Administración del efectivo y contabilidad administrativa

ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO Y CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA
INTRODUCCIÓN
La generación de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La
mayoría de sus actividades van encaminadas a provocar de una manera directa o
indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la
operación, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso,
los pasivos a su vencimiento, y en general, a retribuir a los dueños un rendimiento
satisfactorio.
En pocas palabras, un negocio es negocio sólo cuando genera una cantidad
relativamente suficiente de dinero.
Las empresas necesitan contar con efectivo suficiente para mantener la solvencia,
pero no tanto como para que pertenezca “ocioso” en el banco, ganando poco. Una
forma atractiva para guardar el efectivo ocioso es la inversión en valores
negociables.
Este trabajo tiene como objetivo presentar algunas ideas y prácticas que
actualmente están manejando algunas empresas para lograr una administración
efectiva de su efectivo.
Esta función es una de las más importantes, sobre todo si se tiene la visión
periférica que se debe tener ¿Qué significa esta área y para qué sirve?
Esta función se encarga de administrar todo el dinero que la empresa recibe por
sus ventas y entregar bajo un programa de pagos a las áreas de pagos a
proveedores o cuentas por pagar.
Sus funciones son detectar a la brevedad posible, el origen de todo el dinero que
ingresa a la empresa y programar todo lo que se debe pagar, no le corresponde
hacer juicios de las compras, pero si estar consientes de que conviene pagar
primero y que pagar más tarde.
Hablábamos de la visión periférica de esta área y eso se refiere a dos cosas:
a) Primero, que mientras mejor conozca cuánto dinero va a ingresar, desde los
presupuestos, después los pronósticos de ventas, las ventas realizadas, la
cobranza por realizar y finalmente la cobranza realizada.
b) Enseguida, mientras mejor conozca lo que va a gastar: primero los gastos fijos;
después a partir de los presupuestos de ventas, cuánto va a costar teóricamente
la producción de esos productos; después el monto de los pedidos que ya se han
fincado; más adelante los insumos que ya ingresaron a la empresa; después la
facturación del proveedor. Cada uno de estos pasos va dando al tesorero una
visión más concreta cada vez, de los compromisos de pago, le permite manejar
mejor sus inversiones y programar sus pagos.
El buen desarrollo de esta área dará confianza a proveedores y clientes y, si
siempre se cumple lo que se promete, seguramente los créditos estarán abiertos y
se podrán conseguir mejores descuentos, en fin respuestas a la confianza.
NO SE PUEDE ADMINISTRAR LO QUE NO SE CONOCE
El efectivo y los valores negociables constituyen los activos más líquidos de la
empresa.
EFECTIVO: Dinero al contado al que se pueden reducir todos los activos líquidos.
VALORES NEGOCIABLES: Instrumentos del mercado de dinero a corto plazo,
que ganan intereses y que la empresa utiliza para obtener rendimientos sobre
fondos ociosos temporalmente.
Juntos, el efectivo y los valores negociables sirven como una reserva de fondos,
que se utiliza para pagar cuentas conforme éstas se van venciendo y además para
cubrir cualquier desembolso inesperado.
El área de Control de Efectivo tiene como actividad principal cuidar todo el dinero
que entra o entrará y programar todas las salidas de dinero, actuales o futuras, de
manera que jamás quede en la empresa dinero ocioso, que nunca se pague
demás y que nunca se tengan castigos o se paguen comisiones por falta de pago.
Esta área debe controlar o influir en todas las formas del dinero de la empresa, ya
sea en las cuentas por cobrar, como en las inversiones y cuentas por pagar,
además debe procurar la mayor visión hacia el futuro de por cobrar y pagar, de
manera que pueda vislumbrar la posibilidad de problemas de liquidez o de
tendencias de posibles pérdidas, por reducción del margen de utilidad. Y para esto
último debe ser participante activo en la defiinición de políticas de precios.
Las operaciones que el área de control de efectivo maneja son en general, las
siguientes:
Area funcional Operaciones que realizan
Control de efectivo Recibe:
Depósitos en bancos
Vencimiento de inversiones
Depósitos en caja (facturas cobradas)
Facturas por cobrar
Facturas por pagar
Gastos por efectuar
Pagos realizados (facturas pagadas)
Entregas de préstamos
Cobro de préstamos
Entrega:
Pagos a proveedores
Pagos de nómina
Pagos de prestaciones
Pagos de Gastos generales
Inversiones realizadas
Depósitos en bancos
Las funciones que el área de control de efectivo realiza son en términos generales
las siguientes:
Funciones generales de Control de Efectivo
- Verificación de depósitos en bancos
- Autorización de los pagos a realizar.
- Negociación de pagos pendientes.
- Inversión de excedentes.
- Control de vencimiento de inversiones y reinversiones.
- Concilia cobrado contra depósitos
- Concilia pagos contra montos de cheques
Participa en los comités de precios.
Concilia cuentas de bancos
- Concilia presupuestos de gastos
- Concilia presupuestos de ventas.
Principales Activos Circulante
Los activos Circulantes se pueden definir como el dinero efectivo y otros activos o
recursos, que se espera convertir en dinero, o consumir, durante el ciclo
económico del negocio. Y entre los más importantes tenemos:
1. Efectivo a Caja:
2.
Se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados
como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no está
sometida a ningún tipo de restricción. De acuerdo con lo expuesto, será aceptado
como efectivo lo siguiente:
a. Efectivo en Caja:
oMonedas y billetes emitidos por el Banco Central. Monedas y billetes de otras
naciones (divisas).
oCheques emitidos por terceras personas que están pendientes de cobrar o
depositar.
oCheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar.
oDocumentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas
corrientes bancarias tales como: giros bancarios, telegráficos o postales, facturas
de tarjetas de crédito por depositar, etc.
b. Efectivo en bancos:
Será considerado como efectivo en bancos los siguientes:
oCuentas bancarias de depósitos a la vista o corrientes en bancos nacionales.
oCuentas en moneda extranjera depositada en bancos del exterior, siempre que
en esos países no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o
controles de cambio que impidan su libre convertibilidad.
De ser considerada esta partida como efectivo, deberá ser previamente traducida
a moneda nacional, al tipo de cambio que para ese momento exista.
oCheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algún
banco pero que, para una determinada fecha, aún no han sido entregados a sus
beneficiarios.
o
Es obvio que, en este caso, a pesar de que el cheque haya sido emitido y
deducido del saldo del banco en los libros, podemos en cualquier momento,
disponer de ese dinero para otros fines, mientras se mantengan en poder de la
empresa los cheques que habían sido emitidos. En todo caso, lo más que podría
suceder sería la aparición de un sobregiro bancario en libros de lo cual
hablaremos más adelante.
Partidas que no forman parte del efectivo
Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tienen características de
efectivo, no cumplen con el requisito básico de la disponibilidad para la liberación
de deudas u obligaciones por parte de la empresa.
En términos generales, no deberá ser tratado como efectivo lo siguiente:
No será Efectivo en Caja:
Los vales de caja: Con frecuencia nos encontraremos con que, al hacer un arqueo
o conteo de caja, existen vales, autorizados o no, que representan o respaldan
extracciones de dinero. El monto de ellos debe segregarse y ser mostrados más
bien como cuentas por cobrar.
Cheques Post-fechados: se trata de cheques cuyo origen puede ser muy variado,
los casos más corrientes provienen de los siguientes hechos:
1) Un empleado emite un cheque contra su propia cuenta corriente pero, como
para ese momento no tiene fondos, lo emite con fecha posterior, pidiéndole al
cajero que se lo cambie por efectivo. Por supuesto, tal cheque permanece en la
caja hasta tanto llegue la fecha que permita cobrarlo o depositarlo en un banco.
2) Un cliente paga una deuda con un cheque post-fechado. Este es un caso
similar al anterior. El cajero deberá mantener en su poder el cheque, hasta la
fecha en que pueda ser cobrado o depositado.
En ambos casos, esas partidas deben segregarse del efectivo y, como se dijo
anteriormente, ser presentadas dentro del grupo de cuentas por cobrar
respectivas.
Cheques devueltos: En algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros y
recibidos por la empresa como pago de acreencias, son devueltos después de
haber sido depositados en un banco.
Las razones por las que estas devoluciones se producen son muy variadas. Con
respecto a ello, se recomienda tomar las siguientes actitudes, dependiendo de la
causa por la que el cheque fue devuelto.
