Administración de proyectos de sistemas de información

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE DESARROLLO DE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
INTRODUCCIÓN
En la actualidad, el manejo de la información es parte fundamental de cualquier
empresa u organismo social sin importar si persiga un fin de lucro o no, para la
realización de sus actividades en forma rápida y eficiente. Con los adelantos
tecnológicos en el área computacional, área de comunicaciones y tecnologías de
información las empresas, han dado suma importancia al uso de sistemas de
información basados en computadora o sistemas de información computacionales,
aprovechando los beneficios que estos les otorgan en el procesamiento de la
información en forma rápida y confiable, en la ayuda a toma de decisiones a
gerentes y ejecutivos o como sistemas expertos en la resolución de problemas de
alto grado de especialización en el área etc. Las empresas conociendo las
ventajas de estos y la necesidad de uso de estos en la empresa han considerado
a los sistemas como parte dinámica en la estructura de la empresa en esta trabajo
abordaremos temas de mucha importancia; en el capitulo uno hablaremos que es
una empresa, sus antecedentes, su clasificación por su giro, por su origen de
capital, por su magnitud entre las mas importantes, conoceremos los elementos
que forman una empresa y la importancia que tiene cada uno de ellos, veremos
cuales son los valores institucionales de la empresa, mencionaremos cuales son
las áreas funcionales de la empresa y explicaremos cada una de ellas,
reconoceremos la importancia que tiene la información en la empresa en la
actualidad.
Después de haber analizado la empresa en el capitulo uno pasaremos al capitulo
dos donde hablaremos ¿qué es la administración de proyectos? Para que nos
sirven, describiremos el ciclo de vida de vida de un proyecto, cuales son sus
etapas que lo conforman, definiremos ¿que es un sistema?, ¿cuales son los
elementos que forman un sistema?, describiremos el ciclo de vida del desarrollo
de los sistemas, ¿cuáles son sus fases que lo conforman?, conoceremos ¿qué es
la información?, Identificaremos que es un sistema de información sus objetivos
primarios, conoceremos los elementos que forman un sistema de información,
sabremos un poco de los orígenes de los sistemas de información, veremos sus
características, conoceremos los diferentes tipos de sistemas de información como
son: los sistemas de procesamiento de transacciones, sistemas de información
gerencial, sistemas de apoyo a decisiones, sistemas expertos e inteligencia
artificial, sistemas de apoyo a decisiones de grupo, sistemas de apoyo a
ejecutivos, conoceremos la importancia de la administración de proyectos de
sistemas de información en la empresa, así como también la importancia de los
sistemas de información en la empresa por ultimo para concluir este capitulo
describiremos sin duda lo mas importante que es el ciclo de vida para el
desarrollo de sistemas de información.
En el capitulo tres abordaremos la planificación de un proyecto de sistemas de
información, explicaremos como inicia un proyecto, describiremos los puestos
como mínimo para formar un grupo de trabajo de desarrollo de sistemas,
conoceremos como se determina la factibilidad de un proyecto de sistemas de
información, describiremos como se hace la planeación de control de actividades,
y por ultimo explicaremos la importancia del uso de las herramientas CASE en el
desarrollo de sistemas de información, sus ventajas y tipos de herramientas CASE
que existen.
Este trabajo tiene el objetivo de servir al lector como libro de consulta dando una
sencilla explicación acerca de los sistemas de información dentro la empresa, y de
la importancia de una buena administración de proyectos para su desarrollo,
ofreciendo conocimientos básicos para su entendimiento con el fin de proveer al
lector una idea clara.
CAPITULO 1
LA EMPRESA.
1.1.-Definición de empresa.
Hay demasiadas definiciones de empresa pero solo se hará referencia a algunas
de ellas que son las mas concretas: Definición de empresa es: “Grupo social en el
que, a través de la administración del capital y el trabajo se producen bienes y/o
servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad”1
“Una empresa es una organización que se estructura con fines comerciales, es
decir, con el fin de producir un bien o un servicio, y luego venderlo para generar
ganancias. El objetivo de las empresas es generar ingresos” 2
Otra definición de empresa “es una unidad de producción de bienes y servicios
para satisfacer las necesidades de un mercado” 3
Por su parte podemos definir a la empresa como un grupo social dedicado
satisfacer necesidades de un mercado demandante; estas necesidades pueden
ser productos o servicios que a través de estos obtienen una ganancia o un pago
por ellos y por lo regular tiene un fin de lucro a excepción de las empresas
publicas que no perciben un ingreso, como ya lo veremos mas adelante en la
clasificación de empresa.
1.2.-CLASIFICACION DE LA EMPRESA.
El continuo avance tecnológico, moderno y económico ha propiciado la existencia
de una gran diversificación de las empresas. Hay diferentes criterios para clasificar
a la empresa entre estos tenemos por actividad o giro, por origen de capital, por
magnitud de la empresa y otros criterios.
1 MUNCH, Lourdes y Martinez, Jose ”Fundamentos de Administración.” Quinta edición. Trillas. México. 1999.
44p.
2 Encontrado en” http://www.lemon.com.ve/FinancialServices/University/zona05.asp 4/11/02 2:00p.m.”
3 REYES, Agustín. “Administración Moderna.” Primera edición. LIMUSA. México. 1999. 154p.
1.2.1-Actividad o giro.
La empresa se clasifica por la actividad o giro en la cual se desarrolla esta.
1.-Industriales.
“La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes
mediante la transformación y/o extracción de materias primas”.4 Estas a la vez se
clasifican en extractivas y manufactureras.
Extractivas.
“Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sean renovables o
no renovables entendiéndose por recursos naturales todas las cosas de la
naturaleza que son indispensables para la subsistencia del hombre”. 5 Un ejemplo
de este tipo de empresas son las industrias petroleras, pesqueras y madereras.
Manufactureras.
Son empresas que se encargan de procesar las materias primas en productos
terminados estas son de dos tipos:
Manufactureras de bienes de consumo final. “Producen bienes que satisfacen
directamente la necesidad del consumidor; estos pueden ser: duraderos o no
duraderos, suntuarios o de primera necesidad. Verbigracia: productos
alimenticios, prendas de vestir, aparatos y accesorios eléctricos”. 6 Es decir son
aquellas que producen bienes o productos para los consumidores finales.
Manufactureras de bienes de producción. “Estas empresas satisfacen
preferentemente la demanda de las industrias de bienes de consumo final”. 7 Un
4 MUNCH, Lourdes. ob. cit. Pág. 45.
5 Idem.
6 Encontrado en: “http://www.webcindario.com/somnus1654/clasifica.htm” . 7/01/03. 1:40pm.
7 MUNCH, Lourdes. ob.cit. Pag. 45.
ejemplo de estas empresas que se dedican a la fabricación de envases y botellas
de vidrio para la industria refresquera y farmacéutica.
2.- Comerciales.
Son empresas intermediarias entre productor y el consumidor; su función
primordial es la compra-venta de productos terminados. Estas se clasifican en:
“Mayoristas.- cuando efectúan ventas en gran escala a otras empresas
(minoristas) que a su vez distribuyen el producto al consumidor.
Minoristas o detallistas.- Las que venden el producto al menudeo o en pequeñas
cantidades al consumidor.
Comisionistas.- Se dedican a vender mercancía que los productores les dan a
consignación, percibiendo por esta función una ganancia o comisión”. 8 Estas
empresas solo se dedican a la compra-venta de productos y estos productos son
vendidos tanto a consumidores finales como a otras empresas.
3.- Servicio.
“Como su denominación lo indica son aquellas que brindan un servicio a la
comunidad y pueden tener o no fines lucrativos”. 9 Existen diferentes ramas
dentro de esta clasificación entre estas tenemos:
Transporte (publico colectivo, transporte de carga pesada, mudanzas,
transportes de productos varios (alimenticios, combustibles, granos y hortalizas).
Turismo (Hoteles, restaurantes, centros turísticos).
Instituciones financieras (Bancos, cajas de ahorro).
8 Encontrado en: “http://www.webcindario.com/somnus1654/clasifica.htm” . 7/01/03. 1:40pm.
9 MUNCH, Lourdes. ob.cit. Pág. 45.
Servicios públicos varios (alcantarillado, pavimentación y alumbrado
publico).
Comunicaciones (Empresas de telefonía, Internet, radio y televisión).
Energía (empresas dedicadas a proveer luz eléctrica).
Agua (empresas abastecedoras de Agua potable).
Servicios privados varios:
Asesoría (empresas dedicadas a brindar asesoria de tipo legal, de
software, tipo psiquiátrico, etc).
Diversos servicios contables, jurídicos y administrativos. (buffet y
despachos contables, jurídicos y administrativos).
Promoción y ventas (Empresas de promoción y venta de algún producto
o servicio).
Agencias de publicidad (Agencias de publicidad, editoriales, Revistas,
periódicos) dedicadas a hacer publicidad a algún producto o servicio.
1.2.2- Origen del capital.
También las empresas se clasifican dependiendo del origen de las aportaciones de
su capital y del carácter a quienes dirijan sus actividades.
“Publicas.- En este tipo el capital pertenece al estado y
generalmente su finalidad es satisfacer las necesidades de carácter social.
Privadas.- Lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas
privados y la finalidad es eminentemente lucrativa. A su vez, pueden ser
nacionales cuando los inversionistas son nacionales o nacionales extranjeros, y
trasnacionales cuando la mayoría de los inversionistas son extranjeros y las
utilidades se enfocan en el país de origen”. 10 Podemos decir que las empresas
publicas son aquellas que pertenecen al gobierno y las privadas son aquellas que
pertenecen a particulares.
10 Encontrado en: “http://www.webcindario.com/somnus1654/clasifica.htm” . 7/01/03. 1:40pm.
1.2.3- Magnitud de la empresa.
Otra forma de clasificar a la empresa es por la magnitud o tamaño de esta que es:
pequeña, mediana o grande.
Sin embargo es difícil determinar los limites de cada una. A continuación se
mencionan algunos criterios sacados del libro de fundamentos de la
administración.
1. Financiero.- El tamaño de la empresa se determina con base en el
monto de su capital; en este texto no se mencionan cantidades por que estas
cambian continuamente de acuerdo con la situación económica del país”. 11 Es
necesario contar con los indicadores económicos actualizados para poder hacer la
clasificación.
2. Personal ocupado.- Por el numero de personas que laboran en una
empresa.
a) Pequeña: Esta es de hasta 250 empleados.
b) Mediana: esta es de 250 hasta 1000 empleados.
c) Grande: esta es de 1000 empleados en adelante.
3. Producción.- Se clasifica a “la empresa de acuerdo con el grado de
maquinización que existe en el proceso de producción”. 12 Entonces podemos
definir que una empresa se puede clasificar de esta manera:
Pequeñas.- Aquellas que cuentan con poca maquinaria y en la mayor
parte realizan su trabajo manualmente o de forma artesanal.
Mediana.- Son aquellas que realizan su trabajo con maquinaria y
menos mano de obra que en la pequeña.
11 MUNCH, Lourdes. ob.cit. Pag. 47.
12 Idem.
Grande.- Son aquellas empresas altamente mecanizadas y/o
sistematizadas con menos mano de obra ya que sus actividades son hechas por
maquinaria en su mayor parte.
1. Mercadotecnia.- Este criterio establece que las empresas se van a
clasificar “en razón del mercado que domina y abastece”. 13 Es decir se hace la
clasificación de acuerdo al dominio que tengan en el mercado las empresas con
respecto a las ventas que realicen.
2. Criterio de nacional financiera.- “Nacional financiera posee uno de los
criterios más razonables para determinar el tamaño de la empresa.
