Administración de las cuentas y documentos por cobrar

El nuevo estilo de dirección de la economía institucional que presupone el Perfeccionamiento Empresarial, ha creado las bases para que las Empresas puedan desarrollar de forma organizada todas las transformaciones necesarias que permitan lograr una gestión económica, eficiente y eficaz.

Bajo las condiciones de derrumbe del campo socialista, así como el recrudecimiento del bloqueo por parte de los Estados Unidos, muchas de nuestras industrias se vieron gravemente afectadas.

La investigación referida a los cobros y pagos es de vital importancia en este contexto dado el creciente proceso de recuperación de la economía nacional y teniendo en cuenta que el perfeccionamiento empresarial se fundamenta en el autofinanciamiento por parte de la entidad, que exige que las empresas tengan que cubrir sus gastos con sus ingresos y generar un margen de utilidad para que sean cada vez más eficientes y competitivas, y lograr el uso racional de las reservas de la Empresa para su mejor funcionamiento.

El presente trabajo se desarrolla en la Empresa MONCAR, que no ha estado ajena a las incidencias de la economía, y junto a muchas entidades del país se suma a la búsqueda de un mayor desarrollo, eficiencia económica y del uso racional de los recursos financieros y humanos

La investigación parte de una  búsqueda que permitió reunir la información preliminar básica, abarcando el estudio íntegro del periodo correspondiente a los años 2005 a Abril 2007.

EL SISTEMA DE COBROS Y PAGOS

El Sistema de  Cobros  y  Pagos,  como  se ha   llamado  en  nuestro  país,  es  la  denominación  con que  internacionalmente  se   define  al conjunto  de  instrumentos  o medios,  instituciones,  procedimientos  y  sistemas  de  comunicación  y  de  información,  que  se  establecen  para  organizar  la   ejecución  de los  cobros  y  pagos  entre  las  personas  jurídicas  y  naturales,  derivadas  de  la  compra-venta    de  mercancías  y  servicios  y  para  realizar  mediante  diversas  formas  las   transferencias  de  los  correspondientes  recursos  financieros  entre  las  partes  interesadas,  fundamentalmente   a  través  de  sus  cuentas  bancarias.

El  mismo  afecta  sensiblemente  la eficiencia  de  la política  monetaria  establecida o  que  se  pretenda  establecer,  por  lo  que   sus  modificaciones,  prácticas  y  conceptos  deben  estar  identificados  con  los  objetivos  a   corto  y  mediano  plazo  de  dicha  política.

Los  instrumentos  de  cobros  y   pagos  tienen  diversas  formas,  modalidades  y   posibilidades  de  utilización.

En  nuestro  país  por  razones  coyunturales,  en  las  que  tuvieron  no  poca  influencia  las  restricciones  materiales  de  los últimos  años,  a partir del año  1997   en que se emitieron las primeras  “normas  para  el  control   de  las  compras  y   ventas  de mercancías  y  servicios  y  sus  cobros  y  pagos”,  se  ratificó  el   “cheque”  como  instrumento  fundamental  para  efectuar  el  pago  de las  transacciones comerciales.

Características Principales de la Empresa.

Objeto Empresarial de la Empresa

La Empresa Moncar (Centro de Reacondicionamiento y Comercialización de equipos de Segunda mano) fue creada mediante resolución No 8 del 7 de febrero de 1995 dictada por el Ministerio de Economía y Planificación con el siguiente objeto social:

Adquisición, reacondicionamiento y reparación de equipos y maquinarias de segunda mano, así como la comercialización de los mismos.

Para ello cuenta con las siguientes licencias de operación comercial:

• Reacondicionamiento y comercialización de montacargas.
• Arrendamiento de montacargas.
• Servicios técnicos de reparación y mantenimiento de los mismos.

La Empresa posee una razón y una estrategia; dominar totalmente el mercado nacional de equipos de manipulación de cargas (montacargas) en sus diferentes marcas, modelos y versiones, tanto Diesel como Eléctricos, ofreciéndole y suministrándole al cliente equipos de óptima calidad reconocida internacionalmente, a precios muy favorables y con un eficiente y eficaz aseguramiento en los servicios de garantía y post-venta. El suministro principal será cubierto con equipos de segunda mano totalmente reparados y restituidos a sus parámetros originales de fabricación.