1) Cheques devueltos por falta de fondos: En este caso, el cheque devuelto no
debe ser considerado como efectivo, ya que la no disponibilidad de fondos en el
banco así lo exige.
2) Cheques devueltos por causas diferentes a la no disponibilidad de fondos: En
oportunidades, un cheque es devuelto por causas diferentes a la de no disponer
de fondos. Tales serían los devueltos por endoso defectuoso, firmas defectuosas,
disparidad de cantidades, etc. En estos casos, los cheques devueltos podrían ser
considerados como efectivo y presentados como tal, siempre que la causa por la
que el cheque fue devuelto pueda ser subsanada en corto tiempo.
Estampillas Fiscales y de Correos: Es obvio que tales estampillas no son
aceptadas como un sello común de pagos. Por ello, deben ser separadas del
efectivo y ser presentadas en el balance general como "existencia de estampillas"
en la sección de gastos prepagados del activo circulante.
No será Efectivo en Bancos:
oDepósitos bancarios a plazo fijo: Es obvio que cuando una empresa hace
cualquier depósito de dinero en una institución financiera a plazo fijo, significa que
no podrá disponer de esos recursos hasta tanto venza el plazo convenido.
Por supuesto, si el plazo fijo es menos de un año, el monto de esos depósitos
deberá mostrarse en el activo circulante, pero en un rubro diferente a efectivo. En
caso de que el plazo sea mayor de un año, será presentado fuera del activo
circulante, en el grupo de inversiones permanentes o a largo plazo.
oDepósitos bancarios congelados: Se trata de los casos en que una empresa
mantienen depósitos de dinero en instituciones financieras que se hayan
declarado en suspensión de operaciones, o9 hayan sido intervenidas por las
autoridades competentes. Casos representativos de este tipo de depósitos son
aquellos que cualquier empresa mantenga, por ejemplo, en el Banco de Fomento
Comercial, los cuales fueron intervenidos y, hasta la fecha de publicación de este
texto, permanecían en ese estado.
oDepósitos bancarios para fondos especiales: En oportunidades, la empresas
crean fondos especiales a través de depósitos en bancos, con el objetivo de hacer
frente a cualquier obligación futura tal como adquisición de activos fijos,
amortización o reembolso de bonos u obligaciones, pago de pensiones y
jubilaciones o para cubrir los costos de un juicio que está pendiente de sentencia,
en caso de que se pierda. Estos depósitos especiales deberán ser presentados
en el grupo de otros activos del balance general, a menos que esos fondos vayan
a ser utilizados antes de un año en los fines previstos. En este caso, serán
mostrados dentro del activo circulante, pero siempre segregados del efectivo.
oDepósitos en bancos extranjeros restringidos: Cuando se tiene depósitos en
bancos de otros países y por diferentes razones está restringida la disponibilidad
de esos fondos, deberá también segregarse del efectivo el monto que
corresponda, y ser presentado más bien como otros activos.
Caja:
Es la cuenta a través de la cual se controla el efectivo disponible que se encuentra
en poder de la empresa, dentro de las instalaciones de la misma.
Cualquier movimiento de efectivo que sea recibido por la empresa debe ser
registrado en esta cuenta.
Dada la naturaleza del bien que controla, la cuenta caja debe ser presentada en el
balance general encabezado el grupo de activo circulante.
Ascendiendo al objetivo que se persigue con los fondos que se movilizan, la
cuenta caja puede ser: Caja chica y Caja principal.
Caja Chica: Como veremos más adelante, una medida sana de control interno
consiste en que todo pago se haga por medio de cheques y nunca con el efectivo
que se encuentre en caja.
Sin embargo, se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y
de tan poco monto cada una de ellas, que haría poco práctico y en algunos casos
imposible, pagarlas con cheque. Nos estamos refiriendo a desembolsos por
concepto, por ejemplo, de compra de periódicos, café, taxis, gasolina para los
vehículos, etc.
En todo caso, los directivos de la empresa, después de estimar las erogaciones
que se harán por medio de esta caja durante un periódico determinado,
establecerán el monto del fondo fijo con el que operará dicha caja, así como la
cantidad máxima que se podrá erogar en cada caso.
Valores Negociables: Son activos intitulados, compromisos por escrito de pago de
un importe definidos en una fecha futura especificada pertenecientes a una
persona u organización y que pueden ser vendidos o transferidos a otra sin ningún
tipo de restricción, según la conveniencia que esta transacción tenga para la
organización.
Tipos de valores Negociables:
oPagarés: Son papeles de obligación por una cantidad que ha de pagarse a
tiempo determinado. El que es transferible por endoso, sin nuevo consentimiento
del deudor. Los balances generales de numerosas empresas con frecuencia
incluyen un activo intitulado documentos por cobrar (pagarés), que son
compromisos por escrito de pago de un importe definido en una fecha futura
especifica. Estos documentos se emplean para conceder créditos a los clientes y
alargar el período de pago de las cuentas por cobrar pendientes. Dichos
documentos son frecuentes en algunas industrias y poco usuales en otras.
oCheques: Son documentos expedidos en forma de mandato mediante los
cuales una persona puede retirar, a la orden propia o de un tercero, fondos que
tiene en poder de otra. La persona que tiene cantidades de dinero disponible en
un instituto de crédito, o en poder de un comerciante, tiene derecho a disponer de
ellas a favor de sí mismo, o de un tercero, o por medio de cheques.
Cartas de Crédito: Son documentos que tienen por objeto realizar un contrato de
cambio condicional celebrado entre el dador u el tomador, cuya perfección pende
de que éste haga uso del crédito que aquél le abre.
En la carta de crédito se designará el tiempo dentro del cual el tomador debe
hacer uso de ella. También deberá contener la cantidad por la cual se abre el
crédito, y si no se expresare será considerada como de simple introducción. El
tomador de una carta de crédito deberá poner en la misma el modelo de su firma.
LA ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO
La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio,
porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una
cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro
puede ser rápidamente invertido. La administración del efectivo generalmente se
centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de
contabilidad.
El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de
planeación y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para
propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados.
La administración es responsable del control interno es decir de la y protección de
todos los activos de la empresa.
El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de
control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen
el dinero de la compañía para uso personal.
Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los
siguientes:
- Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.
- Promover la contabilización adecuada de los datos.
- Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.
- Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.
El control interno no se diseña para detectar errores, sino para reducir la
oportunidad que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del control interno del
efectivo son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los fraudes y
establecer un método adecuado para presentar el efectivo en los registros de
contabilidad. Un buen sistema de contabilidad separa el manejo del efectivo de la
función de registrarlo, hacer pagos o depositarlo en el banco. Todas las
recepciones de efectivo deben ser registradas y depositadas en forma diaria y
todos los pagos de efectivo se deben realizar mediante cheques.
La administración del efectivo es una de las áreas más importantes de la
administración del capital de trabajo. Ya que son los activos mas liquido de la
empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el
momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden
funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos
inesperados, reduciendo así el riesgos de una "crisis de solvencia". Dado que los
otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán
finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el
común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos.
La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de
cualquier compañía. Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de
efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que
haya saldos excesivos en las cuentas de cheques.
El efectivo se define a menudo como "un activo que no genera utilidades". Es
necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para comprar activos
fijos, para pagar los impuestos, los dividendos, etc.
Las empresas mantienen efectivo por las siguientes razones fundamentales:
Transacciones.
Compensación a los bancos por el suministro de préstamos y servicios.
Precaución
Especulación
MOTIVOS PARA MANTENER SALDOS DE EFECTIVO Y CUASI-EFECTIVO
(VALORES NEGOCIABLES)
MOTIVO DE TRANSACCIÓN: Consiste en efectuar los pagos planeados de las
partidas como materias primas y sueldos.
MOTIVO DE SEGURIDAD: Los saldos que se mantienen para satisfacer este
motivo, se invierten en valores negociables muy líquidos que se pueden convertir
inmediatamente en efectivo. Dichos valores protegen a la empresa de la
incapacidad de satisfacer las demandas inesperadas de efectivo.
MOTIVO ESPECULATIVO: Una vez satisfechos los motivos de seguridad, las
empresas invierten en ocasiones los fondos excedentes en valores negociables,
así como en instrumentos a largo plazo. Una empresa realiza esta inversión
porque en ese momento no usa ciertos fondos o porque desea aprovechar
rápidamente las oportunidades inesperadas que pudieran surgir. Este motivo es
generalmente el más común.
LCULO DE LOS SALDOS DE EFECTIVO DESEABLES.
