La comunicación interna de la empresa

Autor: GerenteWeb.com, La información para los gerentes y directivos

Comunicación organizacional

02-2005

La comunicación permanente entre las personas que integran el personal de una empresa es básica para el éxito de ésta. Sin comunicación no es posible ir todos en una misma dirección.

Atrás quedan tiempos en que, ignorándose este aspecto, se funcionó con frecuencia en esquemas de “ordeno y mando” exclusivamente. Pero, incluso con esta forma de dirigir, sin una buena comunicación vertical y hacia abajo no se obtendrían resultados positivos.

Hoy en día se atiende a criterios de más participación e integración de todos en la empresa. Todos vamos en el mismo barco. Se requiere un capitán, unos oficiales y una marinería.

Toda empresa, para una buena gestión, ha de funcionar con planes y objetivos a lograr. Aplicará, después, todos los recursos humanos, materiales y económicos necesarios para conseguir alcanzar esos objetivos fijados.

Por tanto, la comunicación interna es imprescindible para que todo el personal de la empresa, al nivel que sea necesario, conozca cuales son esos planes, esos objetivos a alcanzar y su grado de participación y esfuerzo en esa tarea.

Si no existe comunicación interna o ésta no es la adecuada, el personal no sabrá a donde se dirige el barco, la ruta a seguir y que se espera aporte cada cual. Esta situación, normalmente, inviabilizará los planes y oscurecerá los objetivos a alcanzar.


Es, en consecuencia, evidente que la Dirección ha de promover acciones eficaces para lograr una buena comunicación interna, vertical y horizontal, en todas las estructuras orgánicas de la empresa. Esta comunicación deberá ser bidireccional, es decir de arriba abajo y viceversa, y de unos a otros en niveles iguales.

La Dirección debe mantener canales abiertos de esa comunicación para informar, promover, estimular y dar a conocer toda clase de contenidos, relativos a sus planes, objetivos y acciones a realizar a su personal. También, debe de utilizar esos cauces o canales de comunicación para conocer, informarse, pulsar las opiniones y sugerencias de su personal.

Despreciar en la realidad esta faceta de la comunicación interna de abajo hacia 
arriba en los organigramas de la empresa, es despreciar una herramienta siempre de utilidad. El personal, tiene mucho que recibir en cuanto a información y datos, pero también tiene mucho que aportar en información, opiniones y sugerencias de todo tipo.

Aunque sea válido para cualquier tipo de reunión en el marco de la gestión de una empresa, en concreto en el ámbito de la calidad y del Sistema de Gestión de la Calidad, deben ser objeto de comunicación interna bidireccional:
la política de la calidad
los objetivos de la calidad establecidos
los requisitos de la calidad a cumplir por la empresa
los logros y metas alcanzados
los resultados obtenidos en los indicadores establecidos
¿Cuáles pueden ser los canales o actividades que promueva la Dirección de una empresa para mantener una buena comunicación interna? Habrá tantos como la imaginación de esa Dirección y estructuras de mando pueda aportar. Pero, a modo de síntesis de lo más habitual, podemos considerar las siguientes:

A) REUNIONES EN GRUPO

Una reunión, bien sea sobre cualquier aspecto del trabajo en la empresa, bien sea específicamente convocada para comunicar, es un foro abierto siempre a la información, al debate y a la exposición de las opiniones de los asistentes.

Cuando se utiliza para la comunicación interna, permite:

planificarla adecuadamente
reunir a varias personas a la vez
escoger selectivamente a los asistentes
exponer claramente los mensajes
dar todas las aclaraciones adecuadas de la información a transmitir
adecuar el nivel de la información a los asistentes
graduar la información transmitida de acuerdo con la asimilación de los asistentes
formular preguntas
verificar la buena comprensión de las informaciones transmitidas
evaluar el nivel de percepción de la información transmitida
chequear el grado de aceptación y la reacción de los asistentes
posibilitar modificaciones o ampliaciones de la información transmitida a instancia de los asistentes
gran flexibilidad en la exposición
recibir, sobre la marcha, comentarios, sugerencias y opiniones de los asistentes
motivar colectivamente
aglutinar a los asistentes alrededor del mensaje
potenciar el liderazgo de la dirección
Las reuniones requieren siempre una preparación previa, que permita a quienes la van a dirigir o moderar, obtener la máxima eficacia de ellas.

B) REUNIONES INDIVIDUALES

Los encuentros o reuniones, formales o informales, entre alguien de la dirección de la empresa con algún empleado, o de mandos intermedios con sus subordinados, propician cauces muy eficaces de comunicación interna.

Se puede decir que es en este terreno en el que se juega la auténtica y diaria comunicación bidireccional de la empresa. Cuando esos cauces se ciegan, por cualquier causa que provoque incomunicación total o parcial, la vida de la empresa se resiente.

