El presupuesto flexible
La necesidad de un presupuesto flexible puede ser sencillamente ilustrada como sigue. El dueño de un automóvil sabe que entre más lo use por año, más le cuesta operarlo; también sabe que entre más use su vehículo, menor es el costo por kilómetro o milla recorrida.
La razón de esto radica en la naturaleza de los gastos, algunos de los cuales son fijos mientras que otros son variables o semivariables.
Seguros impuestos, registro oficial y garaje son costos fijos, los cuales permanecen lo mismo ya sea operando 1,000 o 20,000 millas. Los costos de llantas, gasolina, aceite y reparaciones son variables dependen en gran parte de las millas recorridas.
La obsolescencia y la depreciación resultan en un tipo de costo semivariable, el cual fluctúa en algún grado, pero no directamente con el uso del vehículo.
El costo por milla de operación del automóvil depende del numero de millas manejadas.
Este millaje constituye la base para juzgar la actividad del automóvil. Si el dueño prepara un estimado de los costos totales y compara sus gastos reales, al final del año, con lo que ha presupuestado, aun así no puede decir qué éxito ha tenido en mantener sus gastos dentro de los límites permitidos sin llevar una contabilidad para el factor del millaje recorrido.(1)
El principio fundamental de un presupuesto flexible es la necesidad de alguna norma de erogaciones para un volumen dado de negocios, la cual debe ser conocida por anticipado para proporcionar una guía a las erogaciones reales. Reconocer este principio es aceptar el hecho de que cada negocio es una entidad dinámica, siempre cambiante y nunca estética.
Es erróneo, si no inútil, esperar que un negocio se ajuste a un patrón fijo, preconcebido.(1)
La preparación de presupuestos flexibles resulta en la construcción de una serie de fórmulas, una para cada departamento. Cada serie a su vez, tiene una fórmula para cada cuenta en el departamento o centro de costos.(1)
La predeterminación del gasto total fijo y de la tasa variable como también de la subsecuente aplicación de la tasa al nivel de actividad realmente experimentada, hace posible calcular las erogaciones permisibles para el volumen de actividad alcanzado. Estas cifras presupuestarias son comparadas con los verdaderos costos, lo que hace posible un control más estrecho de la actuación por parte del jefe departamental que en el caso de las asignaciones basadas en un presupuesto fijo.
La comparación de fin de periodo se usa para medir el desempeño de cada jefe de departamento. Es esta comparación, fácilmente lograda, la que hace del presupuesto flexible un instrumento valioso para el control de costos.
El presupuesto flexible ayuda en la evaluación de los efectos de volúmenes variantes de actividad en las ganancias y en la posición de la caja.(1)
Presupuesto flexible, definición
De acuerdo con Fullana y Paredes (p.443):
En la preparación del presupuesto de costes se parte de la premisa de que los costes variables dependen de la actividad prevista, mientras los costes fijos permanecerán inalterables, cualquiera que sea el nivel de actividad, dado que son los costes de la estructura precisa para desarrollar la actividad.
El presupuesto flexible es el presupuesto ajustado a distintos niveles de actividad, teniendo en cuenta los costes unitarios variables del presupuesto inicial y manteniendo los costes fijos.
La comparación de los datos reales con respecto a los del presupuesto flexible constituye el mejor criterio para efectuar el control presupuestario, ya que ahora las magnitudes a comparar son homogéneas y se aíslan los efectos del exceso o defecto de actividad. Las desviaciones obtenidas representan indicadores efectivos del nivel de eficiencia de la organización.
En la práctica, se elabora un presupuesto flexible cada mes que, basado en el presupuesto inicial, se ajusta con los datos de actividad real del mes correspondiente.
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El profesor Marc Pérez Bonaventura, en la siguiente video lección breve, explica qué es el presupuesto flexible y las razones por las cuales se emplea:
Objetivos
Ambos, el presupuesto fijo y el presupuesto flexible, suministran a la gerencia la información necesaria para alcanzar los principales objetivos del control presupuestario, mediante:(1)
- Un procedimiento organizado de planificación.
- Un medio para coordinar las actividades de las varias divisiones de un negocio.
- Una base para el control de los costos.
La capacidad y el volumen
La discusión de la verdadera preparación de un presupuesto flexible debe estar precedida por algún entendimiento básico del término capacidad. Los términos capacidad y volumen son relacionados con el método de construir y usar tanto a los presupuestos flexibles.