El objetivo de la gerencia debe ser mantener saldos de efectivo para
transacciones e inversiones en valores negociables que contribuyan a mejorar el
valor de la empresa.
Si los niveles de efectivo o de valores negociables son demasiado altos, la
rentabilidad de la empresa será menor que si se mantienen en niveles óptimos.
Las empresas pueden establecer cálculos cuantitativos o procedimientos
subjetivos con el fin de determinar los saldos adecuados de efectivo para
transacciones. Ej. Un modelo subjetivo podría ser mantener un saldo transaccional
equivalente a un 10% de las ventas pronosticadas para el mes siguiente, si la
cantidad pronosticada de ventas es de $500,000, la empresa mantendría un saldo
de efectivo de 500,000(0.10)= $50,000.
NIVEL DE INVERSIÓN EN VALORES NEGOCIABLES.
Además de ganar un rendimiento sobre fondos ociosos temporalmente, la cartera
de valores negociables sirve como una reserva de seguridad de efectivo, que se
puede usar para satisfacer las demandas inesperadas de fondos. El nivel de la
reserva de seguridad es la diferencia entre el nivel de liquidez que desea la
gerencia y el saldo de efectivo para transacciones que determina la empresa. Ej. si
la empresa desea mantener $70,000 de fondos líquidos y un saldo de efectivo
para transacciones de $ 50,000, contaría con una reserva de seguridad de
$20,000 ($70,000-$50,000) en forma de valores negociables.
El primer requisito para poder administrar el efectivo, es conocer tanto la forma en
que éste se genera, como la manera en que se aplica o el destino que se le da.
Esta información la proporciona el estado de flujo de efectivo. Este estado
informa, por una parte, cuáles han sido las principales fuentes de dinero de la
empresa (en donde ha conseguido el dinero) durante un período determinado de
tiempo y por otra parte, que ha hecho con él (en qué lo ha aplicado).
El dinero generado básicamente por cobros a clientes derivados de la venta de
inventarios o de la prestación de servicios, menos los pagos a proveedores y las
erogaciones para cubrir los costos necesarios para poder vender, comprar y
producir los artículos vendidos durante el período cubierto por la información, es el
efectivo neto generado por la operación.
La capacidad para generar efectivo por medio de la operación, permite determinar,
entre otras cosas, el crecimiento potencial de la empresa y su salud financiera.
Además de esta fuente, como ya sabemos, existen otras:
- Pasivos
- Aportaciones de los socios (aumentos de capital)
- Venta de inversiones.
En adición a la operación, el efectivo se puede aplicar a:
- Pagar deudas
- Repartir dividendos
- Reembolsar capital a los accionistas
- Invertir
La inversión en activos (clientes, inventario, activo fijo) es dinero "almacenado". De
aquí pues que en finanzas existe el aforismo que dice: "Antes de que vayas a
solicitar un préstamo al banco busca el dinero que tienes amarrado en
cartera, en inventarios o en otros activos".
¿QUIÉN ES EL RESPONSABLE DE ADMINISTRAR EL FLUJO DE EFECTIVO?
Como ya quedó anotado, la mayoría de las actividades de la empresa van
encaminadas a afectar, directa e indirectamente, el flujo de la empresa.
Consecuentemente, su administración es tarea en la cual están involucradas todas
las personas que trabajan en la empresa. Lo que cada individuo haga (o deje de
hacer) va a afectar de una manera u otra el efectivo de la empresa.
Por ejemplo:
- El fijar el precio de venta para los inventarios afectará el flujo de efectivo, ya que
el precio influye sobre el tiempo en que se venda y consecuentemente, sobre el
monto de efectivo que se generará.
- Al definir y decidir a quién se le venderá a crédito y en qué términos y bajo qué
condiciones, determina el tiempo en que el dinero derivado de las ventas a crédito
durará "almacenado" en cartera y su monto.
- El dar motivo para que el cliente esté insatisfecho, obtenga una queja en contra
de nuestra empresa, provocará que sus pagos se demoren hasta que su
insatisfacción haya sido eliminada.
- La negociación con los proveedores definirá tanto los montos de los pagos como
la frecuencia o rapidez de los mismos.
- El riesgo que se esté dispuesto a correr ante la posible eventualidad de no contar
con la materia prima requerida por producción, o los artículos necesarios para
cubrir los pedidos de los clientes, así como el tiempo que toma la conversión de la
materia prima en un artículo terminado, define el nivel de inventarios y los
inventarios son dinero almacenado en materia prima y en artículos terminados.
ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DEL EFECTIVO.
Los saldos de efectivo y las reservas de efectivo dependen en forma significativa
de la producción y las técnicas de venta de la empresa y de los procedimientos
que la misma efectúa para los cobros de ingresos por ventas y pagar las compras.
Estas influencias se comprenden mejor por medio del análisis del ciclo operativo y
del ciclo de conversión del efectivo de la empresa. Por medio de la administración
eficiente de estos ciclos, el gerente de finanzas mantiene un nivel bajo de
inversión en efectivo y así ayuda a maximizar el valor de las acciones.
CICLO OPERATIVO (CO): El ciclo operativo de una empresa se define como el
tiempo que transcurre desde el momento en que la empresa introduce la materia
prima y la mano de obra en el proceso de producción (es decir comienza a crear el
inventario), hasta el momento en que cobra el efectivo por la venta del producto
terminado que contiene estos insumos de producción. Está integrado por dos
componentes:
1. La edad promedio del inventario.
2. Periodo Promedio de las ventas.
El ciclo operativo de la empresa es simplemente la suma de de la edad promedio
del inventario (EPI) y el periodo promedio de cobro (PPC).
CO = EPI + PPC
CICLO DE CONVERSION DEL EFECTIVO: Por lo general una empresa tiene la
posibilidad de comprar muchos de sus insumos de producción (por ejemplo,
materias primas y mano de obra) a crédito. El tiempo que requiere la empresa
para pagar estos insumos se denomina periodo promedio de pago (PPP); por
tanto, estos insumos de producción generan fuentes de financiamiento
espontánea a corto plazo. La capacidad de las empresas de adquirir insumos al
crédito, compensa en parte o totalmente el tiempo que los recursos permanecen
inmovilizados en el ciclo operativo.
CCE = CO-PPP = EPI + PPC – PPP
CONTROL DEL CICLO DE CONVERSIÓN DEL EFECTIVO: Un ciclo de
conversión del efectivo positivo, significa que la empresa debe usar formas
negociadas de financiamiento, como los préstamos a corto plazo sin garantía o sin
fuentes garantizadas de financiamiento, para apoyar el ciclo de conversión del
efectivo. Para una empresa sería ideal tener ciclos de conversión del efectivo
negativos, ya que esto significaría que el periodo promedio de pago supera al ciclo
operativo. Las empresas de manufactura no tendrán ciclos de conversión del
efectivo negativos a menos que prolonguen sus periodos promedios de pagos por
periodos muy largos o por un tiempo bastante considerable. Las empresas que no
se dedican a la manufactura, tienen más oportunidad de presentar ciclos de
conversión del efectivo negativos, porque generalmente mantienen inventarios
más pequeños, que se mueven con mayor rapidez, y porque a menudo se venden
sus productos y servicios en efectivo. Como consecuencia estas empresas tienen
ciclos operativos más cortos, cuya duración puede ser superada por los periodos
promedios de pagos de la empresa, lo que genera ciclos de conversión negativos.
En el caso más frecuente de un ciclo de conversión del efectivo positivo, la
empresa necesita aplicar estrategias que minimicen el ciclo de conversión del
efectivo sin perder ventas o perjudicar la valuación de créditos.
Las estrategias bases para administrar el ciclo de conversión del efectivo son las
siguientes:
1. Acelerar la rotación de inventarios lo más posible, evitando el agotamiento
de las mercancías, el cual pudiera ocasionar una pérdida de ventas. Ej. acelerar la
rotación de materia primas, acortar el ciclo de producción o aumentar la rotación
de productos terminados.
2. Recuperar las cuentas por Cobrar tan pronto como sea posible, sin perder
ventas futuras a causa de técnicas de cobro que ejerzan una presión excesiva.
Los descuentos por pronto pago, si se justifican económicamente, se usan para
lograr este objetivo.
3. Liquidar la Cuentas por Pagar tan Tarde como sea posible, sin perjudicar la
evaluación de crédito de la empresa, pero aprovechando cualquier descuento por
pronto pago (a menudo constituye u estímulo para pagar más pronto las deudas).