Estructura Actual de la Empresa.

Tomando en cuenta la experiencia acumulada con el funcionamiento de la estructura y el nivel de especialización y desarrollo de la Empresa a lo largo de estos años y con el propósito de cumplir de manera satisfactoria el encargo social contenido en la estrategia de la Empresa, se ha evaluado la necesidad de ratificar y aprobar oficialmente una organización estructural que responda a los objetivos y tareas asignadas.

Estructura de la empresa

Cada Especialista Principal o Director de la UEB, además de las funciones de dirección propias, ejecuta múltiples funciones y tareas específicas dentro de la actividad que dirige.

Con excepción de la actividad de producción, las seis subdivisiones estructurales restantes están compuestas solamente por un reducido número de trabajadores (entre 3 y 6 personas).

Administración de las cuentas y documentos por cobrar.

Las cuentas y documentos por cobrar forman parte del activo circulante y se generan producto de las operaciones de ventas a crédito que realiza la empresa y su gestión consta de cinco etapas principales:

• Deberán determinarse las condiciones de venta. ¿Cuánto tiempo se concederá a los clientes para que paguen sus facturas? ¿Se está dispuesto a ofrecer un descuento por pronto pago?
• Habrá que decidir el comprobante de deuda que se va a exigir, la forma de contrato con el cliente.
• Deberá analizarse la probabilidad de pago de los clientes. ¿Se estimará esto según los historiales previos de los clientes o de los pasados estados financieros? ¿Se tomarán como base las referencias bancarias?
• Habrá que decidir cuánto crédito se está dispuesto a conceder a cada cliente. ¿Se juega a lo seguro, denegándolo a todos los potenciales clientes dudosos? ¿O se acepta el riesgo de unos pocos insolventes como parte del coste de crear una clientela permanente?
• Finalmente, una vez concedido el crédito, se presenta el problema de recaudar el dinero cuando llega el vencimiento. ¿Cómo seguir la marcha de los pagos? ¿Qué hacer con los morosos?

Existen varias técnicas estadísticas que ayudan a definir aspectos de la política de créditos que debe llevarse a cabo. Entre ellas se encuentra el análisis del discriminante múltiple (ADM), que se emplea para calcular la importancia que debe concederse a cada variable del criterio mínimo establecido para la selección de clientes y predecir así los riesgos comerciales de mala calidad; existe también la técnica del árbol de decisión para decidir a qué clientes deberá ofrecerse crédito una vez que se han fijado las condiciones de venta, y establecido el procedimiento para estimar la probabilidad de pago de cada cliente.

Las cuentas por cobrar.

Las cuentas por cobrar constituyen el crédito que la empresa concede a sus clientes a través de una cuenta abierta en el curso ordinario de un negocio, como resultado de la entrega de artículos o servicios. Con el objetivo de conservar los clientes actuales y atraer nuevos clientes, la mayoría de las empresas recurren al ofrecimiento de crédito. Las condiciones de crédito pueden variar según el tipo de empresa y la rama en que opere, pero las entidades de la misma rama generalmente ofrecen condiciones de crédito similares.

Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen condiciones de crédito en las que se estipula el pago dentro de un número determinado de días. Si bien es conocido que todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro del período de crédito, sí es cierto que la mayoría de ellas se convierten en efectivo en un plazo muy inferior a un año; en consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran como parte del activo circulante de la empresa, por lo que se presta muchísima atención a la administración eficiente de las mismas.

El objetivo que se persigue con respecto a la administración de las cuentas por cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas con prontitud, también debe prestarse atención a las alternativas costo – beneficio que se presentan en los diferentes campos de la administración de éstas. Estos campos comprenden la determinación de las políticas de crédito antes mencionada, el análisis de crédito, las condiciones de crédito y las políticas de cobro.

 Los documentos por cobrar.

