¿Está usted preparado para recibir una auditoría de gestión?

03-2005

No nos falta valor para emprender ciertas cosas porque son difíciles, sino que son difíciles porque nos falta valor para emprenderlas". Seneca.

El mundo de los negocios cambia a velocidad acelerada, los directivos deben tomar decisiones en un entorno difícil donde se enfrentan aparentes contradicciones, se han producido cambios vertiginosos en campos como el de la tecnología y la electrónica, las ventas a escala mundial se incrementan, la globalización se incrementa, y es dentro este mundo en el que nuestro país debe desarrollarse y crecer en una situación muy diferente al resto, caracterizada por una sociedad en función del hombre, para el hombre y por el hombre.

A medida que el entorno de la actividad económica se va globalizando, las empresas se enfrentan a nuevos desafíos con un ritmo de cambio acelerado. La capacidad de los directivos para redistribuir los recursos se ha convertido en un factor decisivo de éxito. Flexibilidad y adaptabilidad constituyen conceptos claves, la política, estructura y organización de las empresas se cuestionan y perfeccionan.

Si damos un vistazo al desarrollo empresarial mundial de la década del 60 hasta nuestros días, veremos que:

ANOS 60: Mercados nacientes:
Exportación estimulada
Consorcios
ANOS 70: Diversificación de riesgos.
Intento de racionalización de negocios
Análisis de cartera de productos
ANOS 80: Globalización del mercado.

Análisis de costos. Liberalización global.
ANOS 90: Nueva definición de mercados. Incertidumbre.
Flexibilidad y adaptabilidad

Por tanto, los directivos necesitarán nuevos conocimientos y capacidades para enfrentarse a la nueva situación que impone el desarrollo mundial y de la que no pueden sustraerse.

Pero, ¿se encuentran los directivos de nuestras empresas cubanas en situación de afrontar los cambios necesarios que impone el entorno?

DESARROLLO

Ante las circunstancias permanentemente cambiantes del entorno, las empresas solo mantendrán su competitividad si saben adaptarse al cambio

. Cuba no es una excepción ante estas nuevas condiciones, impuestas tal vez, no por la misma situación que atraviesa el resto del mundo, pero por la misma etapa y la influencia de estas condiciones de crisis económica que nos ha tocado vivir, después del derrumbe del campo socialista y por la misma necesidad, impuesta por esta propia crisis, de abrir nuestra economía al mercado internacional, insertarnos en ese mundo competitivo y cambiante y a la vez de perfeccionar nuestra economía interna. Este proceso de cambio que se impone, ha de ser dirigido, incluso, si las modificaciones que el mismo requiere, cuestionan los fines y las estructuras de la empresa.

Es preciso afrontar todo tipo de desafío, el mayor temor es el propio temor. Si estos desafíos no son aceptados, la empresa pierde competitividad, por lo tanto, superar el cambio significa superar el riesgo y la incertidumbre que éste produce.

Podemos observar la interacción entre la aceptación al cambio por la alta dirección y el factor riesgo, cuanto mayor es el peligro que afronta la empresa, tanto mayor es la necesidad de cambio de la dirección. Una empresa que se encuentre ante un riesgo mediano o bajo y cuya dirección se resista al cambio se congelará, solo mantendrá su posición en el mercado si este es estático, en cualquier otra situación su cuota de mercado disminuirá.

En el caso de que la empresa se encuentre en circunstancias de alto riesgo, la incapacidad de adaptación de los directores puede resultar peligrosa: dicha empresa no estará lejos de la liquidación y solo podrá salvarse si rompe por completo con su pasado: un hombre nuevo, con nuevas capacidades y habilidades.

Los dos cuadrantes positivos de la matriz muestran como la conducción positiva del CAMBIO TRANSFORMA EL RIESGO. El compromiso franco de la dirección en la asunción de cambios, en situaciones de riesgo bajo a medio, significará alcanzar los objetivos propuestos; en una situación de alto riesgo, representará el aprovechamiento de excitantes oportunidades.

CUANTO MAYOR SEA LA APUESTA, TANTO MAYOR SERA LA GANANCIA, EL COMPROMISO DE DIRIGIR EL CAMBIO ES EL DECISIVO.

El equilibrio solo puede conseguirse si se reconocen las cuatro dimensiones cruciales para la empresa:

El fin estratégico define el cambio que recorre la empresa: ésta solo se puede avanzar rápidamente por ese camino si su organización, su espíritu y su dirección reflejan dicha finalidad. Por consiguiente, será decisivo un enfoque total del negocio. Toda empresa procurará la combinación óptima de sus activos financieros; la capacidad técnica y los recursos humanos si desea el predominio de un área específica del mercado. por consiguiente, en cada aspecto de la dirección, una virtud indispensable de todo ejecutivo eficaz ha de ser la capacidad de enfrentarse a los cambios.

¿QUÉ ES LA AUDITORIA DE GESTIÓN?