Para esta institución, una empresa grande es la más importante dentro del grupo
correspondiente a su ramo. La empresa chica es la de menor importancia dentro
de su ramo, y la mediana es aquella en la que existe una interpolación entre la
grande y la pequeña”.14 Hay que destacar que este criterio es muy usado en la por
parte de nacional financiera en lo que se refiere a créditos y préstamos que hace a
las empresa.
Ahora con el uso de Internet empresas tanto chicas y grandes pueden competir a
la par con la publicación de páginas web que ofrecen sus productos a todo el
mundo solo importando que las empresas chicas y medianas sepan usar la
tecnología que se encuentra a su alcance para competir con las empresas
grandes.
A continuación se presenta un cuadro sinóptico extraído del libro de fundamentos
de administración15
13 REYES, Agustín. “Administración moderna”. Primera edición. LIMUSA. México. 1997. Pág. 166.
14 MUNCH, Lourdes. ob.cit. Pág. 47.
15 Ibidem. Pág. 50.
Industriales
Extractivas Recursos renovables
Recursos no renovables
1.3.-Elementos de la empresa.
Toda empresa requiere de ciertos elementos para formarse como tal. Estos
elementos son tres; bienes materiales, bienes humanos o de personal y de
sistemas.
Actividad o
giro.
Origen del
capital.
Comerciales
Servicio
Manufactureras Bienes de producción
Bienes de consumo
final
Mayoristas
Minoristas
Comisionistas
1. Transporte.
2. Turismo.
3. Inst. finan.
4. Educación.
5. Servicios públicos.
a. Comunicaciones.
b. Energía.
c. Agua.
6. Consultoría.
a. Asesoria y admón..
b. Promoción y ventas.
c. Publicidad.
7. Salubridad.
8. Fianzas y seguros.
Privadas
Publicas
Nacionales
Extranjeras
Transnacionales
Empresa
Magnitud o
tamaño.
Pequeñas,
medianas o
Grandes.
Criterio de nacional financiera
ventas
Local.
Nacional.
Internacional
Finanzas
Producción
Personal
Artesanal.
Mecanizada.
Altamente mecanizada.
Automatizada.
1.3.1.-Bienes materiales.
Son todos aquellos bienes tangibles como son: edificios, instalaciones que en
estos se realizan para acondicionarlas al giro de la empresa, estos bienes son
adquiridos con recursos financieros de los inversionistas. Desde un punto de vista
personal los bienes materiales se clasifican de la siguiente manera:
1. Maquinaria.-Estos bienes tienen por objeto incrementar la capacidad
productiva del trabajo humano, es decir, ayudan a hacer más rápido el trabajo
realizado por el personal.
2. Materias primas.-Son las necesarias para la elaboración, producción,
manufacturera y desarrollo de los productos finales los cuales la empresa vende
para obtener ganancias (madera, agua, hierro, acero, plástico).
3. Dinero.- Toda empresa necesita contar con dinero en efectivo para gastos
diarios o por algún imprevisto.
1.3.2.-Bienes de personal.
Es el elemento más importante en todas las empresas, sin el no hay razón de ser,
no hay fuerza motriz, al menos que haya una con robots donde no intervenga el
ser humano. Este bien es el más difícil de conservar en un estado de motivación
que ayude a la productividad de la empresa. En el libro de fundamentos de
administración se encuentra la siguiente clasificación de bienes de personal que a
juicio personal es la más precisa.
a) Obreros.- Son aquellas personas que realizan el trabajo manual
principalmente; estas se dividen en obreros calificados y no calificados según los
conocimientos, habilidades especiales y experiencia que tenga cada uno.
b) Empleados.- Su trabajo es más intelectual y de servicio pueden ser
calificados y no calificados.
c) Supervisores.- Su trabajo principal es el de vigilar que las cosas se hagan
bien y sin errores de acuerdo a los planes señalados. Presentan igualdad de
funciones técnicas sobre las administrativas.
d) Técnicos.- Son personas con principios teóricos-prácticos en alguna
especialidad, apoyan en el desarrollo de actividades dependiendo el giro de la
empresa.
e) Altos ejecutivos.- Son personas con amplio conocimiento de las áreas
administrativas.
f) Directores.- Su función básica es la de fijar grandes objetivos y políticas,
aprobar planes más generales y revisar los resultados finales.
1.3.3.-SISTEMAS.
Por último tenemos a sistemas que son “las relaciones estables en que deben
coordinarse las diversas cosas”. 16 Puede entenderse como un conjunto de
personas, cosas, datos e información que se encuentran interrelacionados e
interactúan para lograr un objetivo específico. Hay que mencionar que en la
actualidad las grandes empresas no cuentan con una cultura organizacional en lo
referente a los sistemas ya sea manuales o computacionales, ya que la en la
mayoría de veces a pesar de que se cuenta con sistemas para determinadas
actividades, estos no se emplean o se ponen en uso por los usuarios, un ejemplo
seria: un sistema para llevar cabo el inventario físico de una refaccionaría, este
sistema fue realizado para hacer un conteo de sus refacciones aproximadamente
cada seis meses este se lleva mediante la lectura de códigos de barra de cada
refacción mediante un lector óptico que procesa la información en el sistema y la
deposita en la base de datos; conforme se van adquiriendo nuevas refacciones
estas deben de ir agregándose inmediatamente después de su adquisición en la
base de datos del sistema, pero esto no sucede así, ya que el inventario no se
realiza cada seis meses sino que se realiza cada año y durante el inventario se
agregan las nuevas refacciones adquiridas en ese año al sistema de inventario, es
16 REYES, Agustín. ob.cit. Pág. 154.
decir no se tiene un inventario actualizado que tenga un adecuado control de sus
refacciones adquiridas para su mejor desempeño.
A continuación se muestra el siguiente cuadro como retroalimentación de los
bienes de la empresa para su mejor entendimiento.
1.4.-VALORES INSTITUCIONALES DE LA EMPRESA.
Los valores institucionales de la empresa son:
“La empresa al actuar dentro de un marco social e influir directamente en la vida
del ser humano, necesita un patrón o sistema de valores deseables que le permita
satisfacer las necesidades del medio en el que actúa, y operar con ética. Toda
empresa moderna debe perseguir valores institucionales, ya que al conseguirlos
incide directamente en su progreso. 17 Los valores institucionales según el autor
Lourdes Munch en su libro de fundamentos de administración son los siguientes:
17 MUNCH, Lourdes. ob.cit. Pág. 48
Bienes
materiales
Edificios
Materias Primas
Dinero
Hombres
Obreros
Empleados
Supervisores
Técnicos
Altos ejecutivos
Directores
Sistemas
Organización
Administración
Información
Bienes
de
la
empresa
Económicos.-Tendientes a lograr beneficios monetarios:
Cumplir con los intereses de los inversionistas al retribuirlos con
dividendos justos sobre la inversión colocada.
Cubrir los pagos a acreedores por intereses sobre préstamos
concedidos.
Sociales.- Aquellos valores que contribuyen al bienestar de la comunidad.
Satisfacer las necesidades de los consumidores con bienes o
servicios de calidad, en la mejores condiciones de venta.
Incrementar el bienestar socioeconómico de una región al consumir
materias primas y servicios, y al crear fuentes de trabajo.
Contribuir al sostenimiento de los servicios públicos mediante el pago
cargas tributarias.
Producir productos y/o servicios que no sean nocivos al bienestar de
la comunidad.
Técnicos.- Dirigidos a la optimización de la tecnología:
Utilizar conocimientos mas recientes y aplicaciones tecnológicas
mas modernas en las diversas áreas de la empresa para contribuir al logro de sus
objetivos.
Propiciar la investigación y el mejoramiento de técnicas
actuales para la creación de tecnología nacional.
Sin duda hay que destacar que los valores institucionales de la empresa hacen
que esta cuente con una personalidad propia dentro del mercado donde se
desarrolla, los valores institucionales forjan los compromisos de la empresa con
sus inversionistas, sus consumidores y con su medio ambiente.
1.5.-Áreas funcionales de la empresa.
“Las áreas funcionales, conocidas también como áreas de responsabilidad o como
departamentos o divisiones están en relación directa con las funciones básicas
que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos”. 18 Cabe mencionar que las
áreas funcionales básicas son: Producción, mercadotecnia, finanzas, recursos
humanos y sistemas. Toda empresa cuenta con estas áreas funcionales solo
algunas como son las comerciales y de servicios no cuenta con el área de
producción.
1.5.1.-Producción.
El área de producción se define como “es el proceso mediante el cual se elaboran
bienes y servicios”. 19 Este departamento es de mucha importancia en las
empresas industriales ya que esta es la encargada de la elaboración de productos
en buena calidad y que estos sean elaborados en forma rápida para su posterior
venta a los consumidores.
1.5.2.-Mercadotecnia.
La palabra mercadotecnia viene de la traducción de Marketing que es una palabra
en ingles y quiere decir mercadología y su definición es mercadotecnia es el
conjunto de actividades humanas dirigidas a facilitar y realizar intercambios”. 20 La
mercadotecnia nos ayuda a conocer las tendencias, gustos y modas de los
consumidores para así poder determinar la mejor estrategia que ayude a la
empresa a introducir o mantener el producto vigente en el mercado con el fin de
que no decrementen las ventas.
1.5.3.-Finanzas.
18 Ibidem. Pág. 51.
19 BARAJAS, Jorge. “Curso introductorio a la administración”. Tercera edición. Trillas. México. 1994. Pág.
124.
20 Ibidem. Pág. 134.
“De vital importancia es esta función, ya que toda empresa trabaja con base en
constantes movimientos de dinero. Esta área se encarga de la obtención de
fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la
empresa, procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada
uno de los departamentos, con el objeto de que puedan funcionar debidamente.
El área de finanzas tiene implícito el objetivo del máximo aprovechamiento y
administración de los recursos financieros”. 21 El área funcional de finanzas
siempre es una área en donde se da demasiada importancia debido a que se hace
manejo de los recursos monetarios de la empresa.
1.5.4.-Administración de recursos humanos.
“Su objeto es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas
características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a través de
programas adecuados de reclutamiento, de selección, de capacitación y
desarrollo”.22 Los recursos humanos son los mas difíciles de controlar ya que es
necesario motivarlos e incentivarlos constantemente para que puedan realizar su
trabajo con calidad, de no hacerlo puede existir demasiada rotación de personal
debido a constantes despidos por negligencia por parte de los empleados que no
se sienten a gusto en la empresa y hacen el trabajo de mala gana llevándose
demasiado tiempo.
1.5.5.-Sistemas.
Su objeto es el de optimizar información de una manera confiable y segura para la
toma de decisiones así como el de solucionar problemas y necesidades que se
presenten en los sistemas de la empresa. Sistemas también es encargado de
proponer las tecnologías más adecuadas de interconectividad y del desarrollo de
sistemas de información.
21 MUNCH, Lourdes. ob.cit. Pag. 54.
22 Idem.
1.6. La importancia de la información en la empresa.
Con los adelantos tecnológicos actuales, sobre todo en las tecnologías de
información, es casi imposible que una empresa no haga uso de la información
para el desarrollo de sus actividades cotidianas tan solo tener la información
adecuada de un estado financiero no necesariamente en computadoras
demuestra que es necesaria la información para todo tipo de actividades y si ha
esto le agregamos el uso de computadoras como herramientas junto con sistemas
capaces de ofrecernos la información en forma rápida, ordenada, y concreta,
además que la Internet se ha vuelto tan importante y popular para cualquier tipo
de persona como para cualquier tipo de empresa sabiendo de antemano que la
información es vital en todos los aspectos, muchas empresas emplean internet
como medio de información con sus posibles consumidores, proveedores, socios.
