A la mayoría de las empresas les pasa. Llega un momento en que hay que tomar la gran decisión: cambiar el software actual, ya sea porque nos quedó pequeño, porque la base de datos está a punto de estallar, porque la tecnología quedó obsoleta, porque nuestro proveedor consiguió un mejor puesto en algún lejano país de Oriente, porque precisamos más y no hay manera de conseguir dichas facilidades. Y entonces llegan las primeras nubes.
El primer paso es buscar alternativas. Hay muchas y difieren bastante entre sí. A medida que consultamos y vemos las opciones de mercado, las nubes crecen y cambian de color: todo parece oscurecerse cada vez más y con mayor rapidez. Realizamos una lista, comparamos precios y servicios.
¿Podemos decidir la compra del más económico? Tal vez no tenga la funcionalidad que preciso y por lo tanto no me conviene cambiar, ya que el software que tengo actualmente tampoco me provee lo necesario pero al menos no tengo que pagar por eso. Entonces decido por el mejor!
Seguramente tendré todo lo necesario para mi negocio, pero… ¿a qué precio? ¿Puedo solventar semejante gasto sin que sea el fin de mi empresa? ¿Cómo elegir algo intermedio?
Es realmente un dilema difícil de resolver. De modo que nos vemos en la obligación de entrevistar a varios proveedores de software, mirar los programas demostrativos que nos ofrecen analizar cada oferta y entonces allí lo que era una pequeña nube gris comienza a transformarse en un gran nubarrón: la mayoría de los entrevistados ofrecen el oro y el moro. Desde el más simple ERP hasta el más complejo posee todo lo que preciso. Por supuesto a distinto precio, con diferente tecnología y distintas opciones de servicios post venta. Bien, y ahora ¿Qué hacemos? Por supuesto ya descartamos varias opciones que no nos convenían por diversos motivos, pero las opciones finalistas parecen acercarse bastante a lo que precisamos.
En realidad para tener nuestra solución optima deberíamos tener la aplicación de un proveedor, con la tecnología de otro, la administración de base de datos del siguiente, el precio de otro, las facilidades de pago de uno más, el servicio postventa de otro, la garantía del que sigue y así combinamos todas nuestras opciones en la opción ideal. Por supuesto esto es imposible y lo sabemos. De modo que vamos a tener que elegir dejando de lado algunas pretensiones, incluso algunas que en un principio nos parecieron excluyentes.
Para peor, todo esto sucede en medio de un colapso de nuestro sistema actual: ahora ya prácticamente no tenemos sistema y estamos realizando nuestro trabajo diario un poco con la aplicación, un poco con una improvisada planilla de cálculo y otro poco con documentación en Word. Precisamos decidir ya mismo la compra y migración del software. Y entonces los nubarrones grises cubren todo el cielo y parece que se va a desatar la peor tormenta de todos los tiempos. Ya no hay tiempo que perder. Hay que decidir. No tenemos idea de cómo tomar esa decisión que es sumamente importante porque se trata de la administración de nuestro negocio. Si algo sale mal, volvemos otra vez al comienzo pero sin la posibilidad de realizar otra compra a corto plazo.
¿Cómo resolvemos este gran problema?
Como muchas cosas en este mundo, no tenemos una alternativa segura de solución, pero organizando la información que ya tenemos y con algunos tips, la idea es llegar a la mejor solución.
Algunas claves para seleccionar el ERP que se adapte mejor a nuestro negocio y tratar de disipar las nubes tormentosas que amenazan a nuestra empresa:
- Determinar el tipo de aplicación que se precisa: No es lo mismo un ERP para una gran empresa que una aplicación para una PYME. Seguramente la primera tendrá un precio mucho más elevado, dado que por sus características maneja información especializada para corporaciones, probablemente muy poco necesaria para una PYME.
- Tener en cuenta la tecnología: Cuando vemos las demostraciones, se puede apreciar la tecnología con la que fue desarrollado el producto. No es lo mismo una aplicación donde se use tecnología obsoleta (por ejemplo, opciones de búsqueda donde se usen teclas de función o donde no se utilice búsqueda incremental o pantallas donde las opciones de ingreso se encuentren fijas, es decir, no personalizadas por el usuario) que otra que esté desarrollada usando tecnología de última generación (programación orientada a objetos, .NET, múltiples bases de datos o al menos bases de datos confiables y flexibles). Seguramente aquí tenemos la pista de que las primeras implementaciones son más antiguas y seguramente, si bien puede funcionar bien, es más difícil realizar una modificación o una personalización. Las segundas, al ser más modernas, hablan de una empresa a la que le interesa mantenerse al día: renovar, innovar, mantener un diseño actual y seguramente son más detallistas en la implementación y diseño interno del producto. Al utilizar tecnología de punta, las personalizaciones son más fáciles de realizar e implementar y con un tiempo de desarrollo mucho menor.
- Migración: No es fácil migrar datos desde una aplicación a otra, aunque se trate de aplicaciones que utilicen la misma tecnología. Este punto debe ser tratado en la entrevista con el proveedor y llegar a un acuerdo para que nuestra empresa pueda aprovechar datos actuales dentro de la nueva aplicación.
- Se trata de un gran cambio: El cambio de un software por otro es siempre un gran problema. Este es el centro de la gran tormenta. Nuestros empleados tendrán que adaptarse al cambio muchas veces a regañadientes. Habrá conflictos sobre todo al comienzo. Las quejas siempre las recibe el supervisor y no tardará mucho en llegar hasta el proveedor. Hay que mediar en este conflicto ya que muchas veces se ve al proveedor del software como un intruso que ha venido para arruinar la paz de la empresa. Normalmente el nudo del conflicto dura un par de semanas, luego de las cuales se produce la adaptación al nuevo sistema y todo comienza a encarrilarse. Es importante en estas semanas de crisis que la empresa desarrolladora nos acompañe a realizar el cambio, tengamos atención de su parte para responder las dudas y conflictos que puedan surgir en este período de instalación/adaptación. Plantear esto al proveedor y asegurarse que el servicio y atención postventa sea garantizado.
- Tener en cuenta que un software puede no tener todo lo que necesitamos. Lo importante es verificar que cumpla en un porcentaje importante con nuestros requerimientos. Es muy poco probable que podamos conseguir una aplicación que se adapte 100% a nuestras necesidades. Debemos ver hasta donde nuestra empresa puede ceder. Puede suceder que el software A cumpla con un 90% de nuestras necesidades, pero el proveedor no nos asegura que pueda implementar el 10% restante en tiempo y forma. El software B cumple con un 70% de las necesidades de nuestra empresa, pero el proveedor nos da una idea detallada de cómo implementar el 30% restante. Nos da ideas de tiempos, costos y como adaptarlo al software original de forma simple.
- Los cambios de versiones son un problema: si compramos un ERP al que luego realizamos una serie de modificaciones para adaptarlo a nuestra empresa ¿Qué futuro tenemos en eso? Es un punto a tener muy en cuenta y en general es muy poco consultado. Deberíamos asegurarnos que el proveedor mantendrá actualizada nuestra versión del software a lo largo del tiempo. De otro modo, corremos en riesgo de que nuestro aplicativo quede obsoleto y otra vez estemos en situación de tener que seleccionar un nuevo software y entonces comience de nuevo la tormenta.
