ABMANAGEMENT: ¿CÓMO APLICARLO EN FORMA SUSTENTABLE?

Autor: Sixtina Consulting Group  

OTROS CONCEPTOS ADMINISTRACIÓN

06-2005

Desde su aparición en la década del 80, el Activity Based Costing (ABC) ha recibido una gran atención. Organizaciones de todo tipo lo han usado como respuesta a muchos problemas. El ABC también ha generado otras herramientas como Activity Based Managment (ABM) y Activity Based Budgeting (ABB) utilizadas por las empresas para controlar y planificar sus costos. A pesar de que las virtudes de este programa han sido expuestas en numerosos artículos, muchas compañías han comenzado a implementarlo pero lo han discontinuado antes de alcanzar algún beneficio.

¿Qué debe tenerse en cuenta para evitar esta situación? Hemos hablado con personal de distintas compañías que han implementado los programas con éxito y les hemos solicitado que señalen los factores decisivos que contribuyeron al éxito de sus programas. A continuación nos referiremos a los programa ABC, ABM y ABB como AMP (Programas de Activity Management).

PUESTA EN MARCHA

Antes de que un AMP sea diseñado e implementado, la idea debe ser vendida a los usuarios finales. Según diversos usuarios exitosos “los esfuerzos de AMP “ganadores” son aquellos que logran una buena aceptación no sólo en las áreas financieras sino también en las operativas; así el sistema AMP evita ser visto sólo por el lado de los números”.

Para obtener el apoyo de los grupos operativos hay que enseñarles lo valioso que les va a resultar el AMP: ¿un consejo? Presente claramente la información que será provista y demuestre cómo esa información ayudará a los gerentes operativos a lograr sus objetivos. Por ejemplo, remarque cómo la información ayudará a alcanzar mejoras de costo y productividad, aspectos que seguramente estarán relacionados con su bonus anual. “La
enseñanza resulta crucial porque los ejecutivos tienen que querer la información.

Uno debe ser claro con lo que ellos pueden aprender y asegurarse que van a dedicar sus propios esfuerzos a este fin. Si esto no sucede, nadie utilizará el programa y todo el esfuerzo habrá sido en vano”. También hay que asegurarse de que los managers se hayan comprometido con el uso de la información. Una cosa es que un manager se pare y diga “Sí, esto es genial, es lo que hay que hacer, lo apoyo completamente” lo cual está muy bien pero es insuficiente.

 Hay que demostrarles cómo van apoder utilizar la nueva información para la toma de decisiones. Cuando tienen conversaciones con un presidente de una división sobre distintos proyectos, ¿cómo van a utilizar la información durante estas conversaciones? ¿Cómo van a preguntar para que esas personas quieran utilizar esa información? Vivimos a través del hábito, debemos darles razones para que quieran cambiar.

IDENTIFICACIÓN, SELECCIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO

Cuando Coca Cola estaba creando un innovador centro de servicios compartidos, comenzaron por implementar un sistema ABC antes DE que el centro fuera inaugurado. Para obtener ideas de AMP cada sector de negocios definió los objetivos que quería alcanzar (como reducción de costos, mejoramiento de procesos, etc.) y así arribaron a 110 propuestas de proyectos. De esos 110 proyectos sólo quedaron 28 a los que se aplicó entrenamiento de Seis Sigma.

Durante el entrenamiento, se hizo hincapié en siete proyectos. A medida que los AMP se vuelven parte de la cultura operacional, el sistema debe ser lo suficientemente dinámico para identificar nuevas oportunidades de mejoramiento continuo. Las sugerencias son revisadas por un equipo especial. Los managers no necesitan preocuparse ahora por el mejoramiento; pueden identificar oportunidades y hacer que el equipo implemente las soluciones. Una vez que los proyectos han sido seleccionados, deben ser definidos los temas específicos del negocio que debe contener. Sin un delineamiento claro, el proyecto puede quedar olvidado y desestimado.

FACTORES CRÍTICOS PARA EL ÉXITO DE PROGRAMAS

AMPManténgase concentrado en el programa inicial y no intente abarcar de más al principio. Recuerde que es un modelo evolutivo. Para lograr limitar el alcance del proyecto, algunas compañías con AMPs exitosos comienzan desarrollando un proyecto piloto para solucionar una necesidad específica dentro de un área del negocio. Además de suministrar información para suplir la necesidad, este programa piloto provee un campo de entrenamiento para el equipo de implementación y demuestra el valor del programa al resto de la compañía. Hay que pensar en “pequeño”. Si usted cree que ya lo está haciendo, aun así divídalo por la mitad. En empresas con AMP exitosos un proyecto piloto tipo lleva de 8 a 10 semanas. Si tomara más tiempo, la información utilizada se convertiría en obsoleta.

