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La dispersión de tarifas que se ofertan en el mercado es
significativa y lo que se recibe a cambio suele ser lo mismo: unos
documentos y unos manuales, que nadie lee y por lo tanto no se aplican.
Y no se leen ni aplican por un error de concepto: la protección de datos
de nuestros clientes no es un trámite legal para sacarnos el dinero,
sino una necesidad de sentido común en la gestión y uso de los datos de
carácter personal, con el que acreditar que nuestros clientes son
importantes y por eso respetamos sus datos personales.
Aquí entra lo que sería el tercer coste para las empresas:
vigilar que la protección de datos se cumple día a día. No es de
extrañar, por lo tanto, que muchas empresas hayan cubierto la
tramitación legal, pero sigan actuando como siempre: normalmente mal.
Tanto unas empresas, las que han registrado sus ficheros de datos
personales, como las que no lo han realizado, habrían de aplicar el
sentido común en la captación, gestión y uso de los datos de carácter
personal y después cumplir con los trámites de registro de ficheros en
lugar de conformarse o preocuparse por esto último.
Pero el sentido común no es universal ni uniforme en todos los casos. La
casuística en que pueden verse involucrados los datos de carácter
personal es tal que, a manera de síntesis, intentaremos resumirla en
unos ejemplos.
Datos de clientes. Electrodomésticos La Lavadora, S.A.
Lo habitual es que los clientes nos compren una lavadora y deseen que se
les lleve a casa. En el maletero del coche no suelen caber. Para ello
nos dan su nombre y dirección, que ya son de por sí datos de carácter
personal que deben protegerse.
¿Qué puede hacerse con esos datos?
En primer lugar deben conservarse 4 años por exigencia fiscal, para
acreditar las operaciones comerciales de la empresa. Pero conservar no
significa divulgar, ceder a terceros o usar para promociones futuras.
Conservar es conservar, es decir, guardar.
¿Qué no puede hacerse con esos datos?
No puede hacerse nada más. Es de sentido común que si queremos que nos
lleven la lavadora a casa, hemos de dar nuestra dirección y para eso
hemos dado los datos y no para que Electrodomésticos La Lavadora S.A. nos inunde el buzón con propaganda. Lo uno (lavadora en casa)
no es sinónimo de lo otro (buzón con propaganda) y el cliente ha dado
permiso para lo primero, pero no para lo segundo.
Si el comerciante quiere usar los datos con otra finalidad, ha de tener
permiso expreso. Permiso que debe contemplar a quién, en qué condiciones
y para qué finalidad se otorga.
Si el permiso es para La Lavadora S.A. esos datos no podrán ser
usados por el mismo comerciante cuando inaugure Restaurante El Plato o
Electrodomésticos Ropa Limpia S.L. por mucho que todos esos negocios
sean propiedad del mismo empresario.
Datos de empleados. Electrodomésticos La Lavadora, S.A.
Los empleados también son personas y como tales tienen datos de carácter
personal que han de protegerse y usarse para los únicos fines con que
han sido obtenidos: filiación a la Seguridad Social, pago de nominas y
retenciones por I.R.P.F. Cualquier otro uso o cesión a terceros ha de
tener el consentimiento del empleado titular de los datos.
¿Qué puede hacerse con esos datos?
En primer lugar deben conservarse 4 años para acreditar el cumplimiento
de las obligaciones fiscales y en materia de cotizaciones sociales. Y
nos repetimos: conservar no significa divulgar, ceder a terceros o usar
con otros fines.
Entre esos datos puede figurar el estado civil de una chica, que a nadie
le importa, su fecha de cumpleaños que ella no celebra o los días que
estuvo de baja por un aborto. Todo ello es información privada que sólo
la interesada puede determinar a quién y para qué la facilita. La cesión
a terceros (como son las gestorías) requiere su autorización expresa.
¿Qué no puede hacerse con esos datos?
La casuística más frecuente de incumplimiento suele darse en la cesión a
terceros (normalmente gestorías) que son las que tramitan la afiliación
a la Seguridad Social y confeccionan las nóminas. ¿Existe ese permiso?.
De nada sirve que la gestoría sea de un sobrino del dueño de
Electrodomésticos La Lavadora S.A. o incluso que ambos empresas sean del
mismo empresario. La chica del ejemplo dio sus datos a La Lavadora S.A:
para trabajar y cobrar. ¿Se le pidió permiso para transferirlos también
a otra empresa sea gestoría o no?.
En conclusión
Los datos de carácter personal se piden y se obtienen (si nos los dan)
para una finalidad en concreto. El uso para otras finalidades o por
otras persona, no demuestra precisamente mucho respeto para con nuestros
clientes o empleados, razón más que de sobra para no comprometer nuestra
profesionalidad.
Por sentido común: si tengo permiso los uso, sino lo tengo no los uso.
Juan Rodríguez - consultorarrobabegues.net
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