Creo que una de las famosas fábulas de Esopo “La gallina de los huevos de oro”, ilustra muy bien este punto.
Un granjero y su esposa un día encuentran un huevos de oro, desde ese día, todas las mañanas aparecía un huevo de oro debajo de una de sus gallinas en el corral, pero al cabo de un muy poco tiempo, el Ego y con él, la avaricia, impulsan a la pareja a obtener todo el oro de la gallina de una sola vez y así la abre, pero no sólo no encuentra nada adentro sino que la matan.
Muy interesante lo expuesto por Esopo, en su relato se hace evidente la importancia, la priorización, el afán de obtener resultados rápidos, cortoplacista (los huevos de oro) y descuidamos lo importante, poniendo en riesgo nuestro bienestar a largo plazo (la gallina).
Ahora bien, lo urgente está asociado a la tarea que requiere “supuestamente” muestra atención inmediata, digo supuestamente ya que por lo general, lo urgente es lo que no fue planificado y necesita ser resuelto en el corto plazo, o simplemente dicha tarea no le corresponde y por ende está fallando la delegación. Son pocas las ocasiones (alrededor del 5%) que efectivamente es una tarea urgente, denotando la falta de planificación de quien requiere la pronta solución y no nos queda otra que atenderla y resolverla.
Lo importante está asociado con la planificación, está estrechamente relacionado con la Visión y Misión de la organización, por ende, requiere de un diseño, de una proyección en el tiempo y con ella una planificación de actividades.
Si descuidamos lo importante, fácilmente éste, a corto plazo, trasmutará y se convertirá en urgente, si usted permite dicha metamorfosis, le garantizo que difícilmente podrá gerenciar ya que deberá constantemente resolver lo urgente y adiós a la Planificación, Organización, Dirección y Control, sí, adiós a sus funciones, bienvenido el caos y que viva la expresión coloquial “como vaya viniendo vamos viendo”.
Mi estimado Gerente, es necesario ordenar las prioridades y para ello disponemos de una buena herramienta, la famosa “matriz Eisenhower”, usted se preguntará, ¿Eisenhower, el comandante supremo de las tropas de los Aliados, durante la Segunda Guerra Mundial?, efectivamente, Dwight David Eisenhower (1890 – 1969), en el curso de la Segunda Guerra Mundial, fue el comandante supremo de las tropas de los Aliados en el Frente Occidental del Teatro Europeo y ex presidente de los Estados Unidos.
El general de cinco estrellas, en una entrevista con un periodista de la revista Fortune, dio a conocer su secreto para la toma de decisiones, secreto que hoy conocemos como la “matriz Eisenhower”.
Urgencia – Importancia
Todo esto está muy bien, pero ¿cómo determinar la urgencia y la importancia?, ¿cómo distinguirlas?, para ello nos podemos apoyar en el excelente artículo de Lago Fraga, «La diferencia entre lo urgente y lo importante» publicado el 2 de febrero de 2012 en el blog «Técnicas de Organización», donde encontramos una clara definición de tarea urgente y tarea importante [1]. Fraga nos dice:
Tarea urgente
Es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite, como con el tamaño de la tarea.
Si dos tareas llevan el mismo tiempo hacerlas, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes.
- Si dos tareas tienen la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.
- Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.
- Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente.
- Una tarea que no tiene fecha límite, no será nunca urgente.
Tarea importante
Es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella aumentan. En otras palabras, una tarea es importante sólo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves.
- Dos tareas, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, con consecuencias similares, son igualmente importantes. (Ej: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada)
- De dos tareas, aunque para nada parecidas, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.
- Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de la tarea cambia (aumenta o se reduce).
Fraga nos propone una fórmula para medir la urgencia:
Fraga nos propone una fórmula para medir la urgencia
De esto deducimos que todas las tareas estarán entre 0 y 1 significando cada uno:
0: No es urgente ni lo será nunca
1: Debes dedicarle absolutamente todo tu tiempo a esa tarea o no la darás hecho antes de la fecha límite
Notas al pie
1. Lago Fraga, felicitaciones y gracias por tu aporte. http://www.tecnicasdeorganizacion.com/2012/02/urgente-importante/