LOS CUATRO PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE
FECTIVO
Existen cuatro principios básicos cuya aplicación en la práctica conducen a una
administración correcta del flujo de efectivo en una empresa determinada, Estos
principios están orientados a lograr un equilibrio entre los flujos positivos
( entradas de dinero) y los flujos negativos (salidas de dinero) de tal manera que la
empresa pueda, conscientemente, influir sobre ellos para lograr el máximo
provecho.
Los dos primeros principios se refieren a las entradas de dinero y los otros dos a
las erogaciones de dinero.
PRIMER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se deben incrementar las
entradas de efectivo"
Ejemplo:
- Incrementar el volumen de ventas.
- Incrementar el precio de ventas.
- Mejorar la mezcla de ventas ( impulsando las de mayor margen de contribución).
- Eliminar descuentos.
SEGUNDO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben acelerar las
entradas de efectivo"
Ejemplo:
- Incrementar las ventas al contado
- Pedir anticipos a clientes
- Reducir plazos de crédito.
TERCER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas
de dinero"
Ejemplo:
- Negociar mejores condiciones (reducción de precios ) con los proveedores)
- Reduri desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa.
- Hacer bien las cosas desde la primera vez ( Disminuir los costos de no Tener
Calidad)
CUATRO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas
de dinero"
Ejemplo:
- Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles.
- Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se
van a necesitar
Hay que hacer notar que la aplicación de un principio puede contradecir a otro, por
ejemplo: Si se vende sólo al contado (cancelando ventas a crédito) se logra
acelerar las entradas de dinero, pero se corre el riesgo de que disminuya el
volumen de venta. Como se puede ver, existe un conflicto entre la aplicación del
segundo principio con el primero.
En estos casos y otros semejantes, hay que evaluar no sólo el efecto directo de la
aplicación de un principio, sino también las consecuencias adicionales que pueden
incidir sobre el flujo del efectivo.
FUNCIONAMIENTO EN LA PRÁCTICA DE LA ADMINISTRACIÓN EFECTIVA
DEL EFECTIVO.
Algunas empresas han obtenido logros muy importantes en su administración del
efectivo, aplicando los cuatro principios mencionados, siguiendo un procedimiento
más o menos parecidos al que se describe a continuación.
1.-) Bautizar el proyecto con un nombre lo suficientemente descriptivo y sugestivo.
Por ejemplo:
- "Programa de Administración Efectiva del Efectivo" (PADEE)
- "Plan para el Manejo Eficiente del Efectivo (PEMEDE)
2.-) Divulgar en toda la empresa la existencia de este plan o programa, enseñando
el objetivo general que se persigue con el mismo.
3.-) Celebrar reuniones con grupos relativamente pequeños (no más de 15
personas) para facilitar su funcionamiento y alentar la participación de cada uno de
los asistentes. El grupo debe de estar integrado por personas que representan
cada una de las distintas áreas que constituyen la empresa: Compras, producción,
ventas, crédito y cobranza, recursos humanos, contabilidad, tesorería, etc. El
objetivo de esta reunión, cuya duración puede fluctuar desde 8 horas hasta 16
horas, es detectar áreas de oportunidad de mejorar la forma en que la empresa
está administrando actualmente su flujo de efectivo. Para lograr este objetivo, es
necesario primero explicar a los participantes en la reunión como se genera y
aplica el efectivo en una empresa. En seguida se debe lograr que detecten que el
flujo de efectivo es responsabilidad de todos, así como otros aspectos relevantes a
la administración de efectivo. En seguida de esta etapa de inducción, es
recomendable que cada participante, en forma individual y estructurada, reflexione
cómo cada una de las principales actividades que efectúa en su trabajo afectan y
se ven afectadas por el flujo de efectivo de la empresa.
Esta reflexión tiene el propósito de que cada individuo "aterrice" a su propia
realidad, su participación directa o indirecta, en el flujo de dinero de la empresa.
Una vez logrado esto, se divide a los participantes en pequeños grupos (tres o
cuatro personas en cada uno de ellos), para que en equipo identifiquen síntomas,
definan problemas y ofrezcan soluciones a situaciones reales a su trabajo.
Después de que cada subgrupo hizo su tarea, se reúne todo el grupo y se
comparten y discuten los problemas afectados.
Tanto la reflexión individual como la búsqueda y discusión en grupos, deben estar
referidos a la aplicación de los cuatro principios de la administración de efectivo.
Esto implica que se responsabiliza a cada no de los participantes, ¿Qué puedo
hacer (o dejar de hacer) para:
- Incrementar las entradas de efectivo?
- Acelerar las entradas de efectivo?
- Disminuir las salidas de efectivo?
- Demorar las salidas de efectivo?
Cómo producto final de la reunión, se genera un listado con los problemas
detectados, así como las posibles soluciones propuestas.
4.-) Integre un comité responsable de :
- Seleccionar en base a su importancia (monto, urgencia, etc) los problemas
detectados en la reunión.
- Nombrar a los responsables de llevar a la práctica la propuesta.
- Establecer calendarios para las acciones que se van a tomar (u omitir).
- Dar seguimiento a cada uno de los proyectos.
TECNICAS DE ADMINISTRACION DEL EFECTIVO
El objetivo que persiguen estas técnicas es el de disminuir o minimizar las
necesidades de financiamiento negociado de la empresa, aprovechando ciertos
defectos de los sistemas de cobro y pago.
FLOTACION: Fondos enviados por un pagador, pero que aún están en una forma
en que el beneficiario pueda gastar. Es decir cuando una empresa emite un
cheque y lo envía por correo a la empresa beneficiaria.
1. FLOTACION DE COBRO: El retraso entre el momento en que un pagador
deduce un pago de su libro mayor de cuentas de cheques y el momento en que el
beneficiario realmente recibe estos fondos en una forma que pueda gastar.
2. FLOTACION DE DESEMBOLSO: El lapso de tiempo que existe entre el
momento que un pagador deduce un pago de su libro mayor de cuentas de
cheques (Lo desembolsa) y el momento en que los fondos realmente se retiran de
las cuentas.
Tanto la flotación de cobro como la flotación por desembolso poseen estos tres
componentes:
FLOTACION POSTAL: El retraso entre el momento en que el
pagador envía el pago por correo y el momento en que el beneficiario lo recibe.
FLOTACION DE PROCESAMIENTO: El retraso entre la recepción
de un cheque por la empresa beneficiaria y el depósito de un cheque en su propia
cuenta.
FLOTACION DE COMPENSACION: El retraso entre el depósito de
un cheque y la disponibilidad real de fondos. Este componente de flotación se
atribuye al tiempo que el sistema bancario se tarda en transferir un cheque. Es
importante hacer notar que el uso de tecnología hace que este tiempo se vea
reducido en una gran manera.
ACELERACION DE COBROS
La empresa no sólo desea impulsar a sus clientes a pagar pronto, sino también a
poder convertirlo lo más pronto posible en dinero para poder gastar e invertir, en
otras palabras minimizar la flotación de cobro.
TECNICAS DE ACELERACION DE COBROS.
BANCA DE CONCENTRACION.
Las empresas que cuentan con muchos establecimientos en todo el país a
menudo designan ciertas oficinas como centros de cobro para determinadas áreas
geográficas. Los clientes remiten sus cheques a estas oficinas que a su vez
depositan los pagos en los bancos locales. En momentos específicos o cuando es
necesario, los fondos se transfieren por cable de los bancos regionales al banco
de concentración, o de desembolso, que envía los pagos de cuentas. Reduce la
flotación de cobro, al reducir componentes de flotación postal y de compensación.
CAJAS DE SEGURIDAD.
Este método difiere de la banca de concentración central, ya que en lugar de
enviar el pago por correo a un centro de cobro, el pagador lo envía a un apartado
postal cercano, que el banco de la empresa vacía varias veces al día. El banco
abre los sobre de pago, deposita los cheques en la cuenta de la empresa que
realiza la cobranza y le envía una ficha de depósito que indica los pagos recibidos.
Las cajas de seguridad están distribuidas geográficamente y los fondos cobrados
se envían por cable desde cada banco que maneja la caja de seguridad, hasta el
banco de desembolso de la empresa. Este sistema se considera mejor que la
banca de concentración, ya que reduce los gastos de procesamiento, la postal y la
de compensación. En cuanto los recoge, el banco deposita los pagos en la cuenta
de la empresa, permitiendo a este usar los fondos casi de inmediato. La flotación
postal se reduce aún más porque los pagos no tienen que enviarse, sino que el
banco los recoge en la oficina postal.
