CÓMO CONOCER SUS COSTOS DE DISTRIBUCIÓN

Autor: Sixtina Consulting Group

CANALES DE DISTRIBUCIÓN Y ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA

06-2005

El año pasado sucedió un hecho trascendental para quienes tienen la delicada misión de analizar la cadena de creación de valor en los mercados de distribución.

A lo largo del año se conoció el ambicioso programa para el conocimiento integral de la cadena de suministros desarrollado por Rona, el gigante canadiense en distribución de productos tan diversos como hardware, implementos para el hogar y hasta artículos de jardinería.

El sistema de análisis presentado por Rona combina los conceptos de Análisis de la Cadena de Valor (VCA o Value Chain Analitics) con el Costo por Actividades (ABCosting) y tiene por objetivo construir un modelo de costos para el análisis de la cadena de valor de la amplia base de productos que maneja esta compañía. Tal sistema lleva el conocimiento de los costos a un nuevo nivel, y es un modelo que probablemente será adoptado rápidamente por otras compañías que necesitan tener costos mejor asignados y precisos. Los directivos de RONA vieron claramente la necesidad de un sistema analítico y de costos nuevo.

La compañía estaba teniendo problemas para determinar sus costos correctamente. La mayoría de los funcionarios sabía intuitivamente que había un problema con el sistema de costos.

 Antes de que la nueva metodología de cálculo de costos fuese introducida, hubo un método menos estandarizado para la asignación de costos para el almacenamiento de los productos. La compañía simplemente usaba un sistema de coste promedio para determinar el gasto de almacenar los productos de distintos proveedores en sus tiendas.

El sistema tomaba en cuenta los costos de transporte, laborales y generales para contar con un cálculo aproximado por proveedor. Se agregaba un margen para cubrir esos gastos y obtener una ganancia. Pero los gerentes sabían que algunos de los productos recibidos en el depósito tomaban bastante más tiempo para ser almacenados y no había una forma equitativa de medir los diferentes costos entre productos. El desafío de contar con costos correctos se vio aumentado cuando Rona amplío su base de negocios con importantes adquisiciones corporativas en los años 2000 y 2001 que ampliaron drásticamente la lista de artículos almacenados y distribuidos por la compañía.

En la actualidad RONA tiene 535 tiendas a través de Canadá. Para abastecer esas tiendas, la compañía tiene 20 procesos separados en sus almacenes, 40,000 artículos para manejar y más que 3,000 vendedores. Para reducir la presión que este tamaño de operaciones provoca en sus tiendas propias, la compañía llevó a cabo negociaciones con sus proveedores para establecer al menos siete tipos diferentes de tipo de almacenaje. Esto requirió conocer con gran exactitud todos los gastos potenciales tanto para RONA como para los proveedores, algo imposible de obtener con el antiguo sistema de costos.

 El sistema nuevo combina VCA y software del ABCosting. Se sabe que ABCosting es usado extensamente en el sector industrial y también se lo utiliza en forma creciente en el sector de administración pública, pero es todavía raramente empleado en el sector de distribución. La combinación de ambas herramientas de gestión es el elemento innovador de la ecuación (el primero en Canadá), y uno de los primeros en América del Norte. El sistema se instaló en la oficina central de RONA en Boucherville, Quebec.

Esta posición incluye 21500 m2 almacenamiento, usada para servir Quebec, las provincias atlánticas y parte de Ontario. El análisis de la cadena de valor tiende a describir los pasos necesarios que van desde el proveedor hasta los depósitos centrales o periféricos. Raramente los manuales de procedimientos incluían la descripción de los procesos internos del almacén. Pero ahora RONA tiene 20 procesos diferentes que pueden usarse dentro del depósito. Los modelos convencionales de ABCosting calculan los costos de lo que ocurre en el almacén.

Pero cuando VCA y ABCosting se aplican en conjunto le pueden dar un costo muy preciso para la cadena entera de valor. Con la ayuda de este sistema de costos y procesos, RONA puede analizar cómo fluye cada producto o que movimientos se ejecutan para una familia de productos a través de su sistema de distribución. Por ejemplo, se puede determinar qué mercancías conviene enviar directamente desde el proveedor al cliente, evitando movimientos innecesarios.

 Otros artículos simplemente pueden ser reubicados en puntos estratégicos del depósito para ser despachados inmediatamente con un considerable ahorro de espacio. La distribuidora cuenta ahora con información en el depósito central, en el proveedor y en las tiendas periféricas. La mayoría de los análisis están hechos a

nivel de familia de los productos. Es allí donde se trata de mejorar el movimiento del depósito, sin mirar los artículos en forma individual. Así es posible anticipar los cambios en los diferentes subproductos e incluir cambios correspondientes en la distribución.

Los datos recogidos hasta ahora indican un enorme potencial de ahorro en gastos si se incentivan los envíos directos fabricante/cliente. Pero es más fácil tomar la decisión que llevarla a cabo considerando los muchos proveedores involucrados.

 Sin embargo se pudo hacer con VCA y ABCosting. Esto trajo la ventaja adicional de contar con una poderosa herramienta para negociar más eficazmente con los proveedores.

Por ejemplo, la compañía podría ahora ofrecer opciones, o sea si se envía el producto así, costará esto; si va al depósito central, entonces costará una prima por encima de aquél.

Esto quiere decir que los gerentes podrán hacer las negociaciones con toda la información pertinente. Se pueden tomar mejores decisiones de distribución sabiendo su impacto financiero, VCA provee que una visión detallista de los procesos que en combinación con ABCosting ayuda a calcular costos exactos para toda la cadena de suministros.
 

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