Propuesta metodológica para el diagnóstico de las entidades cubanas en perfeccionamiento empresarial

Autor: MSc. Enrique Pin González

PRODUCCIÓN, PROCESOS Y OPERACIONES

04-2005

La empresa estatal cubana está inmensa en un gran esfuerzo para transformarse y mejorar sustancialmente los resultados a través de la modificación de comportamientos y capacidades, lo cual se materializa en un grupo de medidas que se han estado tomando, estas medidas tiene como colofón el Proceso de Perfeccionamiento Empresarial.

El perfeccionamiento es una experiencia cubana que asimila los procedimientos y técnicas más modernos de la gerencia empresarial en el mundo, ajustados a nuestras condiciones y características, con énfasis en la búsqueda de mayores y mejores resultados económicos; el mismo tiene como objetivo central, incrementar al máximo la eficiencia y competitividad de la empresa estatal cubana, sobre la base de otorgarle las facultades, y establecer las políticas, principios y procedimientos, que propendan al desarrollo de la iniciativa, la creatividad y la responsabilidad de todos los jefes y trabajadores.

Las empresas en proceso de perfeccionamiento transitan por siete pasos:

1- Preparación de todos los trabajadores.

2- Diagnóstico empresarial inicial

3- Análisis del Diagnóstico por el Grupo Gubernamental y autorización para comenzar los estudios.

4- Desarrollo del estudio y proyección del perfeccionamiento. Expediente del Perfeccionamiento.

5- Aprobación por el Grupo Gubernamental del Expediente de Perfeccionamiento y autorización del comienzo de la implantación.

6- Implantación del Perfeccionamiento Empresarial.

7- Supervisión y ajuste del sistema diseñado.

Las cuales se puede agrupar en cuatro grandes etapas:

1- Sensibilización

2- Diagnostico

3- Proyección

4- Seguimiento y evaluación

El Diagnóstico constituye el segundo paso del proceso, y constituye un examen analítico de la trayectoria pasada y de la situación actual de la empresa, así como de sus potencialidades perspectivas, respecto al cumplimiento de su misión, de sus objetivos, y actividades; del estado de sus recursos, de la caracterización de su cultura y de su funcionamiento técnico y organizativo.

Teniendo en cuenta la experiencia acumulada a través de las diferentes consultarías realizadas a empresas en proceso de Perfeccionamiento Empresarial se puede decir que el diagnostico empresarial inicial se realiza con un enfoque predominantemente funcional, sin la integración de todos los subsistemas y una débil  orientación al cliente, lo que implica que existan elementos que no son profundamente diagnosticados, o sea se corre el riesgo de trabajar con poca capacidad de diagnóstico. Una vía que puede solucionar esta debilidad, es a través del uso de una combinación adecuada de los enfoques tradicionales (jerárquicos y funcional) y de proceso, para lo cual se tienen que realizar una serie de pasos estructuralmente orientado para lograr dicho fin.

Por lo antes expuesto, el objetivo del presente trabajo es presentar una metodología de trabajo que facilite el proceso de identificación de problemas en la etapa de Diagnóstico en las empresas en proceso de perfeccionamiento empresarial, utilizando una combinación de los enfoques funcional, jerárquico y de proceso.

La metodología propuesta fue instrumentada y validada en una Entidad Autofinanciada de Investigación Científica, Innovación Tecnológica, Producciones y Servicios Especializados en Perfeccionamiento Empresarial, obteniéndose resultados satisfactorios en cuanto a su fácil implementación y aceptación por todos los trabajadores y directivos.

DESARROLLO:

Una de las característica que tiene el proceso de Perfeccionamiento Empresarial es su enfoque funcional, esta característica se observa desde las propias Bases del Proceso de Perfeccionamiento, que aunque su intención es al análisis integral dejando, explícito y visible el Qué?, sin embargo no deja claridad en la manera de enfrentar el Cómo?, lo cual adopta múltiples formas según el nivel de desarrollo del que parte cada organización y de las metas a las que aspira, de la capacidad de sus líderes para movilizar las fuerzas creativas del colectivo laboral y gestionar el proceso integralmente, de la capacidad de cambio de la organización, de su visión de futuro. Haciendo énfasis en el propio planteamiento de las bases donde se cita, que al aplicar el perfeccionamiento empresarial, cada organización económica se estudiará como un todo integral, abarcando todos los subsistemas que lo componen.