La mayoría de las empresas solicitan a sus clientes que firmen documentos cuando se les amplía el plazo de pago de sus cuentas vencidas. En tales casos las empresas prefieren el uso de documentos por cobrar en vez de una cuenta abierta, debido a las siguientes ventajas que se listan a continuación:

• El documento puede convertirse en efectivo antes de su vencimiento si se descuenta en un banco o una entidad financiera.
• En caso de impago permite efectuar una demanda judicial que hace posible cobrar la deuda.
• La tenencia de un documento permite tener un reconocimiento por escrito, tanto del plazo de la deuda, como del importe de la misma.
• Los documentos ganan intereses que incrementan los ingresos ya que estos últimos constituyen un cargo por el uso del dinero. En los negocios, la mayor parte de las transacciones referentes a documentos están comprendidas dentro de un período menor de un año, y este período se expresa generalmente en días. El plazo del documento hace necesario contar con precisión el número real de días que transcurren desde el día siguiente a la expedición del documento, hasta el día de su vencimiento.

El pagaré y la letra de cambio constituyen los documentos de cobro más usados hoy en día en las empresas a nivel internacional. El primero constituye una promesa incondicional de pagar una suma de dinero a la vista, a una fecha fija o a una fecha futura determinada. Puede que devengue o no intereses, dejándose expresado en el mismo en el caso de que se carguen.

El proceso de cobro de los documentos por cobrar es muy similar al de las cuentas por cobrar. Si el poseedor de una letra de cambio, llegada la fecha de vencimiento, no la puede cobrar, podrá protestarla a través de un proceso judicial. De esta forma podrá reembolsarse de su importe, gastos de protesto y recambio. El importe a reclamar se conoce como cuenta de resaca e incluye las partidas siguientes: gastos de protesto, corretaje de negociación, daño de recambio y gastos de correspondencia.

Financiamiento a corto plazo.

Los préstamos a corto plazo son pasivos que están programados para que su reembolso se efectúe en el transcurso de un año. El financiamiento a corto plazo se puede obtener de una manera más fácil y rápida que un crédito a largo plazo y por lo general las tasas de interés son mucho más bajas; además, no restringen tanto las acciones futuras de una empresa como lo hacen los contratos a largo plazo.

Existen cuatro fuentes principales de financiamiento a corto plazo que son: el crédito comercial, los pasivos acumulados, el papel comercial y los préstamos bancarios, con y sin garantía.

Análisis del  elemento crédito  en MONCAR.

Se denota que la política de créditos vigente en la Empresa es muy flexible. No presenta criterio mínimo en cuanto a la selección de sus clientes ni al monto de los créditos que brinda. No se solicita información acerca de la situación económica – financiera de cada uno de ellos, ni se procede a realizar investigación alguna en instituciones bancarias que puedan dar fe de la posibilidad real de cumplimiento de compromisos de pago de los mismos. .

Las condiciones de crédito especifican los términos de pago para cada cliente a crédito.

Por lo general se exige el cobro de cada deuda en un plazo de treinta (30) días al término de este.

Para colectar sus cuentas por cobrar a su vencimiento, la Empresa emplea una política de cobros muy parecida al resto de las entidades del país. Es conocido que a medida que una cuenta envejece, la gestión de cobro se hace más personal y más estricta. Casi siempre se comienza por una conciliación de cuentas, por cobrar por parte de la Empresa, y por pagar por parte del cliente.

Las cartas recordatorias de la obligación del cliente, las llamadas telefónicas, las visitas personales y el procedimiento legal, constituyen los pasos para proceder al cobro de las cuentas vencidas.

Es conocido que el objetivo que se persigue con respecto a la administración de las cuentas por cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas con prontitud, también debe prestarse atención a las alternativas costo-beneficio que se presentan en los diferentes campos de la administración de éstas. Estos campos comprenden la determinación de las políticas de crédito, el análisis de crédito, las condiciones de crédito y las políticas de cobro, de ahí que a la Empresa se le propone:

1. Instaurar una política de créditos más restrictiva.
   • Establecer estándares de crédito con un criterio mínimo que abarque términos de referencias, períodos de pago, e índices financieros que constituyan una base cuantitativa para la selección de clientes.

