Algunas notas básicas sobre gestión de procesos

Autor: Ing. Carlos Mora Vanegas

Producción, procesos y operaciones | Estrategia y dirección estratégica

27-10-2010

Nuestra recompensa se encuentra en el esfuerzo y no en el resultado. Un esfuerzo es total es una victoria completa; Mahatma Gandhi

Resumen

La dinámica proactiva, que constantemente se suscitan en los escenarios comerciales, en donde los consumidores demandan de productos que realmente le satisfaga sus necesidades , aunado a otros factores ,como la competitividad, las nuevas acciones de las estrategias de mercados que han surgido, involucrando las normas internacionales que muchos productos deben tener para ser competitivos, ha conllevado a que las empresas deben estar muy atentas a la manera como su gerencia, recurso humano están utilizando la gestión de procesos, de tal forma que les permita alcanzar los objetivos establecidos, que los resultados sean acorde a las actividades que deben realizar para ello.

Algunas notas importantes para ser tomadas en cuenta

Lo cierto, que hoy, las organizaciones deben estar muy atentas en redefinir los procesos de producción, estar atento en sus sistemas administrativos, evaluar de que forma las actividades que componen a los procesos son las adecuadas, de tal forma que garanticen que sus entradas y salidas garanticen buenos resultados.

A fin de colaborar en proporcionar las herramientas y conocimientos que se requiere a la hora de definir y hacer uso de una buena gestión de procesos, se han seleccionado algunas notas que deben ser tomadas en cuenta, porque encierran informaciones básicas, necesarias que nos permiten determinar el alcance, relevancia de contar con buenos procesos de gestión.

Notas:

Proceso es el “conjunto de actuaciones, decisiones, actividades y tareas que se encadenan de forma secuencial y ordenada para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los requerimientos del cliente al que va dirigido”. En otras palabras, un proceso no es más que la sucesión de pasos y decisiones que se siguen para realizar una determinada actividad o tarea que,. cuando se trabaja desde el enfoque de la Calidad Total, deben ir orientados a satisfacer a nuestro cliente.

La gestión por procesos busca reducir la variabilidad innecesaria que aparece habitualmente cuando se producen o prestan determinados servicios y trata de eliminar las ineficiencias asociadas a la repetitividad de las acciones o actividades, al consumo inapropiado de recursos, etc.

Todo proceso incluye una sucesión de actividades que, necesariamente, tienen cada una de ellas alguna actividad precedente y lógicamente tendrán otra a continuación hasta su final. Al espacio entre los límites establecidos para cada proceso, se le denomina ámbito del proceso.( Universidad Miguel Hernández de Elche).

Para utilizar la gestión por procesos en una organización debe describirse de forma clara su misión (en qué consiste, para qué existe y para quién se realiza), concretando, a continuación, entradas y salidas e identificando clientes y proveedores del mismo. Se debe poder medir la cantidad y la calidad de lo producido, el tiempo desde la entrada hasta la salida y el coste invertido en añadir valor; y, por último, ha de poder asignarse la responsabilidad del cumplimiento de la misión del proceso a una persona (al que denominamos habitualmente propietario del proceso).

Se habla de procesos si se cumple las siguientes características:

• Se pueden describir las ENTRADAS y las SALIDAS
• El Proceso cruza uno o varios límites organizativos funcionales.
• Una de las características significativas de los procesos es que son capaces de cruzar verticalmente y horizontalmente la organización.
• Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un proceso responde a la pregunta "QUE", no al "COMO".
• El proceso tiene que ser fácilmente comprendido por cualquier persona de la organización.
• El nombre asignado a cada proceso debe ser sugerente de los conceptos y actividades incluidos en el mismo.

La Gestión por Procesos puede ser conceptualizada como la forma de gestionar toda la organización basándose en los Procesos, siendo definidos estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos del cliente.

El enfoque por proceso se fundamenta en:

• La estructuración de la organización sobre la base de procesos orientados a clientes
• El cambio de la estructura organizativa de jerárquica a plana
• Los departamentos funcionales pierden su razón de ser y existen grupos
• multidisciplinarios trabajando sobre el proceso
• Los directivos dejan de actuar como supervisores y se comportan como apocadores
• Los empleados se concentran mas en las necesidades de sus clientes y menos en los estándares establecidos por su jefe.
• Utilización de tecnología para eliminar actividades que no añadan valor.

Sus ventajas serán:

• Alinea los objetivos de la organización con las expectativas y necesidades de los clientes
• Muestra como se crea valor en la organización
• Señala como están estructurados los flujos de información y materiales
• Indica como realmente se realiza el trabajo y como se articulan las relaciones proveedor cliente entre funciones.

Los indicadores son necesarios para poder mejorar. Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar. Por lo tanto los indicadores son fundamentales para:

• Poder interpretar lo que esta ocurriendo
• Tomar medidas cuando las variables se salen de los limites establecidos
• Definir la necesidad de introducir un cambio y poder evaluar sus consecuencias
• Planificar actividades para dar respuesta a nuevas necesidades.

El Equipo de Proceso se plantea por lo tanto la necesidad de definir indicadores dando respuesta a las siguientes preguntas: ¿Que debemos medir? ¿Donde es conveniente medir?

¿Cuando hay que medir? ¿En que momento o con que frecuencia? ¿Quien debe medir?
Como se debe medir? ¿Como se van ha difundir los resultados? ¿Quien y con que frecuencia se va a revisar y/o auditar el sistema de obtención datos?

Una vez definidos los indicadores estos se llevan a un panel para su gestión por El Equipo del Proceso. Donde la primera labor a realizar con los citados indicadores consiste en concretar los objetivos de todos los indicadores definidos en la fase anterior, de modo que estos sean coherentes con los Objetivos Básicos del Proceso y garanticen su cumplimiento.

Los procesos deben ser evaluados periódicamente. Este es un aspecto de gran importancia y a menudo es olvidado por parte del personal responsabilizado en desarrollar este tipo de actividad. Partiendo de las evaluaciones rigurosas que se le realicen se pueden determinar los puntos débiles y de esta forma se puede establecer una estrategia completa encaminada al mejoramiento del funcionamiento , contribuyendo esto a aumentar la eficacia, tarea importante y primordial en las condiciones actuales, donde la competitividad juega un papel de primer orden.

La evaluación del nivel de funcionamiento de un proceso, debe realizarse tomando como referencia un patrón de excelencia funcional. Este patrón de comparación será conformado a partir del comportamiento deseable u óptimo de un conjunto de medidores del funcionamiento de los procesos en las empresas líderes mundiales, o en su defecto en las empresas cubanas con procesos afines al objeto de estudio, con probado éxito en su desempeño. (Ernesto Negrin).

Ing. Carlos Mora Vanegas - camv12arrobahotmail.com

El Dr. Mora es Ingeniero - Administrador, Profesor Titular en el Área de estudios de Postgrado de la Universidad de Carabobo (Venezuela).

Comentarios
comments powered by Disqus

Nuevas publicaciones

⇐ Hazte Fan en Facebook
⇐ Síguenos en Twitter
⇐ Agréganos en Google +
⇐ Suscríbete vía Email
"Si tú tienes una manzana y yo tengo una manzana e intercambiamos las manzanas, entonces tanto tú como yo seguiremos teniendo una manzana. Pero si tú tienes una idea y yo tengo una idea e intercambiamos ideas, entonces ambos tendremos dos ideas"
George Bernard Shaw
Comparte conocimiento
Contenidos publicados con licencia CC BY-NC-SA 3.0 a excepción de los casos en los que se indican derechos de autor específicos. Sugerimos contactar a los autores al usar material públicamente.