Para lograr esto es necesario, desde nuestro punto de vista, la combinación de los procesos funcionales y de procesos, lo que hace que el proceso sea más difícil, ante la necesidad del cambio que se requiere en la forma de pensar de la empresa.

La etapa de Diagnostico, abarca el estudio y análisis de un conjunto de subsistemas, y constituye un período de suma importancia para la proyección de la empresa perfeccionada, debido a que a partir de este diagnostico se conocerá la situación actual de la empresa, así como sus potencialidades perspectivas para alcanzar el perfeccionamiento organizacional a través de mayores y mejores resultados económicos

· , por lo que se hace necesario el empleo de los enfoques jerárquico, funcional y por proceso, los cuales cada uno de ellos tiene sus ventajas y desventajas tratando de identificar las posibilidades de mejora.

Metodología Propuesta.

En el desarrollo del presente tomamos como referencia la experiencia alcanzada en el trabajo de consultaría en la etapa de diagnostico realizada, por los tres autores, a una entidad Autofinanciada de Investigación Científica, Innovación Tecnológica, Producciones y Servicios Especializados en Perfeccionamiento Empresarial, en la cual se probó y validó el uso de la metodología propuesta. La  misma se ha representado gráficamente en la Figura No.1

Figura No.1. Representación gráfica

 Las líneas verticales representan aquellos problemas que afectan a la organización desde el ámbito funcional, las horizontales representa el conjunto de problemas que afectan la eficiencia de los proceso que se desarrollan en la organización y las diagonales son aquellos planteamiento de carácter general, surgido fundamentalmente en las secciones de trabajo en la primera etapa, los puntos coincidentes representan el conjunto de problemas que afectan la organización con incidencia tanto funcional, general como de proceso.

Procedimiento de trabajo:

Durante el proceso de Diagnóstico se desarrollaron un conjunto de acciones enmarcadas en cuatro Etapas, las cuales permitieron intercambiar los diferentes enfoques, caracterizadas a continuación.

Etapa No.I

I. Entrevistas Generales: El objetivo es conocer la visión que se tiene sobre los problemas del centro por parte de los directivos y trabajadores. En esta etapa se combinada el enfoque jerárquico y funcional, donde los mayores planteamiento se hicieron de forma general predominado fundamentalmente las afectaciones en el ámbito funcional. En esta etapa no era imprescindible la interrelaciones propias de cada uno de los subsistemas empresariales.

Se propone desarrollar las siguientes Sesiones de trabajo:

1- Entrevista con el Director: Se hace una caracterización general de la problemática del centro, desde su punto de vista

2- Entrevista con los órganos colectivos de trabajo: Cada directivo realiza una caracterización de su área de trabajo, señalando a su criterios cuales son los principales problemas que afectaban su desempeño. Aquí se aborda además los principales problemas de carácter general que afectaban el funcionamiento de la organización desde cada perspectiva individual.

3- Entrevista con los trabajadores: se realizan entrevistas grupales por áreas, donde deben participar como mínimo el 80 % de los trabajadores.

Los planteamientos realizados respondieron mayoritariamente a la pregunta:

¿Cuáles son los principales problemas que afectan el desarrollo del centro?

Este es el momento de catarsis necesario para que los implicados estén en más posibilidades de poder visualizar las principales barreras.

Etapa No.2

II. Análisis de los Procesos Principales: Tiene como objetivo identificar los principales problemas que afectan el desempeño organizacional desde un enfoque de proceso; para ello se conformaron grupos mixtos, o sea de cada área, para analizar las diferentes etapas o subprocesos del Flujo del Proceso esencial del centro.

