EL MÉTODO O SISTEMA ABC, METODOLOGÍA Y USO EN LA TOMA DE DECISIONES

Autor: Martha Elena López Regalado

COSTOS

06-2005

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Aunque para muchos el ABC es considerado como un sistema, se trata de un método de costeo de la producción basando en las actividades realizadas en su elaboración. El método es diseñado para las empresas de manufactura, sin embargo gracias a los buenos resultados en el manejo del mismo su aplicación se extiende a las empresas de servicios.

Puede simpatizar con los sistemas tradicionales. La información que proporciona se usa para corregir deficiencias, al comparar los recursos consumidos con los productos finales, más que para emplazar acciones o decisiones que conduzcan a un mejoramiento de ganancias y actuación operacional.

El ABC es una filosofía actual pero se utilizaba desde hace varios años en numerosas empresas sin asignarle un nombre las actividades desarrolladas en la producción como se hace ahora, simplemente se llevaban a cabo.

2. Definición

“El Método de “Costos basado en actividades” (ABC) mide el costo y desempeño de las actividades, fundamentando en el uso de recursos, así como organizando las relaciones de los responsables de los Centros de Costos, de las diferentes actividades” (Del Río González Cristóbal, 2000).

“Es un proceso gerencial que ayuda en la administración de actividades y procesos del negocio, en y durante la toma de decisiones estratégicas y operacionales”.
(Cárdenas Nápoles Raúl, 1995).

“Sistema que primero acumula los costos indirectos de cada una de las actividades de una organización y después asigna los costos de actividades a productos, servicios u otros objetos de costo que causaron esa actividad”.
(Horngren Charles T. , Sundem Gary, Stratton William, 2001)

3. Objetivo

Es la asignación de costos en forma más racional para mejorar la integridad del costo de los productos o servicios. Prevé un enfrentamiento más cercano o igualación de costos y sus beneficios, combinando la teoría del costo absorbente con la del costeo variable, ofreciendo algo más innovador.

4. Metodología

Su metodología se basa en el tratamiento que se les da a los Gastos Indirectos de Producción (GIP) no fácilmente identificables como beneficios. Muchos costos indirectos son fijos en el corto plazo, ABC toma la perspectiva de largo plazo, reconociendo que en algún momento determinado estos costos indirectos pueden ser modificados por lo tanto relevantes para la toma de decisiones.

Las actividades también reciben el nombre de “transacciones”, los conductores de costos (cost drivers) son medidas del número de transacciones envueltas o involucradas en una actividad en particular. Los productos de bajo volumen usualmente causan más transacciones por unidad de producción, que los productos de alto volumen, de igual manera los proceso de manufactura altamente complejos tienen más transacciones que los procesos más simples. Entonces si los costos son causados por el número de transacciones, las asignaciones basadas en volumen, asignarán demasiados costos a productos de alto volumen y bajos costos a productos de poca complejidad.

Anteriormente en la mayoría de los centros de costos el único factor de medida para asignar los costos a los productos era usando factores en base a las horas máquina u horas hombre, que pueden reflejar mejor las causas de los costos en su ambiente específico.

El costo ABC utiliza tanto la asignación (cost drivers) basada en unidades, como los usados por otras bases, tratando de producir una mayor precisión en el costo de los productos.

5. Establecimiento del método ABC:

Definir objetos de costo, actividades clave, recursos y causantes de costo relacionados. Definir actividades que apoyan beneficios (out puts) como causa de esas actividades.
Desarrollar un diagrama basado en procesos que represente el flujo de actividades, los recursos y la relación entre ellos. Definir la vinculación entre actividades y beneficios (out puts)
Recopilar datos pertinentes que se refieren a costos y flujo físico de las unidades del causante de costo entre recursos y actividades. Desarrollar los costos de las actividades.
Calcular e interpretarla nueva información basada en actividades. La administración ahora dispone de información de costos más exacta para la planeación y la toma de decisiones.
En el proceso analítico de definir actividades y sus vínculos, los gerentes se ayudan a evaluar y reducir los costos de las estrategias.

6. Aplicaciones del ABC

a) Involucrarse en el análisis de actividades, identificarlas y describirlas, determinando como se realizan y como se llevan a cabo, cuanto tiempo y que recursos son requeridos, así como, que datos operacionales reflejan su mejor actuación y que valor tiene la actividad para la organización.
b) El proceso de asignación de costos de las actividades a cada objeto de costos usando “cost drivers” apropiados que se puedan medir cuantitativamente.

Los costos por una actividad se convierten en “pool” de costos y el “cost driver” es usado para asignar los costos a los productos o servicios.

7. Toma de decisiones en ABC

Los gerentes de producción muchas veces se ven en la necesidad solicitar investigaciones especiales sobre los costos sobre todo cuando se quieren conocer las causas de las variaciones en los costos.

ABC se desarrolla para asignar costos, corrigiendo deficiencias al comparar los recursos consumidos con los productos finales, sin embargo se requiere como refinamiento conservar la separación de costos fijos y variables, permitiendo a la gerencia hacer decisiones racionales entre alternativas económicas.