En algunas empresas la primera implantación del programa no resulta exitosa porque se intenta hacerlo todo a la vez (cortar, medir, moldear). Superan el problema quienes reconocen la equivocación y tratan de volver a las cuestiones que verdaderamente importaban. Desde ese momento, el proyecto logra verdaderos avances. Después de una implementación exitosa de un AMP a pequeña escala, el entusiasmo se expande rápidamente por toda la compañía. Los miembros del equipo AMP se tienen más confianza y es entonces cuando se comienza a lidiar con problemas de mayor envergadura.

SELECCIÓN DEL EQUIPO

Para que la implementación de un AMP sea exitosa el equipo debe estar completamente dedicado. Empleados que están a cargo de un 20 % no sirven. Hacen falta personas trabajando al 100%. Un equipo trabajando part- time retrasará la implementación del proyecto y reducirá la relación costo/ beneficio. Pero no nos referimos a cualquier equipo full time; hace falta un equipo full time en serio. Las compañías que pasaron de bien a excelente eligieron primero la gente adecuada para conducir el equipo y después pensaron hacia dónde debían manejarlo. Generalmente, las compañías reclutan a miembros de su staff que están libres en un momento determinado. Si bien los programas de management no son complicados, requieren personas que entiendan el negocio y que tengan
habilidades analíticas. Si uno tiene una idea que requiere un equipo clase A, no espere que funcione con jugadores clase B.

El compromiso de los usuarios finales del programa es un factor clave para la implementación exitosa del sistema. Para asegurase que el AMP sea diseñado para lograr los objetivos buscados, elija al menos un miembro del personal de áreas operativas. De esta manera los intereses del personal operativo serán llevados al equipo de implementación y pueden ser tenidos en cuenta desde le principio del diseño del proceso. Además, el personal operativo desarrollará nuevas aptitudes y conocimientos de funciones gerenciales con los que podrá ayudar a su manager una vez que el AMP esté instalado.

Estos miembros del equipo también pueden ayudar a que el AMP sea incorporado en la cultura operacional de la compañía. También es importante incorporar al equipo aquellos empleados que serán encargados del mantenimiento del sistema. La participación en el desarrollo del sistema ayudará a estos empleados poseer un conocimiento básico sobre cómo se procesa la información y cómo necesita ser mantenida después de la implementación inicial.

La mayoría de las compañías con AMPs exitosos emplean consultores externos para mejorar el rendimiento del equipo de implementación. Estos consultores traen una gran experiencia en AMP y herramientas y técnicas que pueden reducir en gran medida el tiempo de implementación y mejorar la calidad del modelo inicial. También apoyan los esfuerzos por promover la aceptación de los AMPs dentro de la cultura corporativa. Los consultores ayudan a finalizar el trabajo: se arremangan y ayudan a los miembros de la empresa a hacer el “trabajo sucio”. Como resultado, la compañía finaliza el trabajo antes y mejor que si hubieran trabajado solos.
SI TIENE UN PROYECTO QUE REQUIERE UN EQUIPO CLASE “A”, NO ESPERE TENER ÉXITO CONTRATANDO JUGADORES CLASE “B”

Si es necesario contratar personal externo, hágalo, vale la pena. Si tiene personal que haya instalado ABC, entonces hágalo con ellos. Si no, traiga expertos. Es lo mejor que puede hacer si su compañía no posee el know-how. Los expertos lo ayudan a pasar de no tener nada, a tener algo, lo que es la parte más difícil. Sin embargo, nunca logrará tener un AMP exitoso si deja que los consultores externos
hagan todo el trabajo sin involucrar a miembros internos. Si miembros de su compañía no trabajan al lado de los consultores, todo el conocimiento se perderá una vez que los consultores dejen su empresa. De todas maneras, una vez que los consultores se hayan ido, es responsabilidad del equipo interno continuar desarrollando el AMP de la organización e inculcarlo en los demás empleados.

