La necesidad de un presupuesto flexible puede ser sencillamente ilustrada como sigue. El dueño de un automóvil sabe que entre mas lo use por año, mas le cuesta operarlo; también sabe que entre mas use su vehículo, menor es el costo por kilómetro o milla recorrida.
La razón para esto radica en la naturaleza de los gastos, algunos de los cuales son fijos mientras que otros son variables o semivariables.
Seguros impuestos, registro oficial y garaje son costos fijos, los
cuales permanecen lo mismo ya sea operado 1,000 o 20,000 millas. Los
costos de llantas, gasolina, aceite y reparaciones son variables
dependen en gran parte de las millas recorridas.
La obsolescencia y la depreciación resulta en un tipo de costo
semivariable, el cual fluctúa en algún grado, pero no directamente con
el uso del vehículo.
El costo por milla de operación del automóvil depende del numero de millas manejadas.
Este millaje constituye la base para juzgar la actividad del
automóvil. Si el dueño prepara un estimado de los costos totales y
compara sus gastos reales, al final del año, con lo que ha
presupuestado, aun así no puede decir que éxito ha tenido en mantener
sus gatos dentro de los limites permitidos sin llevar una contabilidad
para el factor del millaje recorrido.1
El principio fundamental de un presupuesto flexible es la necesidad de alguna norma de erogaciones para un volumen dado de negocios, la cual debe ser conocida por anticipado para proporcionar una guía a las erogaciones reales. Reconocer este principio es aceptar el hecho de que cada negocio es una entidad dinámica, siempre cambiante y nunca estética.
Es erróneo, si no inútil, esperar que un negocio se ajuste a un
patrón fijo, preconcebido. 1
La preparación de presupuestos flexibles resulta en la construcción de
una serie de formulas, una para cada departamento. Cada serie a su vez,
tiene una formula para cada cuenta en el departamento o centro de
costos. 1
La predeterminación del gasto total fijo y de la tasa variable como
también de la subsecuente aplicación de la tasa al nivel de actividad
realmente experimentado, hace posible calcular las erogaciones
permisibles para el volumen de actividad alcanzado. Estas cifras
presupuestarias son comparadas con los verdaderos costos, lo que hace
posible un control mas estrecho de la actuación por parte del jefe
departamental que en el caso de las asignaciones basadas en un
presupuesto fijo.
La comparación de fin de periodo se usa para medir el desempeño de cada jefe de departamento. Es seta comparación, fácilmente lograda, la que hace del presupuesto flexible un instrumento valioso para el control de costos.
El presupuesto flexible ayuda en la evaluación de los efectos de
volúmenes variantes de actividad en las ganancias y en la posición de la
caja.1
OBJETIVOS
Ambos, el presupuesto fijo y el presupuesto flexible, suministran a la
gerencia la información necesaria para alcanzar los principales
objetivos del control presupuestario, mediante:1
A) Un procedimiento organizado de planificación.
B) Un medio para coordinar las actividades de las varias divisiones de
un negocio.
C) Una base para el control de los costos.
LA CAPACIDAD Y EL VOLUMEN
La discusión de la verdadera preparación de un presupuesto flexible debe
estar precedida por algún entendimiento básico del termino capacidad.
Los términos capacidad y volumen son relacionados con el método de
construir y usar tanto a los presupuestos flexibles.
La capacidad constituye la cantidad fija de planta y maquinaria. el
volumen es le factor variable del negocio. Esta relacionado con la
capacidad debido al hecho de que el volumen intenta hacer el mejor uso
posible de la capacidad existente.
Cualquier presupuesto de negocios es un pronostico de ventas, costos, y
gastos. Los gastos de materiales, mano de obra, carga fabril, mercadeo,
y administración deben ponerse en armonía con el volumen de ventas.