La Auditoria de Gestión es una técnica relativamente nueva, de asesoramiento que presta como servicio independiente consultores experimentados, es un recurso auxiliar vital en el análisis de las SITUACIONES PRESENTE y FUTURA de la empresa. Figura al lado de los otros y más comunes controles: la auditoria financiera y otros análisis (propiedad intelectual, breves raíces, instalaciones y factores ambientales)

La auditoria de gestión concierne a la estructura interna y personal directivo de una empresa dada. Pretende mejorar la capacidad de esta empresa para hacer frente con éxitos a los cambios, basándose en el equipo directivo existente. Procura ayudar a la dirección general en la valoración objetiva su organización interna y de sus ejecutivos principales, sobre todo cuando se avecindan cambios profundos.

La auditoria de gestión apunta a la evaluación de las fuerzas y las debilidades de una organización, su equipo directivo y su espíritu corporativo. Establece recomendaciones sobre el modo de optimizar la efectividad de la organización, incluyendo un nuevo despliegue de los recursos humanos. Los OBJETIVOS ESTRATEGICOS de la empresa constituyen el PUNTO CENTRAL de la Auditoría de Gestión: LA ESTRUCTURA y COMPOSICION recomendadas de la dirección deben alcanzarlo.

La Auditoria de Gestión procura una visión general de la calidad del equipo directivo y de su estructura, tanto en términos absolutos como en lo relativo a la estrategia en los negocios de la competencia y de los clientes. Por consiguiente se concentra en los directivos PRINCIPALES de cada unidad organizativa. Se enfoca al futuro, hacia horizonte de los 5 a los 8 años venideros. De este modo, la cuestión principal que plantea la Auditoria de Gestión tiene dos partes:

· ¿Está el equipo de dirección en condiciones de afrontar los cambios que
se avecinan ?
· ¿Está el equipo directivo en condiciones de afrontar los cambios actuales?

¿QUÉ PRETENDE UNA AUDITORIA DE GESTIÓN?

La Auditoria de Gestión permite que una empresa adapte sus recursos humanos principales a las condiciones cambiantes del entorno de los negocios.

También asegura que el equipo directivo existente esté en buena forma. Pero, ¿que cualidades fundamentales debe tener la dirección?

El verdadero talento es un bien escaso, por lo que la Auditoria de Gestión constituye un instrumento muy útil para la dirección general. La mayor parte de los demás elementos que una organización requiere para funcionar pueden adquirirse; en general, por negociación. El dinero puede conseguirse; los productos pueden desarrollarse y los mercados pueden penetrarse.

La MOTIVACION constituye la fuerza motriz de cualquier estructura. La dirección general puede decidir que cualidades darán lugar a promoción, pero entre ellas no puede figurar la motivación del individuo. Esta debería ser susceptible de medida, sobre todo en su actuación en equipo, para asegurarse que todos los directivos que trabajan conjuntamente están cooperando en la consecuencia de los objetivos estratégicos.

No obstante, por bueno que sea un equipo debe haber un jefe; la DIRECCION POR EL EJEMPLO ES MÁS EFICAZ QUE LA DIRECION POR EL MANDO. La mayoría de las empresas prósperas son dirigidas por personas que conducen con su ejemplo.

Por una parte los directores o administradores son personas de una capacidad reconocida y por eso mismo cuentan con todos los elementos necesarios para llevar a cabo su función en forma satisfactoria. Por otra parte los administradores se auxilian de personas a su vez especialistas y expertos con el objetivo de que sea aun más eficiente la labor de administrar.

No obstante, a lo anterior, se requiere de una supervisión y revisión de otras personas, para que con criterio independiente juzguen, critiquen y comenten el trabajo que con la mejor de las intenciones han efectuado los administradores.

Mediante una auditoría financiera el auditor determina en su dictamen la autenticidad de la situación financiera y los resultados que reflejan los Estados Financieros, señalando los efectos que producen las decisiones y políticas administrativas.

Los dirigentes de una organización, valiéndose de elementos y materiales humanos que tienen a su disposición implantan y toman decisiones que satisfacen la situación de la empresa.

Estas políticas y decisiones se pueden traducir en expresiones financieras tales como gastos, costos, utilidades, etc. por lo que estas se ven reflejadas en los estados financieros. Así es como el auditor señala los efectos de la actuación administrativa.

Esta auditoria hace indicaciones y proporciona consejos para la base de una buena o mala administración, pero no lo suficiente para demostrar cuales fueron las causas de esas decisiones, si tales o cuales debieron evitarse y si los resultados fueron los más convenientes según las características de la empresa.

Por eso paralelamente al progreso de las técnicas y procedimientos administrativos se hace necesario crear una herramienta proporcional que propicie una revisión mediante la cual se preste servicio a la administración. A dicha herramienta se le llama Auditoria de Gestión, es decir, revisar y evaluar las políticas, decisiones, procedimientos y objetivos que emanan del factor humano en todos sus niveles.

En resumen, se pueden identificar los aspectos que se revisan mediante la Auditoria de Gestión, así como la información y los fines que persigue dicha auditoria.

