PYMES: CÓMO REDUCIR O ELIMINAR SUS DEUDAS BANCARIAS

Autor: Dr. Mauricio Lefcovich.

INSTRUMENTOS, INVERSIONES, RIESGO Y FINANCIAMIENTO

02-2005

Muy pocos empresarios y directivos se cuestionan su manera de operar con los bancos, la necesidad o no de poseer deudas, los costos y riesgos que ello implica, y la óptima gestión de los recursos de ellos conseguidos.

Porqué decimos que no se cuestionan su manera de operar con los bancos? Lo decimos, pues la gran mayoría acepta la necesidad imperiosa de contraer deudas con éstas entidades como un producto natural y necesario de su gestión.

 A ello debemos decir contundentemente que la mayoría de los préstamos contraídos son resultados de una mala gestión tanto en materia de producción, y comercialización, cómo financiera.

La actividad bancaria, y sus operaciones crediticias son críticas para la actividad económica, constituyendo un componente fundamental en la dinámica del mercado.

 Pero si bien constituyen un elemento clave en el proceso económico, ello no implica que tanto los bancos como las empresas gestionen adecuada, eficaz y eficientemente los recursos monetarios en juego.

Así como las labores burocráticas son necesarias para una correcta administración de la empresa, no por ello todas las actividades burocráticas son necesarias y se desarrollan eficientemente.

De igual manera muchos préstamos pueden ser necesarios, más gran parte de ellos son una forma costosa y peligrosa de tapar los agujeros provocados por una mala gestión de la empresa.

Los préstamos bancarios se solicitan para:
 
· Realizar inversiones en bienes de uso
· Inversión en inventarios
· Concesión de créditos
· Adquisición de bienes de cambio
· Cubrir gastos inesperados
· Superar los desfasajes entre el momento de pago y el de cobro.

Cualquiera sea el tipo de inversiones que se efectúe sólo será admisible tomar dichos préstamos cuando la rentabilidad esperada supere significativamente el costo del préstamo, el cual incluye tanto los intereses, como las comisiones y demás gastos.

Debe hacerse todo lo posible para equiparar los egresos con los ingresos, y la mejor forma de hacerlo es mediante un eficaz presupuesto de tesorería acompañado del respectivo cash flow, en los cuales deberá tomarse en consideración debidamente los factores probabilísticos en cuanto a posibles rechazos de cheques presentados al cobro o bien falta de puntualidad en el cobro de las cuentas.

Un eficaz Tablero de Comando que sirva para monitorear permanentemente por PC los ingresos y egresos reales y compararlos con los presupuestados de manera de tener alertas instantáneas a los efectos de adoptar medidas correctivas es de importancia fundamental.

 Si gestionamos los egresos de forma tal que sea un porcentaje menor de los ingresos previstos, y a ello agregamos un “colchón” de seguridad constituidos por fondos ahorrados, los posibles desfases podrán ser superados sin mayores inconvenientes.

El objetivo de ésta técnica no es meramente aplicarla para no tener inconvenientes con los bancos, sino más bien prescindir de ellos en la medida de lo posible financiando nuestras operaciones por medio de nuestros propios recursos generados operativamente.

Es para ello fundamental evitar todos aquellos desperdicios que disminuyen nuestras utilidades o inclusive provocan pérdidas.

 Tener excesos de inventarios, ya sea de insumos, productos terminados o bienes de reventa no sólo ocasionan un coste financiero debido a la necesidad de financiar los mismos con créditos bancarios, sino que contraen nuestra capacidad de disponer de fondos para volcarlos en actividades de mayor rentabilidad o rotación de activos.

Deben agregarse todos aquellos costos generados por el exceso de inventarios como los seguros, los sueldos del personal de almacenes, el costo del espacio físico, las pérdidas por roturas u obsolescencia.

Dentro de los desperdicios antes enunciados, los cuales disminuyen la utilidad de la empresa tenemos los problemas ocasionados por bajos niveles de calidad y productividad, como así también por la realización de actividades carentes de valor agregado tanto para la empresa como para los clientes finales.

Otro factor crítico lo constituye la falta de mantenimiento de las máquinas y equipos, lo cual al generar roturas y reparaciones ocasionan gastos que muchas veces requieren del clásico adelanto en cuenta corriente.

 Un buen plan de mantenimiento preventivo y predictivo dará como resultado no necesitar de dicho recursos extras, la mayoría de las veces no presupuestados. Lo que sí se debe presupuestar son los gastos de mantenimiento que prevendrán dichos inconvenientes y dolores de cabeza.

Una cuestión no menos crítica lo constituye una previsión de ventas que eviten los excesos de inventarios, debiendo tratarse de trabajar siempre que sea factible con los productos de mayor salida (en base a estudios paretianos) y trabajando con el resto de productos a pedido o bien disponiendo de ellos en consignación.

Una mala gestión de créditos y cobranzas es otro componente fundamental. Cuanto más recaudos se tomen a la hora de conceder créditos y mejor seguimiento se efectúe de las cobranzas, menores necesidades de crédito bancario se tendrán.

Cuando la actividad de la economía en su conjunto está en alza los empresarios quieren aprovechar el momento para lograr expandir sus actividades mediante el crédito bancario.

En estos casos debe tenerse siempre en cuenta que las Entidades Financieras también están muy interesadas en obtener fuertes beneficios mediante la concesión más liberal de préstamos a mayores tasas, agregando “combustible” a la actividad económica generan una expansión guiada más en proyecciones a futuro que en demandas reales,

con lo cual al no hacerse realidad dichas proyecciones se “pincha la burbuja” especulativa con las consecuencias ya muy conocidas en todo el mundo y sobre todo en los países latinoamericanos.