Solo queda decir que la información es la parte fundamental de toda empresa para
tener un alto nivel de competitividad y posibilidades de desarrollo.
Por que como dice el dueño de la empresa que domina el mercado del software a
nivel mundial, quién tiene la información, tiene el poder. “Los avances tecnológicos
nos sitúan en las puertas de una tercera revolución industrial donde dominar la
información significa dominar el mundo”. 23
23 Encontrado en http://www.monografias.com/trabajos11/impglob/impglob.shtml“. 20/11/02. 9:28
pm.
CAPITULO 2
LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
2.1. ¿Qué es la administración de proyectos?.
Antes que nada debemos de definir que es administración y que es un proyecto:
“Administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de
recursos para lograr objetivos”. 24
Otra definición es la de koontz “La administración es el proceso de diseñar y
mantener un ambiente en el cual las personas, trabajando juntas en grupos,
alcanzan con eficiencia metas seleccionadas”.25
Entonces podemos definir a la administración como el proceso de organizar,
planear, dirigir y controlar; actividades y recursos con el fin de lograr un objetivo .
Ahora definimos que es un proyecto “un proyecto es una organización de gente
dedicada a un propósito u objetivo especifico”. 26
Habiendo definido los conceptos de administración y de proyecto podemos decir
que “La administración de proyectos es la aplicación del enfoque de sistemas para
la administración de tareas tecnológicas complejas o de proyectos cuyos objetivos
se establecen explícitamente en términos de tiempo, costos y parámetros de
realización”. 27
Después de haber visto la definición de administración de proyectos podemos dar
nuestro punto de vista acerca de que es la administración de proyectos; La
administración de proyectos es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar
24 CHIAVENATO, Idalberto. “Introducción a la Teoría General de la Administración”. Quinta edición. Mc
Graw Hill. Colombia 1999. Pág. 8.
25 KOONTZ, Harold y WEINRICHY, Heiz. “Elementos de la Administración”. Quinta Edición. Mc Graw
Hill. México 1998. Pág. 4.
26 CLEALAND, David. “Manual para la administración de proyectos”. Primera edición. Continental. México.
1998. Pág. 541.
27 Ibidem. Pág. 696.
una serie de actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un
objetivo especifico; el cual puede ser (crear, diseñar, elaborar, mejorar, analizar,
etc) un problema o cosa.
2.2. Ciclo de vida de un proyecto.
Los proyectos tienen un ciclo de vida que implica un crecimiento gradual conforme
se establecen las necesidades y se desarrollan las características del trabajo, una
completa implantación a medida de que se realice el trabajo y conclusión de las
fases conforme se complete el trabajo el proyecto llega a su final. Este ciclo es
invariable , aunque (como sucede con las personas no se conoce o no se respeta
por completo).
“La administración de proyectos enseña que para alcanzar el objetivo deseado del
proyecto se debe seguir un proceso especifico. No existe ninguna excepción a
esta regla. El proceso se conoce como ciclo de vida”. 28
La mayoría de las empresas no respetan el ciclo de vida del proyecto por
diferentes razones estas pueden ser falta de conocimiento del ciclo de vida,
brincarse algunas etapas por creerlas no importantes y hacer modificaciones al
ciclo de vida de acuerdo al tipo y tamaño de la empresa.
2.2.1. Factibilidad.
En esta etapa se conocen los recursos financieros con los que se cuentan para el
proyecto, se establecen presupuestos totales y se hace una organización
preeliminar. Se aplican estudios de factibilidad para saber si se puede resolver el
problema o no; al termino de esta etapa hay una decisión formal de continuar o no
continuar con el proyecto.
28 Ibidem. Pág. 18.
2.2.2. Diseño.
Es muy parecida a la etapa de factibilidad en la que se refiere a la organización y a
la administración pero en esta se detalla mejor el presupuesto, la calendarización
y el financiamiento que le otorgan al proyecto.
2.2.3. Producción.
Se realiza en todas las actividades concernientes a la creación del proyecto. Hay
que decir que esta etapa se caracteriza por ser totalmente diferente a las demás
ya que las anteriores la fase de factibilidad y la fase de diseño son orgánicas y de
carácter evolutivo, mientras que la fase de producción es de alto grado
mecanicista.
2.2.4. Culminación y puesta en marcha.
Culminación y puesta en marcha: En esta etapa se hacen pruebas finales al
proyecto realizado. También se da mantenimiento periódicamente verificando que
no tenga fallas lógicas.
2.3. ¿Qué es un sistema?
Vamos a empezar definiendo que es un sistema; analizaremos varias definiciones
y después elaboraremos una tratando de tomar de cada una de ellas lo más
esencial de la idea que nos dan:
“El sistema es un conjunto de elementos organizados que se encuentran en
interacción, que buscan alguna meta o metas comunes, operando para ello sobre
datos o información sobre energía o materia u organismos en una referencia
temporal para producir como salida información o energía u organismos”.29
29 MURDICK, Robert. “Sistemas de Información administrativa”. Primera edición. Prentice-Hall. México.
1998. Pág. 33.
“Un sistema es una reunión o conjunto de elementos relacionados”. 30
“Un sistema es un agregado de personas, cosas, información etc agrupados en
conjunto de acuerdo con un objetivo”. 31
Entonces podemos definir que sistema es un conjunto de cosas, objetos,
conceptos y elementos conectados unos con otros que interactúan para lograr un
objetivo en común.
2.3.1. Elementos de un sistema.
Son aquellos que hacen el sistema sin alguno de estos elementos simplemente no
existiría un sistema.
Los elementos de un sistema son:
Conceptos.- definiciones de cosas o actividades.
Objetos.- pueden ser por ejemplo, una maquina de escribir compuesta de
varias partes.
Sujetos.- como puede ser los integrantes de un equipo de fútbol.
Todo sistema cuenta con estos elementos. Por tanto también se dice que un
sistema es un agregado de entidades que están formadas por elementos.
2.4. Ciclo de vida del desarrollo de sistemas.
Todo sistema tiene un ciclo de vida así como los humanos nacemos, crecemos,
nos reproducimos y morimos los sistemas cuentan con un ciclo muchos autores
manejan menos o mas etapas pero la idea es la misma a continuación solo
describiremos el ciclo de vida que desde un punto de vista es el más entendible.
30 GICH, John .“Teoría General de sistemas”. Segunda edición. Prentice-Hall. México. 1981. Pág. 17.
31 CLEALAND. David. ob.cit. Pág. 15.
Fases:
Fase conceptual.
Fase de definición.
Fase de adquisición o de producción.
Fase operacional.
Fase de muerte
.
2.4.1. Fase conceptual (descripción)
“La fase conceptual es aquella en la que la idea se concibe y se le hace una
evaluación preeliminar”.32
En esta fase se examinan el medio se realizan pronósticos se evalúan los
objetivos y alternativas, se realiza una evaluación por primera vez de costos y
aspectos relacionados con el tiempo del sistema al mismo tiempo se hace la
estrategia básica la organización y los requerimientos de recursos. El propósito
fundamental de la fase conceptual es hacer un estudio sobre papel de todos los
requerimientos. Para proporcionar la base de una evaluación detallada que
posteriormente se hará en la etapa siguiente.
Siempre hay una tasa alta en porcentaje de sistemas potenciales que no serán
realizados, esto debe ser así, puesto que el proceso de estudio de esta fase
conceptual tiene como objetivo identificar proyectos que tienen un alto riesgo y no
son factibles o no son prácticos desde el punto de vista técnico, económico y del
ambiente.
2.4.2. Fase de definición.
2.4.3.
El propósito principal de esta fase es definir lo más pronto posible y exacto, los
costos, los programas, la realización y los requerimientos de recursos y si todos
estos elementos concordaran económica y técnicamente.
32 Ibidem. Pág. 237.
“La fase de definición solo narra con mayor detalle que es lo que queremos hacer,
cuando queremos hacerlo, como lo llevaremos a cabo y cuanto costara”.33
2.4.4. Fase de adquisición o de producción.
“El propósito de esta fase de adquisición o de producción es adquirir y probar los
elementos del sistema y el sistema total mismo utilizando los estándares que se
desarrollaron durante las fases precedentes. El proceso de adquisición involucra
aspectos tales como la implantación real del sistema, la fabricación del equipo, la
asignación de autoridad y de responsabilidad, la construcción de las instalaciones
y la conclusión de la documentación de apoyo”. 34
Esta fase puede describirse como la fase de desarrollo de las actividades que
anteriormente fueron definidas en la fase de definición.
2.4.5. Fase operacional.
“En esta fase el papel fundamental del gerente de un sistema durante la fase
operacional es proporcionar el apoyo de recursos requeridos para llevar a cabo los
objetivos del sistema”. 35
En esta fase el gerente encargado del sistema es el que provee de todos los
recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos del sistema. Esta fase es
resultado de que el modelo ha sido aprobado desde el punto de vista económico, y
el gerente trata de poner más atención en los elementos humanos del sistema y
trata de optimizar los recursos del sistema total.
2.4.6. Fase de muerte.
33 Ibidem. Pág. 238.
34 Ibidem. Pág. 239.
35 Idem.
Todo ciclo tiene su inicio y su fin, es decir no todo es eterno, así que esta etapa es
la de declinación o muerte del sistema.
Muy a menudo, esto no es reconocido por las empresas a simple vista, no quieren
reconocer de que cuentan con sistemas obsoletos y que estos ya no son de
utilidad para la empresa, muchas veces son deficientes y se mantienen con
equipos e instalaciones inadecuadas.
La empresa debe asumir la realidad que hay que hacer un cambio en sus
sistemas así como sus instalaciones si realmente quiere ser competitiva.
2.5. ¿Qué es información?
La información es todos aquellos datos transformados o modificados que tienen
valor para aquellos usuarios que hacen uso de ellos.
“Los datos están constituidos por los registros de los hechos, acontecimientos,
transacciones, etc. Por el contrario, la información implica que los datos estén
procesados de tal manera que resulten útiles o significativos para el receptor de
los mismos, por lo que en cierto modo, los datos se pueden considerar la materia
prima para obtener información” 36 llegamos a la conclusión que la información
son datos procesados con un valor para aquel usuario que la necesita, aunque
para otro solo sean datos que después de procesarlos obtenga otra información.
2.6. ¿Qué es un sistema de información?
El sistema de información es:
“Un conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos
estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan elaboran y
36CARRERA, Ricardo. “Apuntes de la materia de sistemas integrales de información”. 2002 Facultad de
contaduría y administración. Pág. 1.
distribuyen la información (o parte de ella) necesaria para las operaciones de
dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes
(decisiones) desempeñar su actividad de acuerdo a su estrategia de negocio”. 37
Otra definición de sistemas de información es “Son procesar entradas, mantener
archivos de datos relacionados con la organización y producir información,
reportes y otras salidas”. 38
Por lo tanto podemos definir un sistema de información como un conjunto de
subsistemas que incluyen hardware, software, medios de almacenamiento de
datos ya sea primarios, secundarios y bases de datos relacionadas entre si con el
fin de procesar entradas para realizar transformaciones a esas entradas y
convertirlas en salidas de información importantes en la toma de decisiones.
El objetivo de un sistema de información es ayudar al desempeño de las
actividades que desarrolla la empresa, suministrando la información adecuada,
con la calidad requerida, a la persona o departamento que lo solicita, en el
momento y lugar especificados con el formato más útil para el receptor.
El sistema de información está al servicio de los objetivos de la empresa para
lograr dichos objetivos la empresa y sus individuos adoptan procedimientos y
prácticas de trabajo que resultan más útiles y eficaces.