• Estipular el monto del crédito para cada cliente.
• Solicitar a cada cliente el suministro de sus estados financieros de los últimos años, y el mayor de sus cuentas por pagar, con el fin de analizar su estabilidad financiera.
• Canalizar la obtención de información acerca de la capacidad crediticia del cliente a través de las instituciones bancarias.

2. Organizar una política de cobros más agresiva.
3. Realizar un estudio de mercado para incrementar la cartera de clientes.
4. Aplicar la resolución No 91 con fecha 6 de Octubre del 2005, que implementa el mecanismo que permite que las empresas estatales y sociedades mercantiles de capital 100% cubano autorizadas a operar en moneda nacional (CUP) o en pesos convertibles (CUC), puedan ejecutar el cumplimiento de las obligaciones pactadas con una moneda distinta a la que originalmente fue contratada, a una tasa de cambio que acuerden las partes y cumpliendo con otras exigencias.

Una vez que se cuente con una política de créditos más restrictiva y una política de cobros más agresiva, habrá clientes actuales, morosos en el pago, que dejarán de optar por los servicios de MONCAR. De ahí que se sugiera la realización de un estudio de mercado para la búsqueda de clientes que cumplan con el criterio mínimo que se establezca.

Para analizar la política de créditos, se mencionó que la empresa puede basarse en varias técnicas de análisis del crédito, ya sea a través de ratios financieros, a través de la calificación de créditos mediante puntuaciones calculando un índice global de riesgo para cada cliente; mediante la elaboración de mejores índices de riesgo, como es el caso del índice de calidad crediticia que se determina a través de una técnica estadística sencilla para calcular la importancia que hay que dar a cada variable del análisis discriminante múltiple (ADM) con el fin de separar los clientes que pagan de los que no pagan.

Una vez definidas las condiciones de venta y  establecido el procedimiento para estimar la probabilidad de pago de cada cliente, el siguiente paso es decidir a qué clientes deberá ofrecerse crédito.

Apoyándose en la técnica del árbol de decisión la empresa podrá determinar a partir de qué posibilidad de cobro, la política de MONCAR debería ser conceder crédito.

Esta técnica supone que la probabilidad de que el cliente pague es “p”. Si el cliente paga, se reciben ingresos adicionales (ING) y se tienen costes adicionales (COS); la ganancia neta sería el valor actual de ING – COS. Existe también la probabilidad (1 – p) de que el cliente no pague, lo que significaría no recibir ingresos y tener gastos adicionales. El beneficio esperado de las dos alternativas sería:

Beneficio esperado de denegar el crédito = 0

Beneficio esperado de conceder el crédito = pVA(ING – COS) – (1 – p)VA(COS)

Donde VA: Valor actual

Por tanto, la empresa deberá conceder crédito si el beneficio esperado de hacerlo supera el de denegarlo.

Considerando la situación proyectada de la empresa objeto de estudio, el cálculo del beneficio esperado mínimo resulta:

La política de MONCAR deberá estar encaminada a la concesión de créditos siempre que las posibilidades de cobrar sean superiores al 86%, ya que a partir de esta posibilidad la empresa obtendrá beneficio

CUENTAS POR PAGAR                                                                              

ASPECTOS FUNDAMENTALES

Cuentas por Pagar:

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventa­rios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso.

Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo plazo.

Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada pago efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o indemniza­ciones.

Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período económico, deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el año próximo).

PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

• Cuentas por Pagar
• Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del pago y de firma del cheque para su liquidación.
• Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago según controles contables, con los de los suministradores.
• Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las Facturas con el cuño de “Pagado”.
• Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas y  no presentar saldos envejecidos.
• Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el Consejo de Dirección.
• Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo realmente recibido.
• Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.

PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACION INTERNA:

• Cuentas por Pagar a Corto Plazo.

• Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analítico por deudores.
• Verificación de los documentos en los expedientes de pago por acreedores (proveedores).
• Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de estas cuentas).
• Análisis por edades determinando los adeudos vencidos (más de 30 días).
• Verificar los convenios de pagos suscritos.

• Cuentas por Pagar Diversas.

• Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas conforme a su contenido, comprobando su cuadre contable así como analizar por edades para determinar las envejecidas(más de días).
• Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, así como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.
• Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en MN de las operaciones en MLC que deben contabilizarse en la cuenta Contravalor Pendiente de Pagar en el Activo Circulante.
• Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo.
• Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta en cada una de las subcuentas y submayor analítico por acreedores.
• Análisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan exclusivamente los que exceden de un año.
• Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios, etc).
• Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores.
• Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las partidas deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).

Análisis de los expedientes

Se realizó una revisión a partir de un muestro de los expedientes de cobros y pagos dando como resultado lo siguiente:

Se revisaron 40 expedientes tanto de cuantas por cobrar como de cobros anticipados y depósitos  lo que representa un 31% del total existente

De este total se detectaron las siguientes deficiencias según guía de control interno:

• 5 expedientes no contaban con la conciliación de la deuda que presentan con nuestra entidad.
• 7 no presentaban la conciliación de depósitos que tiene esas empresas en Moncar.
• Se encontraron 4 expedientes sin contrato ni ficha de cliente(se solucionó en el momento)
• Una de las deudas no correspondía al cliente por un error de código(Se realizó comprobante de ajuste para adjudicarle la deuda al proveedor que correspondía)
• En uno de los expedientes no se contaba con la copia de la factura la cual evidenciaba que esa mercancía le había sido cobrada al cliente(se solucionó al momento)

Trabajo que se realiza con las cuentas por cobrar  

A partir de un análisis que se realiza a las cuentas por cobrar para la cual la evaluación es deficiente la dirección del centro conjuntamente con el departamento económico se da a la tarea de realizar un profundo trabajo en este tema, fundamentalmente por la importancia que tiene en estos tiempos y por la situación que presenta el país  con la cadena de impagos

Por toda esta situación se creó una brigada  para actualizar la conciliación con los clientes y proveedores así como completar todos los expedientes con todos  los datos obligatorios, actualizando diariamente en una tabla todas las cuentas por cobrar, ya sea su conciliación o cobro (Ver anexo referente a las tablas de cuentas por cobrar)

Comportamiento de las cuentas por cobrar y pagar (2005-2007)

Análisis de algunos aspectos de control interno 

• Existe separación de funciones entre el empleado del almacén que efectúe la entrega de productos o mercancías, el que confecciona la facturación y el que contabilice la operación, así como del que efectúe el cobro.
• Los submayores de cuentas por cobrar y pagar cuadran con el mayor de contabilidad al cierre del mes de abril del 2007
• Existen un expediente de cancelación de cuentas por cobrar debidamente confeccionado, todas las hojas se encuentran inicialazas, acuñadas, con consecutivo, existe explicación general del expediente y conciliación con cada cliente de no reconocimiento de la deuda. Presenta comprobante de operaciones de las cuentas llevadas a investigación y propuesta de comprobante para llevarlo a gasto en caso de aprobación.
• Existe un saldo contrario a su naturaleza del código 7653 (Ensuma Textil y Calzado), por 0,01 centavos el cual ya fue ajustado.

Conclusiones 

1. Con la aplicación de una política de cobros y pagos consecuente con la realidad que se persigue Moncar podrá solucionar los problemas existentes en su administración.
2. La presente situación de cobros y pagos de la entidad no es desfavorable pero presenta deficiencias que deben ser solucionadas de inmediato.
3. Existen deficiencias en la concepción de la política de créditos de la entidad.

Recomendaciones 

Se recomienda que la Empresa deba:

1. Emprender un riguroso estudio de mercado en función de clientes y proveedores.
2. Desarrollar una política de créditos consecuente con la realidad.
3. Mejorar la actual estrategia de comprobación para detectar y eliminar todas las deficiencias existentes en el sistema de cobros y pagos de la empresa, incluyendo los expedientes.