Este hecho es mucho más frecuente de lo que parece. En muchas empresas, el carácter y la personalidad de directivos y mandos intermedios, su estilo de dirección y mando, su desconocimiento de la importancia de la comunicación hace que no estén suficientemente abiertos los canales con la parte del organigrama que cuelga de ellos. Y esto es siempre un perjuicio para la empresa, suficientemente reconocido en la actualidad.

La reunión individual permite:

personalizar la información a transmitir
matizar y cribar más o menos la información
la máxima flexibilidad en la comunicación
escuchar al interlocutor
conocer sus opiniones y sugerencias
poder hablar con mayor libertad sobre el impacto de la información

C) PUBLICACIONES INTERNAS

Si una empresa cuenta con una revista o boletín periódico interno, puede aprovecharlo como cauce de comunicación de aquella información, derivada de SU gestión, que a la Dirección interese transmitir. Es un vehículo unidireccional, de arriba abajo.

Una publicación interna se caracteriza por:

lo que está escrito puede releerse y comprender mejor
se puede guardar para consultar en cualquier momento
solo se informa cada cierto tiempo, de acuerdo con la periodicidad de la publicación
existe una gran limitación de espacio
no toda la información que quiera dar la Dirección es publicable
la información ha de ser unica y la misma para todos
puede trascender al exterior de la empresa sin control
permite fotografías, gráficos y un diseño más atractivo para el lector
se puede captar bien su atención
corre el riesgo de no ser leida

D) CIRCULARES INTERNAS

La circular interna de la empresa, entendida como un escrito o memorandum en el que la Dirección comunica algo a todo el personal o una parte del mismo, es relativamente frecuente en empresas grandes. No se utiliza prácticamente en las PYMES. Es también únicamente unidireccional de arriba abajo.

Plantea los siguientes aspectos:

tiene las ventajas de permanencia ya citadas, del material escrito
se puede leer y releer
se puede guardar ordenadamente y encarpetar
se puede distribuir a aquellas personas de la organización que interese a la Dirección
la información que se da está estudiada y pensada
es una información, más o menos concreta, y limitada
se corre el riesgo de que no la lea aquel a quien se dirije
puede no ser correctamente entendida o comprendida
da un sentido de autoridad y obligatoriedad al cumplimiento cuando se requiera
es más formal
permite un estudio reposado por parte del que la recibe

E) TABLÓN DE ANUNCIOS

Se considera así a aquellos existentes en muchas empresas, estratégicamente colocados para poder ser leídos, en los que la Dirección de la empresa coloca escritos, cuadros, gráficos, fotografías, carteles o similares. En todo caso, se trata de lugares de visualización y lectura de información facilitada por la Dirección. Es un sistema de información unidireccional descendente.

Sus características son:

limitado al tablón o tablones que se hayan colocado
limitado por su mejor o peor ubicación física
limitado por el tamaño del tablón y espacio de que disponga
permite colocar información escrita o gráfica de todo tipo
salvo que exista cristal protector, el material colocado puede deteriorarse con el tiempo o ser roto, cortado o escrito por cualquiera
exige detenerse a ver o leer y por tanto estar a la vista de otros
provoca cierta reticencia a detenerse a leer.
en muchas empresas, nadie acude ya a ello
puede saturar por exceso de cosas colocadas, por obsolescencia de las mismas,etc
con frecuencia, se colocan cosas encima de las ya existentes
requiere una supervisión de su operatividad
la información ha de ser dirigida a todos

F) CARTELES

Se trata de elementos gráficos de información de alguna cuestión concreta, más o menos puntual, dotada de un diseño que pretende atraer la atención del personal de la empresa, para que éste capte, en forma de mensaje, dicha información.

En consecuencia, es utilizable para cuestiones muy concretas, de interés general, normalmente del tipo de anuncio de algo o de alguna campaña sobre algun aspecto o cuestión interno o externo a la empresa. La información es unilateral y descendente.

Sus características básicas son:

es un elementos apto como sensibilizador de alguna cuestión
sirve para transmitir algo muy concreto
está muy supeditado, en su eficacia, al diseño y elementos gráficos y de color que contenga.
se hace obsoleto enseguida y deja de llamar la atención pronto
una parte del personal no lo lee o no le presta atención
la información es general
es muy limitado en sus posibilidades
bueno como elemento de apoyo en una campaña

G) VIDEOS

Se trata de producciones audiovisuales desarrolladas por la empresa para transmitir información, aprovechando las posibilidades de estos medios. Estas informaciones pueden ser generales sobre la empresa y sus actividades, productos o servicios o pueden ser formativas.