“Todo sistema de información basado en computadora cuenta con estos
componentes:” 39
37 Ibidem. Pág. 3.
38 SENN, James. “Análisis y diseño de sistemas de información”. Segunda edición. McGraw-Hill. México.
1995. Pág. 23.
39 RODRÍGUEZ, Adolfo. “Sistemas para la toma de decisiones”. 2002. Facultad de contaduría y
administración. Pág. 2.
2.6.1. Elementos de un sistema de información.
Los procedimientos y las prácticas habituales del trabajo son aquellos que los
directivos suelen hacer para coordinar los distintos elementos de la empresa para
su buen funcionamiento.
Información. Este es el elemento fundamental de todo sistema y su razón
de ser. Este debe adaptarse a las personas que la manejan y al equipo disponible
con el que cuenta la empresa, según los procedimientos de trabajo para que las
actividades se realicen de forma eficaz.
Personas o usuarios. Se trata de los individuos o unidades de la
organización que introducen manejan o usan la información para realizar sus
actividades y operaciones en función de los procedimientos de trabajo
establecidos.
Equipo de soporte. El equipo de soporte se ocupa para la comunicación, el
procesamiento y el almacenamiento de información, este constituye la parte más
visible del sistema de información, su parte tangible o física. Este sistema tangible
y físico puede incluir elementos de los mas variados niveles tecnológicos y pueden
Contenido (datos)
Equipo físico
(hardware)
Equipo lógico
(Software)
Administrador
Usuarios
Sistema de
Información
-Referencial
-Factual
-Unidad Central
de proceso
-Equipo
Periférico
-Gestión de los datos
(SGBD)
-Manejo comunicaciones
-Tratamiento específicos
-Área de datos
-Área informática
-Informáticos
-No informáticos
ser: papel, maquinas de escribir, archivadores, cintas magnéticas, impresoras,
computadoras, etc.
2.6.2. Origen de los sistemas de información.
“Cuando una empresa crece la supervisión de las actividades relacionadas con
ella, se desarrolla hasta encontrarse lejos del alcance de un solo hombre. En ese
momento el empresario descubre que le seria necesario estar en varios lugares al
mismo tiempo para poder planear, dirigir, coordinar, analizar y controlar (ósea
administrar) las diferentes actividades de su empresa. Los enfrentamientos para
resolver problemas, transferir información y verificar las realizaciones, que
resultaban adecuados cuando la empresa era muy pequeña, se vuelven
demasiado numerosos y exigen mucho tiempo. En otras palabras, el administrador
propietario se encuentra sumergido en una red compleja de deberes relacionados
recíprocamente, que debe cumplir”. 40 En esta situación es cuando el propietario
debe decidir la implantación de un sistema de información para la empresa con el
fin de cubrir todas las necesidades que han nacido con el crecimiento de la
empresa.
2.6.3. Características de los sistemas de información.
“Todo sistema necesita tener interacción con su medio ambiente el cual esta
formado por todos los objetos que se encuentran fuera de las fronteras de los
sistemas, a esos sistemas se le conocen como sistemas abiertos, ya que reciben
entradas tanto del medio ambiente como internamente y producen salidas de
importancia tanto internamente como para el medio ambiente. En contraste todos
aquellos sistemas que no interactúan con su medio se les llama sistemas
cerrados, en realidad estos sistemas no existen solo están como conceptos, solo
existen los sistemas abiertos”.41
40 BOCCHINO, William. “Sistemas de información para la administración técnicas e instrumentos”. Primera
edición. Trillas. México. 1975. Pág. 5.
41 Idem.
2.7. Tipos de sistemas de información.
Existen diferentes tipos de sistemas dependiendo el tipo de empresa estos son:
a) Sistemas de procesamiento de transacciones.
b) Sistemas de información gerencial.
c) Sistemas de apoyo a decisiones.
d) Sistemas expertos e inteligencia artificial.
e) Sistemas de apoyo a decisiones de grupo.
f) Sistemas de apoyo a ejecutivos.
2.7.1. Sistemas de procesamiento de transacciones.
Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas de información
encargados de procesar gran cantidad de transacciones rutinarias, es decir son
todas aquellas que se realizan rutinariamente en la empresa entre estas tenemos
el pago de nomina, facturación, entrega de mercancía y deposito de cheques.
Estas transacciones varían de acuerdo al tipo de empresa.
Los sistemas de procesamiento de transacción o TPS (transacción procesation
system) por sus siglas en ingles, eliminan el trabajo tedioso de las transacciones
operacionales y como resultado reducen el tiempo que se empleaba en ejecutarlas
actualmente, aunque los usuarios todavía deben alimentar de datos a los TPS.
“Los sistemas de procesamiento de transacciones son sistemas que traspasan
sistemas y que permiten que la organización interactué con ambientes externos.
Debido a que los administradores consultan los datos generados por el TPS para
información al minuto acerca de lo que esta pasando en sus compañías, es
esencial para las operaciones diarias que estos sistemas funcionen lentamente y
sin interrupción”. 42
42 KENDALL, Kenneth y KENDALL, Julie. ”Análisis y diseño de sistemas”. Tercera edición. Prentice- Hall.
México. 1997. Pág. 2.
2.7.2. Sistemas de información gerencial.
Los sistemas de información gerencial (MIS por sus siglas en ingles no
reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones ni tampoco son los
mismos, sino que estos sistemas incluyen procesamiento de transacciones. Los
sistemas de información gerencial son sistemas de información computarizada
que trabajan con la interacción entre usuarios y computadoras. Requieren que los
usuarios, el software (programas de computadora) y el hardware (computadoras,
impresoras, etc.) trabajen a un mismo ritmo.
Los sistemas de información gerencial dan soporte a un espectro más amplio de
tareas organizacionales, a comparación de los sistemas de procesamiento de
transacciones, los sistemas de información gerencial incluyen el análisis de
decisiones y la toma decisiones.
“Para poder ligar la información, los usuarios de un sistema de información
gerencial comparten una base de datos común. La base de datos guarda modelos
que ayudan a los usuarios a interpretar y aplicar esos mismos datos. Los sistemas
de información gerencial producen información que es usada en la toma de
decisiones. Un sistema de información gerencial también puede llegar a unificar
algunas de las funciones de información computarizada, aunque no exista como
una estructura singular en ningún lugar del negocio”. 43
2.7.3. Sistema de apoyo a decisiones.
Los sistemas de apoyo a decisiones o de (DSS, Decision Support Systems) están
en un nivel más alto del anterior que hemos visto.
El sistema de apoyo a decisiones es muy similar al sistema de información
gerencial tradicional ya que ambos dependen de una base de datos como fuente.
43 Ibidem. Pág.3.
Un sistema de apoyo a decisiones se caracteriza de los sistemas de información
gerencial tradicional en que estos profundizan en lo que respecta a la toma de
decisiones en todas sus fases, aunque la decisión actual todavía es del dominio
del tomador de decisiones (administrador del sistema o gerente).
Los sistemas de apoyo a decisiones son hechos de acuerdo a las características y
necesidades específicas de la persona o grupo que los usa a diferencia de los
sistemas de información gerencial tradicionales.
“Un sistema de apoyo de decisiones es una de varias formas de establecer un
sistema de información para una tarea clave administrativa o de organización;
ciertamente, un sistema de apoyo de decisiones esta hecho para una tarea
administrativa o un problema específico y su uso se limita a dicho problema o
tarea.
Los sistemas de apoyo de decisiones suelen ser diseñados especialmente para
servir a los administradores en cualquier nivel de la organización.” 44
2.7.4. Sistemas expertos e inteligencia artificial.
Primero definiremos que es la inteligencia artificial ya que esta puede ser
considerada la meta de los sistemas expertos. ”La AI es la actividad de proveer a
máquinas como las computadoras de la capacidad para exhibir conductas que se
consideraría inteligentes si se observarán en seres humanos. La AI representa la
aplicación más sofisticada de las computadoras, pues busca duplicar algunos tipos
de razonamiento humano”. 45
Los sistemas expertos usan los enfoques de razonamiento de la inteligencia
artificial para resolver los problemas que les plantean los usuarios de negocios.
44 RODRÍGUEZ, Adolfo. ob.cit. Pág. 42.
45 Ibidem. Pág. 30.
El sistemas experto o también llamado sistema basado en conocimiento, captura
en forma efectiva y usa el conocimiento de un experto para resolver un problema
particular experimentado en una empresa.
A diferencia de los sistemas de apoyo a decisiones los cuales dejan el libre
dominio de la decisión al tomador de decisiones, un sistema experto selecciona la
mejor solución a un problema en específico y la propone para la toma de
decisiones.
2.7.5. Sistemas de apoyo a decisiones de grupo.
Un sistema de apoyo a decisiones en grupos (GDSS, Group Decision Support
Systems) es “un sistema basado en computadoras que apoya a grupos de
personas que tienen una tarea (u objetivo) común, y que sirve como interfaz con
un entorno compartido”. 46 El supuesto en que se basa el GDSS es que si se
mejoran las comunicaciones se pueden mejorar las decisiones. Las
comunicaciones se mejoran manteniendo la discusión enfocada en el problema,
con lo que se pierde menos tiempo. El tiempo que se ahorra puede dedicarse a un
análisis más exhaustivo del problema, lo que contribuye a una mejor definición del
problema. Ese tiempo también podría aprovecharse para identificar más
alternativas. La evaluación de más alternativas aumenta las posibilidades de
encontrar una buena solución.
El sistema de apoyo a decisiones de grupos esta diseñado para disminuir el
comportamiento introvertido de algunos usuarios que por miedo a hablar en
público o a represiones por parte de sus compañeros no expongan su punto de
vista y que muchas veces estos pueden llegar a ser muy benéficos para la
empresa.
Muchas veces los sistemas de apoyo a decisiones de grupos son tratados bajo el
termino general de trabajo colaborativo apoyado por computadoras y estas
46 Ibidem. Pág. 31.
pueden incluir el software llamado “Groupware” para el trabajo en computadoras
en red.
2.7.6. Sistemas de información a ejecutivos.
Un sistema de información se define como “Un sistema computacional que provee
al ejecutivo acceso fácil a información interna y externa al negocio con el fin de dar
seguimiento a los factores críticos del éxito”. 47
Un sistema de información a ejecutivos (IES) ayuda a estos a organizar sus
interactividades proporcionando apoyo de gráficos y comunicaciones en lugares
accesibles tales como salas audiovisuales y oficinas personales corporativas.
Aunque los sistemas de información de ejecutivos se apoyan en los sistemas de
operaciones transaccionales y sistemas de información gerencial por la
información que estos le ofrecen, los sistemas de información de ejecutivos
ayudan a los ejecutivos a solucionar problemas no estructurados creando un
ambiente que ayude a pensar acerca de los problemas estratégicos de una
manera informada.
El trabajo cambia drásticamente cuando el gerente llega a la cima, por lo que el
gerente debe ser capaz de enfrentar el desafío. Los gerentes de nivel más alto
recibirían toda su información de los subsistemas funcionales, y estos ejecutivos
tendrían que analizarla y sacar de ella los datos hasta tenerlos en una forma que
les proporcione la adecuada información para la toma de decisiones.
“La información se origina tanto dentro de la compañía como en su entorno.
Generalmente se acepta que la información del entorno es especialmente
importante en el nivel más alto.” 48
47 COHEN, Daniel. “Sistemas de información para la toma de decisiones”. Segunda edición. McGraw-Hill.
México. 1998. Pág. 95.
48 RODRÍGUEZ, Adolfo. ob.cit. Pág. 25.
2.8. Ciclo de vida para el desarrollo de sistemas de información.
Anteriormente habíamos descrito el ciclo de vida de desarrollo de sistemas, ahora
describiremos el ciclo de vida pero para el desarrollo de sistemas de información,
la mayoría de las etapas son similares solo cambian en el nombre de ellas, o
varían por el hecho de que estas son orientadas a sistemas de información, la
idea principal es conocer las etapas y saberlas aplicar dependiendo el problema a
solucionar.
