La realización de reuniones se ha convertido desde hace unos años en una actividad importante para muchos administradores, tanto por razones puramente técnicas como psicológicas.
- La complejidad de los elementos que intervienen en un gran número de decisiones impiden que estas puedan ser tomadas por un único individuo, requiriéndose para su preparación de la realización de distintas reuniones.
- Si se quiere que las decisiones sean aceptadas por aquellos que deberán implantarlas, es necesario y conveniente asociarlos a la propia toma de decisión, de ahí la importancia de las reuniones.
Una reunión es la acción de trabajar dos o más personas frente a frente. Las reuniones constituyen una vía intensa para involucrar a otros en la solución de problemas y la toma de decisiones.
Si conseguimos involucrar al personal y comprometerlo con lo que se puede lograr de este proceso se asegura:
- Efectividad en las soluciones propuestas.
- Apoyo y aceptación de esas soluciones.
Existen dos tipos de personas que actúan distinto ante las reuniones:
- Aquellos que hacen de la reunión el ombligo del mundo.
- Aquellos que odian las reuniones: muchas personas ven a las reuniones como una olla infernal en donde tienen que sumergirse por obligación. Esto pasa porque aun muchas reuniones se encuentran en alguna versión perdida dentro de los procedimientos parlamentarios ingleses de principios de siglo en donde el jefe se sentaba a la cabeza de la mesa y comenzaba a dirigir, controlar y hablar la mayor parte del tiempo. De esta forma no es extraño que las reuniones funcionen tan mal.
Si las reuniones tienen tan mala fama es por los métodos que se aplican para realizaras y por su duración kilométrica para al final no resolver ningún problema.
Las reuniones merecen la pena siempre que tengan un propósito valido y premeditado
Las reuniones merecen la pena cuando en busca de un máximo éxito se apela a la participación total, sabemos que existen barreras, pero hay que crear un ambiente que estimule a alcanzarla, hay que lograr la alineación para que exista la comunicación cara a cara entre los miembros del grupo, para que prestando atención a la inspiración personal se obtenga el éxito en común.
Las reuniones son un método para evaluar al personal, es un medio de aprender respecto al progreso, acoplamiento y potencial de la gente.
En cada reunión se revelan las características del personal. Dominio, originalidad, creatividad, sentido común, usted debe de ser capaz de propiciar que nazcan estos elementos y aprovecharlos en favor de la empresa.
Solamente desde este punto de vista vale la pena toda reunión
La idea de una reunión es lograr el compromiso, que todos compren un plan confeccionado por la venta de las ideas todos.
¿Cómo saber si son efectivas nuestras reuniones? Existen dos maneras de juzgar a una reunión:
- Por los resultados de esta.
- Por el proceso interno de desarrollo de la misma.
Si las reuniones fallan es por alguna mala atención a uno o ambos elementos antes mencionados
Un decálogo para que no fallen nuestra reuniones
1. Planifique para resolver un problema, no para celebrar una reunión.
El hecho no consiste en decir lugar, fecha, disponibilidad de miembros, esto es programar. Lo que se necesita es un enfoque para resolver el problema. Una reunión igual a un asunto.
Formúlese preguntas acerca del problema que va a resolver en la reunión.
- ¿Cuál es el problema en concreto a solucionar? ¿Tengo alguno que necesite de una reunión?
- ¿Cuáles son los hechos reales que van a soportar mi decisión de hacer la reunión?
- ¿Cómo podré resolver este problema? Tenga un esbozo de la solución.
2. Utilice la reunión como un instrumento de bien
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CUÁNDO HACER UNA REUNIÓN |
CUÁNDO NO HACER UNA REUNIÓN |
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Tenemos que preguntarnos:
- ¿Es necesaria para resolver este problema?
- ¿Lo podría hacer yo solo, o ellos solos?
- ¿La convocó para tener oyentes y que aplaudan lo que voy a hacer o para oír realmente lo que piensan?
- ¿Lo hago para que otros hagan el trabajo y se responsabilicen por mí?
3. Elija cada miembro como una fuente de reuniones
Utilice toda la gente que necesite como fuente de recursos, pero hágalo con el menor número posible de personas. Trate de pensar a la hora de invitar a la gente a su reunión en términos de persona – recurso para que los presentes puedan aportar algo y no estén preguntándose ¿qué es lo que yo hago aquí?
4. Preste atención a los propósitos ocultos
La gente va a la reunión con sus metas y expectativas al igual que usted. Trate de lograr una alineación entre estos propósitos y expectativas. A veces esto pasa porque la gente no sabe lo que va a pasar en la reunión.
- Comunique de antemano el problema para que piensen en él.
- Comunique la agenda y solicite comentarios en caso que se deba cambiar o incluir algún otro aspecto.