EXAMINA
1. Objetivos-Planes, Políticas, Métodos, Normas, etc.
2. Estructura Organizativa de la empresa.
3. Uso de los recursos físicos y humanos

I NFORMA
Sobre la eficiencia o ineficiencia de la actuación administrativa con el objetivo de medir el logro de los objetivos estratégicos.

FINES
1. Aumento de la calidad
2. Resaltar oportunidades.
3. Eliminar desperdicios y pérdidas.
4. Observar la realización de los controles.
5. Asegurarse de que las políticas y procedimiento sean bien empleados
6. Vigilar el cumplimiento de objetivos y planes de la empresa.
7. Estudiar con amplio sentido de colaboración nuevas ideas e innovaciones que conduzcan a la excelencia administrativa.

En conclusión, la Auditoria de Gestión ayuda a la administración a disminuir costos y aumentar utilidades, a aprovechar mejor los recursos humanos y materiales para lograr los objetivos para los cuales fue creada la empresa.

PERO, ¿COMO ESTAR PREPARADOS PARA ENFRENTAR UNA AUDITORIA DE GESTIÓN?

La base para la realización de las auditorias es el control interno. Existe una relación directamente proporcional entre la eficiencia del sistema de control interno y la profundidad de las pruebas de auditoria y la responsabilidad que puede asumir un auditor en la realización de estas. Es por eso que la existencia de un adecuado y eficiente sistema de control interno contable y administrativo es la garantía fundamental para obtener buenos resultados en las auditorias.

Por lo tanto es necesario primeramente tener claro que es el control interno: el control interno es un proceso integrado de operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad para proporcionar una Seguridad Razonable al logro de la confiabilidad de la información, la eficiencia y eficacia de las operaciones, el cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas, así como el control de los recursos de todo tipo a disposición de la entidad.

Se caracteriza por ser un proceso que llevan a cabo las personas de la entidad en todos los niveles, donde cada persona que dirige en su nivel es responsable por el control interno ante su jefe inmediato y en su cumplimiento participan todos los trabajadores sin excepción y su función es facilitar el cumplimiento de los objetivos, aportando a su vez un determinado grado de seguridad razonable y propender al logro del autocontrol, el liderazgo y el fortalecimiento de la autoridad y responsabilidad de los colectivos laborales.

Es muy importante que cada colectivo identifique sus valores y que estos sean compartidos, es necesario que en ese ejercicio constante, relacionando conducta y valores, se fijen los positivos y se cree rechazo a los negativos, se debe sistematizar el estudio del código de ética en los colectivos laborales.

Estamos en tiempos de crisis y eso significa "tiempo de oportunidades" para la toma de decisiones. Uno de los mayores problemas al analizar la rentabilidad de la empresa es ver cómo se ha reducido la misma y no necesariamente es por la disminución de las ventas.

Cuando se está ente este problema una de las soluciones más efectivas es planificar y aplicar cambios, lo que hoy se llama "reingeniería". Para realizarla no solo hay que conocer la empresa, sino también el mercado, el mundo, la economía, la tecnología, los competidores y la política del país.

Es por ello que las consultoras son las más indicadas para realizar este complejo estudio.

Hace unas décadas, los dueños de las empresas se tomaban el trabajo y realizaban un ajuste, un cambio -a veces traumático- y todo volvía a funcionar. Hoy, al estar globalizados y con los cambios tecnológicos acelerados, ya no es posible hacerlo "uno solo", se necesita de profesionales.

Por lo tanto, se hace necesario trabajar para lograr un control interno que garantice la economia, eficiencia y eficacia empresariales, de manera que los resultados de las auditorias de gestion sean satisfactorios, lo que significa que la planificación, control y uso de los recursos de que disponemos es efectiva.

CONCLUSIONES

Los funcionarios públicos tienen la responsabilidad de utilizar todos los recursos con eficiencia, economía y eficacia a fin de lograr los propósitos para los cuales se suministraron estos recursos, siendo responsables ante el público y ante otros niveles y ramas de gobierno por los recursos suministrados para financiar programas y servicios gubernamentales a su cargo.

En consecuencia, están obligados a presentar informes apropiados a quienes deben rendir cuentas de su gestión.

Por ello deben establecer y mantener un sistema eficaz de control interno para garantizar que se alcancen metas y objetivos apropiados, que salvaguarden los recursos, que se cumplan las leyes y los reglamentos aplicables y que se obtenga, conserve y revele razonablemente información confiable.

La auditoría contable es una parte importante del proceso de rendición de cuentas ya que permite emitir una opinión independiente respecto a si los estados financieros de una entidad presentan razonablemente los resultados de las operaciones financieras y si otra información financiera se presenta conforme a criterios establecidos o declarados expresamente.

La auditoría de gestión es también una parte importante del proceso de rendición de cuentas, puesto que conduce a una opinión independiente acerca del grado en que los funcionarios públicos cumplen sus responsabilidades con lealtad, eficiencia y eficacia.