Entonces, si se utilizan consultores, éstos deben estar junto a un equipo interno completo disponible para asegurar la transferencia del conocimiento y la implementación de las técnicas. Esta transferencia de conocimiento es un factor decisivo para lograr el éxito de un programa. Es por esto que es básico que las compañías seleccionen sabiamente al equipo de implementación de los AMPs. El equipo elegido va a ser el responsable final de desarrollar una herramienta que va a cambiar la forma en que la compañía ve su negocio en conjunto.

MANTENIMIENTO

Muchos AMPs han sido exitosos durante la implementación y luego se han deteriorado porque requerían un mantenimiento excesivo. Los sistemas de costos basados en actividades manejan información que suele ser muy pesada. Si bien algo de esta información puede ser encontrada automáticamente desde sistemas ERP hay otra información, como el cálculo del tiempo del personal, que debe ser ingresada manualmente. Para asegurar el éxito del AMP, el sistema debe mantener un balance entre el valor generado por el sistema y el nivel de esfuerzo de mantenimiento requerido. Si bien en el diseño inicial de un AMP, se necesita poca inversión en tecnología, el mantenimiento posterior necesita ser mejorado con inversión en tecnología. Simples herramientas y archivos diseñados para guardar información como formularios, pedidos y macros, aportan precisión, consistencia y facilitan el mantenimiento. Además la tecnología provee una plataforma flexible para mejorar las necesidades informáticas dentro de la organización.

Las compañías generalmente tienen problemas con cuán frecuentemente deben actualizar el modelo de AMP. Esta decisión depende exclusivamente de cada compañía y debe ser determinada en base a los problemas de cada negocio. Algunas compañías requerirán actualizaciones mensuales mientras que a otras les bastará con actualizaciones cuatrimestrales o anuales. La información de ABC es un elemento clave que justifica inversiones y costos laborales. En cualquier compañía, un buen punto de partida es la actualización cuatrimestral.

USE EL MISMO LENGUAJE

El componente clave final es implementar un fuerte programa de comunicación, principalmente durante el primer año posterior a la implementación del AMP. El equipo de de trabajo debe revisar los resultados periódicos del AMP con la jefatura operacional. Este es un paso importante hacia la incorporación del Gerenciamiento por Actividades en operaciones diarias. Incluso teniendo un plan de comunicaciones, las cosas no siempre salen bien.

A veces las palabras no significan lo mismo para todos. Por eso es recomendable crear un lenguaje común cuando se utilizan determinados términos. Los usuarios de los casos exitosos suelen tener varios programas de entrenamiento en los que aprendieron el lenguaje y cómo la información debe ser utilizada y comunicada. Pero, a veces este lenguaje deja de ser utilizado porque resulta difícil que los directivos hablen en esos términos. En esos casos hay que ir tras los jefes de los jefes para que el lenguaje pueda ser usado. Una vez que el plan de comunicación está en su lugar y bien comprendido, los beneficios comienzan a aparecer.

UNA COMPAÑÍA VALORA EN TODA SU DIMENSIÓN EL AMP CUANDO INDIVIDUOS DETERMINADOS PUEDEN ACCEDER A INFORMACIÓN DETERMINADA EN EL FORMATO DETERMINADO PARA MEJORAR EL RENDIMIENTO.

La información producida por un sistema AMP es bastante poderosa. Los usuarios pueden ver la información de distintas formas y muchas veces esas nuevas formas van a generar más preguntas que respuestas. Estas nuevas preguntas, sin embargo, van a ser respuestas a medida que crezca la aceptación del AMP dentro de la compañía y madure el proceso de reportes. Una compañía se da
cuenta del poder real de un AMP cuando individuos determinados pueden acceder a información determinada en el formato determinado para mejorar el rendimiento.

Este esfuerzo por diseminar la información puede ser mejorado a través del uso de decisiones basadas en tecnologías Web. Muchas compañías con AMPs exitosos utilizan Online Analytical Processing (OLAP) para agregar poder al análisis de la información. Las herramientas de OLAP son fáciles de utilizar y permite a los directivos cotejar información en tiempo real para obtener respuestas a sus preguntas. ABC/ABM/ABB se convierten así en herramientas extremadamente efectivas para mejorar el rendimiento en muchos frentes.

UN AMP PROMUEVE CAMBIOS CULTURALES

La clave para el éxito en su compañía es desarrollar un programa que sea simple de mantener y que promueva un cambio cultural en cómo el management utiliza la información para tomar decisiones. Con tal programa, quizás usted escuche al personal de marketing decirle al CFO cuánto la nueva información les está ayudando en sus trabajos.
 

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