ENVIOS DIRECTOS.
Cheque con Autorización Anticipada.
Cheque emitido por el beneficiario contra la cuenta de cheques de un cliente, por
una cantidad previamente acordada. El cheque no requiere la firma del cliente
debido a la autorización legal previa. La cantidad está previamente acordada por
la empresa beneficiaria.
Cheque para Transferencia de Depósitos.
Un cheque girado a una de las cuentas bancarias de la empresa y depositado en
una cuenta que ésta tiene mantiene en otro banco, lo que acelera la transferencia
de fondos.
Transferencias por Cable.
Comunicaciones telegráficas que a través de registros contables, retiran fondos
del banco del pagador y los depositan en el banco del beneficiario, a través de una
liquidación entre bancos, efectuada por la cámara de compensación.
DEMORA EN LOS DESEMBOLSOS
En relación con las cuentas por Pagar, la empresa no sólo desea pagar sus
cuentas tan tarde como sea posible, sino que también demorar la disponibilidad
de fondos para los proveedores y empleados, una vez se ha expedido el pago, en
otras palabras, Maximizar la flotación de desembolso.
TECNICAS DE DESEMBOLSO
DESEMBOLSO CONTROLADO
DESEMBOLSO CONTROLADO
El uso estratégico de oficinas de correo y cuentas bancarias para aumentar la
flotación postal y la flotación de compensación respectivamente.
MANEJO DE LA FLOTACIÓN
Es un método que consiste en pronosticar en forma consciente, la flotación
resultante(o demora), relacionada con el proceso de pago, y usarla para mantener
sus fondos en una forma que gane intereses tanto tiempo como sea posible. Con
frecuencia las empresas manejan la flotación al extender cheques con fondos que
aún no se encuentran en sus cuentas de cheques.
FINANCIAMIENTO ESCALONADO
Una forma de manejar la flotación consiste en depositar cierta proporción de una
nómina, o pago, en la cuenta de cheques de la empresa durante varios días
sucesivos después de la emisión real de un conjunto de cheques.
SISTEMAS DE SOBRECARGO, CUENTAS DE SALDO CERO Y CRÉDITO CCA.
Las empresas que utilizan el desembolso de efectivo en forma agresiva, emplean
algún tipo de sistema de sobregiro o una cuenta de saldo cero.
SISTEMA DE SOBREGIRO:
Cobertura automática por el banco de todos los cheques presentados contra la
cuenta de la empresa, sin importar el saldo de la cuenta. Es decir, si no es
suficiente el saldo de la cuenta de cheques, el banco prestará automáticamente el
dinero necesario para pagar la cantidad de sobregiro y el banco cobrará intereses
a la empresa por la cantidad prestada y limitará la cantidad de sobregiro.
CUENTA DE SALDO CERO:
Son cuentas de cheques que mantienen saldos de cero. Con éste acuerdo el
banco presenta a la empresa la cantidad de cheques que han sido presentadas
contra su cuenta, entonces la empresa transfiere solamente esa cantidad a la
cuenta de cheques, ya sea a través de una cuenta maestra o a través de la
liquidación de una parte de sus valores negociables. Una vez pagados los
cheques de las cuentas correspondientes, la cuenta vuelve a cero. El banco desde
luego recibe una compensación por este servicio.
CREDITOS CCA (CAMARAS DE COMPENSACION AUTORIZADAS)
Depósitos de las nóminas directamente en las cuentas de los beneficiarios
(empleados). Pierden la flotación de desembolso debido a que los cobros se
pueden realizar el día de pago, en tanto que las nóminas de pagadas con cheques
no necesariamente son retirados los fondos el día de pago.
FUNCIÓN DE LAS RELACIONES BANCARIAS SÓLIDAS
El mantenimiento de las funciones bancarias sólidas es uno de los elementos más
importantes de un sistema eficaz de administración del efectivo. Los bancos ya no
son lugares donde solamente se aperturan cuentas de cheques o lugares donde
se otorgan créditos, ahora se han convertido en una fuente que brinda diferentes
servicios de administración del efectivo. Los bancos venden sistemas de
información muy complejos a sus clientes comerciales, para que puedan manejar
la contabilidad básica y la preparación de presupuestos, hasta los desembolsos
multinacionales complicados y el control del efectivo centralizado.
ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO INTERNACIONAL.
Aunque las motivaciones para mantener efectivo y los conceptos básicos
subyacentes de la administración del efectivo son los mismos en todo el mundo,
existen diferencias drásticas en las técnicas prácticas de administración de los
negocios internacionales y los estrictamente nacionales.
DIFERENCIAS ENTRE LOS SISTEMAS BANCARIOS.
Los sistemas bancarios fuera de Estados Unidos difieren del modelo
estadounidense en varios aspectos: en primer lugar los bancos no
estadounidenses, tienen limitaciones geográficas o relacionadas con los servicios
que pueden prestar. En segundo lugar las transacciones al detalle se conducen a
través de un sistema de cheques postales, operado por el sistema postal nacional
o en asociación con éste. En tercer lugar, no tienen permitido pagar intereses
sobre depósitos corporativos a la vista y proporcionan en forma rutinaria
protección contra sobregiros, sin embargo para solventar estas diferencias en los
costos de estos servicios, cobran comisiones más altas y también participan en la
práctica de establecimiento de una fecha valor.
SISTEMAS DE CHEQUES POSTALES
Sistema de pago por medio del cual las transacciones al detalle se conducen en
asociación con el sistema postal nacional de un país.
ESTABLECIMIENTO DE UNA FECHA VALOR.
Un procedimiento que utilizan los bancos no estadounidenses para retrasar, a
menudo durante días o incluso semanas, la disponibilidad de los fondos
depositados en ellos.
PRÁCTICAS DE ADMINISTRACION DEL EFECTIVO
Las prácticas de administración del efectivo de empresas multinacionales con muy
complejas, debido a la necesidad de mantener saldos de depósito en moneda
local, en los bancos de cada país donde opera la empresa y mantener el control
centralizado sobre los saldos y los flujos de efectivo que, en total, pueden ser
importantes.
TÉCNICA DE REAGRUPAMIENTO DE EMPRESAS
Una técnica que emplean las subsidiarias de empresas multinacionales para
reducir al mínimo sus necesidades de efectivo, que consiste en transferir fuera de
las fronteras nacionales sólo la cantidad neta de los pagos adeudados entre ellas.
En ocasiones, los registros contables sustituyen los pagos internacionales.
CLEARING HOUSE INTERBANK PAYMENT SYSTEM (CHIPS).
El servicio internacional de transferencia por cable más importante, operado por
consorcios de la banca internacional.
V A L O R E S N E G O C I A B L E S
Son instrumentos del mercado de valores a corto plazo, que ganan intereses y que
pueden convertirse en dinero en efectivo a corto plazo. Generalmente hay dos
tipos de valores negociables:
1) Emisiones Gubernamentales.
2) Emisiones No Gubernamentales.
CARACTERISTICAS DE LOS VALORES NEGOCIABLES.
Para que un valor sea realmente negociable, debe poseer dos características:
1) Un Mercado Dispuesto.
2) Seguridad del Principal (Ninguna Probabilidad de Pérdida del Valor).
MERCADO DISPUESTO
El mercado para un valor debe poseer dos características:
1) AMPLITUD:
Está determinada por el número de participantes (compradores) en el mercado.
2) PROFUNDIDAD:
Capacidad para absorver la compra o la venta de una gran cantidad de dólares de
un valor en particular.
SEGURIDAD DEL PRINCIPAL
Facilidad de la venta de un valor , es decir que se pueda vender con rapidez, pero
al precio inicial de la inversión. Sólo los valores que pueden transformarse
rápidamente en efectivo sin sufrir cambios o reducciones apreciables en sus
valores son candidatos para la inversión a corto plazo.
TOMA DE DECISONES DE COMPRA
Una decisión muy difícil que enfrentan las empresas es la compra de valores
negociables, debido a la relación de ganar un rendimiento sobre fondos ociosos,
durante el periodo en posesión del valor, y los costos de corretaje asociados con la
compra y la venta de valores negociables.
EMISIONES GUBERNAMENTALES
Las obligaciones a corto plazo, emitidas por el gobierno federal y disponibles como
inversiones en valores negociables son lo bonos de la Tesorería, los documentos
de la Tesorería y las Emisiones de Agencias federales. Estos valores generan un
bajo rendimiento, debido a su escaso riesgo y porque la mayoría de las emisiones
de agencias federales sobre todo las emisiones de la tesorería y la mayoría de
emisiones de agencias federales, aunque son gravables a nivel federal, están
exentas de impuestos estatales y locales.