- Una vez en la reunión de prioridad a los asuntos que la gente quería ver resueltos.
5. Haga que se respete la reunión. No permita indisciplinas
Evite las salidas, las llamadas por teléfono, las llegadas tardes. Elimínelas para que se respete su reunión.
- Anuncie con 48 horas lugar, hora y tiempo de duración para que la gente planifique que no existan interrupciones en ese tiempo.
- Explique a los demás el por qué deberá estar en la reunión, lo que garantizará que la gente sepa que si está allí es por algo y que no debe faltar ni un minuto en la reunión.
- Dígale a la gente lo que espera de ella en su reunión.
6. Comience bien desde el inicio
Cuando más se preocupe por empezar bien, mayor es la probabilidad de empezar mal, porque se responsabilizará usted solo y los otros involucrados no pensaran en esto. Al inicio de la reunión piense ¿cómo puede inducir a este grupo a sentirse responsable de esto que vamos a hacer?
Al comenzar la reunión se debe crear un ambiente agradable y establecer relaciones entre los miembros y usted y entre ellos ya que si no se hace la gente tendrá sus cartas tapadas tratando de proteger sus propios intereses y evitando responsabilidades con los problemas que se pretenden resolver.
7. Adopte un estilo según el propósito de la reunión
- Para reuniones informativas: de Ud. a ellos. Autocrático.
- Para tomar decisiones: Democrático.
- Para resolver problemas: Democrático.
- Para recoger información: Democrático.
- Para vender decisiones: Democratura. Democrático en la toma de decisiones y autocrático en su aplicación.
8. Piense en resolver el problema
- Defina el problema.
- Aclare el impacto del mismo para la empresa y lo que piensa la gente del mismo.
- Busque las causas, no los culpables.
- Genere soluciones alternativas.
- Seleccione soluciones buenas para la empresa.
9. Evite las enfermedades virales
Síndrome del animal de múltiples cabezas
El síndrome del animal de múltiples cabezas es la tendencia del grupo a dispersarse al mismo tiempo en varias direcciones (objetivos diversos).
La eficacia de la reunión significa centrar la atención en el problema objetivo, hay que centrarse en un solo foco. Uno de los rasgos de la mente humana es que permite solamente concentrar la atención en un punto en cada instante. No obvie esto.
Síndrome del grupo violador
Cuantas veces no ha estado en una reunión y ha tenido que emplear su energía solo para capturar un momento y saltar dentro de la conversación a fin de que lo escuchen.
A veces cuando lo logra:
- Es demasiado tarde
- Olvidó lo que iba a decir
- Fue atacado por otra persona
Los miembros sienten miedo del grupo violador de su individualidad y puede crearse el conformismo o aceptación de los que dicen los otros.
Síndrome del jefe como director de la reunión
- Se manipula cuando se posee un interés personal en el propósito.
- No se es objetivo cuando tratan de suspender un proyecto suyo.
- Influirá con sus gestos y opiniones.
- Desempeña demasiado roles: Jugador, arbitro, anotador y capital del equipo.
- Habla el 60 % del tiempo de la reunión.
Síndrome del orden del día escondido
Usted puede tener su agenda u orden del día para la reunión, pero la gente tiene otros órdenes del día sin oficializar, encubiertos, pero arraigados, y entonces comienza a trabajar con ellos sobre todo cuando afloran las crisis o momentos difíciles en la reunión. Estos órdenes del día ocultos constituyen motivo de antagonismos, motivos y deseos reprimidos, aspiraciones ocultas, reacciones guardadas. Está el que quiere ser el líder del grupo, el grupo hace resistencia porque piensa que el jefe es un «pesado», el jefe que quiere molerle los huesos a alguien, etc.
Estos órdenes no constituyen un buen síntoma, pero tampoco es malo.
- Descubra estos órdenes del día escondidos. Tanto en usted como en otros.
- Dé confianza a la gente para que cuente lo que tiene dentro.
Al final de la reunión cuestiónese:
- ¿Qué nos impidió llegar más lejos?
- ¿Qué hicimos para llegar tan rápido al acuerdo?
- ¿Por qué nos tardamos tanto?
- ¿Quiénes fueron los principales personajes de la reunión?
- ¿Qué no deberíamos hacer si volviéramos a empezar?
10. Planifique para obtener resultados no para hacer reuniones
Usted lo que quiere es obtener un resultado no hacer una reunión más. La reunión es un medio y no un fin es sí. Hay que tener en cuenta en objetivo final de ella y se pensará de qué manera la reunión puede llevarnos hasta él.
Una reunión tiene el objetivo final de analizar y resolver un problema, tomar una decisión al respecto, comprobar las consecuencias de dicha decisión, comprobar la comprensión de los demás y planificar como se pondrá en práctica.
No de una reunión si no tiene un problema que resolver