En el caso de videos para información, más o menos amplia, acerca de la empresa y sus realizaciones, actividades o productos, la información es generalmente externa, pensada para el cliente o para un tercero externo.

Cuando se plantean videos para desarrollar un plan deformación del personal, en cualquiera de las áreas de la empresa, sí cabe incidir en algunos aspectos de la comunicación interna. Se puede transmitir en el programa formativo desarrollado en el video aquella información que la Dirección considere relevante.

El video como elemento pura e intencionadamente informativo, en sentido unilateral y descendente, se utiliza para presentaciones a determinado personal de la empresa de diversos aspectos de la marcha económico- financiera, de nuevos productos o servicios, de la implantación en el mercado y cuotas de mercado, sobre la competencia y sus posicionamientos, etc. En este caso, sí puede considerarse como un elemento de apoyo a la comunicación interna, utilizado en reuniones, convenciones, jornadas o asambleas.

Entre sus características estan:

tiene un coste superior a otros medios de comunicación
está muy supeditado, en su eficacia, a su buena elaboración, fotografía o diseño, textos y contenidos verbales,duración, calidad de imagen y sonido,etc.
requiere un tiempo de preparación y elaboración.
es factible su uso en grandes grupos o pequeños grupos, incluso individualmente.
capta mejor la atención que en una conferencia o exposición personal del tema
su uso abusivo puede cansar a los asistentes
es más fácil “desconectar” del tema al asistente
se puede guardar y volver a poner cuando se precise
se puede hacer obsoleto por antigüedad de la información o por haberlo visto ya el personal.
como elemento de apoyo en formación es de gran utilidad y eficacia, incluso para tareas o trabajos manuales.

H) ENCUESTA A LOS EMPLEADOS

Es un elemento de comunicación interna unidireccional, pero ascendente. Permite recabar la opinión de los empleados sobre algun aspecto de la gestión de la empresa o de sus actividades o procesos e, igualmente, recibir sugerencias de éstos.

Es una forma de comunicación interna cada día más utilizada, aunque en muchas ocasiones mas formal que intencionadamente. Todavía existen muchos directivos y mandos intermedios que no creen en absoluto en su eficacia o desconfian de estas encuestas. En cierto modo, son temidas por la escala de mandos que puede ver en ellas un peligro para su status y prestigio dentro de la empresa.

Sus principales características son:

es una de las formas de obtener información de abajo a arriba
permite el anonimato en las respuestas, si así se desea
las preguntas pueden estar bien pensadas y estructuradas
unas preguntas mal planteadas inutilizan la encuesta
cabe la respuesta incierta o falsa, en el sentido de contestar arbitrariamente o intencionadamente al revés de lo que se piensa
permite cuantificar las respuestas y hacer seguimientos y comparaciones
no gusta a muchos directivos y mandos intermedios
la información obtenida es limitada y ha de ser bien analizada
las conclusiones a sacar de las respuestas han de obtenerse con prudencia
permite que los empleados manifiesten cuestiones que no harían en otro caso, bien por no tener oportunidad de hacerlo o bien por su carácter escrito y anónimo
las opiniones y sugerencias pueden ser muy subjetivas e incluso adolecer de cargas emocionales o de simpatía/antipatía
requieren explicación previa de cómo se cumplimenta y qué se pretende
el empleado se puede sentir más útil y que se cuenta con su participación
es preciso que se vea, después, que opiniones y sugerencias han servido para algo o se han tenido en cuenta
I) BUZÓN DE SUGERENCIAS

Utilizado en bastantes ocasiones para diversas cuestiones en la vida de la empresa. Si se usa para recabar opiniones y sugerencias de los empleados se estaría usando para la comunicación unidireccional ascendente.

Sus características básicas son:

permite su ubicación solamente en uno o varios puntos de la empresa
suele ser poco utilizado
cae en desuso pronto, al acostumbrarse el personal a ver los buzones allí
hay un cierto sentido del ridículo y de respetos humanos hacia el utilizarlos
se usan más para la protesta o la crítica negativa que para lo positivo
teóricamente, es un buen elemento de participación, tanto anónima como firmada
requiere leer todas las aportaciones y hacérselo saber al interesado para que no se sienta defraudado
carece de sistemática en la información recibida

J) CORREO ELECTRÓNICO

En aquellas empresas con utilización masiva de ordenadores, es cada vez más frecuente el establecimiento de direcciones de correo personalizadas a diversos mandos y empleados de la empresa.

También, se extiende el uso del establecimiento de foros de opinión o debate, buzones de sugerencias y similares, dentro del sistema informático de la empresa, para abrir vías de comunicación bidireccional, ascendente y descendente, entre la 
Dirección y los empleados.