Es importante que la base de asignación de costos (cost drivers), sean beneficios (out puts) valiosos y en beneficio del cliente, entonces se provee una base para asignar costos unitarios a los usuarios y si no, ABC, elimina conductores (drivers) que no son beneficios (out puts) con valor.

ABC asigna a cada producto los costos de todas las actividades que son usadas en su manufactura y si se separan adecuadamente los costos fijos y variables, los gerentes podrán aplicar las técnicas apropiadas para reducir el desperdicio, administrando aspectos como: la capacidad de la producción, diseño de procesos y métodos y prácticas de producción que se encuentran dentro de su campo de decisiones.

ABC pretende la simplificación del costo del producto, al ir acumulando los costos de realizar cada actividad para generar el producto.

8. Beneficios de ABC

Jerarquización diferente del costo de sus productos, reflejando una corrección de los beneficios previamente atribuidos a los productos de bajo volumen.
El análisis de los beneficios, prevé una nueva perspectiva para el examen del comportamiento de los costos.
Se aumenta la credibilidad y la utilidad de la información de costeo, en la toma de decisiones.
Facilita la implantación de la calidad total
Elimina desperdicios y actividades que no agregan valor al producto.
Facilita la utilización de la Cadena de valor como herramienta de la competitividad.
  9. Inconvenientes de ABC

Es esencialmente un método de costeo histórico con las desventajas de estos.
Se pueden incrementar las asignaciones arbitrarias de costos, porque los costos son incurridos al nivel de proceso no a nivel de producto.
En áreas de mercado, distribución clara entre la raíz causal de una actividad y el “cost driver” de la misma, que es usado para asignar los costos de los productos.
A menudo no hay una distinción clara entre la raíz causal de una actividad y el “cost driver” de la misma, que es usado para asignar los costos a los productos.
No es fácil seleccionar el “cost dirver” de actividad que refleje el comportamiento de los costos.
Su implantación es costosa.

10. Conclusiones

En los procedimientos de producción e ingeniería donde se requiere personal calificado de muy alto nivel, la información que se produce por si misma, no genera acciones y decisiones que conduzcan a un mejoramiento de ganancias en la actuación operacional, esto trae como consecuencia el surgimiento de nuevas técnicas o métodos en su mejora.

El sistema de costeo ABC es considerado más que un método de costeo, un proceso gerencial para administrar las actividades y procesos del negocio que beneficia en la elección de decisiones estratégicas y operacionales.
Es un sistema costoso y complejo en comparación con los sistemas tradicionales, por lo que no muchas compañías lo usan. Pero cada vez más organizaciones están adoptando un sistema basado en actividades.

Para apoyar mejor las decisiones de los administradores, la contabilidad va más allá de la simple determinación del costo de productos o servicios. Desarrollando sistemas nuevos como es la utilización de un sistema de costos basado en actividades para mejorar las operaciones de la organización.

 “En la competencia por la Globalización, ningún sistema produce la información adecuada, lo que puede cambiar es cómo realizar el trabajo, tiempos y movimientos de F. Taylor. Al reducir tiempos de proceso, automáticamente se reducen los costos” (Cárdenas Nápoles Raúl, 1995)

Actualmente el control y la reducción de costos se realiza por realiza a través del análisis de variaciones en los presupuestos.

11. Términos utilizados:

ABC . Activity based consting sistem Sistema de costos basado en actividades.

Cost drivers o Activador de Costo. Es el multiplicador por el cual hay que afectar el gasto para que el mismo se convierta en costo para una actividad definida. Conductores de costos. Base de asignación de costos. Por ejemplo: minutos de proceso.

Out puts. Beneficios tangibles e intangibles provistos a los clientes.

Pool. Costo de una actividad en particular.

Actividad. Es la parte de un proceso para la cual deseamos conocer su costo, puede ser una operación, un subproceso o un movimiento especifico de una operación.

Por ejemplo: Costura de manga de camisa

Gasto a Asignar: Dinero gastado en proceso de Mano de Obra Directa por minuto.

Proceso. Conjunto de Actividades Vinculadas entre si, que tienen definidas las fronteras de inicio y fin, así como los elementos de entrada (inputs) y de salida (outputs).

Formula de Costo: Es en general el Driver de Costo x Gasto a Asignar
Tomar nota que las dimensionales de cada multiplicador deben de ser consistentes.

Elementos de Costo. Estos son las subdivisiones del costo que se desean modelar. Normalmente van a ser:
 

Martha Elena López Regalado  martaelopezrarrobayahoo.com.mx   

Catedrático de la Universidad Autónoma de Baja California. Unidad Tijuana Ha impartido las asignaturas de Costos (I, II y III), así como Contabilidad Administrativa, Reexpresión de Estados Financieros y Contabilidad básica. Contador Público de profesión con Maestría en Administración General de Negocios.