¿Qué es un ciclo de vida para el desarrollo de sistemas de información?
“Es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan
para desarrollar e implantar un sistema de información”. 49 A continuación se
muestra las etapas del ciclo de vida de desarrollos de sistemas según el autor
Seen james son las más adecuadas en el desarrollo de sistemas.
2.8.1. Investigación preliminar.
La investigación preliminar es la primera etapa dentro del ciclo de vida para el
desarrollo de sistemas de información. Esta comienza con la formulación de una
solicitud ya sea por parte de un usuario o un gerente de un departamento que
haya detectado una necesidad de mejoramiento de un sistema o que haya la
necesidad de automatizar una serie de actividades.
La investigación preliminar consta de tres partes:
a. Aclaración de la solicitud
b. Estudio de factibilidad
c. Aprobación de la solicitud
49 SENN, James. ob. cit. Pág. 33.
Aclaración de la solicitud.- Muchas solicitudes que provienen de usuarios o
gerentes de departamentos (por ejemplo: ventas, producción, contabilidad, etc.) no
están formuladas de manera clara, estas no tienen los fundamentos necesarios,
como para considerarse una solicitud de proyecto es por eso que se debe
determinar con precisión lo que realmente el usuario es lo que desea.
Hay ocasiones que el usuario sabe que es lo que quiere pero no sabe
interpretarlo por eso es necesario realizar una pequeña entrevista con el o hacer
una llamada telefónica.
Estudio de factibilidad.-Después de haber realizado la aclaración de la solicitud
es necesario saber si es factible lo que se desea realizar, el estudio de factibilidad
cuenta con tres aspectos:
1. Factibilidad técnica.
2. Factibilidad económica.
3. factibilidad operacional.
La factibilidad técnica.- Se refiere a que el proyecto pueda realizarse con los
recursos técnicos con que cuenta la empresa como son: el equipo que se cuenta,
la tecnología existente de software y el personal disponible; se hacen
cuestionamientos ¿Se necesita mas tecnología de software?, ¿Cuál es la
posibilidad de desarrollar el proyecto?, ¿Qué tiempo se llevara el proyecto hasta
su implantación?.
Factibilidad económica.-La factibilidad económica se refiere a los beneficios que
traerá la realización del proyecto. Se deben de hacer una serie de
cuestionamientos para poder saber si es factible el desarrollo del sistema
económicamente “¿Los beneficios que se obtienen seran suficientes para aceptar
los costos?, ¿Los costos asociados con la decisión de no crear el sistema son tan
grandes que se debe aceptar el proyecto?”. 50
Sin duda este aspecto es el más importante en las empresas ya que los gerentes
muchas veces no están dispuestos a solventar estos costos cuando no hay los
suficientes fundamentos que los convenzan de que es necesario la realización
del proyecto por los beneficios ya sea tanto económicos como de calidad y
rapidez en la ejecución de actividades que se podrán realizar en menos tiempo.
La factibilidad operacional.- Este último aspecto trata de la utilidad del sistema
una vez ya desarrollado e implantado en la empresa, ¿Será utilizado el sistema?,
¿Existirá cierta resistencia al cambio por parte de los usuarios que de cómo
resultado una disminución de los posibles beneficios de la aplicación?.
El estudio de factibilidad es realizado por lo regular por una o dos personas que
tiene conocimiento en técnicas de sistemas de información son casi siempre
analistas de sistemas.
Aprobación de la solicitud. No todos los proyectos solicitados son deseables o
factibles de realizar. Algunas empresas reciben tantas solicitudes de proyectos de
parte de sus empleados pero solo es posible atender unas cuantas. Sin embargo
aquellos proyectos que son factibles y deseables deben ser incorporados en los
planes de desarrollo de sistemas. Con la aprobación de solicitud de proyecto este
puede comenzar inmediatamente, aunque lo común es que los miembros del
equipo de desarrollo de sistemas se encuentren ocupados con otros proyectos.
Cuando esto ocurre, los ejecutivos deciden qué proyectos tienen más importancia
para la empresa y deciden en qué orden se desarrollaran estos.
En grandes empresas los planes para el desarrollo de sistemas de información
son hechos con un especial cuidado casi igual que los programas de fabricación o
50 Ibidem. Pág. 34.
expansión de sus instalaciones. Después de haberse aprobado la solicitud de
proyecto se estima su costo y el tiempo necesario para hacerlo así también como
las necesidades de personal para realizarlo si no hay ningún proyecto que se este
desarrollando se inicia este.
2.8.2. Determinación de los requerimientos del sistema.
En esta etapa el analista debe comprender todas las facetas importantes de la
parte de la empresa que se esta estudiando. “Los analistas trabajan con los
empleados y administradores deben de estudiar los procesos de la empresa para
dar respuesta a las siguientes preguntas clave:
1. ¿Qué es lo que se hace?
2. ¿Cómo se hace?
3. ¿Con que frecuencia se presenta?
4. ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de
decisiones?
5. ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las
tareas?
6. ¿Existe algún problema?
7. Si existe un problema, ¿Qué tan serio es?
8. Si existe un problema, ¿cuál es la causa que lo origina?.
Para contestar estas preguntas el analista de sistemas conversa con varias
personas para reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus
opiniones sobre por qué ocurren las cosas, las soluciones que proponen y sus
ideas para cambiar el proceso”. 51
Es necesario elaborar cuestionarios para recabar esta información cuando no es
posible entrevistarse en forma personal con los miembros de grupos grandes
51 Ibidem. Pág. 35.
dentro de la empresa. Así mismo se requiere del estudio de manuales y reportes,
la observación directa de las actividades que se realiza y en algunos casos formas
y documentos para comprender mejor el proceso en su totalidad.
Conforme se va reuniendo la información los analistas van identificando los
requerimientos y características que debe tener el nuevo sistema, incluyendo la
información que deben producir los sistemas junto con características
operacionales tales como controles de procesamiento, tiempos de respuesta y
métodos de entrada y salida.
2.8.3. Diseño del sistema.
En esta etapa el analista usa la información recolectada anteriormente para
realizar el diseño lógico de sistema de información. “Los especialistas en sistemas
se refieren, con frecuencia, a esta etapa como diseño lógico en contraste con la de
desarrollo de software, a la que denominan diseño físico”. 52
El analista diseña procedimientos precisos para la captura de datos a fin de que
los datos que van a entrar al sistema sean correctos. Además el analista también
proporciona entrada efectiva para el sistema de información mediante el uso de
técnicas para el buen diseño de formas y pantallas.
Parte del diseño de sistema de información es la de diseñar la interfaz de usuario.
La interfaz conecta al usuario con el sistema, es el puente de comunicación y por
lo tanto es extremadamente importante realizar un buen diseño. Un ejemplo de
interfaz de usuario incluye un teclado para introducir preguntas y respuestas,
menús en pantalla para elegir comandos del usuario y un ratón para seleccionar
opciones.
52 Ibidem. Pág. 36.
Dentro de la fase de diseño se incluye el diseño de base de datos las cuales
guardaran la mayor parte de datos necesarios para los tomadores de decisiones
de la empresa.
Una base de datos bien diseñada da como resultado una base de datos bien
organizada que es la base para todos los sistemas de información. En esta etapa
el analista también trabaja con los usuarios para diseñar la salida de información
de las bases de datos, esta puede ser en pantalla o impresa según como se
satisfaga las necesidades de información.
Por último el analista debe diseñar procedimientos de control y respaldo para
proteger el sistema y a los datos.
Los documentos que contengan las especificaciones de diseño se representaran
por medio de diagramas de flujo, tablas, símbolos especiales, árboles, graficas,
etc.
Los diseñadores son los responsables de dar a los programadores, las
especificaciones del sistema de información completas y claramente delineadas.
Una vez comenzada la fase de programación, los diseñadores contestaran las
preguntas y dudas que tengan los programadores, cuando utilicen las
especificaciones de diseño, por eso es recomendable que el diseño sea lo más
claro y preciso en sus especificaciones.
2.8.4. Desarrollo de sistemas.
En esta etapa el analista trabaja junto con el programador para desarrollar
cualquier sistema que se necesite esto se hace apoyándose en el diseño de
sistemas.
Los programadores tienen un papel principal en esta etapa ya que son los
encargados de la codificación de los módulos correspondientes, así como también
de la verificación de sintaxis en el código para encontrar errores y ser resueltos
por ellos mismos, el programador también valida cada uno de los módulos
programados, realiza pruebas integrales a cada modulo. Los programadores
también son responsables de la documentación del sistema, ellos son encargados
de elaborar el manual del usuario que sirve al usuario para aprender a manejar el
nuevo sistema y el manual del sistema en donde viene la explicación de la forma
de programar los módulos así como también todo lo concerniente a los
procedimientos empleados en la programación de cada modulo esta
documentación es de vital importancia para probar el sistema y posteriormente
para su mantenimiento una vez que haya sido implantado el sistema.
2.8.5. Pruebas del sistema.
Antes de implantar el sistema es necesario realizarle pruebas para saber si
funciona de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios
esperan que lo haga. Estas pruebas consisten en hacer funcionar al sistema como
si estuviera realizando sus operaciones cotidianas para lo cual fue desarrollado se
introducen entradas de conjunto de datos para su procesamiento y después se
examinan sus salidas o resultados. Muchas veces se permite a los usuarios finales
(aquellos usuarios que usaran el sistema constantemente) utilizar el sistema como
ellos lo usarían sin limitarlos, es decir, dejarlos en forma libre manejarlo a su antojo
para así
poder detectar fallas o errores no encontrados en el proceso de desarrollo del
sistema. Es conveniente que las pruebas sean realizadas por personas ajenas al
proyecto para que estas tengan validez, de lo contrario se comete el error de
realizar pruebas guiadas, es decir, hacer pruebas sabiendo de antemano los
resultados de estos y no obtener resultados favorables. Es difícil hacer pruebas al
sistema y no encontrar ningún error, ya que los errores nos ayudan a mejorar
nuestros sistemas, si no tuviéramos errores realmente no sabríamos si todo esta
bien o de lo contrario que todo este mal.
2.8.6. Implantación y evaluación.
La implantación es el proceso de instalar y verificar un nuevo equipo, capacitar a
los usuario los cuales usaran el nuevo sistema de información, se debe de hacer
una conversión del viejo sistema al nuevo, verificando que los usuarios no
encuentren inconvenientes en el uso del nuevo sistema, esta conversión incluye la
de archivos de formatos antiguos a nuevos o simplemente la construcción de una
base de datos.
En ocasiones se propone usar los dos sistemas de información el nuevo y el viejo
con el objetivo de comparar las mejoras del nuevo contra el viejo así como
también que los usuarios se familiaricen con el nuevo sistema en forma periódica
no tajantemente ya que pueden usar ellos los dos sistemas y comparar cuales son
las ventajas del nuevo sobre el viejo sistema de información.
Aparentemente una vez terminada la etapa de implantación y evaluación del
sistema de información, solo quedar brindar mantenimiento al sistema de
información dado que los sistemas de las empresas junto con el ambiente de las
empresas experimentan cambios de manera continua y constante, Los sistemas
de información deben mantenerse siempre al día. En este sentido se puede decir
que la implantación es un proceso de constante evolución.