BONOS DE LA TESORERÍA
Obligaciones que se emiten semanalmente a manera de subasta. Los
vencimientos más comunes son a 91 y 182 días, aunque en ocasiones se venden
con vencimientos de un año. Estos bonos se venden por medio de una oferta
competitiva. Como se emiten al portador, existe un mercado secundario sólido. Se
venden a un precio de descuento de su valor nominal, el cual se recibe al
vencimiento. La emisión más pequeña de un bono de la tesorería disponible
actualmente es de $10,000. Generalmente se encuentran libres de riesgo porque
son emitidos por el gobierno. Por este motivo son uno de los valores negociables
más comunes. Y sus rendimientos son los más bajos debido a su naturaleza
virtualmente libre de riesgos y a su condición fiscal favorable.
EMISIONES DE AGENCIAS FEDERALES
Valores de riesgo emitidos por agencias gubernamentales, pero que no están
garantizados por la tesorería, con vencimientos cortos y que ofrecen rendimientos
ligeramente más altos que las emisiones similares de la tesorería. No forman parte
de la deuda y no forman una obligación de la tesorería. Tienen generalmente
denominaciones mínimas de $1,000. O más y se ponen en circulación a una tasa
de interés establecida o a un precio de descuento.
EMISIONES NO GUBERNAMENTALES
Los bancos y las empresas emiten valores negociables adicionales. Estas
emisiones no gubernamentales generan rendimientos ligeramente más altos que
las emisiones gubernamentales con vencimientos similares, debido a que tienen
un rendimiento un poco más alto debido a que su riesgo también es un poco alto y
también por el hecho de que poseen un interés gravable en todos los niveles
(Federal, estatal y local).
CERTIFICADOS DE DEPOSITOS NEGOCIABLES (CD)
Instrumentos comerciables que representan el depósito de cierta cantidad de
dólares en un banco comercial. Tienen vencimientos variables y su rendimiento
depende del tamaño, la madurez y las condiciones imperantes del mercado de
valores. Comúnmente la denominación más pequeña para un certificado de
depósito es de $100,000. Sus rendimientos son generalmente más considerables
que los bonos de tesorería y comparables a los del papel comercial con
vencimientos similares.
PAPEL COMERCIAL
Un pagaré a corto plazo sin garantía, emitido por una sociedad anónima y con una
evaluación de crédito muy alta; su rendimiento es mayor que el de las emisiones
de la tesorería y comparable al de los certificados de depósitos negociables con
vencimientos similares. Tiene un máximo de vencimiento de 270 días porque la
security and exchange comision requiere el registro formal de las emisiones
corporativas que tienen vencimientos mayores a 270 días.
ACEPTACIONES BANCARIAS
Son valores negociables a corto plazo, que utilizan las empresas para financiar
transacciones, sobre todo aquellas que se llevan a cabo con empresas de países
extranjeros o empresas con una capacidad de crédito desconocida. Poseen bajo
riesgo, y surgen de las garantías bancarias para las transacciones de negocios.
Su venta se realiza a través de bancos, a un precio de descuento de su valor al
vencimiento y proporcionan rendimientos ligeramente menores que los de los
certificados de depósitos negociables y los del papel comercial, pero mayores que
los de las emisiones de tesorería.
DEPOSITOS DE EURODOLARES
Depósitos en monedas distintas a la moneda del país donde el banco se localiza.
Son negociables, por lo general pagan intereses al vencimiento y están
denominados en valores de $1 millón. Los vencimiento varían desde una noche
hasta varios años, aunque la mayor parte del dinero tiene un vencimiento que
varía entre una semana y seis meses. Proporcionan rendimientos más altos que
todos los demás valores y se atribuye a :
Los bancos depositarios poseen un control menos estricto que los bancos
estadounidenses y por tanto se vuelven un poco más arriesgados.
La presencia de cierto riesgo del mercado de divisas.
FONDOS DE INVERSIÓN DEL MERCADO DE DINERO
Denominados con frecuencia mercados monetarios, son carteras de valores
negociables, administradas profesionalmente. Es fácil adquirir acciones o
intereses en estos fondos, ya que se requiere una inversión mínima inicial de
$500, pero por lo general de $1,000 ó más. Los fondos monetarios proporcionan
liquidez instantánea, de la misma forma que una cuenta de cheques o de ahorros.
El inversionista obtiene rendimientos competitivos y comparables o mayores que
los que producen los certificados de depósitos negociables y los del papel
comercial., sobre todo durante periodos de tasas de interés elevadas. Sus costos
de transacción son relativamente bajos.
CONTRATOS DE RECOMPRA.
No es un valor específico, sino un acuerdo entre el banco o el corredor de valores
para vender valores negociables específicos y acepta volver a comprarlos a un
precio y momento determinado.
C U E N T A S P O R C O B R A R
Area funcional
Area funcional
Operaciones que realizan
Cuentas por cobrar
Recibe:
Ventas realizadas (renglón de cada factura)
Descuentos realizados
IVA por pagar
Devoluciones de clientes
Notas de cargo por clientes
Facturas al cobro no cobradas
Facturas cobradas no depositado el cobro
Facturas cobradas y depositado el cobro
Entrega:
Cobranza realizada por factura
Notas de crédito
Notas de cargo
Cobranza en litigio
Facturas no cobradas total
Facturas no cobradas parcial
Facturas para cobro no vencidas
Facturas para cobro vencidas
Facturas incobrables (pérdidas).
Como podemos observar en estas operaciones hay muchas que son de registro
definitivo y otras que son de trámite o tránsito, las cuales podemos llamar de
gestión o sea el proceso intermedio entre lo que debería suceder y lo que
realmente suceda o esperado. Usualmente de todo el trabajo que realiza un
departamento, sólo se conoce hasta que se registra, mientras tanto no existe
información de lo que está sucediendo en un área.
Hay empresas que les interesa de sobremanera esos procesos intermedios, por
ejemplo los bancos tienen cuentas de tránsito, como Matriz y Sucursales,
Corresponsales, Control Interno, Etc. Podemos definir que a mayor vigilancia que
deseemos mayor será el número de esas cuentas de tránsito.
La contabilidad se debería diseñar para registrar no sólo lo que ya sucedió, sino lo
que está sucediendo, de esa manera, se puede tomar acción, cuando no sucedan
las cosas y no como es usual, que se trata de revivir al niño ahogado tapando el
pozo. Podemos también aquí recomendar a empresas que tienen problemas de
seguridad en su operación, que diseñen cuentas de tránsito, siempre y cuando su
contabilidad sea oportuna, si no es así, el establecer cuentas de tránsito, será una
carga adicional.
La responsabilidad de Cuentas por Cobrar o Cobranzas o mejor Crédito y
Cobranzas comienza en cuanto se emiten las facturas por la ventas realizadas y
termina en cuanto se ingresa el dinero que se menciona en las facturas. Veamos
sus funciones más generales:
FUNCIONES GENERALES DE CRÉDITO Y COBRANZAS
- Análisis de crédito.
- Concesión de líneas de crédito.
- Concesión de créditos y cancelación de créditos
- Conciliación de facturas emitidas, contra producto entregado.
- Clasificación de la facturación, por fecha de cobro.
- Envío a la presentación de las facturas.
- Conciliación de facturas por cobrar, contra facturas entregadas
- Clasificación por fecha de promesa de cobro.
- Envío al cobro de las facturas.
- Conciliación de facturas que debieron mandarse cobrar, contra las realmente
tramitadas
- Conciliación de facturas enviadas al cobro, contra realmente cobradas.
- Cobranza y depósito en banco o en caja general.
- Conciliación de facturas cobradas, contra depósitos realizados.
- Descargar las facturas cobradas de la cartera.
- Elaborar notas de crédito por diferencias.
- Elaborar notas de crédito por devoluciones.
-Informes de resultados..
Estas actividades pueden hacerse todavía más complejas, por las modalidades de
pago de algunos clientes, por ejemplo: Autoservicios.
La actividad de la empresa dedicada a crédito y cobranzas puede llegar a ser una
de las funciones más críticas; ya que dependiendo del giro y las formas de
comercialización de una empresa, si esta área no opera eficientemente ofrecerá
créditos y líneas de crédito a clientes no confiables o cancelará toda posibilidad a
las áreas de ventas, para realizar sus ventas y establecer nuevos negocios.
