11 ideas para mejorar su administración del tiempo

Autor: Lic. Alejandro Wald

ESTRATEGIA Y DIRECCIÓN ESTRATÉGICA

06-2005

¿Siente que necesita organizarse mejor y ser más productivo?

¿No tiene la sensación de pasar el día en medio de una actividad frenética para darse cuenta que al final no ha logrado demasiado?

Las destrezas para la administración del tiempo son especialmente importantes para los emprendedores, quienes habitualmente se encuentran desempeñando diferentes trabajos durante el transcurso del día.

Estas ideas para mejorar su administración del tiempo le van a ayudar a mejorar su productividad y a permanecer focalizado en lo importante.

1) Acepte que la administración del tiempo es un mito.

No importa lo organizado que sea usted, el día tiene siempre 24 horas solamente. El tiempo no se estira ni cambia. Todo lo que podemos hacer es mejorar nosotros el uso del tiempo escaso del que disponemos.

2) Descubra en qué malgasta el tiempo.

Muchos de nosotros somos proclives a actividades que son un derroche de tiempo que podríamos usar de un modo mucho más productivamente.

¿Cuáles son sus "ladrones de tiempo"? ¿Gasta usted demasiado tiempo en navegar en Internet, leer emails, o haciendo llamadas personales? Use un formulario de registro de sus actividades para tener un cuadro más realista sobre lo que usted hace.

3) Fije objetivos de administración del tiempo.

Recuerde, el foco de la administración del tiempo es cambiar conductas, no cambiar el tiempo. Un buen lugar para comenzar es la eliminación de sus "ladrones de tiempo" personales. Por ejemplo, para la semana que viene, fije el objetivo de no realizar llamadas telefónicas personales mientras está trabajando.

4) Implemente un plan para la administración del tiempo.

Esta es una extensión de la idea # 3. El objetivo es cambiar sus comportamientos para consguir todos los objetivos que se fija a usted mismo, como por ejemplo aumentar su productivitdad o disminuir su estress. Por lo tanto, usted necesita no solamente establecer objetivos, sino revisar su actuación a lo largo del tiempo para ver si los está cumpliendo.

5) Use herramientas para la administración del tiempo. El primer paso es saber dónde está usted parado y planificar adónde desa llegar en el futuro. Puede usar un programa de software como el Outlook, por ejemplo, que le permite programar eventos fácilmente y colocar recordatorios con antelación, facilitándole su manejo del tiempo.

6) Priorice. Usted tendría que empezar cada día con una sesión de administración del tiempo estableciendo un orden de prioridad para las tareas del día y los resultados deseados. Si usted tiene 20 tareas para un día determinado, ¿cuántas de ellas puede cumplir correctamente?

7) Aprenda a delegar y/o "tercerizar". Más allá de lo pequeña que pueda ser su empresa, no hay necesidad de que sea un "espectáculo unipersonal". Para una administración del tiempo efectiva, usted necesita que otras personas lleven parte de la carga.

8) Establezca rutinas y apéguese a ellas lo más que pueda.Cuando surjan las crisis, usted va a ser mucho más productivo si usted puede apegarse a algunas rutinas ya establecidas.

9) Habitúese a fijar límites de tiempo para las actividades. Por ejemplo, leer y responder emails puede consumir su día entero si usted lo permite. En lugar de eso, ponga un límite de una hora diaria para esa tarea y apéguese a ese límite.

10) Asegúrese de que sus sistemas funcionen.¿Pierde usted montones de tiempo buscando documentos en su computadora? Tome el tiempo para organizar uns sistema de administración de documentos. ¿Sus sistemas de archivado le hacen perder montones de tiempo? Reformúlelos, de modo de organizarlos para tener a mano rápidamente lo que usted necesita.

11) No gaste tiempo esperando.Ya sea en reuniones con clientes o en turnos con el dentista, es imposible evitar esperar a alguien o a algo. Pero usted no necesita estar sentado mirándose la punta de los zapatos. Tenga siempre algo para hacer, como un informe que tenga que estudiar, un folleto que necesita su aprobación, o aunque más no sea una hoja de papel en blanco que usted puede usar para planificar su próxima campaña de marketing.

En resumen, usted puede tener un mayor control y lograr sus objetivos, siempre que afronte el mito de la administración del tiempo y de los pasos para mejorar su control.