La evaluación de un sistema se lleva cabo para identificar fuerzas y debilidades
del sistema de información. La evaluación ocurre a lo largo de cualquiera de las
siguientes dimensiones:
a) Evaluación operacional.- “Valoración de la forma en que funciona el sistema,
incluyendo su facilidad de manejo, tiempo de respuesta, lo adecuado de los
formatos de información, confiabilidad global y nivel de utilización”. 53 Esta
evaluación trata de conocer si el sistema realmente es agradable a los usuarios, si
cuenta con una adecuada respuesta conforme al número de transacciones que
este realiza.
b) Impacto organizacional.- “Identifica y mide los beneficios para la empresa en
áreas como finanzas, ventas y nomina. También se mide el flujo de información
interno y externo”. 54 En esta evaluación se trata de conocer los beneficios que a
nivel organizacional se están obteniendo con el nuevo sistema implantado.
c) Opinión de los administradores.- “Evaluación de las actitudes de directivos y
administradores dentro de la organización así como de los usuarios fínales”. 55 Se
trata de conocer los puntos de vista tanto de los directivos como de los usuarios
finales no importando si estos sean positivos o negativos.
2.9. La importancia de la administración de proyectos de sistemas de
información en la empresa.
La tecnología de la información juega un papel crecientemente estratégico en las
organizaciones, las cuales fundamentan cada vez más en los sistemas de
información
su competitividad y su adaptación a los cambios en el medio. El desarrollo de
sistemas de información eficaces requiere de una administración adecuada, que
garantice una orientación acorde con los objetivos y estrategias de la empresa,
dentro de las limitaciones de recursos y de tiempo.
El desarrollo de un nuevo sistema de información es una actividad no rutinaria en
cualquier empresa. Además, un sistema de información introduce modificaciones
en la forma de operación de la empresa. Aunque es posible pensar en desarrollar
sistemas de información sin seguir metodologías ni planificar, ello aumentaría los
53 Ibidem. Pág. 38.
54 Idem.
55 Idem.
costos y los riesgos de fracaso. Por ello es preferible desarrollar los sistemas
mediante proyectos. “El trabajo a través de proyectos es la forma habitual de
actuación en el desarrollo de sistemas de información. En algunos casos, la
decisión de emprender un proyecto de desarrollo es consecuencia de un
inmediato plan estratégico de la empresa. De esta manera, las organizaciones en
un nivel alto de gestión tecnológica realizan una prospectiva a largo plazo (3 a 5
años) de sus necesidades, tanto en TI.(Tecnologías de Información) como en
sistemas de información, generando planes estratégicos de sistemas.
Estos planes determinan tanto los proyectos que hay que realizar como sus
prioridades y las relaciones entre ellos”.56
En la actualidad en las empresas es muy importante contar con una adecuada
administración de proyectos ya que esto refleja el grado de calidad con que se
hacen los proyectos, parece ilógico pensar que una empresa con mala
administración de proyectos contara con buenos sistemas de información basados
en computadoras y que en esta hubiera el buen aprovechamiento de los recursos
(humanos, financieros y tecnológicos). También sería sorprendente ver una
empresa con una buena administración de proyectos y que esta no contara con un
buen sistema de información que le ayudara a la toma de decisiones.
La administración de proyectos aplicando su metodología en forma estricta es sin
duda una de las mejores herramientas para desarrollar proyectos estos pueden
ser de cualquier tipo o índole (proyectos de investigación de mercados, proyectos
de auditoría contable, proyectos de producción, proyectos de producción,
proyectos de desarrollo de sistemas de información, proyectos de diseño e
implantación de redes etc) sin importar el tamaño o giro de la empresa sea publica
o privada.
56 CARRERA, Ricardo. ob.cit. Pág. 2
La administración de proyectos no es una panacea universal para cualquier
empresa ya que primero hay determinar los costos de implantación y operación.
Para la implantación “Los autores proponen que se debe seguir el enfoque de
contingencia al determinar sin una determinada organización debe o no implantar
la administración de proyectos.
En otras palabras si una organización diseñada y operada bajo la estructura
funcional tradicional está alcanzando sus objetivos en forma satisfecha sin la
administración de proyectos, entonces no hay razón para adoptarla”.57
2.10. La importancia de los sistemas de información en las empresas.
En la actualidad con desarrollos tecnológicos avances en la ciencia
computacional, en la genética, en la medicina en la astronomía, etc, hay sin duda
en todas estas y cualquier otra área un factor clave y decisivo que es: la
información; Se dice que quien tiene la información, clara, concreta, segura y
confiable domina a los demás en cualquier que sea su área. Por lo tanto los
sistemas de información son para la empresa como el sistema nervioso es para el
humano; Si no existieran lo S.I. estaríamos en la edad primitiva todo lo que no
rodea son sistemas e información que uniéndolos nos ayudan a la toma de
decisiones.
En nuestros días con el desarrollo computacional y el uso indispensable del PC
como herramientas tanto en el trabajo como en casa. Ha hecho que los sistemas
de información basados en computadora sean indispensables dentro de la
empresa al grado que si no utilizan los sistemas de información serian obsoletos y
no podrían realizar sus actividades por ejemplo: Un aeropuerto sin su sistema de
información para sus aterrizajes de sus aviones, o una central de trenes sin su
sistema de información de rutas alternas en caso de que dos trenes utilizan las
57CLEALAND. ob.cit. Pág. 696.
mismas rutas ¿cuándo avisar para que cambien a rutas alternas para evitar un
choque?.
CAPITULO 3
PLANIFICACION DE UN PROYECTO DE SISTEMAS DE INFORMACION.
3.1. Inicio de un proyecto.
El inicio de un proyecto de sistemas de información es principalmente influenciado
por tres objetivos generales:
Resolver un problema: Esto es cuando ya hay un sistema de información y
este tiene procesos que ya no satisfacen el desempeño para lo cual fue creado y
es necesario hacerles ciertas modificaciones.
Dar respuesta a directivos: Cuando se hacen modificaciones en leyes de
hacienda y forzosamente es necesario cambiar el sistema de información o
hacerle modificaciones que mejor momento de aprovechar esta oportunidad ya
que, si de por si se va a hacer un cambio de sistema de información se puede
hacer el cambio con las nuevas disposiciones legales y con esto seguir siendo
competitivo.
Aprovechar una oportunidad: Un cambio ya sea para ampliar o mejorar el
rendimiento económico de la empresa y su competitividad.
Para alcanzar estos objetivos, las empresas emprenden proyectos por una o mas
de las siguientes razones: capacidad, control, costo, comunicación y
competitividad como lo menciona kendall en su libro de análisis y diseño de
sistemas.
Capacidad: Las actividades de la empresa están influenciadas por la capacidad
de esta para procesar transacciones con rapidez y eficiencia. Los sistemas de
información mejoran esta capacidad en tres formas estas son:
1. Aumento de la velocidad de procesamiento.
2. Permiten el manejo de un volumen creciente de transacciones.
3. Recuperan con rapidez la información.
Control: La falta de comunicación es una fuente común de dificultades que
afectan a todos los que laboran en una empresa. Sin embargo, los sistemas de
información bien desarrollados tratan de ampliar la comunicación y facilitan la
integración de funciones individuales.
Aumento de la comunicación: Muchas empresas aumentan sus vías de
comunicación por medios de redes.
Costo: Muchas empresas han desaparecido y muchas otras imposibilitadas para
alcanzar el éxito debido al poco control sobre los costos o por el total
desconocimiento para el control de estos. Los sistemas de información juegan un
papel importante tanto con el control como en la reducción de los costos de
operación.
Ventaja competitiva: Los sistemas de información son un arma estratégica que
puede cambiar la forma en cómo compite la empresa en el mercado. Los sistemas
de información mejoran la organización y ayudan a la empresa a ser más
competitiva. Por lo contrario si los competidores de la empresa tienen sistemas de
información más avanzados, entonces los sistemas de información pueden
convertirse en una desventaja competitiva. Por lo tanto las capacidades de los
sistemas de información son una consideración importante al formular la estrategia
de la empresa.
Una empresa puede ganar ventaja competitiva a través de su sistema de
información en cuatro formas diferentes que garantizan la competitividad en el
mercado estos son: clientes, competidores, proveedores y servicios.
Todo proyecto de sistemas de información debe ser desarrollado bajo las
actividades de un grupo de trabajo que se haga responsable del inicio y
culminación del sistema de información.
El grupo de trabajo va a depender de tamaño de acuerdo al proyecto que va a
desarrollarse.
Vamos a mencionar los puestos claves de un grupo de trabajo pero podría ser
más grande o más pequeño o a veces una sola persona puede desarrollar varios
puestos, claro como se dijo anteriormente va a depender de esto el tamaño del
proyecto. Por tal motivo solo muestra la apreciación personal de acuerdo a la
experiencia profesional que se tiene este tema.
3.1.2. Formulación del equipo de trabajo.
Todo grupo debe contar con un líder de proyecto, un analista de sistemas y un
programador o programadores.
Líder de proyecto.
Un líder de proyecto es la persona encargada de aprobar la propuesta o
solicitudes de proyectos a llevarse a cabo, el líder del proyecto se encarga de
entregar la propuesta una vez aprobada por el, a los directivos con el fin de
obtener los recursos ya sea económicos y materiales para el inicio del proyecto. El
líder de proyecto se compromete a entregar el sistema de información en la fecha
pactada, el líder de proyecto administra las actividades del grupo de trabajo,
verifica y controla las actividades que han sido calendarizadas por él y el analista
de sistemas para llevar a cabo una buena administración de proyectos.
Analista de sistemas.
Es el encargado de hacer todo lo concerniente al análisis del problema
apoyándose en la aplicación de cuestionarios, entrevistas y observación directa
para determinar las causas concretas del problema y poder proponer soluciones
adecuadas a este.
El analista de sistemas realiza el bosquejo de la base de datos (estructura de las
tablas de la base de datos, diccionarios de datos) así como también se encarga
del desarrollo de procedimientos y algoritmos apoyándose en herramientas como
diagramas de flujo de datos, el analista también es el encargado de realizar la
Interfaz del usuario. Para después ofrecer toda esta información al
programador para su posterior codificación.
Programador.
Es la persona encargada de la codificación de procedimientos y algoritmos que
fueron entregados por el analista de sistemas, cabe mencionar que el
programador mantiene una estrecha comunicación con el analista de sistemas, ya
que el analista de sistemas apoya y asesora al programador en la codificación de
los módulos del sistema de información.
El programador además de codificar también tiene a su cargo la prueba de los
módulos codificados con el fin de encontrar errores lógicos y físicos para su
resolución. Una vez realizada las pruebas a los módulos ya codificados y resuelto
los errores tanto lógicos como sicos y sabiendo de antemano que todo funciona
como uno quiere; el programador tiene a su cargo la elaboración del manual del
sistema
con la asesoria del analista de sistemas; el cual contendrá todos los
procedimientos, diagramas de flujo de datos y formas de codificar el sistema con
la explicación detallada del por qué fue codificado así dicho módulo o módulos.
3.2. Determinación de la factibilidad.
Una vez ya establecido el grupo de trabajo se procede a determinar la factibilidad
del proyecto que anteriormente ha sido aprobado.
La factibilidad es conocer si un proyecto puede no realizarse esto fue mencionado
en el capítulo 2 en el ciclo de vida de desarrollo de sistemas de información solo
los mencionaremos estos :
4. Factibilidad técnica.
5. Factibilidad económica.
6. factibilidad operacional.
Hay que recordar que los tres estudios de factibilidad deben ser aprobados para
poder aceptar el proyecto como un proyecto factible.
3.3. Planeación y control de actividades.
Todas las fases de desarrollo de sistemas de información involucran muchos tipos
de actividades diferentes que juntos forman un proyecto. El líder del proyecto debe
administrar el proyecto cuidadosamente para que llegue a ser un proyecto exitoso.