Puede retrasar la cobranza a grado tal, que la empresa se quede sin liquidez para
continuar su operación.
¿QUÉ ES EL ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZAS?
Crédito: Facilidad comercial que permite que alguien adquiera de otro, bienes, sin
necesidad de pagarlos de inmediato.
Línea de crédito: Cantidad máxima que se puede prestar a una persona o
empresa. Usualmente se maneja como cuenta corriente o sea, no importa el
volumen de operaciones, importa sólo el saldo que adeuda el cliente.
Análisis de crédito: Estudio que hacen empresas especializadas para determinar
que quien pide un crédito es persona de confianza y tiene capacidad para pagar
un crédito.
Capacidad de pago: Cuando la operación (o sea sus ingresos menos sus gastos)
de una persona o empresa le permiten pagar un crédito.
Facturas: Documentos mercantil que ampara la entrega de un producto o servicio.
ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR E INVENTARIOS
Cuentas por Cobrar:
Son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que, llegado el momento
de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o cualquier otra clase
de bienes y servicios.
Clasificación de las Cuentas por Cobrar:
Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en:
Provenientes de ventas de bienes o servicios y No provenientes de venta de
bienes o servicios.
oCuentas por Cobrar Provenientes de Ventas de Bienes o Servicios: Este grupo
de cuentas por cobrar está formado por aquellas cuyo origen es la venta a crédito
de bienes o servicios y que, generalmente están respaldadas por la aceptación de
una "factura" por parte del cliente.
Las cuentas por cobrar provenientes de ventas a crédito son comúnmente
conocidas como "cuentas por cobrar comerciales" o "cuentas por cobrar a
clientes" y deben ser presentadas en el balance general en el grupo de activo
circulante o corriente, excepto aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo
normal de operaciones de la empresa, el cual, en la mayoría de los casos, es de
doce meses. En aquellas empresas donde el ciclo normal de operaciones sea
superior a un año, pueden incluirse dentro del activo circulante, aun cuando su
vencimiento sea mayor de doce meses, siempre y cuando no sobrepase ese ciclo
normal de operaciones, en cuyo caso deberán ser clasificadas fuera del activo
circulante, en el grupo de activos a largo plazo.
Cuando el ciclo de operaciones de una empresa sea superior a un año, y que,
como se comentó anteriormente, este hecho permita presentar dentro del activo
circulante cuentas por cobrar con vencimiento mayor de doce meses, es necesario
que éstas aparezcan separadas de las que vencerán antes de un año. Si se hace
caso omiso de esta norma y se separan ambos grupos en una sola cuenta, este
hecho debe ser revelado mediante notas al balance.
oCuentas por Cobrar No Provenientes de Ventas a Crédito: Como el título
indica, se refiere a derechos por cobrar que la empresa posee originados por
transacciones diferentes a ventas de bienes y servicios a crédito.
Este tipo de cuentas por cobrar deberán aparecer clasificadas en el balance
general en el grupo de activo circulante, siempre que se espere que van a ser
cobradas dentro del ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, como se
ha comentado, generalmente es de doce meses.
De acuerdo con la naturaleza de la transacción que las origina, las cuentas por
cobrar no provenientes de ventas de bienes o servicios, pueden ser clasificadas a
su vez en dos grupos: Cuentas por cobrar que representen derechos por cobrar
en efectivos y Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en bienes
diferentes a efectivo.
oCuentas por Cobrar No Provenientes de Ventas que se Cobraran en Efectivo:
Estas cuentas por cobrar se refieren a derechos que serán cobrados en efectivo.
El origen de estas cuentas por cobrar es muy variado. Entre ellas, podríamos citar
las siguientes:
oCuentas por cobrar a trabajadores: El origen de estas cuentas por cobrar
podría ser el de préstamos otorgados por la empresa o por ventas hechas a los
trabajadores para su propio consumo.
oIntereses por cobrar: Se refiere a derechos por cobrar surgidos como
consecuencia de haber prestado dinero a terceros.
oAlquileres por cobrar: Estas cuentas por cobrar aparecen cuando la empresa
arrienda un inmueble o parte de él y el canon de arrendamiento se recibe por
lapsos vencidos. Cuando va a ser elaborado un balance general y se observa que,
para esa fecha, la empresa tiene ya devengado algún monto por ese concepto,
deberá ser registrado como alquileres por cobrar y presentada la cuenta en el
balance dentro del activo circulante. Sin embargo, cuando el objetivo natural de la
empresa sea el alquilar inmuebles, los montos que recibe por ese concepto
constituyen sus ingresos normales provenientes de la venta de un servicio. En
este caso, se registrarán en cuentas por cobrar comerciales los alquileres ya
devengados pero no cobrados.
oReclamaciones por cobrar a compañías de seguros: Serán registrados en esta
cuenta aquellos derechos por cobrar provenientes de reclamos de cualquier tipo
que se hagan a las compañías de seguros.
oReclamaciones por cobrar a proveedores: Con alguna frecuencia se presenta
el caso en que la empresa compra una mercancía de contado y, posteriormente,
tal mercancía es devuelta al proveedor por cualquier razón. Si se ha convencido
en que el proveedor devolverá el valor correspondiente en efectivo y no mediante
una nueva mercancías en forma inmediata, el derecho a cobrar debe ser
registrado en la cuenta "reclamaciones por cobrar a proveedores".
oReclamaciones judiciales por cobrar: Cualquier reclamación se esté litigando y
que se tenga un alto grado de seguridad de que la sentencia será favorable, debe
ser registrada en esta cuenta y presentada como activo circulante si se espera que
se cobrará en un lapso de doce meses.
oDepósitos en garantía de cumplimiento de contratos: Cuando la empresa es
contratada para realizar cualquier obra o prestar un determinado servicio, y el
contratante exige que se haga un depósito garantizado que el objetivo de tal
contrato será cumplido, el monto del activo circulante, siempre que esté
contemplado que la obra será terminada o que el servicio será prestado dentro de
los próximos doce meses.
oRegalías por cobrar: Se entiende por regalía (Royalty en inglés) la
compensación por la utilización o empleo de bienes, por lo general calculado en
base a toda o a una parte de los ingresos provenientes del usufructo o explotación
de tales bienes. Por ejemplo, el cobro periódico por parte del propietario de
terrenos por concepto de la explotación de minerales (petróleo, carbón, etc.) y el
cobro que realiza el autor de un libro por su venta o el que hace un fabricante por
el uso de sus equipos cuando produce bienes o servicios para terceras personas.
Cualquier tipo de regalía que la empresa haya devengado pero que aún no ha
cobrado, deberá ser registrada en esta cuenta.
oCuentas por cobrar a los accionistas: Se registra en esta cuenta cualquier
deuda que los accionistas hayan contraído con la empresa por conceptos
diferentes a lo que todavía deban del capital que suscribieron. Dividendos pasivos
por cobrar: Aunque esta cuenta será comentada detenidamente cuando se estudie
el tema de "Sociedades anónimas" en el módulo de contabilidad superior, es
conveniente que desde ahora se conozca su origen y cómo debe ser presentada
en el balance general. Cuando una sociedad anónima es constituida, los socios o
accionistas "suscriben el capital". Es decir, se comprometen a aportar una
cantidad determinada de recursos, la ley permite que tales recursos sean pagados
o entregados a la empresa por partes, con tal de que la primera entrega no sea
inferior al 20% del compromiso total. La parte del capital que los accionistas les
quedan debiendo a la empresa, deberá ir siendo pagada a medida que ellos vayan
decidiéndolo. Cuando los accionistas deciden pagar a la empresa una parte
adicional del capital que le deben, se dice que la empresa ha decretado el cobro
de un dividendo pasivo y esta cuenta deberá ser clasificada dentro del activo
circulante, si el plazo para cobrarlo no es superior a doce meses. De lo contrario,
deberá ser presentada en activos a largo plazo.
oDividendos por cobrar sobre inversiones: Cuando la empresa tiene inversiones
en acciones en otras compañías, con frecuencia éstas deciden distribuir parte de
las utilidades obtenidas entre sus accionistas. Cuando ello ha sucedido, a la
empresa inversora le surge el derecho a cobrar la parte de esas utilidades que le
corresponda, lo cual deberá ser registrado en la cuenta "dividendos por cobrar".