En todos estos casos, el acceso más o menos reciente a estas nuevas tecnologías de la información y la comunicación esta propiciando un uso masivo.

Entre las características de este apartado destacamos:

buena herramienta de comunicación en ambas direcciones
permite dar entrada a su uso selectivamente, a quien la Dirección desee.
se pueden establecer, mediante claves de acceso y restricciones, niveles diferentes de posibilidades de información.
permite toda clase de cruces de comunicación horizontal y vertical, individualizada o de grupos
tiene las ventajas de la comunicación escrita en cuanto a redacción pensada o estructuradas, relectura y archivo
permite una rapidez total en la distribución de la información que puede ser en tiempo real
se puede obtener respuesta, comentarios o nueva información de forma casi inmediata
permite su uso sin separarse del puesto o mesa de trabajo
requiere formar al personal en la utilización del ordenador y el correo electrónico
permite combinar texto escrito con gráficos y fotografías
permite remitir juntamente con el texto del correo archivos adjuntos con toda clase de información
se puede contrastar la recepción de aquellos a quienes va dirigida la información
un inconveniente sería que el número de e- mail recibidos por los usuarios del sistema informático en la empresa sea muy elevado e inútil o no deseado, en gran parte, lo que dificultaría la recepción y lectura de la información de valor y aburriría al personal en su uso
hay que dosificar la información a lo estrictamente necesario, ya que recepción no significa lectura ni captación de la misma

K) VIDEOCONFERENCIA

La videoconferencia permite que varios asistentes, ubicados en lugares o poblaciones distintas, puedan conectarse por video y sonido, para conversar o escucharse entre si o a un conferenciante, en tiempo real.

Su principal ventaja es posibilitar esas reuniones, conferencias o explicaciones en cualquier momento, sin desplazamientos ni causar interrupciones importantes en la trabajo de cada uno de los asistentes.

Como las técnicas audiovisuales y de comunicaciones están avanzando cada día más, es posible obtener buenos niveles de imagen y sonido en la utilización de las video conferencias. Es una técnica de aplicación para la comunicación interna de la empresa en sentido bidireccional, ascendente y descendente, así como horizontal.

Sus principales características son:

requiere el equipo de videoconferencias y por tanto tiene el coste de la inversión correspondiente
tiene, además, el coste de la conexión telefónica derivado del tiempo de su utilización.
es muy atractivo, por ahora, para los asistentes por lo novedoso del sistema y la facilidad de su uso en cualquier momento
requiere coordinar el tiempo de los asistentes para estar disponibles a la misma hora, cada uno en el sitio o ubicación prevista
en ocasiones, la imagen no es buena lo que desanima de su uso o permite desconectar de la información que se recibe
permite debatir o discutir cuestiones diversas con el grado o nivel de intensidad y duración que se precise
se puede seleccionar a los asistentes
es motivadora para la intervención y la atención o escucha activa
su uso excesivo en duración o número de veces de empleo puede causar cansancio y pérdida de eficacia, además de interrumpir el trabajo de los asistentes en exceso

K) PAGINA WEB O PORTAL EN INTERNET

Si bien una página web o un portal en internet es, por naturaleza, abierto a todo el mundo que accede a este medio, puede ser utilizada para la comunicación interna en la empresa. Esta podrá ser restringida a través de claves de acceso o abierta a todo el que quiera entrar.

En el caso de que se utilice, entre otras cosas, para comunicación interna se dará al personal la posibilidad de acceso a contenidos informativos acerca de la empresa y su gestión, resultados, productos o actividades, etc.

En este caso las características son:
permite ofrecer una información estudiada y estructurada
permite seleccionar por niveles en base a claves de acceso
permite combinar contenidos escritos o de texto, con gráficos y fotografías
al ser muy novedoso, por ahora, propicia su uso por parte del personal
la información está solo disponible para aquellos que dispongan de ordenador
la información puede permanecer en la página o portal el tiempo que se desee.
si no se actualiza los contenidos informativos pueden perder vigencia y hacerse obsoletos
no se puede asegurar que todo el personal deseado accede o lee y visualiza la información
permite el archivo de la información por el usuario
exige que el personal tenga mentalidad de usuario de ordenador, por lo que existen personas en la organización a las que será difícil su uso, pudiendo quedar fuera de los circuitos de información
es muy flexible de cara a los contenidos de la información, vale para todo
puede llevar a pérdidas de tiempo del personal en su trabajo, en función de su responsabilidad personal, dado que es fácil dejarse llevar por el afán de conocer y sabe cosas externas o ajenas a la empresa y perder tiempo de trabajo
admite la participación activa de todos los usuarios de la empresa, mediante opiniones, sugerencias y aportaciones de todo tipo.
 

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