La capacidad constituye la cantidad fija de planta y maquinaria. el volumen es le factor variable del negocio. Está relacionado con la capacidad debido al hecho de que el volumen intenta hacer el mejor uso posible de la capacidad existente.
Cualquier presupuesto de negocios es un pronóstico de ventas, costos, y gastos. Los gastos de materiales, mano de obra, carga fabril, mercadeo, y administración deben ponerse en armonía con el volumen de ventas.
Al discutir el presupuesto de ventas se señalo específicamente que el volumen de ventas no solamente se mide por las ventas que el mercado pudiese absorber sino también por la capacidad de la planta y maquinaria disponibles para producir las mercancías.(1)
Niveles de capacidad
Capacidad teórica
La capacidad teórica de un departamento es su habilidad para producir a toda velocidad y sin interrupciones. Se alcanza si la planta o departamento produce al 100 por ciento de su capacidad establecida.(1)
Capacidad práctica
Es sumamente improbable que alguna compañía pueda operar a su capacidad teórica. Deben hacerse concesiones para interrupciones inevitables, tales como tiempo perdido en reparaciones, ineficiencias, roturas, materiales no satisfactorios y muchos más.
El número de turnos o jornadas de trabajos también debe ser considerado. (1)
Capacidad de expectativa real
Se aboga a menudo por el uso de la capacidad de expectativa real para cada periodo, un concepto que se concentra en una perspectiva a corto plazo.(1)
Capacidad normal
Las empresas pueden modificar los niveles de capacidad enunciados arriba al considerar la utilización de la planta o de los varios departamentos desde el punto de vista de la necesidad de hacer frente al promedio de las demandas comerciales o de ventas sobre un periodo suficientemente largo para emparejar las altas y bajas que provienen de las variaciones estaciónales y cíclicas.
Encontrar un equilibrio satisfactorio y lógico entre la capacidad de la planta y el volumen de las ventas constituye uno de los problemas más importantes de la administración de negocios.(1)
Una vez que el nivel de capacidad normal ha sido convenido, los costos indirectos generales pueden ser estimados y las tasas de carga fabril computadas.
El uso de estas causara la absorción de todos los gastos generales del periodo, con la condición de que la capacidad normal y los gastos normales prevalezcan durante el periodo. Cualquier desviación de la capacidad normal y de los gastos normales resultara en variaciones, tal como se ha discutido en los capítulos sobre la carga fabril.
Es la facilidad y rapidez con que los resultados reales pueden compararse con las cifras presupuestadas lo que hace al presupuesto flexible de inestimable valor al analizar las desviaciones de fin de periodo.
Las regulaciones corrientes de la administración de rentas internas permite el uso ya sea de la capacidad práctica, de expectativa real, o la normal al asignar costos de carga fabril a los inventarios.(1)
El efecto de los diversos niveles de capacidad sobre las tasas predeterminadas de carga fabril se ilustra en el siguiente cuadro; si el nivel de 75 por ciento de capacidad se considera como el nivel normal de operación, la tasa de gastos generales es de $2.40 por hora de mano de obra directa. A niveles más altos de capacidad, la tasa es menor debido a los gastos generales fijos.(1)
Efecto de varios niveles de capacidad sobre tasas prederminadas de carga fabril – El presupuesto flexible
Cantidades presupuestadas y estándar
Dos términos que se utilizan frecuentemente aquí son presupuestados y estándar.
Todas las cantidades en un presupuesto son cantidades presupuestadas, pero no todas las cantidades en un presupuesto son cantidades presupuestadas, pero no todas las cantidades presupuestadas son cantidades estándar.
Una cantidad estándar es un tipo específico de cantidad presupuestada. Un estándar representa un buen nivel, o el mejor nivel, de desempeño. Por lo general se desarrolla un estándar por medio de un estudio cuidadoso de operaciones especificas, y se expresa en una base por unidad.(2)
Cantidades presupuestadas – Cantidades estándar. El presupuesto flexible
Bibliografía
- Contabilidad de costos, un enfoque general. Octava edición. Charles T. Horngren, George Foster y Srikant M. Datar. Editorial Prentice Hall
- Contabilidad de costos, planificacion y control. Sexta edición. Adolph Matz, Milton F. Usry e Ivonne Huertas de Irizarry. Editorial South Western Publishing Co.
- Manual de contabilidad de costes. Fullana Belda, Carmen y Paredes Ortega, José Luis. Delta Publicaciones.