La administración de proyectos involucra todas las tareas generales de planeación
y control.
La planeación incluye todas las actividades requeridas para seleccionar un equipo
para análisis de sistemas, la asignación de los miembros del equipo a los
proyectos adecuados, la estimación del tiempo requerido para completar cada
tarea y la calendarización del proyecto para que las actividades sean terminadas
en forma ordenada.
Vamos a contemplar varias técnicas que se pueden utilizar en la realización del
calendario. Algunas son muy sencillas y no muestran la interrelación entre las
actividades, como son el diagrama de hitos, los diagramas de Gantt. Para mostrar
dicha interrelación, se hace necesario el análisis de las redes de precedencia por
medio de la técnica PERT.
3.3.1. Diagrama de hitos.
Podemos determinar que “El diagrama de hitos es el método mas simple para
determinar el calendario. Es un cuadro o tabla formado por dos columnas; en la
primera se señalan las actividades y en la segunda se indican sus fechas de
finalización. Las ventajas de esta técnica son la factibilidad de uso y el mínimo
coste de preparación. Las desventajas son la incertidumbre existente sobre las
fechas de comienzo de las actividades y la imposibilidad de reflejar las
interrelaciones entre ellas. Esta técnica también se utiliza para resumir calendarios
complejos que contienen muchas tareas”. 58
Diagrama de hitos
ACTIVIDAD FECHA
DE INICIO
Elabor. de cuestionarios. 1 DE ENERO
Entrevistas a usuarios. 1 DE ENERO
Factibilidad técnica. 1 DE ENERO
Factibilidad económica. 3 DE ENERO
Factibilidad operacional. 7 DE ENERO
Reporte de actividades. 10 DE ENERO
3.3.2. Diagrama de Gantt.
Otra técnica utilizada para la calendarizacion de las actividades es “El diagrama de
Gantt se utiliza frecuentemente en proyectos pequeños (menos de 25 actividades)
58CARRERA, Ricardo. “Apuntes de administración de proyectos de sistemas de información”. Facultad de
contaduría y administración. 2002. Pág. 9.
y supera algunos de los inconvenientes de los diagramas de hitos. Este tipo de
calendario es seguramente el más utilizado, quizás porque muchas personas lo
encuentran más comprensible que las redes de precedencia. Aunque con estos
diagramas no es posible representar las dependencias entre las actividades, es
más fácil representar sus posibles solapamientos que en una red PERT. En
muchos casos, las redes PERT se trasladan a un diagrama de Gantt. El diagrama
de Gantt se puede utilizar para estimar los recursos y el presupuesto en función
del tiempo. Esto se realiza identificando el total de recursos (el presupuesto)
necesarios por unidad de tiempo para cada actividad y calculando el total para
todas las actividades que ocurran durante un periodo de tiempo especifico”. 59
El diagrama de Gantt es un diagrama de barras en forma de tabla donde se hace
referencia cruzada entre las tareas (filas) y los tiempos de duración de las mismas
(columnas).
DIAGRAMA DE GANTT
TIEMPO EN DIAS
ACTIVIDADES 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Elabor. de
cuestionarios
Entrevistas a usuarios
Factibilidad técnica
Factibilidad
económica
Factibilidad
operacional
Reporte de
actividades
3.3.3. Técnica PERT.
59 Idem.
“Hasta finales de los sesenta, los diagramas de Gantt eran prácticamente el único
método de planificación y control y proyectos. A finales de los años cincuenta
aparece, una técnica para la planificación de proyectos, que es PERT. La técnica
se inicia en 1957 por problemas surgidos en la planificación y control del proyecto
polaris”. 60
Es conveniente usar esta técnica cuando un proyecto:
Tiene todas sus actividades bien formadas.
Las actividades se pueden comenzar, interrumpir y realizar de forma
separada dentro de una secuencia dada.
Las actividades se pueden relacionar con otras.
Las actividades están ordenadas de forma que se pueda seguir una
secuencia.
Una vez comenzada una actividad, debe continuar sin interrupción hasta su
finalización.
“La red es un modelo grafico que señala las relaciones secuenciales entre los
sucesos claves en un proyecto. PERT puede mostrar el camino crítico, que es la
secuencia más larga de actividades conectadas a través de la red y que determina
la duración total del proyecto. Este camino critico es la base para la planificación y
el control de un proyecto”. 61 Para disminuir el tiempo total, hay que reducir los
tiempos de las actividades que están dentro del camino crítico, teniendo en cuenta
esa disminución suele conllevar un aumento del coste de la actividad.
Esta técnica también permite visualizar las tareas que no son críticas. Si aparecen
retrasos inevitables durante el proyecto, el director del proyecto puede retrasar
esas actividades, si lo desea, para reducir la demanda de recursos.
60 Ibidem. Pág. 11.
61 Ibidem. Pág. 14.
Como los cambios en el alcance del proyecto y los requisitos de tiempo
normalmente aparecen a medida que avanza el proyecto, el camino crítico
identificado al principio del proyecto puede, al final, no determinar la duración total
del proyecto. A menudo, una actividad que originalmente no estaba en el camino
crítico se retrasa hasta el punto de que el proyecto completo se prolonga, creando
un nuevo camino crítico. El director de proyecto debe supervisar continuamente
aquellas actividades que pueden ser muy proclives a retrasarse. Cuando más
complicado sea el proyecto, mas tareas habrá cerca del nivel crítico, así como
varios caminos críticos. El director de proyecto
debe valorar el impacto de hacer cambios significativos en estas actividades las
del camino crítico para asegurar que no se forma un nuevo camino crítico.
La técnica PERT parte de la descomposición de un proyecto en actividades. Para
su realización se consumen unos recursos determinados (como mano de obra,
maquina, etc.) las actividades ocurren entre dos sucesos (que llamaremos suceso
inicial y suceso final), entendiendo como suceso un acontecimiento o punto
temporal (una fecha) que no consume recursos.
La representación se realiza por medio de un grafo en donde las actividades se
reflejan mediante arcos y los sucesos mediante vértices.
A
Representación actividad y suceso en PERT.
RELACIONES DE
PRECEDENCIA
Para iniciar la actividad
B es necesario haber
finalizado la actividad A.
1 2
1 2 3
A B
RELACIONES DE
PRECEDENCIA
CONVERGENTES
Para iniciar la actividad
D es necesario haber
finalizado las actividades
A, B y C.
RELACIONES DE
PRECEDENCIA
DIVERGENTES
Para poder iniciar
cualquiera de las
actividades B, c, o D, es
necesario que haya
finalizado la actividad A.
“Modelo de red en la técnica PERT”. 62
3.3.2. MODELOS DE ESTIMACION.
El Modelo COCOMO.
Barry Boehm, en su libro clásico sobre economía de la Ingeniería del
Software, introduce una jerarquía de modelos de estimación de Software con
el nombre de COCOMO, por su nombre en Ingles (Constructive, Cost, Model)
modelo constructivo de costos. La jerarquía de modelos de Boehm esta
constituida por los siguientes:
Modelo I.
El Modelo COCOMO básico calcula el esfuerzo y el costo del desarrollo de
Sistema en función del tamaño del SISTEMA, expresado en las líneas estimadas.
Modelo II.
62 Ibidem. Pág. 15.
1
2
3
45
D
A
B
C
1 2
3
4
5
A
B
C
D
El Modelo COCOMO intermedio calcula el esfuerzo del desarrollo de sistema en
función del tamaño del programa y de un conjunto de conductores de costos que
incluyen la evaluación subjetiva del producto, del hardware, del personal y de los
atributos del proyecto.
Modelo III.
El modelo COCOMO avanzado incorpora todas las características de la versión
intermedia y lleva a cabo una evaluación del impacto de los conductores de costos
en cada caso (análisis, diseño, etc.) del proceso de ingeniería de Software.
3.4. Uso de herramientas CASE en los sistemas de información.
Como sabemos una herramienta es cualquier dispositivo que nos ayuda a realizar
una actividad o tarea en forma rápida y con menos esfuerzo usándola de la
manera apropiada; imagínese lo difícil que seria clavar un clavo sin un martillo, o
que un carpintero quisiera cortar una madera sin un serrucho. Al igual que pasa
con el carpintero, en el desarrollo de proyectos de sistemas de información se
necesita de herramientas para hacer las cosas de una forma rápida pero con la
misma eficiencia, las herramientas CASE son “sistemas paquetes de software
extensos y sofisticados con herramientas que ayudan a diseñar, desarrollar,
administrar y mantener los proyectos de software”. 63 el termino CASE es por sus
siglas en ingles, que significan herramientas para ingeniería de software asistido
por computadora.
Las ventajas del uso de las herramientas CASE son demasiadas entre estas
tenemos :
Aumento de la productividad .-Las herramientas CASE facilitan la interacción entre
los miembros del equipo al hacer la diagramación un proceso dinámico e
63 BURCH, John, GRUDNITSKI, Gary. “Diseño de sistemas de información”. Limusa. 1999. México.
Pág.430.
interactivo en vez de ser uno de los mas tediosos y en donde los cambios son
problemáticos y que, por lo tanto, tienden a convertirse en una perdida de
productividad.
Mejora de la comunicación del analista-usuario.-Para que el sistema sea
desarrollado con calidad es necesario una fuerte comunicación entre los usuarios
y el analista de sistemas durante el ciclo de vida de desarrollo de sistemas de
información. El éxito de una eventual implementación del sistema depende de la
comunicación en forma significativa entre el usuario y el analista. Ahora los
analistas que actualmente usan las nuevas herramientas CASE han
experimentado que su uso promueve una mayor comunicación entre el usuario y
el analista de sistemas.
Proporciona un medio de comunicación.-Tanto los analistas como los usuarios han
reportado que le uso de herramientas CASE proporciona un medio de
comunicación acerca del sistema durante su conceptualizacion.
Integración de las actividades del ciclo de vida .-La tercer razón del por qué usar
las herramientas CASE es la integración de las actividades y la continuidad entre
una fase y otra del ciclo de vida del desarrollo de sistemas de información.
Evaluación precisa de los cambios del mantenimiento.-La cuarta razón y sin duda
la más importante es la poder ver los cambios que se quisieran hacer al sistema
de información y el impacto que esto causaría, con esto los usuarios analizan y
valoran el mantenimiento del sistema de información pudiendo ver los resultados
de los cambios en el sistema antes de realizarlos.
Las herramientas CASE son clasificadas como CASE de nivel superior y
CASE de nivel inferior.
CASE de nivel superior .-Las herramientas CASE de nivel superior ayudan
principalmente a analistas y diseñadores. Una herramienta CASE de nivel superior
permite que el analista cree y modifique el diseño del sistema. Toda la información
acerca del proyecto es guardada en una enciclopedia llamada el depósito CASE.
CASE de nivel inferior .-Estas herramientas ayudan principalmente a
programadores. Las herramientas CASE de nivel inferior son usadas para generar
código fuente de la computadora, eliminando la necesidad de programar el
sistema. La generación de código por medio de herramientas CASE inferior tiene
ventajas:
El sistema se produce más rápido.
La cantidad de tiempo empleada en el mantenimiento disminuye con la
generación de código. No hay necesidad de depurar, probar y modificar.
El código puede ser generado en más de un lenguaje de computadora
por lo que es mas fácil cambiar de sistema de plataforma usando el mismo
depósito CASE.
El código generado esta libre de errores de programación.