· El primer paso de esta etapa consiste en identificar el Flujo del Proceso Esencial del Centro y describir cada una de sus etapas o subprocesos.

· El segundo paso es identificar para cada subproceso los clientes y proveedores internos y externos.

En este análisis convergen todos los miembros de la organización implicado en el buen funcionamiento de cada uno de ellos, lográndose una activa participación.

En esta etapa se evalúa en: crítico, con algún problema y de buen desempeño los siguientes elementos, en cada subproceso o etapa teniendo como principio que cada uno juega los tres roles en el proceso productivo, proveedor, productor y cliente,:

· Infraestructura.

· Información.

· Eficiencia.

· Recursos humanos

· Materiales e insumos.

· Servicio al cliente.

· Proveedores.

· Financieros.

En este momento se logra visualizar la organización como un proceso y permite analizar como influyen las áreas funcionales en ese proceso.

Etapa No.3

III. Entrevistas con los especialistas y revisión documental: El objetivo fundamental es enriquecer la información y validar los criterios recibidos en las etapas anteriores, Además de argumentándose de los elementos puntuales propuestos a diagnosticar en las bases.

Etapa No.4

IV. Presentación y validación de todos los planteamientos: El objetivo es lograr todos los integrantes de la organización conozcan y aprueben cada planteamiento.

Al instrumentar esta metodología en la empresa objeto de estudio se pudo lograr, que en cada análisis se incluyeran a los clientes y a los proveedores externos e internos, lográndose determinar aquellos problemas claves existentes que impiden que la organización se centre en las necesidades del cliente, se analizó íntegramente todo el flujo de trabajo, permitiéndose ver como se efectúa los trabajo por medio de los procesos que transcienden las barreras funcionales, se logró identificar las prácticas que deben ser modificadas para incrementar la eficiencia, eficacia y efectividad del proceso, lográndose identificar las posibles separaciones o fraccionamiento en los procesos y por tanto mejorar las relaciones entre las áreas funcionales, persuadiendo a las mismas a la consecución de las metas organizacionales .

Otro de los resultados alcanzados en esta experiencia es que los directivos lograron percibir a la organización como un sistema conformado por sus diferentes elementos analizándose, cada uno de los subsistemas de forma interrelacionados, no limitando al análisis por parte de los especialista desde una óptica funcional.

Se demostró la necesidad de la integración de los departamentos, lográndose concebir la organización como un sistema unitario e intencional, compuesto por numerosas partes que se interrelacionan en el empeño del logro de los objetivos institucionales.

Se puso de manifiesto la importancia de la utilización combinada de los enfoques de proceso, funcional y general, en la etapa de diagnostico como una vía de acercarse a los problemas fundamentales y a la obtención de mayores y mejores resultados en la proyección de cuál será el desempeño organizacional.

Se comprobó que con la metodología de trabajo objeto de estudio facilitó el proceso de identificación de problemas en la etapa de Diagnóstico en la Empresa, pudiendo ser extendida la misma en cualquier empresa sin importar sus características individuales y su objeto social.

CONCLUSIONES:

Una vez desarrollado el presente trabajo podemos llegar a las siguientes conclusiones:

· Enfrentar el diagnóstico con una integración de diferentes enfoques, (general, funcional y de proceso) facilita la identificación de los problemas claves de la organización.

· La metodología de trabajo empleada, facilita la etapa de diagnóstico con la utilización de una integración de diferentes enfoques.

· La metodología de trabajo utilizada, se puede aplicar en cualquier organización que transita por la etapa de Diagnóstico Empresarial.

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MSc. Enrique Pin González enrp1965arrobayahoo.es  MSc. Mercedes L. Zenea Montejo merclezearrobayahoo.es   Dr.C.  Felipe H. Herrera Torres Profesores del Grupo de Teoría y Técnicas de Dirección de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Agraria de La Habana y Consultores gerenciales asociados al Centro internacional de la Habana.

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