Por último debe hacerse hincapié en un error muy común de no disponer correctamente de recursos ociosos, al mismo tiempo que se poseen deudas con entidades financieras. Se trata de una cuestión que debe evitarse mediante un continuo monitoreo y auditoría de gestión.

 Para ello la veloz gestión de cobro de cheques, y el rápido traslado de fondos es fundamental, cobrando importancia tanto los sistemas de información, como los convenios y contratos que se firmen con las entidades bancarias.

Unas últimas cuestiones a subrayar son:

 primero la necesidad de evaluar correctamente los riesgos, a cuyos efectos se deberá poner especial atención tanto a la relación entre el total de activos y las deudas bancarias, cómo así también a los plazos, tipo de moneda, tasa de interés, riesgos cambiarios y monetarios, y los tipos de garantías.

En segundo término el empresario deberá recordar siempre y tenerlo muy presente que el banquero le suministrará el paraguas cuando haya sol, pero se lo ha de pedir cuando empiece a llover, por lo tanto deberá siempre tener mucho cuidado con que tipo de entidades bancarias contrae sus deudas.

Los bancos como cualquier otro tipo de organización tienen sus culturas, valores y políticas, y por tal motivo el empresario deberá cuidarse muy bien con quién ha de contraer sus deudas.

 Así como hay empresas inescrupulosas, también los hay entidades financieras que careciendo de ética y moral, primero dejan de lado su responsabilidad al momento de conceder los créditos entusiasmados por la posibilidad de generar jugosas utilidades sin mayor esfuerzo,

 para luego ante los problemas de cobranza se lancen al cobro de dichos créditos sin mayores miramientos.

Los banqueros deben asumir ante la sociedad lo que ha dado en llamarse la responsabilidad social corporativa.

Ellos son tanto responsables por los fondos que se le dan en administración, cómo por los fondos que conceden en préstamo, pues atrás de ellos hay familias, trabajadores, y empresarios que en su conjunto hacen a la vida económica y social.

Los puntos a tener en cuenta son por lo antes desarrollado los siguientes:

  Evite las deudas bancarias y de tomarlas que representen un parte siempre minoritaria de la estructura del pasivo.

Analice con cautela los valores, cultura y políticas de las Entidades Financieras con las cuales piense trabajar.

Analice con cuidado los plazos, tasas y estructura del pasivo a contraer.
Siempre deberá comparar la diferencia entre la rentabilidad que obtendrá de la aplicación de los fondos solicitados, con los costos totales de dichas deudas.

De contraer deudas en moneda extranjera contrate un seguro de cambio o adquiera contratos a futuro para evitar zozobras. Para ello consulte a un buen especialista en ingeniería financiera.

Detecte, prevenga y elimine sistemáticamente todos aquellos desperdicios o despilfarros que disminuyan sus utilidades. Esas utilidades que hoy deje de obtener podrán ser los fondos que mañana necesite.

El hecho de obtener buenos beneficios, no implica que deje de lado la necesidad de mejorar continuamente en pos de menos despilfarros y mayores utilidades.

Con las utilidades obtenidas constituya fondos especiales para gastos corrientes y no corrientes.

Gestione convenientemente los riesgos, contratando siempre que sea factible y necesario los respectivos seguros.

Evite la pérdida de recursos por fraudes, mala gestión, errores de control interno o falta de precauciones.

Maneje profesionalmente la gestiones de Tesorería, y de Créditos y Cobranzas.
Genere y controle los presupuestos y flujos de tesorería.

Haga un seguimiento continuo y en tiempo real por medio de un Tablero de Comando de la evolución tanto de los ingresos, como de los egresos reales.

n el caso de querer aprovechar una oportunidad sustanciosa de obtener beneficios, fíjese metas y límites, ateniéndose rígidamente a ellos, haciendo para ello uso del seguimiento continuo mencionado.

La mayoría sólo toma en consideración las cuestiones financieras, no relacionando éstas con las cuestiones operativas, pero además no proceden a utilizar las herramientas técnicas como la presupuestación, el cash flow y el control de gestión.

Y, menos aún se toman el trabajo de evaluar las entidades en las cuales depositarán sus fondos o pedirán los créditos.

Al respecto, es bueno disponer de personal competente y experto que siga de cerca la evolución de las operaciones con las entidades bancarias, pues éstas aprovechando del desconocimiento de normas legales o procesos financieros suelen perjudicar a los clientes con sobre tasas,

comisiones no pactadas, diferencias en los plazos de acreditación de fondos en sus cuentas, servicios no pactados, errores en los cálculos de los numerales, entre otras muchas cuestiones.

El error de la mayoría es contabilizar y dar por buenos los débitos bancarios por el sólo hecho de haber sido calculados por las instituciones financieras, hasta los mismos auditores externos sólo atinan a verificar la correspondencia entre los montos contabilizados con los informados por los bancos.

Nunca, bajo ningún punto de vista debe dejar de controlar los aspectos arriba señalados. Y algo importante, si ante una queja por un mal cobro el banco no le restituye los fondos, o no evita que los errores vuelvan a producirse no dude en cambiar de banco.

Controle y evalúe constantemente la calidad de los servicios brindados por las instituciones financieras con las cuales trabaja o tiene vinculación.
 

Dr. Mauricio Lefcovich. - mlefcovicharrobahotmail.com

Consultor en Administración de Operaciones y Estrategia de Negocios. Especialista en Calidad, Productividad, Mejora Continua, Reducción de Costos y Satisfacción del Consumidor.