Al discutir el presupuesto de ventas se señalo específicamente que el
volumen de ventas no solamente se mide por las ventas que el mercado
pudiese absorber si no también por la capacidad de la planta y
maquinaria disponibles para producir las mercancías.1
NIVELES DE CAPACIDAD
CAPACIDAD TEÓRICA
La capacidad teórica de un departamento es su habilidad para producir a
toda velocidad y sin interrupciones. Se alcanza si la planta o
departamento produce al 100 por ciento de su capacidad establecida.1
CAPACIDAD PRACTICA
Es sumamente improbable que alguna compañía pueda operar a su capacidad
teórica. Deben hacerse concesiones para interrupciones inevitables,
tales como tiempo perdido en reparaciones, ineficiencias, roturas,
materiales no satisfactorios y muchos mas.
El numero de turnos o jornadas de trabajos también debe ser considerado.
1
CAPACIDAD DE EXPECTATIVA REAL
Se aboga a menudo por el uso de la capacidad de expectativa real para
cada periodo, un concepto que se concentra en una perspectiva a corto
plazo.1
CAPACIDAD NORMAL
Las empresas pueden modificar los niveles de capacidad enunciados arriba
al considerar la utilización de la planta o de los varios departamentos
desde el punto de vista de la necesidad de hacer frente al promedio de
las demandas comerciales o de ventas sobre un periodo suficientemente
largo para emparejar las altas y bajas que provienen de las variaciones
estaciónales y cíclicas.
Encontrar un equilibrio satisfactorio y lógico entre la capacidad de
la planta y el volumen de las ventas constituye uno de los problemas mas
importantes de la administración de negocios.1
Una vez que el nivel de capacidad normal ha sido convenido, los costos
indirectos generales pueden ser estimados y las tasas de carga fabril
computadas.
El uso de estas causara la absorción de todos los gastos generales del periodo, con la condición de que la capacidad normal y los gastos normales prevalezcan durante el periodo. Cualquier desviación de la capacidad normal y de los gastos normales resultara en variaciones, tal como se ha discutido en los capítulos sobre la carga fabril.
Es la facilidad y rapidez con que los resultados reales pueden
compararse con las cifras presupuestadas lo que hace al presupuesto
flexible de inestimable valor al analizar las desviaciones de fin de
periodo.
Las regulaciones corrientes de la administración de rentas internas
permite el uso ya sea de la capacidad practica, de expectativa real, o
la normal al asignar costos de carga fabril a los inventarios.1
El efecto de los diversos niveles de capacidad sobre las tasas
predeterminadas de carga fabril se ilustra en el siguiente cuadro; si el
nivel de 75 por ciento de capacidad se considera como el nivel normal de
operación, la tasa de gastos generales es de $2.40 por hora de mano de
obra directa. A niveles mas altos de capacidad, la tasa es menor debido
a los gastos generales fijos. 1
|
EFECTO DE VARIOS NIVELES DE
CAPACIDAD SOBRE TASAS PREDERMINADAS DE CARGA FABRIL |
|||
|
Partida |
Capacidad normal |
Capacidad practica |
Capacidad teórica |
|
Porcentaje de capacidad de
producción |
75% |
85% |
100% |
|
Horas de mano de obra directa |
7500 hrs. |
8500 hrs. |
10000 hrs. |
|
Carga fabril presupuestada:
Fija
Variable
total |
$12000
$6000 $18000
|
$12000
$6800 $18800 |
$12000
$8000
$20000 |
|
Tasa de carga fabril fija por hora
de mano de obra directa.
Tasa de carga fabril variable por
hora de mano de obra directa.
Tasa total de carga fabril por hora
de mano de obra directa. |
$1.60
$.80
$2.40 |
$1.41
$.80
$2.21 |
$1.20
$.80
$2.00 |
CANTIDADES PRESUPUESTADAS Y ESTÁNDAR
Dos términos que se utilizan frecuentemente aquí son presupuestados y
estándar. Todas las cantidades en un presupuesto son cantidades
presupuestadas, pero no todas las cantidades en un presupuesto son
cantidades presupuestadas, pero no todas las cantidades en un
presupuesto son cantidades presupuestadas, pero no todas las cantidades
presupuestadas son cantidades estándar.
Una cantidad estándar es un tipo especifico de cantidad
presupuestada. Un estándar representa un buen nivel, o el mejor nivel,
de desempeño. Por lo general se desarrolla un estándar por medio de un
estudio cuidadoso de operaciones especificas, y se expresa en una base
por unidad.2