CONCLUSIONES
Después de haber realizado este trabajo hemos llegado a estas conclusiones:
En la actualidad, en esta época que estamos viviendo llegamos asegurar que la
información es igual de valiosa que los recursos financieros, recursos humanos,
recursos materiales etc. con los que cuenta una empresa para existir en el
mercado ya que la información es la base de las operaciones y actividades de las
empresas por ejemplo como podría una cadena de supermercados poner los
mismos precios en todos los supermercados si no existiera la información entre
ellos de que van a realizar un programa de ofertas para aumentar sus ventas en el
mes diciembre, o como podría un banco otorgar un préstamo a una persona sin
tener la información económica acerca de ella. En la actualidad quien tiene la
información es quien domina en todos los ámbitos en el que se desarrolle.
La información como ya mencionamos es fundamental para las operaciones y
actividades en las empresas, la información es necesario manejarla de una forma
adecuada y a la vez rápida así que es necesario de los sistemas de información
una empresa que quiera competir en el mercado donde se desarrolla necesita
contar con sistemas de información que le provean la información necesaria para
realizar sus operaciones en una forma rápida y eficiente, no basta con tener la
información hay que manejarla a favor de la empresa eficientemente si es que se
quiere tener competitividad, las empresas con gran cantidad de utilidades han sido
aquellas que cuentan con una adecuada organización y que cuentan con
sistemas de información de calidad, un sistema de calidad no significa que deba
ser desarrollado por grandes empresas que desarrollan software, ya que hasta los
grandes se equivocan.
Un sistema de información con calidad es aquel que es desarrollado con una
adecuada organización; es por eso que es necesario dar importancia a la
administración de proyectos de sistemas información como herramienta dentro de
las empresas para el desarrollo de sistemas de información.
Las empresas con sistemas de información de calidad son aquellas que tiene una
cultura organizacional flexible y no ortodoxa, es decir, hacen cambios en su forma
de hacer las cosas, hacen uso de la tecnología para el bien de la empresa.
Dentro de unos pocos años aquellas empresas que no cambien sus viejos
sistemas por sistemas de información computacionales, sean capaces de
desarrollar dentro de ellas sistemas de información de calidad con la ayuda de una
buena administración de proyectos de sistemas de información, hagan uso
adecuado de la información y tengan una apertura hacia nuevas ideas y uso de
nuevas tecnologías simplemente serán aplastadas por la tecnologías y por su
misma ignorancia al cambio.
GLOSARIO.
Administración: Es el proceso de organizar, planear, dirigir y controlar actividades
y recursos con el fin de lograr un objetivo común.
Análisis de sistemas: Estudio de los sistemas detalladamente con el fin de
mejorarlos o implantarlos.
Analista de sistemas: Persona que realiza el proceso de examinar la situación de
una empresa con el propósito de mejorarla con métodos y procedimientos mas
adecuados, en este caso computacionales.
Aplicación: Programa o conjuntos de programas diseñados para la realización de
una tarea concreta, como puede ser una aplicación comercial, contable, etc.
Archivo: Sinónimo de fichero y esencia del almacenamiento infortico.
Delimitado por una cabecera y una marca de final, lugar donde puede estar
ubicada cualquier tipo de información, ya sea texto, programas, imágenes,
sonidos, etc.
Base de Datos: Conjunto de ficheros dedicados a guardar información
relacionada entre sí, con referencias entre ellos de manera que se complementen
con el principio de no duplicidad de datos. Dependiendo de cómo se vinculen dan
lugar a B.D. jerárquicas, relacionales, etc. Un caso especial de éstas son las
documentales, que, como su nombre indica, están diseñadas para almacenar
volúmenes grandes de documentos, lo que genera una problemática distinta por
los sistemas de búsqueda.
Bosquejo: Acción y efecto de bosquejar, trazar los primeros rasgos de una obra y
respectivamente de una pintura o escultura, indicar o enunciar esquemáticamente
o con vaguedad una idea, plan, etc.
Byte: Octeto es español. Es la unidad mínima de información, y está compuesta
por ocho bits.
Capital: Dinero o bienes invertidos, hacienda de una persona o empresa.
Ciclo de vida: Fases por las cuales debe pasar un sistema.
Codificar: Formar un cuerpo de leyes sistemático y metódico. Transformar
mediante las reglas de un código la formulación de un mensaje.
Computadora: Sistema de hardware que realiza, la manipulación de información
(en forma binaria), operaciones aritméticas y ayuda a la toma de decisiones.
Concordar: Poner de acuerdo, convertir una cosa con otra, formar o guardar
concordancia.
Diseminar: Sembrar, esparcir.
Dispositivos: Mecanismos para la obtención de un resultado automático.
Empresa: Grupo social dedicado a satisfacer necesidades de la comunidad con la
producción de bienes y servicios.
Espectro: Resultados de la dispersión de un conjunto de radiaciones de sonidos,
y de fenómenos ondulatorios, de tal manera que queden separados de los de
distinta frecuencia.
Hardware: Todo lo referente a la parte física o tangible de la computadora como
son los periféricos.
Herramientas CASE: Son un conjunto de métodos, dispositivos, utilidades y
técnicas que facilitan la automatización en el desarrollo de los sistemas de
información.
Humanware: El tercer componente de los sistemas de computo (hardware,
software), pero el mas importante pues este diseña, desarrolla, implanta y
mantiene a los sistemas de información.
I.A.: Son la siglas de inteligencia artificial.
Interpolación: Acción o efecto de interpolar, poner una cosa entre otras,
interrumpir brevemente un discurso o una acción.
Lucro: Ganancia o provecho que se saca de alguna cosa.
Maquinaria: Arte de construir maquinas, conjunto de maquinas para un fin
determinado (maquinaria agrícola), mecanismo de una maquina.
Obrero: Que trabaja, relativo al trabajador manual remunerado que se emplea por
cuenta ajena.
Proyecto: Es una organización de gente dedicada a un propósito u objetivo
especifico.
Tangibles: Que se puede tocar, que se percibe de forma real.
Técnicos: Perteneciente o relativo a la aplicación de las ciencias y las artes,
dícese de la expresión propia del lenguaje de una ciencia, arte u oficio. El que
posee los conocimientos de una ciencia, arte u oficio.
Un sistema es un agregado de personas, cosas, información etc agrupados en
conjunto de acuerdo con un objetivo.
Trabajadores de la información: Aquellos usuarios que se ganan la vida al crear,
utilizar, procesar, administrar o intercambiar información.
Sistema: Conjunto de componentes que interactúan entre si para lograr un
objetivo.
Sistemas abiertos: Aquellos sistemas que reciben entradas y producen salidas,
interactúan con su medio ambiente.
Sistemas cerrados: sistemas que no interactúan con su medio ambiente.
Sistemas de Información: Se debe considerar un sistema de computación e
información como el conjunto de componentes físicos (hardware), lógicos
(software), de comunicación (bien redes de cualquier tipo o Internet) y medios
humanos (lo que ahora llaman humanware), todo ello unido permite el tratamiento
de la información.
Software :Todos los componentes informáticos de carácter no físico, sino lógico
(se denomina también logical), como pueden ser Sistemas Operativos, programas
dedicados a la gestión, de diseño, etc.
BIBLIOGRAFIA
1. BARAJAS, MEDINA JORGE
“CURSO INTRODUCTORIO A LA ADMINISTRACIÓN”.
Trillas.
Tercera edición.
México, 1994.
195 p.
2. BOCCHINO, William.
“SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN, TÉCNICAS E
INSTRUMENTOS”.
Trillas.
Primera edición.
México,1975.
403 p.
3. CARRERA, Ricardo
APUNTES DE LA MATERIA DE ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE
SISTEMAS DE INFORMACIÓN”.
4. CARRERA, Ricardo
“APUNTES DE LA MATERIA DE SISTEMAS DE INTREGRALES DE
INFORMACIÓN”.
5. CHIAVENATO, Idalberto.
“Introducción a la teoría general de la administración”.
Quinta edición.
Mc Graw-Hill.
Colombia, 1999.
1056 p.
6. CLEALAND, David y KING, William.
“MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS”.
Primera edición.
CONTINENTAL.
México, 1998.
772 p.
7. COHEN, Daniel.
“SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES”.
Segunda reproducción.
Mc Graw-Hill.
México,1998.
243 p.
8. GIGCH, John.
“TEORIA GENERAL DE SISTEMAS”.
Segunda edición.
Prentice-hall.
México, 1981.
607 p.
9. GRUDNITSKI, Burch.
“DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION”.
Primera edición.
LIMUSA.
México, 1999.
985 p.
10. KENDALL, Keneth y KENDALL, Julie.
“ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS”.
Tercera edición.
Prentice-Hall.
México, 1997
913 p.
11. KOONTZ, Harold y WEINRICH, Heinz.
“ELEMENTOS DE ADMINISTRACION”.
Quinta edición.
Mc Graw-Hill.
México, 1995.
565 p.
12. MÜNCH, Lourdes.
“FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION”.
Quinta edición.
Trillas.
México, 1999
240 p.
13. MURDICK, Robert.
“SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA”.
Primera edición.
Prentice-Hall.
México, 1998.
722 p.
14. REYES PONCE, Agustín.
“ADMINISTRACIÓN MODERNA”.
Primera edición.
LIMUSA.
México, 1997.
480 p.
15. REYES PONCE, Agustín.
“ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS”.
Primera edición.
LIMUSA.
México, D.F.
188 p.
16. RODRIGUEZ PARADA, Adolfo
“APUNTES DE LA MATERIA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA
TOMA DE DECIONES”.
17. SENN, James.
“ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION”.
Segunda edición.
Mc Graw-Hill.
México, 1995.
942 p.
INTERNET
18. http://www.lafacu.com/apuntes/informatica/admin_proy/default.htm,
1/Dic/02, 8:30pm.
19. http://www.lemon.com.ve/ FinancialServices /University/zona05.asp 4/11/02
2:00p.m.”
20. http://jungla.dit.upm.es/%7Epepe/fprg/apuntes/testing.htm#s9 4/12/02,
7:30 pm
21. http://www.monografias.com/trabajos11/impglob/impglob.shtml“, 20/11/02,
9:28 pm.
22. http://www.geocities.com/SiliconValley/Pines/7894/modelos/proyectos.html
, 1/12/02, 11:30 pm.
23. http://www.webcindario.com/somnus1654/clasifica.htm ,
7/01/03, 1:40 pm.
JOSE DE JESUS RODRIGUEZ VELA
Lic. en Sistemas Computacionales Administrativos
Egresado de la Fac. de Contaduría, Administración y Sistemas de la Universidad
Veracruzana.
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE DESARROLLO DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
Aportado por: JOSE DE JESUS RODRIGUEZ VELA
Lic. en Sistemas Computacionales Administrativos

Hazle saber al autor que aprecias su trabajo

Estás en libertad de marcarlo con "Me gusta" o no

Compártelo con tu mundo

Escrito por:

Cita esta página
Rodríguez Vela José de Jesús. (2004, marzo 11). Administración de proyectos de sistemas de información. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/administracion-de-proyectos-de-sistemas-de-informacion/
Rodríguez Vela, José de Jesús. "Administración de proyectos de sistemas de información". GestioPolis. 11 marzo 2004. Web. <http://www.gestiopolis.com/administracion-de-proyectos-de-sistemas-de-informacion/>.
Rodríguez Vela, José de Jesús. "Administración de proyectos de sistemas de información". GestioPolis. marzo 11, 2004. Consultado el 30 de Agosto de 2015. http://www.gestiopolis.com/administracion-de-proyectos-de-sistemas-de-informacion/.
Rodríguez Vela, José de Jesús. Administración de proyectos de sistemas de información [en línea]. <http://www.gestiopolis.com/administracion-de-proyectos-de-sistemas-de-informacion/> [Citado el 30 de Agosto de 2015].
Copiar
Imagen del encabezado cortesía de quique_fs en Flickr