encargado, debe tener claros cuáles son los resultados que se esperan de la división, departamento o unidad que tiene a cargo. También debe tener claros cuáles se esperan que sean sus talentos, habilidades, competencias, capacidades y destrezas para alcanzar esos resultados.

6. Utiliza todas las herramientas que mejoren el desempeño en la reunión. Por supuesto que debes poner reglas a respetar durante la reunión como el uso de celulares y las computadores personales; pero es posible que debas utilizar presentaciones en Power Point, informes financieros o reportes que todos podrían ver en sus computadores; pero procura que tu gente esté concentrada en el contenido de la reunión.

7. Invita expertos a la sesión. Muchas decisiones en la empresa son apoyadas por personas externas a la empresa; pero que por su posición, experiencia o relación con la compañía aportan información adicional para mirar, resolver o tomar una decisión importante dentro de la empresa a nivel operativo. Puedes invitar consultores, asesores legales, expertos en algún tema técnico. Para estas personas, igual el tiempo tiene que ser “dosificado” para evitar que consuman más tiempo de la cuenta en la reunión.

Para terminar

Implementar la reunión de Comité Gerencial es una de las primeras sugerencias que ofrezco de forma vehemente en mis consultorías. Son muchos los perjuicios que tiene para una empresa el no contar con un mecanismo práctico para que el equipo gerencial se acerque y se comprometa.

Son muchos los beneficios que tendrás en tu empresa y en tu libertad como gerente y como empresario al implementar estas sesiones semanales de Comité Gerencial. Hazlo y luego escribe sobre tu experiencia. Tendrás dificultades. Algunos logran implementarlo de forma inmediata, gracias a la autoridad. A otros les costará un poquito más.

Pero hazlo y verás los beneficios. Verás más ventas, más ganancias y más riqueza en tu negocio.

Enrique Núñez Montenegro - Fundapymes.com

Escrito por Enrique Núñez Montenegro, es consultor de empresas, lleva 30 años asesorando y acompañando empresarios en las más diversas actividades económicas. Su misión es promover el espíritu emprendedor, entrenar, asesorar y acompañar a hombres y mujeres que han decidido ser dueños de su propio destino, de su propio negocio. Para recibir todos sus artículos y el Reporte Especial de Los 30 Peores Errores del Emprendedor suscribe gratuitamente en www.fundapymes.com.

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