¿NECESITA MEJORAR SU DISTRIBUCIÓN? ¡IMPLEMENTE ABCOSTING!!

Autor: Sixtina Consulting Group

CANALES DE DISTRIBUCIÓN Y ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA

06-2005

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Consideremos la posibilidad de este escenario: “una aerolínea tiene un asiento vacío en un vuelo que sale en una hora”. ¿No es apropiado usar el “enfoque de la contribución marginal” (cubrir los costos variables y ´contribuir´ de esta manera a solventar los costos fijos) para poner precio a este asiento?” El profesor de contabilidad en la universidad de Dartmouth, Shank lo ve de la siguiente manera:

“Yo entiendo que se diga que ese asiento está perdido y que cualquier ingreso es bueno. Pero lo que digo también es que la propuesta de vender ese asiento a un precio reducido (digamos $50) sólo porque quedaría desocupado es un concepto que destruye a las compañías. Creer que esta política contribuye a cubrir costos es un serio error” Veamos por qué: “la aerolínea vende ese asiento en $50 y el pasajero afortunado se sienta junto a usted. El precio promocional de $50 sale como tema de conversación; usted pagó $300. La próxima vez que viaje esperará pagar $50. Usted se lo comentará a otro pasajero y así sucesivamente. Es sólo cuestión de tiempo para que todos quieran pagar $50 y sólo los tontos paguen el precio completo”. Esta es una de las consecuencias del pensamiento costo fijo/ costo variable. Ha sido nefasto para sectores como el transporte aéreo, industria del papel, transporte terrestre, entre otros. Lo mismo podría pasarle a su empresa.

Es hora de abandonar el modelo costo fijo/variable para tomar decisiones sobre su sistema de ventas y distribución. ¿Por qué seguir utilizando esta manera de resolver los problemas de distribución que sólo lleva a decisiones ineficaces? Robert Kaplan y Robin Cooper recomiendan en varios artículos y libros usar el concepto que llaman “Rule of One”: “Un costo es fijo sólo si el Departamento o Área en que ocurre tiene una sola persona o una sola máquina”. En toda otra circunstancia los costos deben ser considerados como variables. La base de este razonamiento es que los costos son determinados por los clientes.

Costos determinados por el cliente

En los negocios de Distribución los costos están más inducidos por la demanda de los clientes que por el volumen de la entrega. Por ejemplo, los costos de pre-venta para obtener un pedido están determinados por la preparación del vendedor, sus visitas, demostraciones, propuestas, citas, seguimiento, viajes, llamados telefónicos, etc.- que son requisitos que imponen los clientes. Los gastos de almacenamiento y movimiento en planta están determinados por el tamaño y tipo de orden, automatización, características del producto, packaging, inventarios, etc.- que deben adaptarse a las conductas del cliente. Los costos de entrega se determinan por la geografía, la distancia, la congestión de tráfico, los equipos, etc.- que son requerimientos del cliente. Y eso no es todo: los costos de posventa están determinados por las devoluciones, la capacitación, garantías, reparos, etc. todos ellos requerimientos del cliente también.

En lugar de pensar en los costos como fijos/variables, hay que pensarlos asociados con las Actividades que uno hace por los clientes.

Tomemos la entrega por ejemplo. En términos fijos/variables el alquiler del transporte es fijo, el salario del conductor es fijo, el mantenimiento es fijo, impuestos y licencias son fijos, etc. De esta manera usted tendría que entregar, sin cargo, una caja de papel por $10 a un nuevo cliente que vive al frente de un antiguo cliente. Los $2 de ganancia bruta contribuyen a sus costos fijos; ¡qué bueno!!
Pero ¿qué sucedería en esta misma situación, si el trabajo de entregas estuviera tercerizado? No tendría que pensar en términos de costos fijos/variables sino sólo en gastos de bolsillo. Si le cobran $10 por la entrega, usted no aceptaría una orden de $2 de ganancia bruta sin el cargo de la entrega.

ABCosting: un enfoque diferente

ABCosting enfoca el problema de la contabilidad de costos desde una perspectiva totalmente diferente al esquema de clasificación costo fijo/variable. ABCosting provee una imagen clara de los costos de la distribución al identificar primero las Actividades de su negocio y los costos de Recursos asociados con ellas y, segundo asignando esas Actividades a objetos tales como Cliente, Productos o Procesos.

Ejemplos de “Actividades” en negocios de distribución son: emitir órdenes de venta, recibir productos, vender productos, tomar órdenes y entregar productos. Son Recursos: la gente involucrada, tecnología, equipos, servicios, capital y los costos relacionados con ellos. Clientes, Productos y Procesos consumen esos Recursos.

ABCosting asigna los costos a estos objetos basado en la tasa de actividades de consumo. ABCosting permite observar la acumulación de costos por Procesos. Por ejemplo los Procesos de venta de productos y servicios, toma de órdenes y su cumplimiento, obtención de productos y control de inventarios y entregas. Todos estos Procesos demandan Actividades dentro de la empresa, a menudo en distintos departamentos. Con ABCosting se puede analizar y reconstruir el Proceso para reducir costos al eliminar tareas innecesarias, operaciones irracionales y eliminando actividades ineficientes. Tomemos por ejemplo la entrega en destino.

ABCosting identifica todos los Recursos y sus costos asociados que entran en la Actividad de entrega. No importa si un costo es fijo (alquiler de camiones, por ejemplo) o si son variables (combustible); el mismo es asignado a un fondo común de costos de entrega. Si el supervisor del galpón gasta el 20% de su tiempo programando las entregas, el 20% de su compensación es asignada al fondo de costos de entrega. Después de sumar de los costos asociados a una Actividad, se los asigna a los Clientes, Productos o Procesos, basándose en una “unidad de actividad”. Una unidad de actividad, a veces llamada “inductor de actividades” (activity driver), es generalmente lo que dispara el consumo de Actividades. Por ejemplo las entregas en destino es un típico disparador de Actividades de distribución. A cada cliente se le asigna un costo basado en cuántas unidades de inductoras de Actividad consume.

El siguiente gráfico muestra los elementos de un sistema ABCosting:

ABCosting identifica y asigna costos basándose, no en los comportamientos percibidos (fijos/variables), sino qué Actividades las origina y quien las consume.

ABCosting reconoce que, como distribuidores hacemos lo que hacemos para satisfacer las demandas de los clientes. Proveemos servicios con valor agregado que requieren Actividades con valor agregado y estas Actividades consumen Recursos costosos. Por eso, es sólo una cuestión de asignación de costos a Clientes si estamos comprometidos en análisis de rentabilidad, a los vendedores si estamos haciendo análisis de rentabilidad de la línea de Productos, o al Proceso si estamos reconstruyendo los costos de nuestros negocio o a todo el canal de distribución.

Conclusión Como distribuidores necesitamos la información de los costos para tomar decisiones estratégicas, decisiones de precios, prestar servicios de valor agregado, calcular la rentabilidad por cliente, rentabilidad por vendedor y automatización de procesos. Si enfocamos estas decisiones desde la perspectiva costos fijos/variables vamos a cometer los mismos errores que las compañías aéreas. ABCosting ofrece una manera nueva de encarar el proceso que empieza con las demandas de los clientes y termina con la satisfacción de esas necesidades. Adopte ABCosting como la herramienta ideal para las estrategias de Management y toma de decisiones.
 

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