oCuentas por cobrar a compañías subsidiarias: Se dice que una compañía es
subsidiaría de otra, cuando esta es propietaria de más de 50% del capital de
aquella. A la compañía "dominante" se le denomina "compañía matriz". La
compañía matriz debe registrar en esta cuenta cualquier préstamo, anticipo, etc.,
que conceda a la subsidiaria. Por supuesto, los derechos por cobrar provenientes
de ventas de bienes o servicios a la subsidiaria, deben ser registrados dentro de
"cuentas por cobrar comerciales", pero separadas de las cuentas por cobrar a
otros clientes. Estas cuentas serán presentadas en el activo circulante, si se
espera que sean cobradas en un lapso no mayor de un año.
oCuentas por cobrar no provenientes de ventas que serán cobradas en bienes
diferentes de efectivos: Pertenecen a este grupo aquellos derechos por cobrar que
al ejecutar su cobro, éste se producirá por medio de cualquier bien o servicio
diferente a efectivo. Entre ellos, se puede mencionar:
oReclamaciones a proveedores: Se refiere a los casos en que, después de
haber realizado una compra de mercancía y haberla pagado, tal mercancía resultó
defectuosa o llegó con algún faltante, y el proveedor atenderá el reclamo mediante
la reposición de la mercancía que faltó o que llegó con defectos.
oAnticipos a proveedores: En algunas oportunidades, una empresa se ve en la
necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el abastecimiento de
mercancía o de la prestación del servicio. A esta empresa le surge, por lo tanto, un
derecho que será cobrado en el momento en que sea recibida la mercancía o el
servicio que ha comprado.
oDerechos a cobrar por envases: Existen empresas tales como las
embotelladoras de refrescos que, el producto que venden a sus clientes, es sólo el
contenido de las botellas. Los envases, las botellas en este caso, se le facturan al
cliente en forma separada y, el valor de ellas, será cobrado mediante su
devolución por parte del cliente. Es por está razón que los derechos por cobrar por
envases no se presentan dentro de las cuentas por cobrar comerciales, sino en
una cuenta separada ya que, comúnmente, no se cobrará en efectivo.
oAnticipos a contratistas: Cuando una empresa requiere hacer, por ejemplo, una
obra de construcción, generalmente se da un anticipo a cuenta. Este adelanto
constituye un derecho por cobrar, el cual será cobrado en el momento en que la
obra sea recibida ya terminada.
Se ha querido comentar en esta introducción acerca de las cuentas por cobrar
más comunes, diferentes a las cuentas por cobrar comerciales. De ellas nos
volveremos a ocupar a medida que lleguemos a los temas relacionadas con las
transacciones que las originan. Por ahora, seguimos tratando sólo las cuentas por
cobrar comerciales.
Aspectos necesarios para administrar eficientemente un sistema de cuentas
por cobrar:
Las cuentas por cobrar de una empresa representan la extensión de un crédito a
sus clientes en cuenta abierta. Con el fin de mantener a sus clientes habituales y
atraer nuevos, la mayoría de las empresas manufactureras consideran necesario
ofrecer crédito.
Hoy en día las empresas prefieren vender al contado en lugar de vender a crédito,
pero las presiones de la competencia obligan a la mayoría de las empresas a
ofrecer crédito. De tal forma, los bienes son embarcados, los inventarios se
reducen y se crea una "cuenta por cobrar". Finalmente, el cliente pagará la cuenta
y en dicho momento la empresa recibirá efectivo y el saldo de sus cuentas por
cobrar disminuirá.
El mantenimiento de las cuentas por cobrar tiene costos tanto directos como
indirectos, pero también tiene un beneficio importante, la concesión del crédito
incrementará las ventas. La administración de las cuentas por cobrar empieza con
la decisión de si se debe o no conceder crédito.
Políticas de Crédito:
Es el conjunto de medidas que, originadas por los principios que rigen los créditos
en una empresa, que determinan lo que se ha de aplicar ante un caso concreto
para obtener resultados favorables para la misma. Como por ejemplo: período de
crédito de una empresa, las normas de crédito, los procedimientos de cobranza y
los documentos ofrecidos.
Condiciones de Crédito:
Son convenios en los que la empresa y el cliente se ponen de acuerdo y se
comprometen en cumplir y llevar a cabo la forma y tiempo de pago de una
determinada operación.
La ampliación de las ventas a crédito ha sido un factor significativo con relación al
crecimiento económico en diversos países. Las empresas conceden créditos a fin
de incrementar las ventas.
Procedimiento de Cobranza:
Es el método que utiliza la empresa para realizar sus cobranzas, las cuales se
pueden llevar a cabo de la siguiente manera:
Cobranza directa:
Esta se lleva por la caja de la empresa por este medio, los clientes le cancelan
directamente a la empresa.
Cobranzas por medio de cobradores:
Dichos cobradores son los bancos los cuales por llevar a cabo la cobranza se
quedan con un porcentaje del cobro.
Costo y Utilidades:
Como ya se ha descrito en el proceso anterior de cobranza puede ser muy
costoso en términos de gastos, ya sean inmediatos (al realizar el proceso de
cobranza) o que simplemente la cuenta no pueda ser cobrada y se pierdan todos
los esfuerzos en tratar de hacer efectivo el cobro; en fin en el proceso de cobranza
los costos sólo terminan cuando la deuda se hace efectiva.
Hasta el momento, sólo hemos hablado de los costos resultantes de la concesión
del crédito. Sin embargo, es posible venden a crédito y es posible fijar un cargo
por el hecho de mantener las cuentas por cobrar que están pendientes de pago,
entonces las ventas a crédito pueden ser en realidad más rentables que las ventas
de contado. Esto especialmente cierto en el caso de los productos de consumo de
naturaleza durable (automóviles, ropa, aparatos eléctricos, etc., pero también es
cierto en el caso de ciertos tipos de equipo industrial). De lo cual podemos decir
que algunas compañías que pierden dinero sobre sus ventas de contado, pueden
obtener una recuperación en exceso de dichas a causa de los cargos derivados
por mantener sus derivados por mantener sus ventas a créditos. Los cargos por el
mantenimiento de las ventas a crédito pendientes de pago son de
aproximadamente el 18% sobre la base de una tasa de interés nominal.
ADMINISTRACIÓN DEL INVENTARIO
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del
inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario tenga la
empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o
pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de
la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.
Es decir, la administración del inventario se refiere a la determinación de la
cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán
colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez.
Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son necesarias para
las utilidades.
TÉCNICAS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIO
Los métodos más comúnmente empleados en el manejo de inventario son:
1.- El sistema ABC.
2.- El modelo básico de cantidad económico de pedido (CEP).
3.- El punto de reordenación.
1.- El sistema ABC: Una empresa que emplea el llamado sistema ABC divide su
inventario en tres grupos: A,B,C. En los productos A se ha concentrado la máxima
inversión. El grupo B está formado por los artículos que siguen a los A en cuanto a
la magnitud de la inversión. Al grupo C lo compone en su mayoría, una gran
cantidad de productos que sólo requieren de una pequeña inversión. La división
de su inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar el nivel y
tipos de procedimientos de control de inventario necesarios. El control de los
productos A debe ser el más cuidadoso dada la magnitud de la inversión
comprendida, en tanto que los productos B y C estarían sujetos a procedimientos
de control menos estrictos.
2.- Modelo básico de cantidad económica de pedido (CEP): Uno de los
instrumentos más elaborados para determinar la cantidad de pedido óptimo de
una artículo de inventario es el modelo básico de cantidad económica de pedido
(CEP). Este modelo puede utilizarse para controlar los artículos A de las
empresas, pues toma en consideración diversos costos operacionales y
financieros, y determina la cantidad de pedido que minimiza los costos de
inventario total. El estudio de este modelo abarcará: 1) los costos básicos, 2) un
método gráfico,
3) un método analítico.
Aportado por: Maricarmen

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Maricarmen. (2001, enero 23). Administración del efectivo y contabilidad administrativa. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/administracion-del-efectivo-y-contabilidad-administrativa/
, Maricarmen. "Administración del efectivo y contabilidad administrativa". GestioPolis. 23 enero 2001. Web. <http://www.gestiopolis.com/administracion-del-efectivo-y-contabilidad-administrativa/>.
, Maricarmen. "Administración del efectivo y contabilidad administrativa". GestioPolis. enero 23, 2001. Consultado el 4 de Julio de 2015. http://www.gestiopolis.com/administracion-del-efectivo-y-contabilidad-administrativa/.
, Maricarmen. Administración del efectivo y contabilidad administrativa [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/administracion-del-efectivo-y-contabilidad-administrativa/> [Citado el 4 de Julio de 2015].
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